รูปแบบที่ใช้ในการจัดฝึกอบรมได้มีนักวิชาการแบ่งไว้หลายแบบแตกต่างกันตามแนวความคิด
เช่น รูปแบบที่ยึดปัจจัยนำเข้า (Input) เป็นหลัก
เน้นความสำคัญที่ผู้เข้ารับการอบรม
รูปแบบที่ยึดกระบวนการเป็นหลักให้ความสำคัญของกระบวนการฝึกอบรม
และรูปแบบที่ยึดผลผลิตเป็นหลัก เป็นต้น
มีนักการศึกษาที่แสดงแนวคิดเกี่ยวกับรูปแบบการสอนการฝึกอบรมที่เป็นวิชาการเรียนรู้ไว้
คือ จอนสันและโฟย์ (Kerry A.Johnson and
Lin J. Foa)
จอนสันได้แบ่งรูปแบบการสอนการฝึกอบรมเป็น 4 รูปแบบ
ดังนี้
1. การฝึกอบรมในห้องเรียน (Classroom
training methods)
เป็นวิธีการสอนการอบรมที่ใช้ตำราเรียน การบรรยาย
การสาธิต เป็นต้น
2. การเรียนรู้จากโปรแกรมคอมพิวเตอร์ (Interactive
videodise) โดยใช้แผ่นวิดีโอดิสเล่นกับเครื่องคอมพิวเตอร์
ผู้เข้าอบรมหรือผู้เรียนจะมีปฏิสัมพันธ์กับโปรแกรมในแผ่นวิดิโอดิสด้วยการตอบคำถามเลือก
หรือเสนอปัญหาที่กำหนดไว้ในโปรแกรม
3. การเรียนรู้จากเครื่องมือจำลองสถานการณ์จริง (Face
plate simulators)
เป็นการให้เรียนรู้ด้วยการสร้างมือที่จำลองสภาพและสถานการณ์จริงโดยให้ผู้เรียนหรือผู้เข้ารับการฝึกอบรมได้ฝึก
เช่น การฝึกบินของนักบินฝึกหัด
4. การเรียนรู้ด้วยเครื่องมือหรือบุคคลโดยตรง
(Hand-on training)
ซึ่งหมายถึงการฝึกงานทุกรูปแบบโดยผู้เรียนจะเรียนรู้จากการใช้เครื่องมือหรือการเรียนรู้จากบุคลากรภายใต้คำแนะนำของผู้ฝึก
(Trainer) หรือผู้นิเทศ (Superviser)
เนื่องจากรูปแบบการฝึกอบรมมีหลากหลาย
การเลือกรูปแบบใดย่อมขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการฝึกอบรม
เพื่อให้เกิดความเข้าใจและนำไปใช้ได้อย่างเหมาะสมอาจพิจารณาได้จากรูปแบบการฝึกอบรมที่นำมากล่าวต่อไปนี้
1. การจัดประสบการณ์ที่มีเป้าหมาย (Stuctured
Experiencess) เป็นรูปแบบการฝึกทางด้านมนุษย์สัมพันธ์
วิธีการฝึก
ผู้เข้ารับการอบรมจะต้องผ่านขั้นตอนของกิจกรรมที่ผู้ฝึกจัดวางแผนไว้
เพื่อให้เกิดประสบการณ์ตรง
ลักษณะกิจกรรมจะเป็นแบบต่อเนื่องกัน
รูปแบบของการจัดประสบการณ์ที่มีเป้าหมายนี้
วิลเลี่ยม ฟิฟเฟอร์ และจอห์น อี โจนส์
กำหนดวงจรกิจกรรมไว้ 5 ขั้นตอน
(1) การจัดประสบการณ์ (Experiencing)
โดยกำหนดกิจกรรมไว้
สำหรับผู้เข้ารับการอบรมกิจกรรมแต่ละเรื่องจะประกอบด้วย
ชื่อเรื่อง วัตถุประสงค์ ขนาดของกลุ่ม
เวลาที่ใช้ในการจัดทำกิจกรรม อุปกรณ์
และการจัดสถานที่ ตลอดจนกระบวนการในการดำเนินกิจกรรม
ซึ่งผู้ฝึกจัดเตรียมไว้อย่างสมบูรณ์ในแต่ละเรื่อง
สามารถนำมาใช้ให้เหมาะสมกับเรื่องที่ทำการจัดอบรม
(2) การแลกเปลี่ยนประสบการณ์ (Publishing)
เป็นขั้นตอนที่ผู้เข้ารับการอบรมทำกิจกรรมด้วยการแลกเปลี่ยนประสบการณ์
