เมื่อศูนย์ประกันฯต้องทำคู่มือประกันคุณภาพตัวเอง : เลือกวิธีใด?

จากประสบการณ์การทำงานด้านการประกันคุณภาพระดับมหาวิทยาลัย สี่ห้าปี ก็ทำให้รู้ว่าการจัดทำคู่มือประกันคุณภาพของหน่วยงานนั้นให้ออกมาเป็นรูปเล่มมี 2 วิธีคือ

• วิธีที่ง่าย : มอบหมายให้ผู้รับผิดชอบQAหลักของหน่วยงาน คิดเองคนเดียวเลย พิมพ์เข้ารูปเล่ม ให้หัวหน้าหน่วยงานลงนาม เป็นอันเสร็จ
• วิธีที่ยาก : ใช้การมีส่วนร่วมจากทุกๆงาน ทุกๆคนในหน่วยงานมาระดมสมองจัดทำ

ทั้งสองวิธีผมว่าเป็นวิธีที่ไม่ผิดครับ แต่...

ถ้าเลือกวิธีที่ง่าย วิธีแรกนั้นต้องมีเงื่อนไข 2 ข้อ คือ

1. ผู้รับผิดชอบQAหลักของหน่วยงาน ต้องรู้ลึก รู้ซึ้ง วิธีการ รายละเอียด ปัญหา อุปสรรค วิธีการแก้ไข ในทุกๆงานในหน่วยงาน
2. เมื่อออกคู่มือประกันมาแล้ว ทุกคนในหน่วยงานเต็มใจ มีความสุขในการนำไปใช้เป็นเส้นทางเดินเพื่อคุณภาพ และเข้าใจแต่ละมาตรฐาน ตัวบ่งชี้ รู้เป้าหมาย

สำหรับศูนย์พัฒนาและประกันคุณภาพ มมส. ของผม เป็นปีแรกที่จะต้องจัดทำคู่มือQAของตัวเอง หลังจากที่สภามหาวิทยาลัยอนุมัติจัดตั้ง

แน่นอนที่สุดว่าเราเป็นหน่วยงานที่จัดทำระบบ กลไก เงื่อนไข ในแต่ละปี เราต้องเป็นตัวอย่างที่ดีที่สุดให้หน่วยงานต่างๆ ไม่เช่นนั้น ความเชื่อถือที่จะทำงานต่อไปคงเป็นเรื่องลำบาก

ศูนย์พัฒนาและประกันคุณภาพ เราเลือกวิธีที่สอง คือ วิธีที่ยาก ใช้การมีส่วนร่วมจากทุกๆคน ไม่ตั้งใครเป็นผู้รับผิดชอบหลัก แต่ตั้ง “คุณประสาน คือ น้องไหม” มีหน้าที่เดินไปสะกิดไหลทุกคน เมื่อเห็นว่าว่างเว้นจากงานแล้ว มารวมตัวกันหลังห้องเพื่อระดมสมอง

เราใช้เวลาระดมสมองกันแต่ละครั้ง ไม่เกิน 2-3 ชั่วโมง แต่ทำกันหลายๆครั้ง มอบการบ้านให้แต่ละคนไปทำแล้วกับมานำเสนอแนวคิด

สุดท้ายคำตอบของทุกอย่างในการพัฒนาหน่วยงาน คือ กระบวนการมีส่วนร่วม

ประเด็นสุดท้ายการที่หน่วยงานมีจำนวนบุคลากรน้อยก็ไม่ได้บอกว่าจะเป็นสิ่งที่ง่ายกว่า เช่น มีบุคลากร 10 คน แต่มี 3 คนที่ผิดใจกัน เทียบกับอีกหน่วยงานที่มีคน 100 คน มีคนผิดใจกัน 3 คน เหลืออีก 97 คนปองดองกัน ดังนั้นการมีผู้นำ(ไม่ใช่ผู้บริหาร)จึงเป็นสิ่งสำคัญ

คำถาม คุณว่าหน่วยงานในจะพัฒนาได้ง่ายกว่ากันครับ?