5 ส. กับการพัฒนาระบบงาน

กิจกรรม 5 ส. เป็นหนึ่งในกิจกรรมที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อการเพิ่มผลผลิต ซึ่งมิได้หมายถึงการผลิตเป็นจำนวนมากๆ แต่หมายรวมถึง การทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ เช่น ผลิตภัณฑ์ได้คุณภาพตามที่ลูกค้าต้องการ ลดความสิ้นเปลืองในการใช้วัสดุอุปกรณ์ ประหยัดเวลาในการทำงาน มีความปลอดภัยในการทำงาน และเจ้าหน้าที่มีขวัญและกำลังใจที่ดี กิจกรรม 5 ส. จะประกอบไปด้วยกิจกรรมหลัก 4 กิจกรรม คือ กิจกรรม 5 ส. กิจกรรมความปลอดภัย กิจกรรมข้อเสนอแนะ และกิจกรรมกลุ่มสร้างคุณภาพงาน กิจกรรม 5 ส. หมายถึง

  1. สะสาง: การแยกให้ชัดระหว่างของที่จำเป็นกับของที่ไม่จำเป็น ของที่ไม่จำเป็นขจัดออกไป
  2. สะดวก: การจัดวางของที่จำเป็นให้ง่ายต่อการนำไปใช้
  3. สะอาด: การทำความสะอาดสถานที่ อุปกรณ์ และสิ่งของที่ใช้อยู่เป็นนิจ
  4. สุขลักษณะ: การรักษาสถานที่ อุปกรณ์ และสิ่งของที่ใช้ให้ถูกสุขลักษณะและมีความปลอดภัย
  5. สร้างนิสัย: การปฏิบัติให้ถูกต้องและติดเป็นนิสัย

ขั้นตอนในการดำเนินกิจกรรม 5 ส. จะมี 10 ขั้นตอน ดังนี้

  1. ประกาศนโยบาย
  2. ให้การอบรมแก่บุคลากร
  3. ประชาสัมพันธ์
  4. จัดแบ่งพื้นที่รับผิดชอบ
  5. การสำรวจพื้นที่เพื่อกำหนดแผนงานพร้อมทั้งการดำเนินงานปรับปรุง
  6. ตรวจสอบ ประเมินผล และแก้ไข
  7. กำหนดมาตรฐานในการปฏิบัติงาน
  8. ติดตามตรวจสอบภายหลังดำเนินกิจกรรมแก้ไขปรับปรุง
  9. รักษาสถานการณ์ดำเนินกางให้เป็นไปอย่างต่อเนื่อง
  10. วัดผลและสรุปผลการดำเนินกิจกรรม

ประโยชน์ของการดำเนินกิจกรรม 5 ส. ได้แก่

  1. ขจัดความสิ้นเปลื้องของทรัพยากรคน วัสดุ และงบประมาณ
  2. สถานที่ทำงานสะอาดเป็นระเบียบเรียบร้อย
  3. ลดการเก็บเอกสารซ้ำซ้อน ลดเวลาในการค้นหาเอกสาร
  4. ขจัดความผิดพลาดในการทำงาน เช่น หยิบใช้อุปกรณ์ผิด
  5. ขจัดสภาพแวดล้อมการทำงานที่ไม่ดี
  6. ทำให้เจ้าหน้าที่มีสุขภาพกายและจิตที่ดี

ปัจจัยแห่งความสำเร็จในกิจกรรม 5 ส.

  1. บุคลากรทุกคนต้องมีส่วนร่วมในกิจกรรมนี้
  2. ผู้บริหารสูงสุดต้องให้ความสำคัญและสนับสนุนอย่างจริงจัง
  3. ผู้บริหารทุกระดับต้องเป็นแกนนำในการดำเนินการ
  4. เจ้าหน้าที่ทุกฝ่ายต้องให้ความร่วมมือและสนับสนุนกิจกรรม
  5. ต้องมีการจัดกิจกรรมเพื่อกระตุ้นและส่งเสริมในระหว่างการดำเนินการ
  6. ผู้บริหารระดับสูงควรตรวจผลการดำเนินกิจกรรม 5 ส. เป็นระยะ