ได้รับรู้เรื่องราวความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ ที่ชวนให้เรียนรู้รายละเอียดเพิ่มเติม

วันที่ ๑๘-๑๙ กรกฎาคม ๒๕๕๐ ภาควิชาพยาบาลศาสตร์ คณะแพทยศาสตร์โรงพยาบาลรามาธิบดี ได้จัด KM Workshop สำหรับผู้บริหารฝ่ายจากส่วนงานต่างๆ หลังจากที่เคยจัดในกลุ่มผู้ปฏิบัติในเรื่องการดูแลแผลกดทับ (๑, ๒, ๓) และการดูแลผู้ป่วยเรื้อรัง (๑, ๒)มาแล้ว

ผู้เข้าประชุมครั้งนี้มีทั้งที่เป็นอาจารย์ หัวหน้าหอผู้ป่วย ผู้ตรวจการพยาบาล จำนวน ๔๐ คน วันนี้หัวหน้าภาควิชาคนปัจจุบัน ผศ.ดร.จริยา วิทยะศุภร นั่งอยู่ด้วยเกือบตลอดทั้งวัน และยังมีอดีตหัวหน้าภาควิชา รศ.สุปาณี เสนาดิสัย และ รศ.ดร.ยุวดี ฦๅชา เข้าร่วมกิจกรรมด้วย

การประชุมจัดขึ้นที่ห้องอรรถสิทธิ์ เวชชาชีวะ ชั้น ๕ อาคารศูนย์การแพทย์สิริกิติ์ เช้าวันนี้ก็เหมือนการจัดประชุมใกล้ที่ทำงานอื่นๆ ที่ผู้เข้าประชุมจะค่อยๆ ทยอยกันมา กว่าจะครบถ้วนก็ต้องเริ่มการประชุมไปแล้วเล็กน้อย

๐๘.๓๐ น. หัวหน้าภาควิชากล่าวเปิดประชุมสั้นๆ ต่อจากนั้นคุณสุภาพรรณ ตันติภาสวศินได้นำทำกิจกรรมที่ช่วยให้ผู้เข้าประชุมได้รู้จักกันมากขึ้น กิจกรรมนี้ ผศ.ดร.เรณู พุกบุญมีและคุณณัชชา จงศุภางครัตน์ ได้รับรางวัลไป เพราะสามารถเก็บข้อมูลเรื่องราวของเพื่อนได้จำนวนมากที่สุด กิจกรรมช่วงนี้ใช้เวลาประมาณเกือบ ๔๐ นาที

 

กิจกรรมที่ทำให้รู้จักกันมากขึ้น

ต่อจากนั้นเข้าเรื่องของ KM ดิฉันเริ่มจากแนะนำให้รู้จักความรู้ฝังลึก แล้วให้ผู้เข้าประชุมดู VCD ของ รพ.บ้านตาก และให้ตอบคำถาม ๒ ข้อคือ KM คืออะไร และจะนำ KM ไปใช้ในการบริหารได้อย่างไร มีผู้เข้าประชุมตอบคำถามกันพอสมควร ไม่ถึงกับคึกคักมาก เมื่อจบก็ได้เวลาพัก รับประทานอาหารว่าง นาน ๑๕ นาที

 

 ผู้เข้าประชุมดู VCD อย่างตั้งใจ

ดิฉันบอกเป้าหมายและภาพรวมของ Workshop ใน ๒ วันนี้ แนะนำการทำกิจกรรมในกลุ่มย่อย ซึ่งจะให้แต่ละคนได้เล่าเรื่องความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ ของตนเอง ช่วยกันตีความและสกัดขุมความรู้ออกมา แนะนำบทบาทของคุณอำนวย คุณกิจ คุณลิขิต ได้เวลา ๑๑ น. ก็ให้แยกย้ายกันเข้ากลุ่มตามที่จัดไว้ล่วงหน้า กะว่าใช้เวลาชั่วโมงเดียวคงจะพอ เพราะเราให้เล่าเรื่องสั้นๆ คนละ ๒-๓ นาทีเท่านั้น ทีมคุณอำนวยครั้งนี้มาจาก Workshop แผลกดทับและ Workshop การดูแลผู้ป่วยเรื้อรัง

 