ความรู้ ความคิด ที่เกี่ยวกับหัวข้อเรื่อง
หรือเรื่องที่นำเสนอ เช่น
เทคนิคการครองใจลูกค้าในการขาย
ประสบการณ์ของผู้เข้ารับการอบรมจะมีความแตกต่างกัน
ทำให้สามารถเรียนรู้จากกัน
(3) การอภิปรายและเพิ่มเติมประสบการณ์ (Processing)
เป็นขั้นของกิจกรรมที่ผู้เข้าอบรมจะนำเอาข้อมูลจากการแลกเปลี่ยนประสบการมาอภิปราย
เพื่อประมวลประสบการณ์
หากกลุ่มมีความเห็นว่าที่น่าจะเสริมประสบการณ์วิทยากรจะให้ความช่วยเหลือได้
(4) การสรุปหรือสร้างเป็นกฎเกณฑ์ (Generalizing)
ผู้เข้าอบรมจะนำเอาประสบการณ์ที่ได้จากการแลกเปลี่ยนประสบการณ์
ประมวล
และเสริมประสบการณ์มาสรุปหรือเป็นกฎเกณฑ์ที่จะนำไปใช้
(5) การนำไปใช้ (Applying)
ขั้นตอนนี้ผู้เข้าอบรมจะนำเอาข้อสรุปหรือกฎเกณฑ์ที่ได้ไปสู่การปฏิบัติ
ซึ่งผู้เข้ารับการอบรมจะต้องประเมินไปด้วยว่าข้อสรุป
หรือเกณฑ์ที่นำไปใช้ใช้ได้มากน้อยเพียงใด
มีอะไรบ้างที่เป็นข้อจำกัดในเรื่องนั้น
การนำรูปแบบการจัดประสบการณ์ที่มีเป้าหมาย
ไปใช้ในการฝึกอบรม
ควรใช้กับการอบรมเรื่องที่ผู้เข้าอบรมมีพื้นฐานมาบ้างแล้ว
เพราะมีผลต่อขั้นตอนการแลกเปลี่ยนประสบการณ์และการสังเกต
ตลอดจนการสรุปข้อมูล เวลาที่ใช้ทำกิจกรรมตามขั้นตอนต่างๆ
ควรมีประมาณ 3 ชั่วโมง สถานที่
ต้องเอื้ออำนวยต่อการเคลื่อนไหวในการทำกิจกรรม
2. รูปแบบการฝึกอบรม
เพื่อเข้าสู่ตำแหน่งผู้บริหารในภาคธุรกิจเอกชน ดิกแมน
(Lester A.Digman)
ได้ศึกษาการพัฒนาผู้บริหารของบริษัทชั้นนำในสหรัฐอเมริกา
10 แห่ง ได้สรุปวิธีการพัฒนาผู้บริหารของบริษัท AT
& IBM ตามรูปแบบดังนี้
การสร้างผู้บริหารที่มีประสิทธิภาพด้วยการฝึกอบรม
มีขั้นตอนของรูปแบบดังต่อไปนี้
2.1
ประเมินความรู้และประสบการณ์ของผู้ที่จะเข้าสู่ตำแหน่งผู้บริหารใน
2 ลักษณะ คือ ลักษณะแรก
เป็นการประเมินโดยอายุงานด้วยการประเมินด้านทักษะความรู้ความสามรถของพนักงานที่มีอายุงาน
7 ปี
ที่สามารถจะพัฒนาเป็นผู้บริหารได้และอีกลักษณะหนึ่ง
จะประเมินจากผู้ที่มีแววที่จะเป็นผู้บริหารแม้จะมีอายุงานเพียง
1-2 ปี เป็นการประเมินสำหรับผู้บริหาร
“ทางด่วน”
2.2 แต่งตั้งให้ผู้ผ่านการประเมิน
เข้าดำรงตำแหน่งของผู้บริหารระดับต้นให้เรียนรู้จากประสบการณ์การปฏิบัติงานจริงเป็นระยะเวลา
1 เดือน
2.3 จัดฝึกอบรมหลักสูตรการพัฒนาผู้บริหาร 1
ให้แก่ผู้บริหารที่ผ่านงานครบ 1 เดือน
เพื่อให้รู้โครงสร้างของระบบการบริหาร นโยบาย
เป้าหมายของบริษัท ภารกิจหน้าที่ ความรับผิดชอบ
และพฤติกรรมการบริหารงาน
2.4 อบรมหลักการบริหารเบื้องต้น
ให้ผู้เข้าดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับต้น
ในช่วงระยะการดำรงตำแหน่งไม่เกิน 6 เดือน
