(ไม่) อาจสามารถโมเดล (1)
ขอโหนกระแสรีลลิตี้โชว์ อาจสามารถโมเดล ของนายกทักษิณที่จังหวัดร้อยเอ็ดหน่อยนะครับ เนื่องจากอาจารย์ dhanarun ฝากความหงุดหงิดไว้ใน blog อนุมัติ อนุญาต อนุเคราะห์ เรื่อง การแก้ปัญหาการบันทึกข้อความที่เกษียณต่อๆ กันยาวเกินไปจนไม่รู้ใครเริ่มเรื่องก่อน โดยยกตัวอย่างการบันทึกยืมของจากต่างคณะ
ผมอ่านแล้วขอเป็นหมอวิเคราะห์อาการ (ฮั่นแน่ เลียนแบบดารา) โดยใช้หลักการบริหารดังนี้ครับ
1. ใช้เทคนิค S-W-O-T คือ S (Strength) W (Weakness) O (Oportunity) และ T (Trait) แต่กรณีนี้ต้องใช้เทคนิคสลับคือ T-O-W-S ครับ วิเคราะห์ว่าปัญหา (Trait) คืออะไร? หรือ
2. ใช้เทคนิคของ QC (Quality Control) โดยการวิเคราะห์ปัญหาด้วยการใช้ผังก้างปลาแสดงสาเหตุ ขั้นตอนที่ 1 ในการกำหนดเป้าหมายคือ 1) ทำความเข้าใจสภาพการณ์ปัญหา 2) วิเคราะห์ 3) ตรวจสอบผล 4) ทำการควบคุม 5) ทำการตรวจสอบ 6)ปรับแต่ง หรือ
3. ใช้แนวคิดพุทธปรัชญา โดยใช้อริยสัจ 4 คือ ทุกข์ (กำหนดปัญหา) สมุทัย (ตั้งสมมติฐาน) นิโรธ (การทดลองและเก็บข้อมูล) มรรค (วิเคราะห์ข้อมูลและสรุปผล)
ยังมีเทคนิคการบริหารอื่นๆอีก ดังนั้นใครถนัดใช้เทคนิคใดก็ใช้ไปเถิดครับ สำหรับผมวิเคราะห์แล้วเห็นปัญหา ดังนี้
1. ปัญหาเรื่องงานสารบรรณ
2. ปัญหาเรื่องการบริหารองค์กร
3. ปัญหาเรื่องการสื่อสาร
ขอให้ยาขนานแรก ดังนี้ครับ
1. ปัญหาเรื่องงานสารบรรณ ระเบียบงานกำหนดว่า ให้ใช้บันทึกข้อความกับหน่วยงานภายใน ส่วนหน่วยงานภายนอกให้ใช้หนังสือราชการ ผมตีความว่าคณะศึกษาศาสตร์เป็นหน่วยงานภายใน ส่วนคณะหรือหน่วยงานอื่นเป็นหน่วยงานภายนอก แต่ทั้งหมดเป็นหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยนเรศวร เมื่อตีความอย่างนี้เวลาบันทึกถึงคณะหรือหน่วยงาน (ภายในมหาวิทยาลัยนเรศวร) จึงเป็นบันทึกของคณบดีที่มีสรุปสาระสำคัญของเรื่อง เช่น การขอยืมของจากคณะ.... โดยไม่จำเป็นต้องแสดงรายละเอียดของบันทึกภายในคณะให้หน่วยงานอื่นทราบ เพราะวัตถุประสงค์คือ ขอยืมของระหว่างคณะ
การใช้บันทึกฉบับใหม่ที่คณบดีลงนามควรร่างมาจากผู้มีความประสงค์จะขอความอนุเคราะห์ (ขอยืม) เพราะเป็นผู้รู้วัตถุประสงค์ชัดเจน ผ่านภาควิชา ดังนั้นจึงควรมีบันทึก 2 ฉบับ ฉบับแรก เรียนคณบดี (ผ่านหัวหน้าภาควิชา) ขอความอนุเคราะห์ลงนาม (ยืมของ) ส่วนอีกฉบับหนึ่ง คือฉบับที่คณบดีลงนาม ก็เรียน คณบดี...(คณะที่ยืมของ)..
