การบริหารโครงการ – กระบวนการวางแผน (๑)

จาก Project Management Process ดังแสดงในรูปต่อไปนี้ และในบันทึกการบริหารโครงการ – กระบวนการริเริ่มโครงการ  ที่ได้แนะนำเกี่ยวกับกระบวนการริเริ่มโครงการไปแล้ว บันทึกนี้จะกล่าวถึงกระบวนการต่อไป นั่นก็คือกระบวนการที่ละเอียด ยุ่งยากมากที่สุดหรือ “กระบวนการวางแผน” (Planning Process) นั่นเอง

<h4 style="text-align: center"></h4>

Project Management Process

</span><h4> หลายๆ ท่านคงเคยได้ยินเกี่ยวกับการวางแผน ได้เคยวางแผน หรือได้เคยใช้แผนมาแล้ว แล้วก็คงมีความคิดเห็นหลากหลายเกี่ยวกับการวางแผน ซึ่งอาจมีทั้งประสบการณ์ที่ดีและไม่ดี วันนี้ลองมาดูบางส่วนของกระบวนการวางแผนของ PMI ซึ่งเป็นกระบวนการที่ยาวที่สุดในบรรดา๕ กระบวนการข้างต้น </h4><h4> PMI ได้แบ่งความรู้ที่ต้องใช้ในกระบวนการวางแผนออกเป็นถึง๒๑ เรื่องด้วยกัน โดยความรู้หลักของกระบวนการนี้ก็คือความรู้ในการพัฒนาแผนบริหารโครงการ (Develop project management plan) นั่นเองโดย PMI จัดกลุ่มความรู้ในการพัฒนาแผนบริหารโครงการในองค์ความรู้ในเรื่อง Integration Management ซึ่งเป็น ๑ ใน ๙ กลุ่มองค์ความรู้ของ PMI </h4><h4> ก่อนที่จะไล่ไปในทีละเรื่อง มาทำความรู้จักกันก่อนว่า Project management plan ในมุมมองของ PMI ประกอบไปด้วยแผนอะไรบ้าง ตัวอย่างเช่น </h4><blockquote>

๑. Scope management plan - ใช้ความรู้ในด้าน Scope management เป็นแผนการดำเนินการเพื่อระบุรายละเอียดขอบเขตการทำงานในโครงการ specifications ของงาน ฯลฯ

๒. Work breakdown structure - ใช้ความรู้ในด้าน Scope management โดย WBS จะแสดงให้เห็นถึงตัวงานหรือ task ที่จะต้องทำในโครงการนี้

๓. Schedule management plan - ใช้ความรู้ในด้าน Time management แผนนี้เป็นแผนที่เราเข้าใจและเห็นกันบ่อยที่สุด นั่นก็คือแผนเวลาการทำงานนั่นเอง

๔. Cost management plan - ใช้ความรู้ในด้าน Cost management โดยส่วนนี้เป็นแผนค่าใช้จ่าย เช่น cash flow ของโครงการในช่วงเวลาต่างๆ

๕. Quality management plan - ใช้ความรู้ในด้าน Quality management แผนกลุ่มนี้เป็นแผนที่คนส่วนใหญ่ไม่ค่อยเข้าใจมากที่สุด (ตามความเห็นส่วนตัวของดิฉัน) เพราะแปลเป็นไทยได้ว่า “แผนคุณภาพ”???

๖. Process improvement plan - ใช้ความรู้ในด้าน Quality management เช่นกัน เป็นแผนพัฒนาการทำงานให้ดีขึ้น (อาจดีขึ้นในแง่ของประสิทธิภาพ ค่าใช้จ่าย ฯลฯ) ซึ่งโดยรวมหมายถึงว่าหากปฏิบัติตามแผนแล้วคุณภาพงานโดยรวมจะดีขึ้นนั่นเอง

๗. Staffing management plan - ใช้ความรู้ในด้าน HR management โดยแผนนี้เป็นแผนจัดกำลังคนในโครงการ ว่าจะใช้ใครเมื่อใด ให้ทำอะไร รับผิดชอบอะไร ตอนไหน เป็นต้น

๘. Communications management plan - ใช้ความรู้ในด้าน Communications management โดยแผนการสื่อสารนี้จะกำหนดเรื่องสำคัญที่จะต้องสื่อสารในโครงการ รูปแบบการสื่อสาร ผู้ที่รับผิดชอบการสื่อสาร กำหนดเวลาประจำของการสื่อสารในเรื่องต่างๆ ฯลฯ

๙. Risk management plan - ใช้ความรู้ในด้าน Risk management โดยรวมๆ ก็คือแผนการจัดการความเสี่ยงที่หลายๆ ท่านอาจคุ้นเคยในหลักการอยู่แล้วนั่นเอง

๑๐. Procurement management plan - ใช้ความรู้ในด้าน Procurement management แผนนี้เป็นแผนจัดการการจัดซื้อจัดจ้างในโครงการ ซึ่งอาจมีความแตกต่างในเรื่องของรูปแบบสัญญาที่ใช้ หรือขั้นตอนการอนุมัติจัดซื้อจัดจ้าง เป็นต้น

</blockquote><h4> หลายท่านอาจร้อง โอ้โห.. แผนอะไรจะมากมายขนาดนี้ ดิฉันเห็นด้วยค่ะ แต่ถ้าโครงการของท่านเป็นโครงการที่ซับซ้อน มีมูลค่าสูง ใช้คนมาก รับรองว่าแผนพวกนี้มีประโยชน์และควรจัดทำเป็นอย่างยิ่ง โดยแผนต่างๆ ข้างต้นนี้ไม่จำเป็นต้องละเอียดหนาเป็นสมุดหน้าเหลืองแต่อย่างใดค่ะ  รับรองได้ว่า “กันไว้ก่อน ดีกว่าแก้” แน่นอน แล้วจะนำเสนอขั้นตอนในกระบวนการวางแผนในบันทึกต่อไปนะคะ </h4>