2.5 อบรมหลักสูตรผู้บริหาร 2
โดยพิจารณาคัดเลือกจากผู้บริหารระดับต้นให้เข้ารับการฝึกอบรมเป็นเวลา
3 สัปดาห์
2.6 แต่ตั้งให้ผู้ที่ผ่านการฝึกอบรม
เข้าดำรงตำแหน่งผู้บริหารระดับกลาง และระดับสูง
3. รูปแบบการฝึกอบรมเพื่อแก้ปัญหาปฏิบัติงาน
การฝึกอบรมแบ่งได้เป็น 3 ขั้นตอน คือ
3.1 การกำหนดสภาพปัจจุบัน
ด้วยการเสนองานและปัญหาการปฏิบัติงานของผู้เข้ารับการอบรม
เพื่อแลกเปลี่ยนประสบการณ์
3.2 การแสวงหาความรู้และความสำเร็จใหม่
โดยเสนอกรณีตัวอย่างขององค์กร
หรือบุคคลที่ประสบผลสำเร็จในการปฏิบัติงาน
และเชิญวิทยากรมาให้ความรู้ เทคนิค ทักษะ
เพื่อการปฏิบัติงาน
3.3 การเลือกแนวทางการปรับปรุงงานในหน้าที่
ด้วยการให้สมาชิกอภิปราย
เพื่อให้ได้วิธีการและยุทธ์ศาสตร์ในการปฏิบัติงาน
รูปแบบการฝึกอบรมเพื่อแก้ปัญหาการปฏิบัติงาน
แสดงให้เห็นกระบวนการฝึกอบรม ได้ดังนี้
รูปแบบการฝึกอบรมเพื่อแก้ปัญหาการปฏิบัติงาน
เป็นรูปแบบที่ช่วยให้ผู้เข้ารับการอบรมเข้าใจปัญหา
การทำงานที่ตนเองประสบมา
และจากการแลกเปลี่ยนประสบการณ์ทำให้เกิดการเรียนรู้การแก้ปัญหาในด้านการให้ข้อมูล
หลักการ ทฤษฎีใหม่ จะมีการทดลองปฏิบัติ
เพื่อการวางแผน นำไปใช้ปฏิบัติจริงหลังการฝึกอบรม
การฝึกอบรมแบบนี้เมื่อดำเนินการตามลำดับและเป็นระบบ
จะทำให้การอบรมเกิดประสิทธิภาพ
4. รูปแบบการฝึกอบรมในลักษณะของการฝึกงาน
การฝึกอบรมบางเรื่องมีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้เข้ารับการอบรม
สามารถปฏิบัติงานได้
จะจัดอบรมในลักษณะของการฝึกงานให้แก่คนงาน เช่น
คนงานในโรงงานอุตสาหกรรม การจัดในรูปของการฝึกงานทำได้ใน
3 รูปแบบคือ
4.1 จัดนอกสถานการณ์จริง เช่น
จัดนอกสถานประกอบการ จัดในสถานศึกษา
หรือหน่วยฝึกอบรม ลักษณะของการฝึก
จะเริ่มจากให้เรียนรู้จากหลักการ ทฤษฏี
หรือเนื้อหาสาระของสิ่งที่ต้องการฝึกอบรม
แล้วให้ฝึกประลองหรือทดลองปฏิบัติในสิ่งที่เรียนรู้
จากนั้นจึงให้ฝึกปฏิบัติตามใบงาน
และบางครั้งอาจให้ปฏิบัติจริงโดยรับงานเฉพาะมาทำ
ซึ่งสรุปได้ดังนี้
4.2 การจัดในสถานการณ์จริง ได้แก่
การจัดในสถานการณ์ประกอบการ โรงงาน ลักษณะของการฝึก
ถ้าในกรณีที่มีโรงเรียนของตนเองในสถานประกอบการ
จะใช้วิธีปฏิบัติงานจริง และเรียนรู้ทฤษฏีในขณะที่ทำงาน
หรืออาจจะใช้วิธีการให้เรียนรู้ทฤษฏีเกี่ยวกับเรื่องที่จะฝึก
แล้วจึงให้มีการประลอง และเพื่อช่วยไม่ให้เกิดข้อผิดพลาด
จะใช้วิธีการฝึกตามใบงาน
ลักษณะรูปแบบการฝึกจะต่างจากการฝึกนองสถานการณ์ตรงที่ทุกขั้นตอนอยู่ในสถานประกอบการ
ดังนี้
4.3 การจัดแบบประสมระหว่างนอกงานกับในงาน คือ
บางส่วนจะฝึกและเรียนรู้จากสถานศึกษา หรือหน่วยฝึกอบรม
