รวบยอดความคิด KM กรมอนามัย

 

เรื่องเล่าโดยคุณเอื้อ + ประธาน KM กรมอนามัย + ผอ.สำนักสนับสนุนการจัดการความรู้ ... อยู่ในตัวท่านเดียวท่านนี้ค่ะ นพ.สมศักดิ์ ชุณรัศมิ์ ... ท่านได้บอกเล่าเรื่องราว รวบยอดความคิด KM กรมอนามัยไว้ที่นี่ว่า

• กรมอนามัยได้ทำเรื่อง KM มานาน ถึงแม้ในที่สุดจะมีสำนักสนับสนุนการจัดการคความรู้ขึ้นมา แต่สิ่งที่เราทำก็ต้องเรียกว่า ไร้รูปแบบพอสมควร
• ตัวอย่างที่เราเริ่มต้นเมื่อ 3 ปีที่แล้ว ... ตอนนั้น สคส. อ.หมอวิจารณ์กำลังเริ่มงาน ทาง กพร. เริ่มให้หน่วยราชการทำ KM ... กรมฯ ก็ให้ผมไปเป็นประธาน KM ซึ่งสมัยนั้นก็ยังไม่รู้ว่าจะเรียกว่าอะไร ก็คุยกันในทีม จะมีผม กับเลขาฯ 1 คน ... ตอนหลังมาเปลี่ยนเป็นคุณศรีวิภา
• ตอนที่ได้รับมอบหมายให้ทำในเรื่องนี้ เราก็ไม่ได้ไปดูอะไรมาก เราตั้งเป้าฯ ไว้ 2 อย่าง
  ... อย่างหนึ่งคือ ให้ทำกิจกรรมที่จัดการความรู้
  ... อันที่สองคือ พยายามทำให้ทุกหน่วยงานมีส่วนร่วม ไม่ได้เป็นงานของส่วนกลางอย่างเดียว
• ยุทธวิธีที่เราคิดคือ ให้กองฯ ทุกกอง ศูนย์ฯ ทุกศูนย์ ในกรมอนามัย ทำสิ่งที่เราเรียกว่า "แผนการจัดกิจกรรม KM" หรือ "แผนการทำ KM"
• ... เราก็ต้องบอกเขาว่า มันแปลว่าอะไร
• ... ก็บอกว่า ทำกิจกรรมที่มันเข้าข่ายสัก 5-6 ประเภทนี้ คือ
  - ไปเอาความรู้คนเกษียณมาหน่อยซิ เพราะว่าอันนี้ก็เป็น concept ดั้งเดิม ว่า เรื่อง Organization นี่ สิ่งที่จะพูดบ่อยคือ เขาบอกว่า ความรู้หายไปกับคนที่ออกไปจากองค์กร เราก็คิดว่า ราชการนี่ คนที่หายบ่อยคือ คนเกษียณ คนที่ลาออกก็เป็นส่วนหนึ่ง เพราะฉะนั้นก็ให้เก็บความรู้คนที่เกษียณหน่อยสิ
  - อันที่สองคือ ถ้าใครไปที่ไหนมา ไปเรียนรู้อะไรใหม่ๆ ที่ไหนมา ก็ช่วยมาตั้ง Study group อะไรหน่อย มาเล่าให้ฟังหน่อย
  - อันที่สามคือ ทำงานอะไรกันอยู่ หรือสนใจอะไรร่วมกันนี่ หรือเรื่องใหม่ๆ ก็ลองทำเป็นกลุ่ม CoP ซึ่งในสมัยนั้นเน้นกันเยอะ
  - อีกอย่างหนึ่งก็คือ การศึกษาดูงาน ก็ถือเป็นความรู้ที่ไม่ได้เอาจากตำรา เพราะฉะนั้น ถ้าไปศึกษาดูงานที่ไหนก็บอกมา
  - ข้อสุดท้ายก็เป็น Classical KM ซึ่งผมไป cheer ไว้ที่กรมอนามัยเยอะ ก็คือว่า กรมอนามัยไม่น่าจะทำวิจัยนะ ... น่าจะสังเคราะห์ความรู้จากการวิจัย ก็จะเป็น Classical KM อีกแบบหนึ่ง ซึ่งในหมู่องค์การอนามัยโลก เขาก็จะ advocate กันเยอะในสมัยนั้น ก็คือ การรู้ Need การไปหาความรู้ การสังเคราะห์ การมาปรับใช้กัน ซึ่งหลายท่านก็คงจะทราบดี
• เราก็เริ่มจาก concept และทฤษฎี จำนวนหนึ่ง และแปลงเป็นกิจกรรมภาคปฏิบัติ ให้กองฯ ต่างๆ ไปทำแผนฯ มา ... ด้วยความน่ารักในตัวนักวิชาการ ทำเสร็จแล้วก็มาถามกันมากเลย
