การบริหารเวลา
“ในยุคที่เวลามีค่ามากเราจะนำความสำเร็จที่ผ่านมามาเป็นข้อมูลเท่านั้นและโปรดระลึกตลอดเวลาว่าเราให้เวลาเพื่อชื่นชมภาคภูมิใจกับความสำเร็จกับงานที่ผ่านมาเพียงไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้นจากนั้นเราจะใช้เวลาในการแสวงหาหนทางใหม่ในการพัฒนางานต่อไป”
โดย
ผู้ช่วยศาสตราจารย์ดร. วิทยาธรท่อแก้ว
สาขาวิชานิเทศศาสตร์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
บทนำ:อยากหลงความภูมิใจกับความสำเร็จเก่าๆ
จนลืมคิดสิ่งใหม่ทำสิ่งใหม่
ในยุคของการทำงานที่เน้นคุณภาพของสินค้าและบริการที่เป็นหนึ่งหรือที่เป็นเลิศพนักงานทุกคนจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องปรับกระบวนทัศน์ใหม่ในการทำงานเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่มีจุดเน้นที่เปลี่ยนไปหากพนักงานยังคงติดยึดกระบวนทัศน์เก่าๆ วิธีการเก่า ๆ หรือภาพนึกเก่าก็จะทำให้การพัฒนาคุณภาพของงานไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควรจะเป็น
หลายคนคงเคยมีความภาคภูมิใจในการทำงานที่ประสบความสำเร็จมาในอดีตซึ่งงานนั้นอาจจะเกิดขึ้นมาหลายวันหลายเดือน หรืออาจจะหลายปีที่ผ่านมาความสำเร็จหรือความภาคภูมิใจต่างๆ เหล่านั้นหากผู้ปฏิบัติงานยังคงตรึงตาตรึงใจหรือชื่นชมภูมใจอยู่กับความสำเร็จเก่าๆ ที่ผ่านมานั้น ก็จะทำให้พนักงานไม่มีความกระตือรือร้นความทะยานยากหรือมีความต้องการอย่างแรงกล้าในการค้นหาแนวทางวิธีการใหม่ ๆ เพื่อมาพัฒนางานให้ก้าวล้ำนำหน้ายิ่งขึ้นไปอีกดังนั้น“ในยุคที่เวลามีค่ามากเราจะนำความสำเร็จที่ผ่านมามาเป็นข้อมูลเท่านั้นและโปรดระลึกตลอดเวลาว่าเราให้เวลาเพื่อชื่นชมภาคภูมิใจกับความสำเร็จกับงานที่ผ่านมาเพียงไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้นจากนั้นเราจะใช้เวลาในการแสวงหาหนทางใหม่ในการพัฒนาต่อไป”
กระบวนทัศน์ใหม่ในการทำงาน:ปรับเปลี่ยนให้ทันยุคสมัยของเวลา
กระบวนทัศน์ใหม่หลายคนคงสงสัยว่าหมายถึงอะไรกันแน่ใคร่ขออธิบายง่าย ๆ ก็คือ“กรอบความคิดใหม่ที่เป็นแนวทางแนวการยึดถือเพื่อปฏิบัติงาน”ดังนั้น การทำงานในแต่ละช่วงเวลาผู้ทำงานจะต้องปรับกรอบแนวความคิดใหม่เพื่อเป็นทิศทางในการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปโดยไม่ติดยึดกับแนวทางเก่าๆ การปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์เป็นกระบวนการเรียนรู้ทางสังคมที่ต้องใช้เวลาศึกษาและการฝึกฝนจึงจะเกิดความเปลี่ยนแปลงได้เช่น เราเคยผ่านเบ้าหลอมการวาดภาพวิวทิวทัศน์มาในสมัยเรียนเรียนหนังสือในตอนเด็กๆดังนั้นเราจึงมีภาพวิวที่เหมือนกันคือ มีเส้นกึ่งกลางกระดาษ มีภูเขาสองลูกบนท้องฟ้ามีนกสองถึงสามตัวมีพระอาทิตย์สีแดงอยู่ระหว่างกลางภูเขาสองลูก ด้านหน้ามีทะเลและเรือใบรวมทั้งชายหาดมีต้นมะพร้าวสองถึงสามต้นโดยต้นมะพร้าวมีลำต้นโค้งเข้าหาทะเล การที่ทุกคนมีวิวทะเลเหมือนกันก็เกิดจากการเรียนรู้นั่นเอง