และอีกส่วนหนึ่งจะฝึกในสถานประกอบการหรือโรงงาน
โดยแบ่งผู้เข้ารับการฝึกอบรมเป็น 2 พวก
พวกแรกผู้ฝึกเป็นนักเรียน จะจัดการฝึกเป็น 2
ส่วน คือ
ส่วนแรกจะเป็นการเตรียมผู้ฝึกให้มีความพร้อมด้วยการเรียนรู้ทฤษฏีแล้วจัดให้มีการประลอง
การปฏิบัติพื้นฐาน
และปฏิบัติเฉพาะสาขาตามใบงานเพื่อให้เกิดประสบการณ์
ตามลำดับสำหรับส่วนที่สอง
จะส่งไปปฏิบัติงานจริงในโรงงานหรือสถานประกอบการ
ผู้เข้าฝึกพวกที่สองเป็นเด็กฝึกหัด (Apprentics trainee) มีความรู้พื้นฐานมาแล้ว แต่เมื่อเข้ามาสู่อาชีพจะต้องจัดให้มีการฝึกให้สามารถปฏิบัติงานที่จะต้องรับผิดชอบ ลักษณะการฝึกจะแบ่งเป็น 2 ส่วน คือ ส่วนหนึ่ง ฝึกในสถานศึกษา หน่วยฝึกอบรม อีกส่วนหนึ่ง จะฝึกในสถานประกอบการ โรงงาน กิจกรรมที่ฝึก มี 5 กิจกรรม ได้แก่ การเรียนรู้ทฤษฏี การประลอง การปฏิบัติพื้นฐาน การปฏิบัติเฉพาะสาขา และการปฏิบัติงานจริง สัดส่วนของกิจกรรมระหว่างทฤษฏีจากสถานศึกษา แต่การปฏิบัติการเรียนที่สถานประกอบการ ความแตกต่างของสัดส่วนอาจจะได้ดังนี้
การพัฒนารูปแบบการบริหารการฝึกอบรม
การพัฒนารูปแบบการบริหารการฝึกอบรมอาจทำได้ 2 วิธี
คือ วิธีรวมศูนย์กลางกับวิธีกระจายศูนย์กลาง
กล่าวคือ
วิธีรวมศูนย์กลางจะเป็นการจัดตั้งศูนย์ฝึกอบรมไว้ที่ส่วนกลางทำหน้าที่ให้การฝึกอบรมในเรื่องที่เป็นกลางทั้งขององค์การใหญ่และองค์การย่อย
โดยมากเป็นธุรกิจขนาดใหญ่หรือหน่วยงานรัฐบาล เช่น
สำนักงานสถิติแห่งชาติ
เป็นศูนย์กลางการจัดการฝึกอบรมเกี่ยวกับสถิติต่างๆ
ให้แก่ข้าราชการของทุกกระทรวง
ซึ่งให้แต่ละหน่วยงานที่มีฝ่ายการฝึกอบรมของตนเองทำหน้าที่ฝึกอบรมเฉพาะภายในองค์การ
นอกจากนี้การบริหารการจัดฝึกอบรมยังสามารถดำเนินการได้อีกหลายรูปแบบ
หรือหลายลักษณะทั้งนี้ขึ้นอยู่กับลักษณะขององค์การ
ขนาดขององค์การ งบประมาณ เนื้อหาที่จะทำการฝึกอบรม
จากการศึกษาของ เอิร์ล จี. แพลนที
และคณะได้ศึกษาการจัดรูปหน่วยงานที่รับผิดชอบในการจัดฝึกอบรมของวงการธุรกิจในสหรัฐอเมริการพบว่ามี
5 แบบ ซึ่งสามารถนำมาประยุกต์ใช้ได้กับภาครัฐบาลดังนี้
แบบที่ 1 แบบไม่มีผู้ช่วย
เป็นแบบการบริหารการฝึกอบรมซึ่งผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าหน่วยงานเป็นผู้รับผิดชอบโดยตลอด
ซึ่งอาจระบุไว้ในคำอธิบายลักษณะงานของผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้าหน่วยงาน
แต่ละคนว่าจะต้องทำหน้าที่ฝึกพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชาด้วย
ประโยชน์ของวิธีนี้
ผู้บังคับบัญชาของแต่ละคนจะได้ลงมือสอนแนะผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง
ทราบปัญหาแน่นอนแก้ไขได้ทันที
แบบที่ 2 แบบมีผู้ช่วย
