(184) KM : ว่าด้วย New Normal ที่ไม่ปกติธรรมดา

ที่มา : ในการประชุมคณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารองค์ความรู้ (Knowledge System Management and Development Committee : KM) ครั้งที่ 11/2563 ในวันที่ 15 กรกฎาคม 2563 เวลา 14.00-16.30 น. ณ ห้องประชุม 2 ชั้น 4 อาคารผู้ป่วยนอกและอำนวยการ โรงพยาบาลพระศรีมหาโพธิ์ จัดขึ้นเพื่อเตรียมความพร้อมคณะกรรมการจัดงานและมอบหมายงานสำหรับ การประชุมวิชาการ : ตลาดนัด KM ประจำปี 2563 ในหัวข้อ “คนอวดดี มีดีมาอวด” ในวันที่ 5-6 สิงหาคม 2563  การประชุมครั้งนี้มีตัวแทนจากคณะกรรมการสร้างสุขด้วยสติในองค์กร (MIO) และคณะกรรมการโรงพยาบาลคุณธรรม เข้าร่วมประชุมด้วย จำนวน 3 ท่าน ในฐานะคณะกรรมการดำเนินการร่วม

บทความนี้เป็นบันทึกรายงานการประชุมในเวอร์ชัน ‘คนใน’ วัตถุประสงค์เพื่อเปิดเผยแนวคิด/หลักการ ซึ่งเป็น ’ภาพเบื้องหลัง’ ของการจัดงาน ให้ทราบโดยทั่วกัน

การประชุมครั้งนี้มีวาระการประชุมตามปกติ 

วาระที่ 1 เรื่องแจ้งให้ทราบโดยนางชมภูนุช  วีระวัธนชัย (เภสัชกรชำนาญการพิเศษ) ประธานคณะกรรมการ เนื้อหาโดยสรุปคือ จาก Action Plan ที่กำหนดไว้ กิจกรรมต่อไปที่ต้องดำเนินการ ได้แก่ การจัดตลาดนัดวิชาการประจำปี ซึ่งคณะกรรมการสร้างสุขด้วยสติในองค์กร (MIO) และคณะกรรมการโรงพยาบาลคุณธรรม มีความประสงค์ขอเป็นเจ้าภาพร่วม เป็นโอกาสที่จะบูรณาการงานร่วมกัน และได้ส่งตัวแทนเข้าประชุมเตรียมงานในวันนี้ด้วย วาระที่ 2 คณะกรรมการรับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว

วาระที่ 3 เรื่องสืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว 

• เรื่องแรกนางศุพัฒศร ผ่านทอง (พยาบาลวิชาชีพชำนาญการ) เลขาฯ ได้รายงานสรุปผลการประชุมเชิงปฏิบัติการการแลกเปลี่ยนเรียนรู้สำหรับ Note Taker และผู้รับผิดชอบการจัดการความรู้ในหน่วยงาน ปีงบประมาณ 2563 ซึ่งดำเนินการส่งไฟล์สรุปฯ ลงในช่องทาง Line กลุ่มคณะกรรมการ KM แล้ว และสามารถกลับไปอ่านได้อีกใน 2 ช่องทาง คือ (1) สแกน QR Code ในส่วนท้ายรายงานประชุมนี้ (2) บทความเผยแพร่ของคณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารองค์ความรู้ ในเว็บไซต์ gotoknow (www.gotoknow.org/posts/678186  นำเสนอเป็นบทความ จำนวน 3 ตอน โดยนางดารนี  ชัยอิทธิพร (พยาบาลวิชาชีพชำนาญการ)  