ข้อเสนอของผมอาจเห็นว่าเป็นภาระของภาควิชา แต่ถ้าเจ้าหน้าที่ภาควิชาได้ทำแบบฟอร์มสำเร็จรูปไว้ในคอมพิวเตอร์ โดยเว้นข้อความที่ต้องการเติมโดยเฉพาะไว้ ก็จะทำให้ง่ายขึ้น ดังนั้น จดหมาย บันทึก ที่ต้องใช้ประจำจึงควรทำแบบฟอร์มไว้ เพื่อความสะดวก รวดเร็ว หากไม่มีเจ้าหน้าที่ภาควิชา ก็เป็นหน้าที่ของงานธุรการ สำนักงานเลขานุการ เมื่อได้รับเรื่องแล้วก็จัดทำบันทึก เพื่อคณบดีลงนามแนบเรื่องไปด้วยเลย ก็จะลดขั้นตอนการเสนอเพื่อรอคณบดีสั่งการก่อน
ผมเชื่อว่าข้อเสนอของผม แต่ละหน่วยงานก็คงทำแล้ว เพียงแต่ขั้นตอนเท่านั้นที่จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานแตกต่างกัน
เรื่องนี้ ผมเคยมีประสบการณ์ครับ นานมาแล้วเจ้าหน้าที่เสนอเรื่องให้ผมเซ็น โดยใช้แบบฟอร์มที่มีรูปแบบ (Format) ที่เคยทำมา ผมอ่านดูไม่รู้เรื่อง ก็เลยให้เจ้าหน้าที่ที่เสนอเซ็นอ่าน และบอกว่า “ลองอ่านดูซิ ถ้าเป็นผู้รับจดหมายจะรู้เรื่องไหมว่าต้องการให้ทำอะไร” คำตอบคือ “ไม่รู้เรื่อง (ค่ะ, ครับ)” แต่ใช้รูปแบบ (Format) เดิมที่คนก่อนๆ เคยทำมา ไม่กล้าแก้ กลัวจะผิด (เดี๋ยวนี้ ไม่มีแล้ว ก็เขาพัฒนาแล้วนี่ครับ)
คำถามคือ ถ้าทำอย่างที่ผมว่าเป็นการสิ้นเปลืองหรือเปล่า ใช้กระดาษตั้ง 2 แผ่น แทนที่จะใช้แผ่นเดียว
คำตอบคือ สิ้นเปลืองครับ แต่ได้ประโยชน์ และแก้ปัญหาการสิ้นเปลืองได้ คือ
1) บันทึกภายในไม่จำเป็นต้องให้หน่วยงานอื่นรับรู้
2) กระดาษที่ใช้บันทึกที่เหลืออยู่ 1 หน้า นำมาใช้เป็นสำเนาหนังสืออื่นได้ (ที่ผมเขียนลง blog นี่ก็ใช้กระดาษที่ใช้แล้ว 1 หน้าครับ)
3) การใช้กระดาษบันทึกใหม่ จะเป็นการให้เกียรติผู้ที่เราต้องการสื่อสารถึงด้วยครับ
ว่าจะให้ยารักษาโรครวดเดียว แต่คงต้องมีตอนต่อไปซะแล้วครับ
หากเป็นเรื่องที่ผู้อ่านรู้แล้ว ปฏิบัติดี ปฏิบัติชอบแล้ว ผมเอามะพร้าวห้าวมาขายสวน ก็ขออภัยครับ
การบริหารไม่ยากอย่างที่คิด ใช่ไหมครับ
