เมื่อวาน ผมใช้เวลาทั้งวันกับการประชุมของคณะ ตั้งแต่ 8.00 น. ถึง 18.00 น. (ทานอาหารกลางวันในห้องประชุม)
บรรยายของห้องประชุมมีบรรยายกาศที่เปลี่ยนแปลงได้ เมื่อมีคณะกรรมการที่เปลี่ยนแปลงของแต่ละช่วงของการประชุม เริ่มจาก ประชุมประหยัดพลังงาน 8.00-10.00 น. ตามด้วยประชุมอัคคีภัยและการเฝ้าระวัง 10.00-13.00 น. ทั้งสองเรื่องนี้ก็ดูสบายๆ ดีครับ เพราะเป็นการประชุมระหว่างอาจารย์ผู้บริหารไม่กี่ท่านและหัวหน้างานเจ้าหน้าที่ สาระส่วนใหญ่คือ การแนะนำและกระจายงานเป็น working group เล็กๆ และมีการเสนอไอเดียเพื่อนำไปใช้และปฏิบัติอย่างเป็นกันเอง
แต่...การประชุมผู้บริหารตอนบ่าย มีหลายวาระ ตั้งแต่เรื่องแจ้งเพื่อทราบ เรื่องสืบเนื่อง เรื่องเสนอเพื่อพิจารณา เท่าที่ผู้บริหารมือใหม่อย่างผมสังเกต "บริบทและการสื่อสารในการประชุมของผู้บริหารท่านอื่นๆ" ผมคิดว่า "การพูดแบบเผชิญหน้า - ต่างคนพยายามนึกและตีความประเด็นของเนื้อหาในแต่ละวาระได้ไม่ครบถ้วน และต่างคนต่างพูดตามที่ตนเห็นขัดแย้งไว้ก่อน ไม่มีการฟังอย่างนิ่งและพิจารณาให้ถ้วนถี่ก่อนพูดในประเด็นที่ชัดเจนและเป็นประโยขน์" หลายท่านถกปัญหาต่างๆ ทั้งๆที่ประเด็นนั้นเป็นเพียง เรื่องแจ้งเพื่อทราบและเรื่องสืบเนื่อง (ที่มักติดตามผลที่มีการสรุปไว้จากการประชุมที่ผ่านมาแล้ว)
แต่ละเรื่อง มีความยากง่ายของการตัดสินใจ และผมก็ได้เรียนรู้ว่า การจัดการสื่อสารที่เป็น Dynamic ในที่ประชุมนี้ ผมควร "ฟังอย่างวิเคราะห์" บริหาร "ศีล สมาธิ ปัญญา ในตนเอง ด้วยจิตใจที่เป็นกลาง และการสื่อสารแบบกัลยาณมิตร" และ ใช้ "คิดก่อนพูด" ในประเด็นที่ชัดเจน มีเหตุผล และห้ามทำด้วยอำนาจ แต่ต้องใช้ความถูกต้องสยบอำนาจนั้นครับ
ณ ตรงนี้ ผมคิดว่า ผู้บริหารหน่วยราชการไทยส่วนใหญ่ จากประสบการณ์ของตนเอง ใช้การประชุมผ่านการใช้อำนาจ เวลา และความคิดเห็นของตนเอง ที่ไม่มีความพอดีนัก ผมลองนึกถึงประสบการณ์ที่เข้าร่วมประชุมกับคณะผู้บริหารที่ออสเตรเลีย บรรยากาศกัลยาณมิตรและการ "ฟังแบบวิเคราะห์ความคิดเห็นของแต่ละคน โดยเน้น การระดมความเห็นเพื่อการพัฒนา ไร้อำนาจและความคิดส่วนตัว" ทำให้ผมเห็นทิศทางและเป้าหมายของการเรียนรู้ตนเองเพื่อการพัฒนาองค์กร มากกว่าที่ในสถานะปัจจุบัน ผมกำลังเผชิญ "ความน่ากลัว" ระหว่าง ทีมผู้บริหารที่มีความคิดย้อนกลับ (ลังเลที่จะลงทุนหรือพัฒนาองค์กรไปข้างหน้า) และทีมผู้บริหารที่ไม่ยอมแสดงความคิดเห็น (เพราะกลัวอำนาจจนลืมความถูกต้อง) ครับ
ผมจึงอยากเปิดประเด็น/โจทย์ว่า ทำอย่างไรจะประชุมนักบริหารด้วยความถูกต้องและการพัฒนาองค์กรมุ่งไปข้างหน้าครับ
เป็นเรื่องจริงที่เกิดในองค์กรมากมายครับ โดยเฉพาะองค์กรภาครัฐ แม้ว่าตอนนี้จะอยู่ในยุคปฏิรูป เปลี่ยนแปลงรูปแบบการบริหารจัดการก็ตาม
