สารสนเทศขององค์กรอาจอยู่ในรูปของเอกสาร อาจจัดเก็บไว้อย่างเป็นหมวดหมู่ที่ดึงออกมาหาความหมายได้ง่าย เทคโนโลยีที่ช่วยการจัดการสารสนเทศเหล่านี้ได้แก่
- Databases & Textbases เป็นข้อมูลอีเล็กทรอนิกส์จากการปฏิบัติงานธุรกิจประจำวันที่เก็บไว้อย่างมีโครงสร้างและระบบ เพื่อเก็บไว้เป็นความทรงจำขององค์กร เทคโนโลยี database management system จะช่วยอำนวยความสะดวกต่อการตั้งคำถาม, การสรุป, การค้นหา และการตรวจตราข้อมูล มีเทคโนโลยีที่ช่วยการเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย ทำความเข้าใจได้ง่าย ช่วยในด้านความทรงจำขององค์กร
- Organizational systems เอกสารการทำธุรกรรมขององค์กรแต่ละรายการผ่านระบบคอมพิวเตอร์ที่เป็นระบบ ERP-enterprise resource planning and management program
- Data warehousing & data marts เป็นข้อมูลที่แสดงประวัติของการทำธุรกรรมและแสดงสารสนเทศข้ามสายงาน เป็นการสังเคราะห์ความหมายของรายการธุรกรรมเปรียบเทียบกับระบบอื่น เช่น ระบบ HRD, ระบบการตลาด
เครื่องมือที่ช่วยการวิเคราะห์ความหมายจากฐานข้อมูลการปฏิบัติงานหลายฐาน จะช่วยให้สารสนเทศแก่ผู้บริหารสำหรับใช้ในการตัดสินใจเชิงยุทธศาสตร์ ส่วน data warehouse ช่วยสังเคราะห์ฐานข้อมูลจากทั่วทั้งองค์กร และ data marts เป็นการสังเคราะห์ข้อมูลจำเพาะบางด้านหรือบางหน่วยงานย่อย
ตัวอย่างจริง
บริษัทผลิตและจำหน่านเครื่องใช้จัดให้มีระบบ records management system ทั้งบันทึกที่เป็นกระดาษและที่เป็นอีเล็กทรอนิกส์ โดยมีเป้าหมายที่การจัดเก็บและการค้นหาบันทึกเกี่ยวกับธุรกิจของตน บันทึกเหล่านี้ได้แก่ บันทึกเกี่ยวกับ quality management, เกี่ยวกับ engineering drawing และวิธีการทางวิศวกรรม ระบบดังกล่าวช่วยให้มีการจัดการ "ขุมปัญญา" ขององค์กร (organization assets) ณ จุดเดียวหรือระบบเดียว ช่วยการจัดการธุรกิจและการจัดการความเสี่ยงอย่างมียุทธศาสตร์
Ref. Standards Australia. Knowledge management - a guide. AS 5037 - 2005
วิจารณ์ พานิช
24 เม.ย.50
