การสอนงาน (COACHING)

การสอนงาน (COACHING)

การสอนงาน เป็นหน้าที่สำคัญของผู้บริหาร ในปัจจุบันนี้ มีการพูดถึง และเน้นบทบาทการสอนงานกันมากไม่ว่าในแวดวงธุรกิจหรือภาคราชการ ณ โอกาสนี้จึงขอนำเรื่องราวต่างๆเกี่ยวกับการสอนงานมาเสนอ เพื่อให้เข้ากับกระแสนิยม  และเพื่อให้เป็นไปตามหลักธรรมเนียมนิยมก็คงต้องเริ่มต้นกันตั้งแต่ความหมายของการสอนงาน   

การสอนงาน(COACHING)คืออะไร

มีผู้ให้คำจำกัดความของการสอนงานไว้มากมายแต่ขอสรุปง่ายๆอย่างนี้ก็แล้วกันครับ การสอนงานคือการที่คนๆหนึ่ง ช่วยให้ใครก็ตามพัฒนาขีดความสามารถในการทำงาน  การสอนงานไม่ได้หมายถึงสาระของการสอนหรือบอกถึงวิธีการทำงานเท่านั้น  แต่หมายรวมถึงการช่วยเหลือ การให้คำแนะนำ การให้กำลังใจ และให้โอกาสในการทำสิ่งต่างๆ ให้ดีขึ้น   เป็นสิ่งที่พึงตระหนักว่า การสอนงานเป็นวิธีการที่จะช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประสบความสำเร็จในการทำงานอย่างเป็นอิสระและมีประสิทธิภาพ  การสอนงานจึงเป็นวิธีการหนึ่งในการบริหาร  ที่ผู้บังคับบัญชาควรทำความเข้าใจให้ละเอียดถ่องแท้ เพื่อการนำไปใช้ในการบริหารงานจะได้เกิดประโยชน์และมีประสิทธิภาพ 

เมื่อไรจึงควรจะมีการสอนงาน                     

มี ตัวอย่างการพิจารณาง่ายๆว่าควรจะใช้การสอนงานเมื่อไรดังนี้ เมื่อใดที่พนักงานขายสินค้าไม่ทราบวิธีการที่ถูกต้องในการแนะนำ หรือสาธิตใช้สินค้า หรือผลิตภัณฑ์ของตนแก่ลูกค้า  หรือพนักงานควบคุมเครื่องจักรกล เปิดปิดอุปกรณ์ตามอำเภอใจ โดยไม่ทราบถึงลำดับขั้นตอนที่ถูกต้อง  การสอนงานถือได้ว่ามีความจำเป็นแล้ว   

ประโยชน์ของการสอนงาน

การสอนงานมีประโยชน์มากมายทั้งต่อ ผู้ได้รับการสอน  ผู้สอน  และต่อองค์กรอาทิ  ช่วยพัฒนาความรู้ความเข้าใจให้แก่ผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นการมอบหมายงานที่มีประโยชน์ ก่อให้เกิดความพึงพอใจในการฏิบัติงานช่วยพัฒนาสัมพันธภาพในระหว่างผู้ปฏิบัติงาน   เมื่อพิจารณาโดยดูที่เรื่องค่าใช้จ่ายก็จะเห็นว่า  มีค่าใช้จ่ายน้อย มาก  เมื่อเปรียบกับค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นกับการจัดการฝึกอบรมในลักษณะเต็มรูปแบบ 

ประโยชน์ที่ได้รับจากการสอนงานในมุมมองของผู้ใต้บังคับบัญชา

การสอนงานเป็นสิ่งที่มีประโยชน์ อย่างยิ่งทั้งต่อการทำงาน และชีวิตประจำวัน โดยสามารถสรุปได้ดังนี้               

-จุดประกาย กระตุ้นให้เกิดความพยายามเพื่อไปสู่เป้าหมาย                -

ช่วยเพิ่มความมั่นใจในการทำงาน

-เพิ่มความพอใจในงาน และการใช้ชีวิต                

-เพิ่มประสิทธิภาพให้แก่ทีมงาน และองค์กร              

-เพิ่มขีดความสามารถของความรับผิดชอบ  และความรอบคอบในการตัดสินใจ              

-ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ดีขึ้น              

-ช่วยให้สื่อสารกับผู้อื่นได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

หลักสำคัญในการสอนงาน

อย่างไรก็ตามหากนำการสอนงานไปใช้ หลักการพื้นฐานที่จำเป็นจะต้องทราบ และเข้าใจเกี่ยวกับผู้ที่จะรับการสอนงานมีดังนี้              