เรื่องวัฒนธรรมองค์กรแบบนี้ ทำให้เลือดใหม่ หมายถึงผู้มีใจมุ่งมั่น มีความคิดสร้างสรรค์ใหม่ ๆ ไม่กล้าที่จะเสนอความคิดเห็น ด้วยบรรยากาศที่เกิดจาก ความสัมพันธ์เชิงอำนาจ จากผู้ใหญ่ - ผู้น้อย หรือว่า ผู้ชาย - ผู้หญิง ใครเสียงดังกว่ากัน ใครพูดก่อนกัน ใครฉกชิงความคิดแย้งได้ก่อนกัน ผู้นั้นเหมือนได้ชัยชนะ เรื่อง Group Dynamics ทำให้ทีมงานเข้าใจกลไกของกลุ่ม และ บุคลิกลักษณะที่หลากหลายของกลุ่มได้ดี รู้ว่า แต่ละท่านมีลักษณะเด่นอย่างไร ท่านไหนเป็นแบบเผด็จการ แบบยอมตาม แบบตลกขบขันสร้างสีสัน หรือแบบอื่น ๆ ก็ตาม
องค์การจะเคลื่อนไปข้างหน้า ต้องอาศัยหลาย ๆ องค์ประกอบจริง ๆ ครับ และสำหรับเรื่อง Teamworking เป็นเรื่องสำคัญครับ การทำงานเป็นทีม รวมน้ำจิตน้ำใจด้วยกัน มุ่งมั่นสร้างสรรค์ ข้อจำกัดขององค์การเก่าที่มีอายุนาน มีผู้อาวุโสจำนวนมาก การ Recruit คนใหม่ ๆ เข้ามาก็อาจจะเลือกรับคนรุ่นใหม่ ลักษณะว่านอนสอนง่าย เชื่อและยอมตาม และปฏิบัติงานตาม ทำให้เกิดจุดอ่อน ในระยะยาว หมายถึง หาก Staffs ไม่กล้าที่จะคิด ไม่กล้าสร้างสรรค์นวัตกรรมใหม่ รูปแบบใหม่ ๆ แล้วก็เสียบรรยากาศครับ
ได้เวลาสร้าง องค์กรแห่งการเรียนรู้ครับ สร้างวัฒนธรรมใหม่ในการเรียนรู้อย่างไม่หยุดนิ่ง อย่างน้อย ก็ ปรับ Dialouge สร้างสุนทรียะสนทนา กันก่อน อันนี้เป็นศิลปะที่ละเอียดอ่อน แต่หากเกิดแล้วบรรยากาศจะดี และทำให้องค์การเคลื่อนไหว ไปในทิศทางที่ต้องการ และรอคอยการเปลี่ยนแปลงอย่างไม่ยากเย็นครับ
วันนี้ขอแลกเปลี่ยนกับอาจารย์เพียงเท่านี้ก่อนน่ะครับ
เป็นข้อเสนอแนะที่ดีและน่านำไปเป็นกลยุทธ์ของการสร้างวัฒนธรรมในการเรียนรู้ระหว่างผู้บริหารนะครับ
ขอบคุณน้องสุภัทรมากครับ
ทำอย่างไรจะประชุมนักบริหารด้วยความถูกต้องและการพัฒนาองค์กรมุ่งไปข้างหน้า
เป็นเรื่องใกล้ตัว ที่ปรับแก้ยากเรื่องหนึ่ง
เพราะปัจจัยที่ก่อให้เกิดนั้น เกิดจากพฤติกรรมของบุคคลที่เข้าประชุมที่แตกต่าง รวมทั้งตัวเราเองด้วย
ดังนั้นการแก้ไข จึงต้องแยก 2 ส่วน คือ การแก้ไขที่ตัวเอง กับปรับปรุงที่คนอื่น (ซึ่งยากมาก และอาจต้องใช้เวลาชั่วชีวิตเค้า หรือไม่ก็ชีวิตเราเลยแหละค่ะ)
สำหรับการแก้ไข ที่ตัวเองนั้น ควรต้องค่อย ๆ พิจารณาว่าเราสามารถทำอะไรได้บ้าง ที่จะต้องทำให้คนอื่นเดือดร้อน
ส่วนการปรับปรุงที่คนอื่นนั้น ปรับไม่ได้หรอกค่ะ แต่มีคนที่มีบทบาทช่วยได้มาก ก็คือประธานในที่ประชุม ซึ่งควรจะเป็นที่พึ่งได้ของทุกคน ในการที่จะนำการประชุมไปให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการ และเป็นประโยชน์
แต่ถ้าประธานฯ ไม่ไหว ก็ต้องหาตัวช่วย ซึ่งถ้าไม่มีตัวช่วยจริง ๆละก้อ สงสัยจะทำใจได้อย่างเดียว
แล้วค่อยแก้ไขในกรณี ถ้าเราได้มีโอกาสเป็นประธาน หรือ ถ้าเป็นเรื่องในความรับผิดชอบของเราแล้ว เราสามารถ มีบทบาทอย่างเต็มที่อยู่แล้ว ก็ต้องทำให้ดีที่สุด อย่างน้อยงานในส่วนของเราก็จะประสบความสำเร็จ
ในขณะนั้น คนอื่นก็น่าจะเล็งเห็นรูปแบบทีควรจะเป็นแล้วล่ะคะ แล้วถ้าทุกคนมีการปรับปรุง ก็จะสามารถนำองค์กรหรือหน่วยงานไปในทางที่ควรจะเป็นได้ดีค่ะ
เป็นบริบทที่ปรับพฤติกรรมความคิดที่ตนเอง และจะดีมากถ้าตัวเราได้พัฒนาและอยู่ในบทบาทของประธานในที่ประชุม เห็นด้วยอย่างยิ่งครับ
ขอบคุณมากครับคุณ visitsri