หนังสือ The Art of Gathering : Why We Meet and Why It Mattersเขียนโดย Priya Parker บอกว่า มีลู่ทางที่จะเพิ่มคุณค่าของการชุมนุม การประชุม หรืองานปาร์ตี้ได้ เจ้าภาพการประชุมทุกรูปแบบไม่ควรพลาดหนังสือเล่มนี้
หลักการง่ายๆ (แต่คนส่วนใหญ่มักพลาด) คือ กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน แล้วกำหนดกติกาของการพบปะ สถานที่พบปะที่ช่วยการบรรลุเป้าหมาย และหาทางให้แขกได้เป็นตัวของตัวเอง
คำแนะนำนี้อยู่บนฐานวัฒนธรรมฝรั่ง คนไทยเอามาใช้ต้องปรับให้เหมาะแก่ฐานวัฒนธรรมไทย เช่นเขาแนะให้จัดปาร์ตี้เพื่อนนักเรียนเก่าที่สุสาน เพื่อเตือนใจเพื่อนๆ ให้นึกถึงวันเวลาในวัยเด็ก เราคงจะไม่จัดปาร์ตี้ในป่าช้า
ฝรั่งมีวัฒนธรรมปาร์ตี้สำหรับช่วยให้คนทำความรู้จักกัน ซึ่งคนไทยเราไม่คุ้น ยิ่งคนมีนิสัย introvert อย่างผมยิ่งงุ่มง่าม แต่เขาก็บอกว่า แม้ฝรั่งเองก็มักเตรียมจัดปาร์ตี้ผิดทาง คือหลงเน้นที่ความสวยงาม ลืมเป้าหมายหลักของปาร์ตี้นั้น ว่าต้องการหนุนให้มนุษย์เชื่อมโยงกัน
หลักการคือ ต้องวางแผนทำให้การชุมนุมนั้นมีความหมายสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรม ความหมายอยู่ที่ไหน นั่นคือเป้าหมายของการชุมนุม โดยเริ่มจากคำถาม “ทำไม” (why) ทำไมจึงจัดการชุมนุมนั้น แล้วจึงออกแบบการชุมนุมให้บรรลุเป้าหมายนั้น
ตามด้วยคำถามว่า ตัวชี้วัดความสำเร็จของการชุมนุมคืออะไร ต้องการเน้นที่ปริมาณ (จำนวนผู้เข้าร่วม) หรือคุณภาพ (ความประทับใจของผู้เข้าร่วม) เขาถึงกับแนะนำให้เอาชื่อแขกที่จะเชิญ มาขีดชื่อออก ให้เหลือแต่คนสำคัญจริงๆ เท่านั้น
ใช้เป้าหมายที่ทรงคุณค่า (purpose) ในการเลือกเชิญแขก และในการคัดชื่อคนออก
เจ้าภาพต้องแสดงอำนาจของเจ้าภาพโดยกำหนดกติกา แสดงอำนาจที่สะท้อนความเอื้อเฟื้อในฐานะเจ้าภาพ เพื่อให้แขกได้รับประโยชน์จากการเข้าร่วม โดยกำหนดกติกา ที่อาจดูแปลกๆ แต่ช่วยลดความแข็งตัวของปฏิสัมพันธ์ระหว่างแขกที่เข้าร่วม
ใช้กติกาเป็นเครื่องมือปลดปล่อยให้แขกรู้สึกอิสระ ในท่ามกลางการชุมนุม หรืออาจกล่าวว่า ใช้กติกาสร้างบรรยากาศผ่อนคลายก็ได้ เช่นกำหนดกติกาว่า ห้ามแขกรินเครื่องดื่มเอง ต้องขอให้แขกคนใดคนหนึ่งรินให้ กติกาง่ายๆ ช่วยให้แขกรู้จักและสนิทสนมกัน
อีกคำแนะนำคือ ให้เตรียมสร้างอารมณ์แขกไว้ล่วงหน้า เช่นก่อนกินเลี้ยงฉลองคริสต์มาสหนึ่งวัน แจ้งแขกที่ได้รับเชิญให้ส่งรูปที่แสดงอารมณ์สนุกสดชื่น ๒ รูป เป็นการช่วยให้แขกแต่ละคนค้นหารูป และมีความสุขสดชื่นล่วงหน้าหนึ่งวัน ในวันงานเขาจะไปร่วมด้วยอารมณ์นั้น
เมื่อแขกมาถึง กล่าวคำต้อนรับโดยเอ่ยชื่อแขก เพื่อสร้างความประทับใจและความคุ้นเคย และเมื่อแนะนำแขกให้รู้จักกัน อย่าแค่แนะนำชื่อ ให้แนะนำเรื่องราวที่น่าสนใจของผู้นั้น
ผู้เขียนเล่าเทคนิคการทำหน้าที่กระบวนกร (facilitator) ในงานเลี้ยงของ World Economic Forum โดยกำหนดกติกาง่ายๆ ว่าเมื่อเชื้อเชิญใครให้ลุกขึ้นเชิญดื่ม แทนที่จะกล่าวอวยพร ขอให้เล่าเรื่องส่วนตัวสั้นๆ หนึ่งเรื่อง กิจกรรมนี้ช่วยให้คนรู้จักกันได้ดียิ่ง ตัวอย่างคำกล่าวในหนังสืออ่านแล้วกินใจยิ่ง และชักนำให้ผู้กล่าวทีหลังเล่าเรื่องที่ประทับอารมณ์ต่อเนื่อง
หลักการง่ายๆ ไม่ว่าทำอะไร คือเริ่มด้วยสิ่งน่าประทับใจ และจบด้วยความประทับใจ
หมายเหตุ คำว่า “เปลี่ยนขาด” ในชื่อบันทึก มาจากคำว่า disrupt เป็นศัพท์ของราชบัณฑิต
วิจารณ์ พานิช
๒๙ ธ.ค. ๖๓
