การบริหารเวลา
“ในยุคที่เวลามีค่ามาก เราจะนำความสำเร็จที่ผ่านมามาเป็นข้อมูลเท่านั้น และโปรดระลึกตลอดเวลาว่าเราให้เวลาเพื่อชื่นชม ภาคภูมิใจกับความสำเร็จกับงานที่ผ่านมาเพียงไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้น จากนั้นเราจะใช้เวลาในการแสวงหาหนทางใหม่ในการพัฒนางานต่อไป”
ผู้ช่วยศาสตราจารย์ ดร. วิทยาธร ท่อแก้ว
สาขาวิชานิเทศศาสตร์ มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช
ในยุคของการทำงานที่เน้นคุณภาพของสินค้าและบริการที่เป็นหนึ่งหรือที่เป็นเลิศ พนักงานทุกคนจำเป็นอย่างยิ่งที่ต้องปรับกระบวนทัศน์ใหม่ในการทำงานเพื่อให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่มีจุดเน้นที่เปลี่ยนไป หากพนักงานยังคงติดยึดกระบวนทัศน์เก่า ๆ วิธีการเก่า ๆ หรือภาพนึกเก่าก็จะทำให้การพัฒนาคุณภาพของงานไม่ประสบความสำเร็จเท่าที่ควรจะเป็น
หลายคนคงเคยมีความภาคภูมิใจในการทำงานที่ประสบความสำเร็จมาในอดีต ซึ่งงานนั้นอาจจะเกิดขึ้นมาหลายวัน หลายเดือน หรืออาจจะหลายปีที่ผ่านมา ความสำเร็จหรือความภาคภูมิใจต่าง ๆ เหล่านั้นหากผู้ปฏิบัติงานยังคงตรึงตาตรึงใจหรือชื่นชม ภูมใจอยู่กับความสำเร็จเก่า ๆ ที่ผ่านมานั้น ก็จะทำให้พนักงานไม่มีความกระตือรือร้น ความทะยานยากหรือมีความต้องการอย่างแรงกล้าในการค้นหาแนวทาง วิธีการใหม่ ๆ เพื่อมาพัฒนางานให้ก้าวล้ำนำหน้ายิ่งขึ้นไปอีก ดังนั้น “ในยุคที่เวลามีค่ามาก เราจะนำความสำเร็จที่ผ่านมามาเป็นข้อมูลเท่านั้น และโปรดระลึกตลอดเวลาว่าเราให้เวลาเพื่อชื่นชม ภาคภูมิใจกับความสำเร็จกับงานที่ผ่านมาเพียงไม่กี่ชั่วโมงเท่านั้น จากนั้นเราจะใช้เวลาในการแสวงหาหนทางใหม่ในการพัฒนาต่อไป”
กระบวนทัศน์ใหม่ในการทำงาน: ปรับเปลี่ยนให้ทันยุคสมัยของเวลา
กระบวนทัศน์ใหม่ หลายคนคงสงสัยว่าหมายถึงอะไรกันแน่ ใคร่ขออธิบายง่าย ๆ ก็คือ “กรอบความคิดใหม่ที่เป็นแนวทางแนวการยึดถือเพื่อปฏิบัติงาน” ดังนั้น การทำงานในแต่ละช่วงเวลาผู้ทำงานจะต้องปรับกรอบแนวความคิดใหม่เพื่อเป็นทิศทางในการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนไปโดยไม่ติดยึดกับแนวทางเก่าๆ การปรับเปลี่ยนกระบวนทัศน์เป็นกระบวนการเรียนรู้ทางสังคมที่ต้องใช้เวลาศึกษาและการฝึกฝนจึงจะเกิดความเปลี่ยนแปลงได้ เช่น เราเคยผ่านเบ้าหลอมการวาดภาพวิวทิวทัศน์มาในสมัยเรียนเรียนหนังสือในตอนเด็กๆ ดังนั้นเราจึงมีภาพวิวที่เหมือนกันคือ มีเส้นกึ่งกลางกระดาษ มีภูเขาสองลูก บนท้องฟ้ามีนกสองถึงสามตัว มีพระอาทิตย์สีแดงอยู่ระหว่างกลางภูเขาสองลูก ด้านหน้ามีทะเลและเรือใบ รวมทั้งชายหาดมีต้นมะพร้าวสองถึงสามต้น โดยต้นมะพร้าวมีลำต้นโค้งเข้าหาทะเล การที่ทุกคนมีวิวทะเลเหมือนกันก็เกิดจากการเรียนรู้นั่นเอง
ในปัจจุบันกระบวนทัศน์ใหม่ที่พนักงานทุกคนจะต้องเรียนรู้และทำความเข้าใจ เพื่อปรับแนวคิดในการทำงานเพื่อมุ่งไปสู่ความสำเร็จต่อการทำธุรกิจที่ยั่งยืนมี 5 ด้านดังต่อไปนี้