• เรื่องที่ 2 รายงานให้ทราบความก้าวหน้าว่าการประชุมวิชาการ : ตลาดนัด KM ประจำปี 2563 ในหัวข้อ “คนอวดดี มีดีมาอวด” ได้รับอนุมัติแล้วเมื่อวันที่ 3 กรกฎาคม 2563  ในรูปแบบโครงการดำเนินการร่วม 3 คณะกรรมการ ดังนำเสนอแล้วข้างต้น ขั้นตอนต่อไปคือขออนุมัติในการจัดกิจกรรม ซึ่งได้รับการอนุมัติแล้วเช่นกัน (ได้รับอนุมัติเมื่อ 14 กรกฎาคม 2563)

วาระที่ 3 เรื่องเพื่อพิจารณา

การประชุมวันนี้พิจารณาเรื่องเตรียมความพร้อมการประชุมวิชาการ : ตลาดนัด KM ประจำปี 2563 ในหัวข้อ “คนอวดดี มีดีมาอวด” ในวันที่ 5-6 สิงหาคม 2563

นางดารนี ชัยอิทธิพร นำเสนอการจัดประชุมฯ แบบ New Normal ให้มี Social distancing ของผู้เข้าประชุม ซึ่งจะจัดขึ้นเป็นปีแรก หากจัดได้ผลดีก็สามารถใช้เป็น ‘ต้นแบบ’ (Model) สำหรับการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจำนวนมากกว่า 100 คนได้ (ตลาดนัด KM ประจำปี 2563 ตั้งเป้าหมายผู้ร่วมประชุมจำนวนมากถึง 200 คน) โดยออกแบบไว้ดังนี้

การประชุมฯ แบบ New Normal

การจัดพื้นที่ให้มี Social distancing ต้องการให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมเว้นระยะห่างกัน แต่พื้นที่ห้องประชุมมีจำกัด หากจะให้จัดวางบอร์ดผลงานจำนวนมากกว่า 40 ชิ้นเช่นเดิมก็จะวางชิดกันมาก เว้นระยะห่างไม่ได้ ยังไม่รวมผู้เข้าชมอีกจำนวนหนึ่งซึ่งต้องมีการอธิบาย ซักถาม พูดคุย และมีการสัมผัสแสดงความชื่นชมต่อกัน ฯลฯ จึงออกแบบพื้นที่จัดงานและรูปแบบกิจกรรมใหม่ดังนี้

• เวทีด้านหน้า โซฟาชุดรับแขกด้านข้าง อิมโพเดียม โต๊ะลงทะเบียนด้านหลัง - ให้คงไว้เหมือนเดิม เพียงแต่เปลี่ยนโต๊ะลงทะเบียนด้านหลังห้องประชุมให้เป็น ‘จุดประสานงาน’ ของทั้ง 3 คณะกรรมการ และเนื่องจากการจัดการประชุมลักษณะนี้เป็นเรื่องใหม่ เพิ่งจัดขึ้นครั้งแรก ยังขาดประสบการณ์ จึงอาจมีจุดบกพร่องเล็กๆ น้อยๆ ได้มาก ประธาน/รองประธานคณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารองค์ความรู้จะอยู่ประจำ ณ ‘จุดประสานงาน’ นี้ เพื่อรับหน้าที่ประสานงานและแก้ไขทุกปัญหาที่อาจเกิดขึ้น (มีตัวแทนคณะกรรมการละ 1 คน รวม 3 คน เป็น ‘ม้าเร็ว’ หรือเป็นตัวช่วย เพื่อให้ประธาน/รองประธานคณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารองค์ความรู้สามารถประจำที่ ‘จุดประสานงาน’ ได้ตลอดงาน)

• จุดลงทะเบียน (หน้าลิฟท์) เมื่อผู้ร่วมงานเดินออกจากลิฟท์หรือขึ้นบันได (ข้างลิฟท์) มาก็จะพบจุดลงทะเบียนพอดี เพื่อให้การลงทะเบียนใช้เวลาน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้และลดความแออัดลง เสนอให้จำแนกรายชื่อบุคลากรออกเป็นรายหน่วยงานและเขียนชื่อหน่วยงานไว้ที่ผนังในตำแหน่งที่วางเอกสารไว้ (วางห่างๆ กัน) เมื่อผู้ร่วมงานมาถึงสามารถมองหาชื่อหน่วยงานได้สะดวก หรือแจ้งชื่อหน่วยงานแก่ผู้รับลงทะเบียน จะช่วยลดเวลาและความแออัดลงได้