• ระหว่างที่เรากำลังจะเคลียร์กับกองฯ ต่างๆ ที่จะทำกิจกรรมเหล่านี้ เราก็ได้คุยกับทาง สคส. ท่าน อ.วิจารณ์ ได้ไปรับรู้ ท่านก็ได้พูดประโยคแรก คือว่า
  ... ต้องถามก่อนทำไปแล้ว มันเกิดผลอะไรขึ้น ... เราก็บอกว่า เราเข้าใจว่า ถ้าทำแบบนี้แล้วจะทำให้คนเกิดการเรียนรู้
  ... อาจารย์ก็ตั้งคำถามต่อไปว่า เรียนรู้แล้วได้ประโยชน์อะไร ... อยากจะเห็นว่ามัน serve เป้าหมายแผนงานของกรมฯ ด้วยนะ และภารกิจงานของกรมฯ ด้วยนะ
• และตอนนั้นเราก็ได้มีโอกาสเรียนรู้ เรื่อง หัวปลาทู จึงเชิญทีม สคส. ไปกึ่งๆ lecture กึ่งๆ ตรวจการบ้านเรา อาจารย์ก็ไปนั่งกับเราวันเต็มๆ ช่วยฟังว่า แผนฯ ของกองต่างๆ เป็นยังไง ถ้าเป็น สคส. มองเห็นยังไง comment และก็ขอให้กองฯ ต่างๆ ไปปรับแผนฯ
• และตอนนั้น KM Team กลางของกรมอนามัย ก็พูดกันประโยคเดียวว่า
  ... อย่ากลัวๆ ทำอะไรมาก็ได้
  ... อย่ามาถามว่าทฤษฎีว่าอย่างไร
  ... ขออย่างเดียว อย่ามาขอจัดอบรม KM
  ... ถ้าจะจัดอบรม KM ก็เชิญคนของเราไป เราก็บอกว่า เราไม่เอา
• เราเชิญอาจารย์วิจารณ์ และ อ.ประพนธ์ ไปทำ Workshop กันครั้งหนึ่งที่ อามารีแอร์พอร์ต นั่นก็เป็นปีแรกๆ
• พอหลังจากที่เราคุยกับ สคส. เสร็จ เราก็สรุปกันว่า เราคิดว่า รูปแบบของสิ่งที่เรียกว่า "การแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดย tacit knowledge" น่าจะเป็นวิธีที่ง่าย
• เราก็เลยบอกคนในกองฯ ว่า เดิมเราสั่งไว้ 5-6 อย่างนี่นะ ก็มี concept เรื่องโมเดลปลาทูของ สคส. นี่
  ... ให้เลือกเอาเองว่าจะทำอะไร
  ... นึกอะไรไม่อออกจริงๆ ก็ให้นึกอย่างที่ สคส. บอก คือ ทำกลุ่ม ลปรร. ใน Office ในกองตัวเอง จะมีคนกี่คนก็ตามใจ จะทำเป็นรายแผนก หรืออะไรก็ได้ ให้เขาไปคิดเอาเอง เขาก็ไปทำกิจกรรมกันมา
• เขาก็ถามเรากลับว่า ทำ KM แล้วจะได้อะไร
• เราก็ใช้ประโยค 4 อันนี้ว่า
  ... หนึ่ง ที่อาจารย์วิจารณ์เน้น คือ งานต้องดีขึ้น
  ... สองคนต้องเก่งขึ้น
  ... ต้องมีการสะสมความรู้มากขึ้นด้วย ซึ่งเป็น Indicator ปกติ ถ้าคุยแลกกันเฉยๆ งานดีขึ้นเฉยๆ ไม่มี Document ก็ไม่มีประโยชน์
  ... อันสุดท้ายคือ วัฒนธรรมเปลี่ยนไป
• ที่ผ่านมา การทำงานของเราจริงๆ ที่จะไปบรรลุเป้า 4 อย่างนี้ หลักๆ ทำอยู่ 3 อัน ก็คือ
  ... สร้างแกนนำ ก็มีคุณอำนวย คุณลิขิต คุณเอื้อประจำหน่วยงานย่อย
  ... มีการทำกิจกรรม ซึ่งเราก็เน้นสารพัดแบบ กิจกรรมจะเป็นแบบไหนก็ได้ ช่วยกันคิดก็แล้วกัน
  ... อันที่สาม คือ เอื้อให้ผู้นำองค์กร ระดับอธิบดี รองฯ Inform และ support เวลาเราทำอะไรก็พยายามบอกท่าน จะไปคอยเล่า ให้ท่านรองฯ เป็นประธานเปิด ท่านมาช่วยเราเกือบทุกงาน และมาเชียร์