จากกระบวนทัศน์ 5 ประการดังกล่าว ทุกคนในองค์กรจะต้องยึดถือปฏิบัติให้บรรลุผลตามเป้าหมายโดยเร็ว ทั้งนี้ต้องทำงานแข่งกับเวลา กล่าวคือ ใช้เวลาในการปรับตัวและมีทักษะทั้ง 5 ด้านโดยเร็วที่สุด ดังนั้น การบริหารเวลาของทุก ๆ คนจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องมีแผนงานที่ชัดเจน ที่จะมุ่งไปสู่ความสำเร็จในที่สุด
เรามักจะได้ยินกันอยู่บ่อย ๆ ว่า “ที่ทำงานหนักมาก……เครียดมากในการทำงาน…..เบื่องานที่ทำเหลือเกิน……ไม่มีเวลาให้กับครอบครัว……ไม่มีเวลาในการอ่านหนังสือ….ทั้งเรียนทั้งทำงานเป็นภาระที่หนัก” คำกล่าวต่าง ๆ เหล่านี้จะหมดไปถ้าหากผู้ที่บ่นดังกล่าวข้างต้นรู้จักการใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุด
มีนักวิจัยค้นพบว่า “มนุษย์เรานั้นได้ใช้ประโยชน์จากเวลาที่มีอยู่ทั้งหมดเพียง 30 ถึง 40 เปอร์เซ็นต์เท่านั้น และยังมีเวลา 60 ถึง 70 เปอร์เซ็นต์เป็นเวลาที่สูญเปล่าไม่ก่อประโยชน์ใด ๆ” ดังนั้น เราควรจะหันมาสนใจในการจัดการเวลา หรือที่เรียกว่า บริหารเวลา ให้เกิดประโยชน์ต่อตนเอง หน่วยงาน ครอบครัว และประเทศชาติ
การบริหารเวลา หมายถึง “การกำหนดและการควบคุมการปฏิบัติงานให้บรรลุผลตามเวลาและวัตถุประสงค์ที่กำหนด เพื่อก่อให้เกิดประสิทธิภาพในงานหน้าที่ที่รับผิดชอบ”
เวลา มีความสำคัญต่อทุกคน ทั้งนี้เพราะธรรมชาติของเวลามีลักษณะพิเศษคือ
จากธรรมชาติของเวลาดังกล่าวข้างต้น เราผู้ปฏิบัติงานควรใจจดใจจ่อกับการบริหารเวลาเพื่อให้ชีวิตและการงานบรรลุผลได้อย่างรวดเร็ว ทั้งนี้เพราะ มีคำกล่าวของนักปราชญ์ที่ว่า “การคลาดสายตาจากเป้าหมาย เราจะใช้เวลาเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าในการค้นหา” ดังนั้น “เราอย่าเสียเวลาอีกเลย ใช้เวลากับเป้าหมายนั้นเถิด แล้วจะเกิดผลดีตามมา”
หลักการบริหารเวลา “ควบคุมเวลาและงาน แทนที่จะให้เวลาและงานมาควบคุม” จงกำหนดเป้าหมายของตัวเองเกี่ยวกับงานและชีวิต การกำหนดนั้นจะทำให้ตัวเองมีจุดยืนที่ชัดเจนว่าตัวเองนั้นต้องการอะไร ทั้งด้านการงานและชีวิต เช่น บางคนกำหนดเป้าหมายของตัวเองเกี่ยวกับงานว่า จะเป็นผู้จัดการฝ่ายภายในระยะเวลา 5 ปี หรือกำหนดตัวเองเกี่ยวกับชีวิตว่า จะเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็กเมื่อมีอายุ 50 ปี การกำหนดเป้าหมายของงานและชีวิต มักจะกำหนดเป็นช่วง ๆ เช่น ก่อนขึ้นปีใหม่ หลังจากรับตำแหน่งใหม่ หรือหลังจากความเปลี่ยนแปลงจากหน้าที่การงานและชีวิต
การกำหนดเป้าหมาย หลักการ วิธีการทำให้บรรลุผล ระยะเวลา รวมทั้งความสำเร็จ จะต้องคิดควบคู่กันอย่างเป็นระบบ(ตามเอกสารแบบฝึกปฏิบัติ)
เราทุกคนควรจะจัดสรรเวลาเพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในหลาย ๆ ด้าน เพราะการจัดสรรเวลาจะเป็นกรอบแนวทางในการให้บรรลุความสำเร็จ ดังนั้น เราควรจัดสรรเวลาในประเด็นต่าง ๆ ดังต่อไปนี้