 บรรยากาศในกลุ่มย่อย

ดิฉัน ผศ.ดร.นิโรบล กนกสุนทรรัตน์ และ รศ.ดร.ยุพาพิน ศิระโพธิ์งาม คอยสังเกตการณ์กลุ่มต่างๆ และต้องช่วยอธิบายวิธีการเล่าเรื่องเป็นระยะๆ เพราะหลายคนยังติดรูปแบบการอภิปราย ใช้เวลายกเหตุผลประกอบการทำงานของต้นตนเสียยาว บางกลุ่มเล่าเรื่องได้เพียง ๓ คนก็หมดเวลาไปแล้ว ๑ ชม. ความเกรงจะไม่ทันเวลาทำให้คุณอำนวยของบางกลุ่มไม่ค่อยมีโอกาสได้สร้างบรรยากาศในกลุ่มสักเท่าไหร่

ดิฉันมีความรู้สึกดีๆ เกิดขึ้นเมื่อเห็นว่าไม่มีใครถือสาเมื่อไปเร่งหรือขัดจังหวะ หรือคาดคั้นให้เล่าเรื่องให้ตรงจุด แถมทุกคนขอเล่าเรื่องจนครบ ไม่เลิกราไปก่อน

กว่าจะได้พักรับประทานอาหารกลางวันพร้อมๆ กันก็ ๑๒.๓๐ น. ทุกกลุ่มรีบรับประทาน ใช้เวลาเพียง ๓๐ นาทีก็กลับเข้ากลุ่มไปช่วยกันจดขุมความรู้ลงใน card ที่เตรียมไว้ให้

เริ่มประชุมภาคบ่ายเมื่อเวลา ๑๓.๓๐ น. แต่ละกลุ่มส่งตัวแทนมานำเสนอว่าในกลุ่มของตนมีเรื่องเล่าอะไรกันบ้าง และให้เล่าเรื่องที่รู้สึกประทับใจที่สุด แล้วก็ไม่ผิดหวัง เราได้รับรู้เรื่องราวความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ ที่ชวนให้เรียนรู้รายละเอียดเพิ่มเติม เช่น การใช้ “ติ้ว” เพื่อสื่อสารเรื่องเล่มใบรับรองแพทย์ เกมส์ทิ้งขยะ วิธีง่ายๆ ที่ช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกเข็มตำ ที่ทิ้งของใน OR ที่แยกของประเภทต่างๆ ได้โดยไม่ต้องใช้พื้นที่มาก เอกสารที่ช่วยสื่อสารการรักษาของผู้ป่วยที่นอน stretcher การจ่ายยา Kenacort แบบ unit dose เป็นต้น

๑๔.๐๐ น.เราขอให้คุณลิขิตของแต่ละกลุ่ม ร่วมกับคุณอำนวย อาจารย์ยุพาพินและอาจารย์นิโรบล ช่วยกันจัดหมวดหมู่ขุมความรู้เป็นแก่นความรู้ ขณะที่ผู้เข้าประชุมในห้องฟัง ศาสตราจารย์เกียรติคุณ ดร.วิจิตร ศรีสุพรรณ นายกสภาการพยาบาล อดีตรองอธิการบดีฝ่ายวิชาการ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ และอดีตคณบดีคณะพยาบาลศาสตร์ มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ เล่าประสบการณ์วิธีการบริหารที่ประสบความสำเร็จ

การจัดหมวดหมู่ขุมความรู้ครั้งนี้ใช้เวลาไม่มากนัก ขุมความรู้ในบาง card ไม่ชัดเจน เราต้องยึดเรื่องเล่าเป็นหลัก การคิดย้อนถึงเรื่องเล่า ทำให้สามารถตีความและจัดหมวดหมู่ card ได้เร็ว ตั้งชื่อแก่นความรู้ได้ง่ายขึ้น

 

 จัดหมวดหมู่ขุมความรู้

แก่นความรู้มีอยู่ ๙ เรื่องคือ
๑. สร้างความร่วมมือ
๒. สร้างบรรยากาศเชิงบวก ขวัญและกำลังใจ
๓. จัดระบบงานให้เกิดความพึงพอใจ
๔. จัดการความขัดแย้งอย่างเหมาะสม
๕. จัดระบบการทำงานให้มีประสิทธิภาพ
๖. พัฒนาบุคลากร
๗. ลดความเสี่ยงในการทำงาน
๘. จัดหาแหล่งประโยชน์ในการทำงาน
๙. บริหารความเปลี่ยนแปลง