• ส่วนกิจกรรม เรามีอยู่ 2 กลุ่มใหญ่ๆ กลุ่ม
  ... หนึ่งคือ กิจกรรมซึ่งเป็นกิจกรรมภายในของทีมแต่ละหน่วยงาน
  ... กิจกรรมที่สองคือ มีการเอา KM ไปใช้กับคนข้างนอก เช่น
  - เอา KM ไปสร้างภาคี
  - เอา KM ไปสร้างความรู้กับผู้ป่วย โดยการจัดกลุ่ม ลปรร. ในงาน คือ Learn and Share และมีกลุ่มที่เรียนรู้ตามความสนใจ เช่น เรียนรู้เรื่องปลูกต้นไม้ทำยังไง ก็มีบ้างเหมือนกันที่เขาอยากทำอย่างนั้น เพราะว่าพวกนี้เวลาทำกันก็ทำให้คนมีน้ำหนึ่งใจเดียวกัน ทำแล้วงานก็ดีขึ้นเอง เป็นการมองแบบ Indirect
  - มีบางคนไปคิด Innovation ว่า บางที่มาคุยกันเหมือนจับปูใส่กระด้ง ขออนุญาต Document แทนก็แล้วกัน (แฟ้มภูมิปัญญา) หลายหน่วยงานไปดูก็ชอบ เพราะว่าไม่ต้องเคี่ยวเข็นมาคุยกัน ก็เป็นการจัดการความรู้ผ่านเอกสาร
  - และก็มีการบอกว่า เวลาที่กรมอนามัยจัดประชุมใหญ่ก็บอกว่า เราก็เอาการ ลปรร. มาจัดประชุมใหญ่ด้วยสิ อันนี้ก็เป็นความหลากหลาย
• แต่โดยหลักๆ สิ่งที่เราพยายามชี้ให้คนกรมอนามัยเห็น คือ เขาใช้ concept เรื่อง ลปรร. นี้ ที่ถือหลักว่า ทุกคนที่อยู่ในที่ประชุมมีความรู้เหมือนกัน เท่ากันหมด ในการทำงานที่ทำให้บรรลุเป้า น่าจะปล่อยให้มีกระบวน ลปรร. กัน มากกว่าการสั่งงาน
• และงานกรมอนามัยจำนวนไม่น้อยเป็นงานที่ไม่ต้อง Service เอง เป็นงานที่ต้องเอาความรู้ไปให้คนอื่น และคนอื่นเขาก็จะใช้ประโยชน์ ก็เลยบอกว่า อย่างนั้นอย่าไป lecture อย่าไปสั่ง อย่าไปบอก ลองใช้วิธีการคุย ฟังซิว่า เขาคิดยังไงกับเป้าหมายงาน เอาเป้าหมายงานเป็นหลัก เอารายละเอียดให้น้อยๆ
• เราพบว่า เราไปใช้กับการสร้างภาคีได้ดีมาก ตอนนี้เราก็บอกท้องถิ่นว่า เราอยากให้เขาทำงานอย่างไร และเราก็ไปชวนเขาคุยว่า
  ... ถ้าอยากทำให้ตลาดสะอาดทำยังไง อยากทำให้สกปรกน้อยจะทำยังไง
  ... ทำให้ รร. มีนักเรียนที่มีสุขภาพดี ทำยังไง ก็ไปคุย และเอาความรู้ของเขามา share กัน
• เพราะฉะนั้น เราพบว่า คนที่เขาได้ไปลองใช้จริงๆ ก็พบว่า ของพวกนี้มีประโยชน์ต่อวิธีการทำงาน
• เรามีการจัดทีมไปเยี่ยมหน่วยงานส่วนกลาง และมีทีมไปออกเยี่ยมศูนย์ฯ ใน ตจว. ... ไปช่วยแนะนำ ดูว่าเขาจะทำอะไร ดูแผนว่า เขาทำอย่างนี้ เป็นยังไง ไปร่วมชื่นชม และจัดตลาดนัด
• ส่วนทีมกลางที่มาจากศูนย์ฯ กองฯ ก็พยายามจัดประชุมทีมกลางสม่ำเสมอ เพื่อที่จะได้นำประสบการณ์มา ลปรร. กัน
• พยายามให้มีเวปไซต์ และให้มี Dialoque ไปอาศัย GotoKnow
• การเป็นวิทยากร ในทางปฏิบัติ เราไปร่วมแลกเปลี่ยนประสบการณ์ ไม่ได้ไป Lecture และการไปเป็นวิทยากรภายนอก เราพยายามไม่ให้เยอะ เพราะไม่อยากทำหน้าไปถ่ายทอดอย่างเดียว