ในปัจจุบันกระบวนทัศน์ใหม่ที่พนักงานทุกคนจะต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจเพื่อปรับแนวคิดในการทำงานเพื่อมุ่งไปสู่ความสำเร็จต่อการทำธุรกิจที่ยั่งยืนมี 5 ด้านดังต่อไปนี้
- คนเป็นปัจจัยนำคนเป็นองค์ประกอบที่สำคัญต่อความสำเร็จในการทำงานมากโดยคนเป็นปัจจัยนำเกี่ยวข้องกับ 3 ประเด็นด้วยกัน คือคนมีคุณค่าคนนำสู่ความสำเร็จและคนเป็นผู้เพิ่มผลผลิตในทุกด้านดังนั้นเราต้องมิความคิดและผลักดันในการพัฒนาตนเองให้มีความพร้อมให้เร็วที่สุดเพื่อทันต่อการพัฒนาและความเปลี่ยนแปลง
- มุ่งแสวงหาประสิทธิภาพประสิทธิภาพเป็นคำที่หน่วยงานต้องถามหาและนำมาปฏิบัติการที่หน่วยงานมุ่งแสวงหาประสิทธิภาพเกี่ยวข้องกับ 3 ประเด็นด้วยกันคือความรวดเร็วความถูกต้อง และความถูกใจดังนั้นทุกคนในองค์กรจะมีความคิดและต้องให้ร่วมมือร่วมแรงร่วมใจในการสร้างประสิทธิภาพ
- การมีส่วนร่วม ในยุคของการทำงานเป็นทีมเพื่อความสำเร็จร่วมกันจะต้องเกี่ยวข้องกับ 3 ประเด็นด้วยกันคือการร่วมกันคิดการร่วมกันปฏิบัติและการร่วมประเมินเพื่อการพัฒนาให้ดีขึ้นดังนั้นเราจึงต้องมีความคิดและปฏิบัติอย่างมีส่วนร่วมอย่างจริงจังและจริงใจ
- ความเป็นเลิศในการบริการ เกี่ยวข้องกับ 3 ประเด็นด้วยกันคือทุกคนในหน่วยงานเป็นผู้ให้บริการทุกคนทำในสิ่งที่เหนือความคาดหมายในเชิงบวกเสมอและ การบริการจะต้องมีมาตรฐานที่สูงกว่าทุกคนจะต้องมีความคิดและปฏิบัติต่อกันเพื่อบริการซึ่งกันและกันทั้งกับลูกค้าภายในและภายนอกให้เป็นที่ประจักษ์
- การมีทักษะที่ดีเกี่ยวข้องกับ 3 ประเด็นด้วยกันคือการคิดดี การจัดการดีและ การสื่อสารที่ดี ดังนั้นทุกคนในหน่วยงานจะต้องคิดและพัฒนาตนเองให้มีทักษะเพราะทักษะเหล่านี้เป็นสิ่งจำเป็นมากในยุคนี้
ความสำคัญของการบริหารเวลา: เวลาเป็นทรัพยากรที่หมดไป
จากกระบวนทัศน์ 5 ประการดังกล่าว ทุกคนในองค์กรจะต้องยึดถือปฏิบัติให้บรรลุผลตามเป้าหมายโดยเร็วทั้งนี้ต้องทำงานแข่งกับเวลากล่าวคือ ใช้เวลาในการปรับตัวและมีทักษะทั้ง 5 ด้านโดยเร็วที่สุด ดังนั้นการบริหารเวลาของทุก ๆ คนจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีแผนงานที่ชัดเจนที่จะมุ่งไปสู่ความสำเร็จในที่สุด