เมื่อเรากลับเข้ามาในห้องประชุม ยังทันได้ฟังประสบการณ์ของอาจารย์วิจิตร ได้รู้ว่านักบริหารที่ประสบความสำเร็จมีวิธีคิดวิธีการทำงานอย่างไร ยกตัวอย่างเช่น
- การทำงานส่วนใหญ่ไม่ได้เริ่มจากปัญหา แต่มองอนาคต ได้จากการอ่านหนังสือและการพูดคุย ทำให้รู้ trend รู้ว่าควรเตรียมการอะไรไว้รองรับ เป็นการสร้างโอกาสให้แก่ตนเองและสถาบัน อาจารย์วิจิตรบอกว่าอยู่เฉยๆ คอยให้อะไรลอยมาหา ไม่มีหรอก อาจารย์อ่านเยอะ แม้แต่พวกนิตยสารก็มีประโยชน์ อ่านมติ ครม. เป็นต้น
- ผู้บริหารต้อง alert และมองหาโอกาส เช่น ฟังว่าแพทย์ขาดแคลน ก็ถามว่าเราขาดไหม แล้วเขาทำอย่างไร ต้องดูวิชาชีพอื่นๆ ดูสิ่งแวดล้อม
- การบริหารจัดการที่สำคัญคือความต่อเนื่อง
- อาจารย์จำแต่สิ่งดีๆ สิ่งที่ไม่ดีลืมไปเลย อาจารย์เล่าว่ามีที่ไม่ลืมเลยคือเรื่องการปรับปรุงหลักสูตร ทำหลักสูตรเสร็จเสนอต่อที่ประชุม ไม่มีใครว่าอะไร พออาจารย์ออกไปเข้าห้องน้ำเดี๋ยวเดียวกลับมาที่ประชุมบอกว่าเขา vote กันเสร็จแล้วว่าไม่เอา อาจารย์คิดได้ว่าเขาคงไม่เข้าใจ เลยให้ตั้งกรรมการไปพิจารณาทำมาใหม่ ผลที่ออกมาก็คล้ายๆ กัน คงเป็นเพราะเขาได้มีเวลาทำความเข้าใจมากขึ้น “ถ้าโมโหเสียวันนั้นก็เสร็จแล้ว”
- ผู้บริหารต้องรู้จักคาดการณ์ foresee เช่น stem cell เข้ามา เราจะต้องเตรียมอะไรบ้าง
- เราไม่ได้เก่งไปทุกเรื่อง ต้องรู้จักหากลุ่มคนมาช่วยกันมอง
- นักศึกษาเป็นเรื่องสำคัญ เสียเวลาสอนตั้งหลายปี ถ้าไม่ได้อะไรจากเขาเลยถือว่าเสียเวลาเปล่า ต้องลงทุนเวลาให้กับนักศึกษา

 

 ศ.เกียรติคุณ ดร.วิจิตร ศรีสุพรรณ

พวกเรายอมรับกันว่าอาจารย์วิจิตรท่านมีอารมณ์ขัน พูดให้เป็นเรื่องตลกก็ได้ ทำให้บรรยากาศการทำงานดี ผู้ร่วมงานรู้สึกผ่อนคลาย จบการเล่าประสบการณ์ ได้เวลาพัก รับประทานอาหารว่างพอดี

กลับเข้าห้องประชุมอีกครั้ง ดิฉันนำเสนอแก่นความรู้ ๙ เรื่อง และอธิบายต่อว่าพรุ่งนี้จะให้แต่ละกลุ่มช่วยกันทำเกณฑ์ระดับความสำเร็จ เอาตัวอย่างที่ได้จาก Workshop แผลกดทับมาให้ดู แล้วแจกแก่นความรู้ไปกลุ่มละ ๒-๓ เรื่อง

ก่อนจบการประชุมวันนี้ ได้นัดหมายให้เจ้าของเรื่องเล่าที่น่าสนใจ เตรียมเอกสาร อุปกรณ์เครื่องใช้ วิธีการทำงานที่อยู่ในเรื่องเล่า เช่น ติ้ว เกมส์ ฯลฯ มาโชว์ในวันพรุ่งนี้ด้วย

วัลลา ตันตโยทัย วันที่ ๑๘ กรกฎาคม ๒๕๕๐