1.อะไรคือสิ่งที่คาดหวังจากผู้ที่เราจะสอนงาน              

2.เขาจะต้องทำอะไร              

3.อะไรที่เขาสามารถพัฒนาได้               

โดยปรกติการสอนงาน และการให้ข้อมูลย้อนกลับ เป็นวิธีการที่ดีที่ช่วยประกันให้ประสบความสำเร็จตามที่ต้องการ 

ข้อผิดพลาดของการสอนงาน

         มีหลายสิ่งหลายประการที่สมควรหลีกเลี่ยงเมื่อคุณพยายามที่จะสอนผู้ใต้บังคับบัญชา ขอยกตัวอย่างที่สำคัญๆสักสามข้อด้วยกันคือ-การเน้นพูดเฉพาะความสำเร็จที่กระทำโดยหลีกเลี่ยงที่จพูดถึงความผิดพลาดที่ผู้เรียนกระทำ ถือเป็นการสอนงานที่ไม่ดี  การกล่าวถึงข้อผิดพลาด หรือการไร้ความสามารถเป็นเรื่องที่ไม่น่ายินดี และในฐานะผู้บังคับบัญชา การที่คุณชี้ไปที่ข้อผิดพลาดหรือความเสียหายที่เกิดขึ้นในการทำงาน อาจทำให้คุณไม่เป็นที่ชื่นชมของผู้ใต้บังคับบัญชา อย่างไรก็ตามหน้าที่ประการหนึ่งของคุณก็คือการช่วยให้งานบรรลุความสำเร็จ ดังนั้นเมื่อพบว่ามีสิ่งใดผิดพลาด คุณต้องทำให้เขาตระหนักถึงข้อผิดพลาด และยอมรับที่จะแก้ไขโดยที่ไม่รู้สึกว่าตัวเองไร้ค่า หรือไม่ได้เรื่อง-ความผิดพลาดที่มักพบอีกประการหนึ่งคือการปฏิบัติต่อผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยการลงโทษ ในข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นต่อเนื่อง เนื่องจากพฤติกรรมเช่นนี้ ไม่ได้ก่อให้เกิดการปรับปรุงใดๆ ดังนั้นจึงเป็นการกระทำที่ไร้ประโยชน์ การวิพากษ์วิจารณ์อย่างรุนแรงก็เช่นกัน เพราะจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชาไม่พอใจ ซึ่งจะก่อให้เกิดปัญหาไม่สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่นต่อไป

-หลุมพลางอีกประการหนึ่งสำหรับผู้บังคับบัญชา คิดว่า ที่ผ่านมาเขาก็ทำงานกันได้ดี ดังนั้นเขาก็น่าที่จะทำงานและเผชิญกับปัญหาที่จะเกิดขึ้นได้ด้วยตนเอง เเต่โดยข้อเท็จจริงในระยะยาวแล้วพนักงานมักจะไม่สามารถแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นได้ จึงถือเป็นหน้าที่สำคัญของผู้บังคับบัญชาที่จะต้องสอนชี้แนะให้เห็นปัญหา และวิธีการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น 

หลักสำคัญในการสอนงาน

อย่างไรก็ตามหากนำการสอนงานไปใช้ หลักการพื้นฐานที่จำเป็นจะต้องทราบ และเข้าใจเกี่ยวกับผู้ที่จะรับการสอนงานมีดังนี้             

1.อะไรคือสิ่งที่คาดหวังจากผู้ที่เราจะสอนงาน             

2.เขาจะต้องทำอะไร             

3.อะไรที่เขาสามารถพัฒนาได้               

โดยปรกติการสอนงาน และการให้ข้อมูลย้อนกลับ เป็นวิธีการที่ดีที่ช่วยประกันให้ประสบความสำเร็จตามที่ต้องการ 

บทบาทของผู้บังคับบัญชา

ผู้บังคับบัญชามี บทบาทที่พึงปฏิบัติในการสอนงานมีสี่ประการดังนี้               

-ส่งเสริม ขอเน้นว่าแตกต่างจากการสั่งสอน การส่งเสริมเป็นไปเพื่อกระตุ้นให้รู้จักคิดและกระทำด้วยตนเอง               

-สร้างสรรค์ บรรยากาศของความไว้วางใจ ให้เกิดความเชื่อมั่นว่าสถานที่แห่งนี้คือที่ทำงานที่เขาสามารถทุ่มเทและทำงานได้โดยไม่ต้องกังวลใดๆ หากเกิดข้อผิดพลาดจากการทำงาน นั่นก็เป็นสิ่งที่จะต้องเรียนรู้               

-กระตุ้นเพื่อให้คงความรับผิดชอบในสถานการณ์การเรียนรู้โดยปรับให้สอดคล้องกับแต่ละบุคคล               