• ... หลักคือ ถ้ามีหน่วยงานไหนเชิญไป ลปรร. เราจะพยายามกระจายคนออกไปเยอะๆ และถือเป็นโอกาสที่ไปเรียนรู้คนอื่นเขา ไม่ได้ไปเป็นบอกเขาฝ่ายเดียว พูดง่ายๆ คือ ไปทั้งทีก็ต้องเอางานกลับมาพัฒนางานของเราเอง
• เราก็มีกระบวนการที่คิดขึ้นมา พยายามให้คนในกรมฯ ช่วยบอกตัวตน โดยใช้เครื่องมือในการประเมินตัวเองหน่อย
• ครั้งแรก ปี 2549 ประเมิน 7 ประเด็น ซึ่งเป็นปีเริ่มๆ จะมีเรื่อง process, Input เยอะหน่อย Output, Outcome ก็จะน้อยหน่อย และให้เขาประเมินตัวเอง ... ถือว่าให้เขาบอกมาเอง เราบอก criteria หลวมๆ และพยายามให้เขาทำมาเอง
• ตัวอย่างก็คือ เรื่องต่างๆ นี้ ต้นปีเขาก็พยายามวางเป้าฯ สถานการณ์เขาก็คิดกันเองว่า บางเรื่องเขาแย่มากเลย 1 กว่าๆ เช่น ปี 49 เรื่องการสะสมความรู้ก็จะน้อยมาก และเขาบอกว่าเขาจะดีขึ้น มีการสะสมความรู้มากขึ้น
• ปี 2550 เราได้ลดปริมาณลง จากที่เคยประเมินเรื่อง Input, Process เยอะนี่ ก็เป็นเรื่อง Output, Outcome ให้มากขึ้น จาก 7 ก็เลยเหลือ 4
• การประเมินก็เลยได้ผลว่า
• ... เรื่องที่ที่ดูเหมือนจะดีหน่อย ก็เป็นเรื่องกระบวนการจัดการความรู้ เรื่อง IT
• ... เรื่องสะสมความรู้ก็จะมีน้อย ผลเกิดขึ้นกับคนก็น้อย
• ในแง่ของตัวหน่วยงาน เราเน้นหน่วยงานย่อย 30 หน่วยของเราในกรมอนามัย ปีแรกก็ active 1 หน่วย และก็ค่อยๆ เพิ่มจาก 1 เป็น 9 เป็น 19
• ช่วงหลังๆ นี้ ท่านอธิบดีสนใจ ท่านก็จะไปคอยเชียร์ “ดีจังเลยนะ ประชุมอย่างนี้ไม่เคยเห็นมาก่อน” “การประชุมอย่างนี้ก็เข้าท่า ทำให้เขามีส่วนร่วมมากขึ้น” ผลก็คือ เจ้าหน้าที่เขาก็จะตื่นตัวมากขึ้น
• ถ้าจะลองเอา 4 ด้านที่ผมว่าไว้ ก็คือ
  ... งานดีขึ้น (เรายังไม่ได้ประเมินเป็นระบบ)
  - ที่เห็นชัดมากคือ เดี๋ยวนี้การสร้างภาคีเครือข่าย ของกรมอนามัยก็เริ่มชัดขึ้น เพราะว่าทุกคนติดใจการใช้ KM แต่เดี๋ยวนี้การสั่งงานจะพูดน้อยลง แต่จะพูดว่าเขาไปทำแล้ว รร. ก็เข้ามาช่วยมากขึ้น ท้องถิ่นเข้ามาช่วยมากขึ้น
  - ในเรื่องการบริการที่ รพ. ที่ศูนยอนามัยที่ 1 ก็เป็นตัวอย่างที่ดีมาก ที่เอาเรื่อง KM ไปใช้ให้ความรู้กับผู้ป่วยเบาหวาน และก็ได้มีการประเมินด้วยว่า คนไข้ก็มีน้ำตาลดีขึ้นเอง ห้องคลอดก็จะมีการส่งเวรโดยการ Storytelling ก่อนที่จะมีการส่งเวรกันตามปกติ
  ... คนเก่งขึ้น เราก็จะเห็นว่า เขาทำ ลปรร. เก่งขึ้น เราเริ่มเป็นวิทยากร พูด concept ต่างๆ ได้ดีขึ้น เรื่อง Note taker ดีขึ้น งานนี้เราคงประเมินยาก เพราะว่าเวลาทำงานสำเร็จตาม KPI นี่ ใช้หลายอย่าง คงไม่ใช่ KM อย่างเดียว