เรามักจะได้ยินกันอยู่บ่อยๆว่า“ที่ทำงานหนักมาก……เครียดมากในการทำงาน…..เบื่องานที่ทำเหลือเกิน……ไม่มีเวลาให้กับครอบครัว……ไม่มีเวลาในการอ่านหนังสือ….ทั้งเรียนทั้งทำงานเป็นภาระที่หนัก”คำกล่าวต่าง ๆ เหล่านี้จะหมดไปถ้าหากผู้ที่บ่นดังกล่าวข้างต้นรู้จักการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด
มีนักวิจัยค้นพบว่า“มนุษย์เรานั้นได้ใช้ประโยชน์จากเวลาที่มีอยู่ทั้งหมดเพียง 30 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์เท่านั้นและยังมีเวลา 60 ถึง 70 เปอร์เซ็นต์เป็นเวลาที่สูญเปล่าไม่ก่อประโยชน์ใดๆ” ดังนั้น เราควรจะหันมาสนใจในการจัดการเวลาหรือที่เรียกว่า บริหารเวลาให้เกิดประโยชน์ต่อตนเองหน่วยงาน ครอบครัว และประเทศชาติ
ความหมาย/ลักษณะของเวลา:ควบคุมเวลาดีกว่าให้เวลาควบคุม
การบริหารเวลาหมายถึง“การกำหนดและการควบคุมการปฏิบัติงานให้บรรลุผลตามเวลาและวัตถุประสงค์ที่กำหนดเพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพในงานหน้าที่ที่รับผิดชอบ”
เวลามีความสำคัญต่อทุกคน ทั้งนี้เพราะธรรมชาติของเวลามีลักษณะพิเศษคือ
- เวลาเป็นทรัพยากรที่มีจำกัดใช้แล้วหมดไป
- เวลาไม่สามารถซื้อเพิ่มได้ไม่ว่ารวยหรือจน
- เวลาไม่สามารถเก็บเอาไว้ใช้ได้
- เวลาผ่านไปเรื่อยๆ ไม่หวนย้อนกลับมาอีก
จากธรรมชาติของเวลาดังกล่าวข้างต้นเราผู้ปฏิบัติงานควรใจจดใจจ่อกับการบริหารเวลาเพื่อให้ชีวิตและการงานบรรลุผลได้อย่างรวดเร็วทั้งนี้เพราะ มีคำกล่าวของนักปราชญ์ที่ว่า“การคลาดสายตาจากเป้าหมายเราจะใช้เวลาเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในการค้นหา”ดังนั้น“เราอย่าเสียเวลาอีกเลยใช้เวลากับเป้าหมายนั้นเถิดแล้วจะเกิดผลดีตามมา”
หลักการบริหารเวลา:กำหนดเป้าหมายชีวิตและงาน
หลักการบริหารเวลา“ควบคุมเวลาและงานแทนที่จะให้เวลาและงานมาควบคุม”จงกำหนดเป้าหมายของตัวเองเกี่ยวกับงานและชีวิตการกำหนดนั้นจะทำให้ตัวเองมีจุดยืนที่ชัดเจนว่าตัวเองนั้นต้องการอะไรทั้งด้านการงานและชีวิต เช่นบางคนกำหนดเป้าหมายของตัวเองเกี่ยวกับงานว่าจะเป็นผู้จัดการฝ่ายภายในระยะเวลา 5 ปี หรือกำหนดตัวเองเกี่ยวกับชีวิตว่าจะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเมื่อมีอายุ 50 ปี การกำหนดเป้าหมายของงานและชีวิตมักจะกำหนดเป็นช่วง ๆ เช่นก่อนขึ้นปีใหม่ หลังจากรับตำแหน่งใหม่หรือหลังจากความเปลี่ยนแปลงจากหน้าที่การงานและชีวิต
การกำหนดเป้าหมายหลักการ วิธีการทำให้บรรลุผลระยะเวลา รวมทั้งความสำเร็จจะต้องคิดควบคู่กันอย่างเป็นระบบ(ตามเอกสารแบบฝึกปฏิบัติ)