• คูปองอาหาร สิ่งนี้เป็นเรื่องใหม่ของชาวพระศรีมหาโพธิ์ จัดทำคูปองเพื่อให้สามารถทะยอยมารับอาหารได้ ไม่แออัด เมื่อผู้ร่วมงานมาลงทะเบียนจะได้รับแจกคูปองอาหารกลางวันและอาหารว่างเช้า-บ่าย นำมารับได้ตามเวลาที่กำหนด

• สำหรับอาหารกลางวันจัดเป็นอาหารกล่องให้นำไปรับประทานนอกสถานที่ได้ตามอัธยาศัย อาหารว่างเช้า-บ่ายจัดเป็นขนมขบเคี้ยวพร้อมเครื่องดื่มขวด/กระป๋อง ให้นำกลับไปดื่มนอกสถานที่ได้ โดยจัดน้ำดื่มสะอาดให้ดื่มในพื้นที่ที่กำหนดได้ตลอดวัน

• กำหนดประตูเข้า-ออกแบบทางเดียว (One way)กำหนดให้เข้า-ออกทางเดียว (เข้า-ออกกี่รอบก็ได้) จัดให้เข้าทางประตูด้านทิศใต้ (ใกล้ลิฟท์) บริการแอลกอฮอล์ล้างมือที่ประตูทางเข้า ออกทางประตูด้านทิศเหนือ (ใกล้ห้องน้ำ)

• พื้นที่นำเสนอผลงาน จัดพื้นที่ในห้องประชุมเป็น 4 โซน ได้แก่ โซน A, B, C และ D (ซ้าย-หน้า ขวา-หน้า ซ้าย-หลัง ขวา-หลัง) แต่ละโซนจัดวางเก้าอี้แบบตัวยู ผู้นำเสนอผลงานนั่งด้านหน้าตัวยู ในภาพรวม จัดที่นั่งแบบตัวยู เหมือนกันทั้ง 4 โซน และใช้รูปแบบนี้ตลอดงาน ในพิธีเปิดการประชุมผู้เข้าร่วมประชุมนั่งบนเก้านี้ที่จัดไว้ข้างต้น ทุกคนหันหน้าไปหน้าเวที ในกิจกรรมเยี่ยมชมผลงานโปสเตอร์ของผู้บริหารระดับสูงจำนวน 4 สาย จัดให้ผู้บริหารระดับสูงและผู้สนใจนั่งที่เก้าอี้รูปตัวยู ผู้นำเสนอผลงานจะยกบอร์ดมานั่งหรือยืนนำเสนอที่เก้าอี้หน้าตัวยู  สำหรับการเปลี่ยนเรื่องนำเสนอ ผู้บริหารระดับสูงและผู้สนใจจะนั่งที่เก้าอี้เดิม แต่จะเปลี่ยนผู้นำเสนอลำดับต่อๆ ไปแทน

• กิจกรรมการนำเสนอแบบโปสเตอร์ (Poster Presentation) และแบบปากเปล่า (Oral Presentation) กำหนดให้นำเสนอเป็นรอบ ทั้งการนำเสนอแบบโปสเตอร์และแบบปากเปล่า  กรณีการนำเสนอแบบโปสเตอร์ คณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารองค์ความรู้จัดหมวดหมู่โปสเตอร์ ติดรหัส และวางโปสเตอร์พิงผนังห้องประชุมโดยรอบ ให้นำเสนอพร้อมกันทั้ง 4 โซน (รวม 4 เรื่อง) ในหนึ่งรอบ ผู้ฟังหันเก้าอี้ในรูปแบบตัวยู เปลี่ยนผู้นำเสนอเมื่อหมดรอบ โดยผู้ฟังย้ายไปฟังการนำเสนอในโซนอื่นได้เมื่อหมดรอบเช่นกัน กรณีการนำเสนอแบบปากเปล่าบนเวที กำหนดให้นำเสนอเป็นรอบๆ ละ 2-3 เรื่อง (มีคณะกรรมการตัดสิน) ให้ผู้ฟังหันเก้าอี้ไปหน้าเวที