ผมอ่านแล้วขอเป็นหมอวิเคราะห์อาการ (ฮั่นแน่ เลียนแบบดารา) โดยใช้หลักการบริหารดังนี้ครับ
1. ใช้เทคนิค S-W-O-T คือ S (Strength) W (Weakness) O (Oportunity) และ T (Trait) แต่กรณีนี้ต้องใช้เทคนิคสลับคือ T-O-W-S ครับ วิเคราะห์ว่าปัญหา (Trait) คืออะไร? หรือ
2. ใช้เทคนิคของ QC (Quality Control) โดยการวิเคราะห์ปัญหาด้วยการใช้ผังก้างปลาแสดงสาเหตุ ขั้นตอนที่ 1 ในการกำหนดเป้าหมายคือ 1) ทำความเข้าใจสภาพการณ์ปัญหา 2) วิเคราะห์ 3) ตรวจสอบผล 4) ทำการควบคุม 5) ทำการตรวจสอบ 6)ปรับแต่ง หรือ
3. ใช้แนวคิดพุทธปรัชญา โดยใช้อริยสัจ 4 คือ ทุกข์ (กำหนดปัญหา) สมุทัย (ตั้งสมมติฐาน) นิโรธ (การทดลองและเก็บข้อมูล) มรรค (วิเคราะห์ข้อมูลและสรุปผล)
ยังมีเทคนิคการบริหารอื่นๆอีก ดังนั้นใครถนัดใช้เทคนิคใดก็ใช้ไปเถิดครับ สำหรับผมวิเคราะห์แล้วเห็นปัญหา ดังนี้
1. ปัญหาเรื่องงานสารบรรณ
2. ปัญหาเรื่องการบริหารองค์กร
3. ปัญหาเรื่องการสื่อสาร
ขอให้ยาขนานแรก ดังนี้ครับ
1. ปัญหาเรื่องงานสารบรรณ ระเบียบงานกำหนดว่า ให้ใช้บันทึกข้อความกับหน่วยงานภายใน ส่วนหน่วยงานภายนอกให้ใช้หนังสือราชการ ผมตีความว่าคณะศึกษาศาสตร์เป็นหน่วยงานภายใน ส่วนคณะหรือหน่วยงานอื่นเป็นหน่วยงานภายนอก แต่ทั้งหมดเป็นหน่วยงานภายในมหาวิทยาลัยนเรศวร เมื่อตีความอย่างนี้เวลาบันทึกถึงคณะหรือหน่วยงาน (ภายในมหาวิทยาลัยนเรศวร) จึงเป็นบันทึกของคณบดีที่มีสรุปสาระสำคัญของเรื่อง เช่น การขอยืมของจากคณะ.... โดยไม่จำเป็นต้องแสดงรายละเอียดของบันทึกภายในคณะให้หน่วยงานอื่นทราบ เพราะวัตถุประสงค์คือ ขอยืมของระหว่างคณะ
การใช้บันทึกฉบับใหม่ที่คณบดีลงนามควรร่างมาจากผู้มีความประสงค์จะขอความอนุเคราะห์ (ขอยืม) เพราะเป็นผู้รู้วัตถุประสงค์ชัดเจน ผ่านภาควิชา ดังนั้นจึงควรมีบันทึก 2 ฉบับ ฉบับแรก เรียนคณบดี (ผ่านหัวหน้าภาควิชา) ขอความอนุเคราะห์ลงนาม (ยืมของ) ส่วนอีกฉบับหนึ่ง คือฉบับที่คณบดีลงนาม ก็เรียน คณบดี...(คณะที่ยืมของ)..