การจัดสรรเวลา:ปันส่วนในทุกด้านเพื่อความสมบูรณ์
เราทุกคนควรจะจัดสรรเวลาเพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในหลายๆ ด้าน เพราะการจัดสรรเวลาจะเป็นกรอบแนวทางในการให้บรรลุความสำเร็จดังนั้น เราควรจัดสรรเวลาในประเด็นต่างๆ ดังต่อไปนี้
- จงจัดสรรเวลาให้กับการทำงานเพื่อความสำเร็จในการทำงานและชีวิต
- จงจัดสรรเวลาให้กับการคิดเพื่อเป็นคลังแห่งปัญญา
- จงจัดสรรเวลาให้กับการอ่านเพื่อรวบรวมเป็นฐานข้อมูล
- จงจัดสรรเวลาให้กับการเล่นเพื่อความเป็นหนุ่มสาว
- จงจัดสรรเวลาให้กับการหัวเราะเพื่อสร้างเสียงดนตรีในหัวใจ
- จงจัดสรรเวลาให้กับความรักเพื่อความอิ่มเอิบเบิกบาน หัวใจ
หลักการจัดสรรเวลา:ทั้ง 24 ชั่งโมงมีความหมาย
การจัดสรรเวลาในแต่ละวันเริ่มต้นจากตื่นนอนจบลงด้วยการเข้านอนโดยการเขียนกิจกรรมทั้งหมดจนครบแต่ละวันหรือ 24 ชั่งโมง จากนั้นลองจัดหมวดหมู่กิจกรรมหลักว่าใช้เวลาไปเท่าใดแล้วนำมาเทียบกับหลักเพื่อปรับตัวเองให้สอดคล้องกับหลักการ(ตามเอกสารแบบฝึกปฏิบัติ)
หลักในการจัดสรรเวลาสำหรับกิจกรรมหลักๆ ในแต่ละวันมีดังต่อไปนี้
- ทำงานประมาณ 8 ชั่วโมง
- พักผ่อนประมาณ 6-8 ชั่วโมง
- แสวงหาความรู้ประมาณ 1-3 ชั่วโมง
- เดินทางประมาณ 1ชั่วโมง
- กิจกรรมสุขภาพ 1-2 ชั่วโมง
การจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วน:จงแยกแยะให้ชัดแจ้ง
การจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนในการทำงานมีหลักดังต่อไปนี้
- จัดทำบัญชีรายชื่องานเก่างานใหม่ งานที่ไม่คาดคิดและงานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ
- จัดประเภทของงานได้แก่ งานตามเวลา งานไม่ตามเวลางานเร่งด่วน งานไม่เร่งด่วนงานสำคัญ และงานไม่สำคัญ
- จัดลำดับงานโดยเรียงตามลำดับคือ งานตามเวลา งานเร่งด่วนงานสำคัญ และงานที่เหลือทั้งหมด
- จัดตารางปฏิบัติงานโดยเริ่มจากลงตารางจากงานตามเวลางานเร่งด่วน และงานสำคัญรวมทั้งงานที่เหลือทั้งหมด
- ปฏิบัติงานตามตารางเวลาที่กำหนด
- ประเมินผลงานเป็นการประเมินผลว่าในรอบวันได้ปฏิบัติงานตามที่กำหนดครบถ้วนหรือไม่เพียงใดหากมีงานใดที่ยังคงคั่งค้างให้ระบุงานนั้นเพื่อนำไปวางแผนในวันต่อไป
- จัดทำบัญชีรายชื่องานเก่าที่ค้างตามข้อ 6 งานใหม่ งานที่ไม่คาดคิดงานที่เกิดประจำ และดำเนินการวางแผนตามข้อ 2 และข้ออื่น ๆ ตามลำดับ
การวิเคราะห์งาน/สาเหตุที่ทำให้เสียเวลา:รู้จุดอ่อนเพื่อเพิ่มจุดแข็ง
การวิเคราะห์เป็นการจำแนกงานที่ทำอยู่ว่าเป็นงานประเภทใดซึ่งจัดแบ่งงานเกี่ยวข้องได้ 4 ประเภทคือ