-ช่วยแก้ปัญหา 

ทักษะที่จำเป็นต่อการเป็นผู้สอนงานที่ดี

ทักษะของผู้สอนงาน โดยพื้นฐานแล้วก็คือทักษะของของการบริหาร และการสื่อสารนั่นเอง ทักษะต่างๆสามารถจัดเป็นประเด็นได้รวมห้าประการคือ               

-การฟัง               

-การถาม               

-การสรุปใจความ                

-การเข้าใจผู้อื่น               

-การให้ข้อมูลย้อนกลับ 

คุณลักษณะที่ผู้สอนงานควรมี               

-ได้รับการยอมรับนับถือจากเฟื่อนร่วมงาน               

-เป็นที่ยอมรับในเรื่องความรู้ความสามารถ               

-มีควายินดีที่จะได้ช่วยเหลือผู้อื่น               

-มีความอดทนและมีความเป็นระบบ               

-มีความเข้าใจผู้อื่น               

-มีความตื่นตัวต่อการเรียนรู้               

-มีความสามารถแสดงให้ผู้อื่นสนใจ และเกิดความเชื่อมั่น 

การสอนงานกับการแก้ปัญหา               

การสอนงานที่ประสบความสำเร็จนั้นต้องผนวกควบคู่ไปกับการแก้ปัญหาด้วย ในการเรียนรู้และทำงานร่วมกันของผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชามีลำดับขั้นตอนที่ควรเป็นดังนี้               

-แจกแจงปัญหาให้ชัดเจน               

-หาวิธีการที่เป็นไปได้ในการแก้ปัญหา               

-ประเมินและเลือกวิธีการในการแก้ปัญหา               

-วางแผน กำหนดวิธีการแก้ปัญหา

ลักษณะของการสอนงาน

ลักษณะของการสอนงานที่พึงมี อย่างน้อยก็คือการกระทำตามคุณลักษณะ ซึ่งประกอบด้วยวิธีการที่สามารถช่วยแก้ไข ช่วยพัฒนาความสามารถในการปฏิบัติงานซึ่งควรประกอบด้วย           

-เต็มใจและมีปฏิสัมพันธ์ นั่นคือการให้และรับ มีการถาม การแบ่งปันข้อมูล และความคิด และทุกๆคนมีส่วนร่วม ไม่ใช่ผู้บังคับบัญชาหรือผู้สอนควบคุมการสนทนาแต่ผู้เดียว           

-เป็นรูปธรรม ถ้อยคำที่ใช้ในการสอนงาน ใช้คำที่ชัดเจน เป็นรูปธรรมไม่คลุมเครือ การพูดคุยสนทนาในระหว่างการสอนงานมุ่งที่ อะไรบ้างที่สามารถแก้ไขได้  อะไรที่สามารถเรียนได้ หรืออะไรที่สามารถพัฒนาปรับปรุงได้           

-ความเป็นเหตุเป็นผล ถ้อยคำที่ใข้สุภาพ ตรงไปตรงมา ผู้สอนรักษาการสนทนาให้อยู่ในวัตถุประสงค์พยามแสวงหาข้อมูลให้รอบด้านก่อนที่ จะกำหนดวิธีการแก้ปัญหา           

-ให้เกียรติและยอมรับกัน ในฐานะผู้สอนพึงหลีกเลี่ยงพฤติกรรมที่สื่อให้เห็นถึงการดูหมิ่นว่าด้อย หรือถากถางเสียดสี ตัดสินประเมินเขา ให้ใช้พฤติกรรมที่มีผลทำให้ผู้อื่นมีส่วนร่วมและทำให้เขามีส่วนร่วมในการสนทนาอย่างเต็มที่ 

รูปแบบของการสอนงาน

รูปแบบหรือสไตล์ของการสอนงานควรจะเป็นแบบใหน  เรื่องนี้ขึ้นอยู่กับว่าการสอนงานนั้นกระทำกับผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรงหริอไม่  หากเป็นผู้ใต้บังคับบัญชา การสอนงานต้องเน้นที่การให้ความชัดเจนถึงกระบวนการแก้ปัญหา และเสนอการมีส่วนร่วมช่วยแก้ปัญหาในการทำงาน  หลังจากนั้นให้กำลังใจเพื่อให้ผู้ใต้บังคับบัญชาพัฒนาความคิดเกี่ยวกับโครงสร้างขององค์การโดยทดสอบข้อเสนอแนะซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการแก้ปัญหาถ้าไม่ได้เป็นผู้ใต้บังคับบัญชา ในการสอนงานนั้นให้มุ่งเน้นที่ข้อคำถาม แล้วพยายามตอบให้ชัดเจน โดยสาระของการตอบควรประกอบไปด้วยข้อคิดเห็นซึ่งประมวลจากประสบการณ์ของผู้สอนงานโดยภาพรวมถึงแม้ว่ารูปแบบการสอนงานของคุณนั้นจะสามารถยืดหยุ่นปรับเปลี่ยนไปได้  แต่ทุกคนก็มักจะมีลักษณะเฉเพาะของแต่ละคน และไม่ว่าแต่ละคนจะมีรูปแบบประจำตัวอย่างไรก็แล้วแต่ ขออย่าให้เป็นแบบชี้นำ(directive) อย่าลืมว่าการสอนงานที่ประสบความสำเร็จนั้นคือการช่วยให้ผู้อื่นพัฒนาตัวเองเพื่อให้เกิดพัฒนาการปรับปรุงความสามารถในการทำงาน 