  ... ส่วนความรู้สะสมมากขึ้น พยายามที่ document เป็นเอกสาร เป็นเวปไซต์ เป็นหนังสือ
  ... เรื่องวัฒนธรรมองค์กรเปลี่ยนไปนั้น เราก็ยังไม่แน่ใจ แต่ก็ได้รับฟังคำพูดของคนที่มาดูงานของเรา ที่เขาได้เห็นสิ่งที่เขาเรียกว่า Culture เรียนรู้การแลกเปลี่ยนในกรมอนามัยเปลี่ยนแปลงไป จากที่สันนิบาตสหกรณ์มาดูงาน เขา reflex กลับมา
• และอันหนึ่งที่เป็นการ IC Mapping เอา concept อาจารย์หมอวิจารณ์ที่พูดเรื่อง IC ว่า ถ้าเราจะทำจะทำเรื่องอะไร
• ซึ่งจากการที่เรามี approach ที่ได้ไปเยี่ยมหน่วยงานย่อย ก็บอกว่า ช่วยทำ report มาหน่อยสิ ว่า
  ... สถานการณ์ตั้งแต่ support ของผู้บริหารเป็นอย่างไร
  ... CKO active ไหม
  ... กิจกรรมเป็นรูปธรรมไหม
  ... ผลงานเป็นอย่างไร
• ก็ได้ทำเป็น diagram Map สิ่งที่เรียกว่าตัวหลัก คือ ผอ. และ Active member ของ KM Map สิ่งที่เรียกว่า KM Plan และ Map สิ่งที่เรียกว่า หน่วยงานย่อยต่างๆ เช่น ทุกหน่วยงานจะมีบริหาร ส่งเสริมวิชาการ โครงสร้างของหน่วยงานต่างๆ และยังมีอีกวงหนึ่ง เป็น KM ที่ไม่ได้อยู่ในแผนฯ
• ซึ่งคิดว่า ถ้าเราทำให้เห็นภาพ 5 วง และสามารถให้สี เช่น เหลือง หมายความว่า ไม่ได้แย่มาก ไม่ได้ active มาก Member บางคนก็สีเขียว บางคนก็เหลือง บางคนก็แดง สีเขียวแปลว่า active สีเหลืองยังไม่ active เท่าไร สีแดง ไม่ Active กิจกรรมก็เช่นเดียวกัน ถ้ามีแผนฯ แต่ไม่ได้ทำ ก็อาจสีขาวๆ ไว้ บางทีก็เป็นสีเขียว และดูว่าหน่วยงานย่อยในทีมนั้นๆ กลุ่มไหนทำกิจกรรม KM
• ภาพนี้เราก็คิดว่า ถ้าเราฉายให้หน่วยงานดูบ่อยๆ เขาก็จะมี activity ดีขึ้น ซึ่งเราเรียกว่า Knowledge Management กับ Success Diagram
• ... คือ เราชอบหา Success story แต่เราก็พยายามเตือนคนของเราว่า เวลาหา Success story ที่ว่าภาคีทำงาน นี้ อย่าลืมว่า Success ไม่ใช่เรื่อง KM อย่างเดียว มันมีเรื่องอื่นๆ ปัจจัยอื่นๆ ด้วย และ Success นี้ ก็ไม่ใช่เฉพาะภาคี มีทั้งคนใน และนอกกระทรวงสาธารณสุข แต่ที่สำคัญคือ คนของกรมอนามัยนี่ ต้องรู้จักเอา KM ไปใช้ ไม่ใช่ปล่อยให้เขาไป success จากอย่างอื่น แล้วก็ไปอ้างว่า KM Success
• เรามีการคุยกันภายใน ว่า CKO ก็มีหน้าที่ทำให้คนกรมอนามัยให้ทำ KM เป็น มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันมากขึ้น อย่าปล่อยให้ไปหาความรู้จาก source อย่างอื่นเท่านั้น ต้องสร้างสิ่งแวดล้อมให้กับองค์กรได้ด้วย

นี่คงเป็นตัวอย่างบทเรียนในช่วง 3 ปีแรก ที่เราได้ทำไป คิดไป ปรับไป และ Outcome 4 อย่างที่ทำไป คงได้เห็นอยู่ในระดับหนึ่งครับ

อ่านรวมเรื่องที่นี่ ค่ะ 3 ปี KM กรมอนามัย