- วิเคราะห์งานเก่า
- วิเคราะห์งานใหม่
- วิเคราะห์งานที่ไม่คาดคิด
- วิเคราะห์งานที่เกิดขึ้นเป็นประจำ
การวิเคราะห์งานทั้งสี่ด้านดังกล่าวผู้ปฏิบัติงานจะต้องวิเคราะห์สิ่งที่เป็นสาเหตุที่ทำให้เสียเวลาในการปฏิบัติงานเพื่อค้นหาวิธีการแนวทางการแก้ไข เพื่อทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้นสาเหตุที่ทำให้เสียเวลาในการปฏิบัติงานที่มักจะพบอยู่เป็นประจำมีหลากประการลองสำรวจตัวเองตามรายการจำนวน 40 ข้อ ดังต่อนี้คือ
1 .......... ขาดการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ
2 .......... ชอบผ่อนผัน ผัดวันประกันพรุ่งในการทำงาน
3 .......... ขาดการวางแผนกำหนดวิธีการปฏิบัติของงานที่จะทำล่วงหน้า
4 .......... ไม่ได้กำหนดวัตถุประสงค์เป้าหมายในการทำงานที่ชัดเจน
5 .......... ไม่มีการกำหนดแผนการปฏิบัติงานประจำวันและสัปดาห์
6 .......... เสียเวลาให้กับงานอื่นๆที่ไม่มีความสำคัญมากเกินไป
7 .......... ไม่ได้ลำดับความสำคัญก่อนหรือหลังหรือความเร่งด่วนของงาน
8 .......... ไม่ได้กำหนดระยะเวลาที่จะต้องทำให้เสร็จในแต่ละงาน
9 .......... ชอบทำงานหลายอย่างพร้อมกันทั้ง ๆ ที่งานอื่นยังไม่เสร็จเสร็จ
10.......... ชอบก้าวก่ายการทำงานของคนอื่นแทนที่จะสนใจ ใส่ใจทำงานของตนเอง
11.......... ขาดระบบการควบคุมติดตามงานที่มีประสิทธิผล
12.......... มีทัศนคติเชิงลบหรือไม่ชอบงานที่ทำ
13.......... ขาดการสอนงานผู้ใต้บังคับบัญชาให้สามารถทำงานได้
14.......... ขาดการปรับปรุงงานพัฒนางาน
15.......... ให้ความสำคัญกับรายละเอียดปลีกย่อยของงานมากเกินไป
16.......... ไม่กล้า ลังเลในการตัดสินใจ
17.......... เสียเวลากับการแก้ปัญหาการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชามากไป
18.......... ใช้เวลาพักรับประทานอาหารกลางวันนานเกินไป
19.......... เสียเวลากับการพุดคุยกับบุคคลอื่นในเรื่องไร้สาระมากไป
20.......... เสียเวลากับการค้นหาและจัดเก็บเอกสารมากเกินไป
21.......... พูดคุยโทรศัพท์นานเกินไป
22.......... ใช้เวลากับการอ่าน และโต้ตอบหนังสือหรือจดหมายมากไป
23.......... ใช้เวลาอ่านหนังสือพิมพ์วารสาร สิ่งพิมพ์ในระหว่างเวลามากเกินไป
24.......... มีโทรศัพท์เข้ามามากเกินไป
25.......... ขาดข้อมูลของหน่วยงานที่ต้องมีการติดต่อกันอยู่เสมอ
26.......... ไม่กล้าปฏิเสธกับการขอข้องขอความช่วยเหลือจากคนอื่น
27.......... มีคนอื่นมารบกวน หรือขัดจังหวะบ่อยในขณะที่กำลังทำงาน
28..........