อะไรที่ทำให้การสอนงานถูกละเลย              

-การไม่มีความประสงค์จะพัฒนา              

-ลักษณะที่เป็นคนครอบงำผู้อื่น              

-ไม่มีเวลา              

-ขาดความเข้าใจเรื่องการสอนงาน              

-ขาดทักษะที่จำเป็นของการสอนงานตามที่กล่าวมา    

ตัวอย่างแนวทางในการสอนงาน

จากที่ได้นำเสนอให้ทราบถึงประเด็นต่างๆเกี่ยวกับการสอนงานมาหลายแง่มุมพอสมควร  ต่อไปจะขอนำเสนอถึงแนว หรือตัวอย่างในการสอนงานที่เป็นรูปธรรม โดยต่อไปนี้อาจจะเรียกผู้ใต้บังคับบัญชา ในบางครั้งว่ากลุ่มเป้าหมายตามความเหมาะสม และขอนำเสนอแนวทางเป็นประเด็นๆเพื่อสะดวกต่อการทำความเข้าใจดังนี้ 

-วิเคราะห์รวบรวมข้อผิดพลาดจากผู้ใต้บังคับบัญชาหรือกลุ่มเป้าหมายเพื่อพิจารณาดูว่าอะไรบ้างที่สามารถเรียนรู้ได้

-ให้มีช่วงเวลาของการถาม

-ตอบปัญหาบ่อยๆ

-ให้กลุ่มเป้าหมายช่วยกันทำรายการแนวทางและผลลัพธ์ที่คาดว่าจะเกิดของแต่ละประเด็นปัญหา

-ถามกลุ่มเป้าหมายเพื่อขอข้อแนะนำว่า”คุณจะทำอะไรถ้า...........”-ถามกลุ่มเป้าหมายว่าวันนี้ได้เรียนรู้อะไรบ้างและมีอะไรที่สามารถจะทำได้ดีกว่าเดิม หรือแตกต่างจากเดิม

-ให้ทำงานพิเศษ หรืองานนอกเหนือความรับผิดชอบในช่วงวันหยุด

-ให้ทำงานที่สนใจซึ่งเป็นงานที่เกินขอบเขตงานปรกติ

-ถามความคิดเห็นเกี่ยวกับการพัฒนาการปฏิบัติงาน

-เป็นผู้ฟังที่ดี เปิดโอกาสให้กลุ่มเป้าหมายพูด

-กล่าวยกย่องชื่นชมผู้ที่ทำงานได้ดีหรือทำงานมอบหมายพิเศษให้ได้ยินกัน อย่างน้อยก็น่าจะสับดาห์ละครั้ง

-มอบหมายรายงาน หรือหนังสือที่น่าสนใจไปอ่านเพื่อทำสรุปใจความให้เหลือ หนึ่งหน้ากระดาษ

-ให้ตั้งเป้าหมายในการทำงานแล้วนำมาพิจารณาร่วมกัน

-มอบหมายให้รับผิดชอบเงิน                ฯลฯ 

จากตัวอย่างแนวทางในการนำการสอนงานไปใช้เพื่อพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชาซึ่งเมื่อผนวกกับหลักต่าง ๆ ที่ได้กล่าวมาแล้ว  เชื่อได้ว่าจะเป็นประโยชน์ช่วยให้ท่านมีมุมมองที่กว้าง และรอบด้านยิ่งขึ้นเกี่ยวกับเรื่องการสอนงาน  ซึ่งได้รับการยอมรับว่าเป็นหน้าที่ประการสำคัญของผู้บังคับบัญชา หรือผู้บริหาร ถึงขนาดมีการกำหนดบทบาทนี้ไว้เป็นลายลักษณ์อักษรในส่วนของภาคราชการ    ส่วนการจะนำไปปรับใช้ในการสอนงานจริงนั้น ก็คงต้องพิจารณาองค์ประกอบ และปัจจัยเกี่ยวข้องต่าง ๆ กันให้ถี่ถ้วน เพื่อความเหมาะสม  ซึ่งมั่นใจว่าไม่เหลือบ่ากว่าแรงของท่านผู้อ่านทั้งหลาย