ข้อเสนอของผมอาจเห็นว่าเป็นภาระของภาควิชา แต่ถ้าเจ้าหน้าที่ภาควิชาได้ทำแบบฟอร์มสำเร็จรูปไว้ในคอมพิวเตอร์ โดยเว้นข้อความที่ต้องการเติมโดยเฉพาะไว้ ก็จะทำให้ง่ายขึ้น ดังนั้น จดหมาย บันทึก ที่ต้องใช้ประจำจึงควรทำแบบฟอร์มไว้ เพื่อความสะดวก รวดเร็ว หากไม่มีเจ้าหน้าที่ภาควิชา ก็เป็นหน้าที่ของงานธุรการ สำนักงานเลขานุการ เมื่อได้รับเรื่องแล้วก็จัดทำบันทึก เพื่อคณบดีลงนามแนบเรื่องไปด้วยเลย ก็จะลดขั้นตอนการเสนอเพื่อรอคณบดีสั่งการก่อน
ผมเชื่อว่าข้อเสนอของผม แต่ละหน่วยงานก็คงทำแล้ว เพียงแต่ขั้นตอนเท่านั้นที่จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานแตกต่างกัน
เรื่องนี้ ผมเคยมีประสบการณ์ครับ นานมาแล้วเจ้าหน้าที่เสนอเรื่องให้ผมเซ็น โดยใช้แบบฟอร์มที่มีรูปแบบ (Format) ที่เคยทำมา ผมอ่านดูไม่รู้เรื่อง ก็เลยให้เจ้าหน้าที่ที่เสนอเซ็นอ่าน และบอกว่า “ลองอ่านดูซิ ถ้าเป็นผู้รับจดหมายจะรู้เรื่องไหมว่าต้องการให้ทำอะไร” คำตอบคือ “ไม่รู้เรื่อง (ค่ะ, ครับ)” แต่ใช้รูปแบบ (Format) เดิมที่คนก่อนๆ เคยทำมา ไม่กล้าแก้ กลัวจะผิด (เดี๋ยวนี้ ไม่มีแล้ว ก็เขาพัฒนาแล้วนี่ครับ)
คำถามคือ ถ้าทำอย่างที่ผมว่าเป็นการสิ้นเปลืองหรือเปล่า ใช้กระดาษตั้ง 2 แผ่น แทนที่จะใช้แผ่นเดียว
คำตอบคือ สิ้นเปลืองครับ แต่ได้ประโยชน์ และแก้ปัญหาการสิ้นเปลืองได้ คือ
1) บันทึกภายในไม่จำเป็นต้องให้หน่วยงานอื่นรับรู้
2) กระดาษที่ใช้บันทึกที่เหลืออยู่ 1 หน้า นำมาใช้เป็นสำเนาหนังสืออื่นได้ (ที่ผมเขียนลง blog นี่ก็ใช้กระดาษที่ใช้แล้ว 1 หน้าครับ)
3) การใช้กระดาษบันทึกใหม่ จะเป็นการให้เกียรติผู้ที่เราต้องการสื่อสารถึงด้วยครับ
ว่าจะให้ยารักษาโรครวดเดียว แต่คงต้องมีตอนต่อไปซะแล้วครับ
หากเป็นเรื่องที่ผู้อ่านรู้แล้ว ปฏิบัติดี ปฏิบัติชอบแล้ว ผมเอามะพร้าวห้าวมาขายสวน ก็ขออภัยครับ
การบริหารไม่ยากอย่างที่คิด ใช่ไหมครับ
หมายเลขบันทึก: 12927เขียนเมื่อ 21 มกราคม 2006 11:33 น. ()แก้ไขเมื่อ 22 มิถุนายน 2012 16:02 น. () สัญญาอนุญาต: จำนวนที่อ่านจำนวนที่อ่าน:
ความเห็น (2)
การบริหารในมุมมองของอาจารย์อาจจะไม่ยากอย่างที่คิดอาจเป็นเพราะอาจารย์มีภาวะผู้นำ อยากให้อาจารย์เขียนเทคนิค "การนำ (โดยเฉพาะนำให้ถูกทาง)" ให้อ่านบ้างคงไม่ขัดข้องนะคะ
มาลินี ธนารุณ
ในที่สุด ดิฉันก็มีวาสนาได้เป็นลูกศิษย์ของอาจารย์จนได้ (แบบไม่ต้องเสียค่าเทอมซะด้วย) อย่างงี้ ต้องพยายามเรียนรู้ให้ได้เกียรตินิยม จะได้ไม่เสียชื่ออาจารย์นะค่ะ