แนวทางการสื่อสารปฏิบัติงานมุ่งเน้นการสร้างทีมงานประสิทธิภาพ

แนวทางการสื่อสารปฏิบัติงานมุ่งเน้นการสร้างทีมงานประสิทธิภาพได้นำแนวคิดการบริหารงานให้เกิดทีมที่มีประสิทธิภาพของบริษัทในประเทศญี่ปุ่น ที่เรียกว่า “Ho Ren So” (報・連・相) มาปรับใช้กับการสื่อสารให้เกิดทำงานอย่างมีประสิทธิภาพในสำนัก โดยใช้ในการสั่งการจากระดับบนลงสู่ระดับล่าง และการตอบสนองจากระดับล่างขึ้นสู่ระดับบน และการสื่อสารที่มีการทำงานสัมพันธ์เกี่ยวข้องกันในระดับปฏิบัติงาน ดังนี้• Ho มาจาก #Hokoku (報告, to report), คือการรายงานสิ่งที่คิดจะทำหรือผลการทำงานที่ได้ลงมือทำไปแล้วและการรายงานปัญหาที่เกิดขึ้นไม่ว่าเกิดการคนหรือเกิดจากการทำงาน แก่หัวหน้างานหรือผู้บังคับบัญชาโดยทันที เพื่อให้เกิดการรับทราบและสามารถช่วยเหลือหรือแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที และระงับการเกิดปัญหาขึ้นในวงกว้าง• Ren มาจาก #Renraku (連絡, to inform) คือการติดต่อหรือแจ้งให้ผู้ที่เกี่ยวข้องได้รับทราบโดยประสานงานไปยังบุคคลทั้งภายนอกและภายในที่สามารถนำมาช่วยเหลือหรือแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นมาได้ รวมถึงสื่อสารถึงความต้องการที่จะนำมาใช้ได้อย่างเหมาะสมตรงเป้าหมาย• So มาจาก #Sondan (相談, to consult) คือการปรึกษาหารือหรือการระดมสมองเพื่อขอความคิดเห็นในทุกๆด้าน ภายในกลุ่มบุคคลที่อยู่ภายในหน่วยงานเดียวกัน ไม่ว่าเรื่องที่ตัดสินใจไม่ได้ เรื่องที่ต้องการจะทำ เรื่องที่ทำให้เกิดปัญหา เรื่องที่เป็นปัญหา เรื่องที่ต้องการแก้ปัญหา เรื่องที่เป็นหนทางในการแก้ปัญหา รวมไปถึงเรื่องที่ต้องการจะพัฒนาไม่ว่าจะเป็นแนวคิด หรือ แนวทางที่สามารถนำมาปฏิบัติได้โดยทั่วไป โดยทุกคนล้วนมีส่วนร่วมกับหน่วยงานทั้งสิ้น

ดังนั้น เมื่อมีการปฏิบัติทั้ง 3 ส่วน จะทำให้ทุกคนได้รู้จักปัญหา และเข้าใจปัญหาร่วมกัน มีการสื่อสารไปในทิศทางเดียวกัน มีจุดมุ่งหมายที่จะแก้ไขปัญหาร่วมกัน อีกทั้งยังสามารถร่วมมือกันสร้างแนวทางพัฒนาการดำเนินงานไปพร้อมๆกัน