Electronic meeting systems ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์

Electronic meeting systems ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์

      ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ เป็นระบบที่นำ ICT มาใช้เพื่อช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดดำเนินงานการประชุม ผู้เกี่ยวข้องมีส่วนร่วมในการจัดดำเนินการในส่วนที่ตนเกี่ยวข้องด้วยตนเองผ่านเว็บ ระบบงานประชุมนี้ได้ออกแบบให้สามารถรองรับการบริหารจัดการงานประชุมทั้งระดับมหาวิทยาลัย และระดับคณะ/สำนัก/สถาบัน โดยอาศัย   ขั้นตอนระบบงาน

การประชุม จัดแบ่งเป็น 4 กลุ่ม

1. ´ผู้จัดกรอบการประชุม
2. ´ผู้จัดการประชุม
3. ´ผู้เข้าประชุม
4. ´ผู้ช่วยงานประชุม

วัตถุประสงค์

-ประสิทธิภาพและประสิทธิผลของการประชุมของมหาวิทยาลัย
-ให้ได้ระบบในการบริหารและจัดการเอกสารการประชุมที่มีประสิทธิภาพ สะดวก ประหยัดเวลาและประหยัดทรัพยากรในการจัดทำ จัดเก็บและค้นหา

ระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนา

- มีระบบการใช้งานผ่านเว็บ สะดวกต่อการใช้งาน
- รองรับการกำหนดสิทธิ์ในการเข้าใช้งานสำหรับผู้ที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้น ๆ โดยผ่านรหัสผู้ใช้ และ รหัสผ่าน
- ตรวจสอบและยืนยันการทำงานด้วยการติดต่อสื่อสารผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์
- รองรองรับการบันทึกข้อมูลที่เกี่ยวกับการประชุมแต่ละชุด ซึ่งได้แก่ รายชื่อคณะกรรมการ เรื่องที่บรรจุเข้าวาระ การประชุม มติที่ประชุม รวมทั้งสามารถแนบเอกสารประกอบการประชุมที่อยู่ใน

กรอบและแนวทางการดำเนินการ

- ด้านการพัฒนาระบบ ได้แก่ ศึกษาความต้องการของผู้ใช้ระบบ  กำหนดปัญหาและวัตถุประสงค์ของระบบ วิเคราะห์ระบบงาน และออกแบบระบบ พัฒนาโปรแกรม และทดสอบระบบ ติดตั้งระบบ / อบรมการใช้งานระบบให้กับผู้ใช้ บำรุงระบบ
- ด้านอุปกรณ์ ได้แก่ จัดหาโน้ตบุ๊ก เดินระบบเครือข่ายสำหรับห้องประชุม หาเครื่องคอมพิวเตอร์แม่ข่าย สำหรับติดตั้งระบบ หาอุปกรณ์โสต ฯ ประจำห้องประชุม
- ด้านการพัฒนาบุคลากร ได้แก่ จัดอบรมการใช้ไอซีทีสำหรับผู้บริหาร เพื่อให้เกิดความคุ้นเคยในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ จัดอบรมการใช้ไอซีทีสำหรับเจ้าหน้าที่ผู้เกี่ยวข้องกับงานการประชุม

ประโยชน์ของระบบการประชุมอิเล็กทรอนิกส์

- ผู้บริหารสามารถเรียกใช้ข้อมูลประกอบการประชุมได้ก่อนประชุม ระหว่างการประชุม และภายหลังการประชุมครั้งที่ผ่านมาได้
- ผู้บริหารมีระบบการสืบค้นข้อมูลที่มีประสิทธิภาพและสะดวกรวดเร็ว
- การจัดเตรียมเอกสารประกอบการประชุมมีความสะดวกรวดเร็ว
- สามารถประหยัดการใช้กระดาษได้ถึง 1.4  ล้านแผ่นต่อปี
- ประหยัดเงินงบประมาณเนื่องจากไม่ต้องใช้เนื้อที่ขนาดใหญ่สำหรับจัดเก็บเอกสารที่เป็นกระดาษ