• ผู้ดำเนินรายการ ผู้ดำเนินรายการให้ประจำอยู่ที่อิมโพเดียม จัดผู้ดำเนินรายการ 2 ชุด (1) ชุดพิธีเปิด-ปิด มอบเกียรติบัตร และ (2) ชุดนำเสนอผลงาน ทั้งแบบโปสเตอร์และปากเปล่า

• Show & Share ทั้งใน-นอกห้องประชุม สำหรับบุคลากรที่ต้องปฏิบัติงานอยู่ที่หน้างาน ไม่สามารถมาร่วมกิจกรรม ณ เวลานั้นได้ (อาจต้องเปลี่ยนกันมาช่วงเช้า-บ่ายหรือคนละวัน) กำหนดให้มีผู้รับผิดชอบถ่ายทอดเรื่องราว บรรยากาศ ไปนอกห้องประชุมทางกลุ่ม Line บุคลากร หรือช่องทางอื่นๆ (อยู่ระหว่างเตรียมการ) เพื่อให้ทราบว่ากำลังนำเสนอเรื่องใด เรื่องต่อไปคืออะไร ค้้นหาผลงานต่างๆ ผ่าน barcode เป็นต้น โดยจะรวบรวมจัดทำผลงานจากการประชุมทั้งหมดเป็นรูปเล่มหนังสืออิเลคทรอนิกส์ เตรียมพร้อมสำหรับเก็บเข้า ‘คลังความรู้โรงพยาบาลพระศรีมหาโพธิ์’ที่จะพัฒนาขึ้นในปี 2564

ผลงานนำเสนอ ในการประชุมวิชาการ : ตลาดนัด KM ประจำปี 2563 ในหัวข้อ “คนอวดดี มีดีมาอวด”

สำหรับผลงานที่จะนำเสนอในการประชุมฯ คณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารองค์ความรู้ ได้จัด workshop เพื่อให้เจ้าของผลงานและคณะกรรมการฯ ปรับปรุงผลงานให้มีความสมบูรณ์และต่อยอดเป็น KM ร่วมกัน โดยมีอีกวัตถุประสงค์หนึ่งซึ่งไม่ได้แจ้งให้ทราบคือ เป็นตัวอย่างใช้ในการอธิบายการจัดรูปแบบผลงาน หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งว่าเป็นความรู้ชุดแรกที่ใช้จำลอง ‘คลังความรู้ โรงพยาบาลพระศรีมหาโพธิ์’ ที่จะพัฒนาขึ้นในปีต่อไป

การมอบหมายงาน ที่เป็นบทบาทใหม่ ในการประชุมครั้งนี้ จึงเป็น

• workshop การปรับปรุงผลงานนำเสนอแบบโปสเตอร์
• คัดเลือกผลงาน oral presentation
• จัดทำเอกสารประเมินผลงานและข้อคิดเห็น (แนบกับบทคัดย่อ) ประกอบการเยี่ยมชมผลงานของผู้บริหารระดับสูง (ก่อนวันประชุมวิชาการ)

Note taker เราฝากความหวังไว้ที่เธอนะ .. รู้ยัง !!