คือเป็นแบบผู้บริหารการฝึกอบรมโดยผู้ซึ่งทำหน้าที่รับผิดชอบในเรื่องของการฝึกอบรมโดยเฉพาะผู้ดำเนินการ
โดยอยู่ภายใต้การควบคุมดูแลของผู้บังคับบัญชาแบบนี้คล้ายกับแบบแรก
แต่ผู้บังคับบัญชาซึ่งเป็นผู้รับผิดชอบในเรื่องของการจัดฝึกอบรมนั้นจะสามารถรับผิดชอบในการฝึกอบรมและการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชาได้เหมาะสมกว่า
เพรามีผู้ช่วยเหลือซึ่งมีความถนัดในเรื่องของการฝึกอบรมโดยเฉพาะมาช่วยดำเนินการ
แบบที่ 3
แบบผู้บังคับบัญชาเองได้รับการสอนและคำแนะนำจากหน่วยงานการบุคคล
การจัดรูปแบบการฝึกอบรมแบบนี้
เป็นแบบที่ใช้กันอย่างแพรหลาย แต่จะได้ผลก็ต่อเมื่อ
องค์การนั้นๆมีหน่วยงานการฝึกอบรมพนักงานและมีผู้เชี่ยวชาญประจำอยู่
เพื่อทำหน้าที่เตรียมหน่วยงานให้เป็นผู้สอนที่ดี
ข้อจำกัดมีว่าผู้บังคับบัญชาจะต้องเสียเวลาไปรับการอบรมเสียก่อน
แล้วจึงจะมาอบรมผู้ใต้บังคับบัญชาได้
แบบที่ 4 แบบเป็นการบริการของหน่วยงานฝึกอบรมโดยเฉพาะ
เป็นแบบการบริหารการฝึกอบรมโดยผู้บังคับบัญชาไม่ได้ลงมือจัดทำเอง
แต่จะมีผู้เชี่ยวชาญการฝึกอบรมโดยเฉพาะมาจัดทำให้แบบนี้อาจทำได้โดยมอบเรื่องการฝึกอบรมให้เป็นหน้าที่ของหน่วยงานบริการโดยเฉพาะซึ่งมีหน้าที่ดำเนินการเกี่ยวกับงานฝึกอบรม
ไม่ว่าจะเป็นการสอน การสรรหาวิทยากรอื่นๆ
การจัดเตรียมสถานที่ เอกสาร อุปกรณ์
การจัดรูปแบบการบริหาร
การฝึกอบรมแบบนี้จะต้องมีการส่งเสริมสัมพันธภาพระหว่างฝ่ายบริหารกับงานหลักให้ดำเนินไปด้วยดี
แบบที่ 5 แบบจัดตั้งหน่วยฝึกอบรมขึ้นเพื่อการนี้โดยเฉพาะ
คล้ายกับแบบที่ 4
แต่แบบนี้ฝ่ายการทำหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการฝึกอบรมพนักงานขององค์การทั้งหมดเป็นส่วนรวม
ซึ่งเป็นที่นิยมแพร่หลายในวงราชการ ธุรกิจขนาดใหญ่
อุตสาหกรรมต่างๆ การจัดรูปแบบการบริหารการฝึกอบรมในแบบนี้
จะได้ผลที่สุดสำหรับการอบรมเบื้องต้น ส่วนดีที่สำคัญคือ
ผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างาน
จะเป็นอิสระไม่กังวงเกี่ยวกับการจัดการฝึกอบรมของพนักงานของตน
ดังที่กล่าวมาทั้งหาแบบสรุปได้ว่า การบริหารการฝึกอบรม
แบบที่ 1 และ แบบที่ 2 นั้นมุ่งในการประหยัดค่าใช้จ่าย
จะใช้ได้ดีกับการศึกษาอบรมที่ลงมือปฏิบัติงานจริงและการฝึกอบรมทางเทคนิคหรือเฉพาะด้าน
ส่วนแบบที่ 3 นั้น นับว่าใช้กันน้อยที่สุด
สำหรับแบบที่ 4 และ แบบที่ 5
เป็นแบบที่เหมาะสมกับองค์การขนาดใหญ่
และเน้นที่การฝึกอบรมนั้นส่วนใหญ่จะเป็นเรื่องที่คนในองค์การสนใจจะพัฒนาเป็นส่วนใหญ่
ฉะนั้นการเลือกแบบการบริหารการฝึกอบรมว่าจะเป็นรูปแบบใดนั้น
ขึ้นอยู่กับความต้องการขององค์การและขนาดขององค์การนั้นเป็นสำคัญ
ไม่มีความเห็น