การจัดสรรเวลาในแต่ละวันเริ่มต้นจากตื่นนอน จบลงด้วยการเข้านอนโดยการเขียนกิจกรรมทั้งหมดจนครบแต่ละวันหรือ 24 ชั่งโมง จากนั้นลองจัดหมวดหมู่กิจกรรมหลักว่าใช้เวลาไปเท่าใดแล้วนำมาเทียบกับหลักเพื่อปรับตัวเองให้สอดคล้องกับหลักการ(ตามเอกสารแบบฝึกปฏิบัติ)
หลักในการจัดสรรเวลาสำหรับกิจกรรมหลัก ๆ ในแต่ละวันมีดังต่อไปนี้
การจัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนในการทำงานมีหลักดังต่อไปนี้
การวิเคราะห์เป็นการจำแนกงานที่ทำอยู่ว่าเป็นงานประเภทใดซึ่งจัดแบ่งงานเกี่ยวข้องได้ 4 ประเภทคือ
การวิเคราะห์งานทั้งสี่ด้านดังกล่าว ผู้ปฏิบัติงานจะต้องวิเคราะห์สิ่งที่เป็นสาเหตุที่ทำให้เสียเวลาในการปฏิบัติงานเพื่อค้นหาวิธีการ แนวทางการแก้ไข เพื่อทำให้งานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น สาเหตุที่ทำให้เสียเวลาในการปฏิบัติงานที่มักจะพบอยู่เป็นประจำมีหลากประการ ลองสำรวจตัวเองตามรายการจำนวน 40 ข้อ ดังต่อนี้คือ
1 .......... ขาดการมอบหมายงานให้ผู้อื่นทำ
2 .......... ชอบผ่อนผัน ผัดวันประกันพรุ่งในการทำงาน
3 .......... ขาดการวางแผนกำหนดวิธีการปฏิบัติของงานที่จะทำล่วงหน้า
4 .......... ไม่ได้กำหนดวัตถุประสงค์ เป้าหมายในการทำงานที่ชัดเจน
5 .......... ไม่มีการกำหนดแผนการปฏิบัติงานประจำวันและสัปดาห์
6 .......... เสียเวลาให้กับงานอื่นๆที่ไม่มีความสำคัญมากเกินไป
7 .......... ไม่ได้ลำดับความสำคัญก่อนหรือหลังหรือความเร่งด่วนของงาน
8 .......... ไม่ได้กำหนดระยะเวลาที่จะต้องทำให้เสร็จในแต่ละงาน
9 .......... ชอบทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ทั้ง ๆ ที่งานอื่นยังไม่เสร็จเสร็จ
10.......... ชอบก้าวก่ายการทำงานของคนอื่น แทนที่จะสนใจ ใส่ใจทำงานของตนเอง
11.......... ขาดระบบการควบคุมติดตามงานที่มีประสิทธิผล
12.......... มีทัศนคติเชิงลบหรือไม่ชอบงานที่ทำ
13.......... ขาดการสอนงานผู้ใต้บังคับบัญชาให้สามารถทำงานได้
14.......... ขาดการปรับปรุงงานพัฒนางาน
15.......... ให้ความสำคัญกับรายละเอียดปลีกย่อยของงานมากเกินไป
16.......... ไม่กล้า ลังเลในการตัดสินใจ
17.......... เสียเวลากับการแก้ปัญหาการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชามากไป
18.......... ใช้เวลาพักรับประทานอาหารกลางวันนานเกินไป
19.......... เสียเวลากับการพุดคุยกับบุคคลอื่นในเรื่องไร้สาระมากไป
20.......... เสียเวลากับการค้นหาและจัดเก็บเอกสารมากเกินไป
21.......... พูดคุยโทรศัพท์นานเกินไป
22.......... ใช้เวลากับการอ่าน และโต้ตอบหนังสือหรือจดหมายมากไป
23.......... ใช้เวลาอ่านหนังสือพิมพ์ วารสาร สิ่งพิมพ์ในระหว่างเวลามากเกินไป
24.......... มีโทรศัพท์เข้ามามากเกินไป
25.......... ขาดข้อมูลของหน่วยงานที่ต้องมีการติดต่อกันอยู่เสมอ
26.......... ไม่กล้าปฏิเสธกับการขอข้อง ขอความช่วยเหลือจากคนอื่น
27.......... มีคนอื่นมารบกวน หรือขัดจังหวะบ่อยในขณะที่กำลังทำงาน
28..........
ไม่มีความเห็น