บทบาทหน้าที่สุดท้ายได้แก่ Note taker ทำหน้าทีบันทึกสาระสำคัญในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในการประชุมวิชาการฯ บทบาทที่สำคัญที่สุดในการสร้าง ‘ร่องรอย’ ของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ใช้สำหรับการ 'ตามรอย’ ประสบการณ์ที่ประสบผลสำเร็จ-ล้มเหลวในอดีต ประสบการณ์ที่ทรงคุณค่าสำหรับการเรียนรู้ในอนาคต

ลำดับต่อไปเป็นการมอบหมายงานของคณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารองค์ความรู้ คณะกรรมการสร้างสุขด้วยสติในองค์กร (MIO) และคณะกรรมการโรงพยาบาลคุณธรรม ดิฉันขอไม่นำเสนอในส่วนนี้นะคะ

สิ่งที่ได้เรียนรู้จากการประชุมเตรียมงาน

1. ที่ประชุมแสดงความเห็นต่างน้อยมาก อาจมองข้ามจุดบกพร่อง มีปัญหาที่คาดไม่ถึงหลายประการ เนื่องจากการประชุมครั้งนี้เป็นการเตรียม ‘งานใหญ่’ ประจำปี ที่เว้นช่วงไม่ได้จัดนาน 2 ปีแล้ว แต่มีผู้เข้าประชุมไม่มากเท่าที่ควรโดยมีคณะกรรมการพัฒนาระบบบริหารองค์ความรู้ เพียง 6 คน (บทบาทหลัก ได้แก่ ประธาน รองประธาน เลขาฯ มาครบทุกบทบาท) มีตัวแทนจากคณะกรรมการ MIO จำนวน 1 คน และคณะกรรมการโรงพยาบาลคุณธรรม จำนวน 2 คน (มีประธานคณะกรรมการโรงพยาบาลคุณธรรมด้วย) และการจัดแบบ New Normal เป็นเรื่องใหม่ ที่ประชุมอาจมองภาพงานไม่ชัดเจน (หากมีผู้เข้าประชุมมากจะช่วยมองต่างมุมได้มากเช่นกัน) จึงมีความกังวลว่าแม้จะพยายามออกแบบกิจกรรมในรายละเอียดมาอย่างดีแล้ว ก็อาจไม่ครอบคลุมเพียงพอ น่าจะมีปัญหารอให้แก้ไขหลายประการ (วางแผนซักซ้อมร่วมกันก่อนวันประชุม)
2. กิจกรรม workshop การปรับปรุงผลงานนำเสนอแบบโปสเตอร์ และคัดเลือกให้นำเสนอแบบปากเปล่า เป็นกิจกรรมสำคัญที่จะยกระดับความรู้ของโรงพยาบาลพระศรีมหาโพธิ์ ให้เข้าสู่มาตรฐาน ณ วันประชุมกำหนดผู้รับผิดชอบหลักที่ชัดเจนได้เพียง 1 คน (สมาชิกในทีมจะเข้ามาเรียนรู้ตามสะดวก) แม้มีความคาดหวังว่าสมาชิกจะเรียนรู้ได้เร็ว แต่อาจต้องเรียนรู้ซ้ำๆ อีกระยะจึงจะเกิดความมั่นใจยอมรับหน้าที่นี้ได้ (วางแผนหากำลังเสริมในปีถัดไป โดยขอความร่วมมือจากคณะกรรมการพัฒนาคลังความรู้โรงพยาบาลพระศรีมหาโพธิ์ที่จะพัฒนาขึ้นในปีต่อไป)

[[email protected]]

เป็นที่โอกาสดี ที่ได้เรี่ยนรู้วิธีการทำงานในการจัดการความรู้ทีมีความเป็นรูปแบบเริ่มมองเห็นภาพ ชื่นชมคกก.ที่มีความมุ่งมั่น จำได้ว่าเคยเขียนความคาดหวังว่สอยากเห็นอะไร เริ่มสัมผัสได้ว่า เริ่มเป็นจริงเข้ามาแล้วคะ่ ..เป็นกำลังใจให้คกก.ทุกท่านและชื่นชมมากคะ่