ข้อมูลและการจัดเก็บ

ข้อมูลคืออะไร

ข้อมูลเป็นข่าวสาร รายละเอียดต่างๆ ที่ได้จากการจัดเก็บในรูปแบบต่างๆ ที่สามารถเรียกคืนข้อมูลนั้นนำมาอ้างอิงหรือทำการแก้ไขเพิ่มเติมภายหลังได้ ตามวัตถุประสงค์ของข้อมูลนั้น อาจมีชนิดที่เป็น ข้อความ ตัวเลข วันที่ หรือแม้แต่รูปภาพ

ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น เหตุการณ์ หรือสิ่งที่ยอมรับว่าเป็นความจริงต่างๆ ข้อมูลอาจจะอยู่ในรูปของข้อความหรือตัวเลข ซึ่งข้อความหรือตัวเลขเหล่านี้อาจเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับ คน พืช สัตว์ สิ่งของ หรือสภาพแวดล้อมทางกายภาพที่สัมผัสได้ด้วยการสัมผัสทั้ง 5 ซึ่งข้อเท็จจริงเหล่านี้ยังไม่ได้ผ่านการจัดการให้สามารถใช้การได้ เราได้ข้อมูลเหล่านี้จากการสังเกต สอบถามและการเก็บรวบรวม ข้อมูลเป็นไปได้ทั้งข้อมูลตัวเลขหรือสัญลักษณ์ใด ๆ ที่สำคัญจะต้องมีความเป็นจริงและต่อเนื่อง เช่น คะแนนสอบ ชื่อนักเรียน เพศ อายุ

สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ผ่านกระบวนการประมวลผลแล้ว อาจใช้วิธีง่าย ๆ เช่น หาค่าเฉลี่ยหรือใช้เทคนิคขั้นสูง เช่น การวิจัยดำเนินงาน เป็นต้น เพื่อเปลี่ยนแปลงสภาพข้อมูลทั่วไปให้อยู่ในรูปแบบที่มีความสัมพันธ์หรือมีความเกี่ยวข้องกัน เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ในการตัดสินใจให้คำตอบปัญหาต่างๆ ได้ สารสนเทศนั้นประกอบด้วยข้อมูลเอกสาร เสียง หรือรูปภาพต่างๆ แต่การจัดเนื้อเรื่องให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย สารสนเทศไม่ใช่จำกัดเฉพาะเจาะจงเพียงตัวเลขแต่เพียงอย่างเดียวเท่านั้น

ความสำคัญของข้อมูล

ข้อมูลมีความสำคัญและมีประโยชน์อย่างยิ่ง การรู้จักเก็บข้อมูลไว้จำนวนมากๆ จะช่วยให้เกิดการตัดสินใจที่ถูกต้อง โดยในยุคปัจจุบันที่เรียกว่ายุค “ไอที” การติดต่อสื่อสารต้องอาศัยข้อมูลเพื่อใช้ในการตัดสินใจ และพิจารณาหาข้อสรุปในการตัดสินใจในสิ่งที่จะกระทำหรือไม่กระทำได้อย่างรอบคอบ และเกิดประโยชน์มากที่สุด ฉะนั้นข้อมูลจึงมีความสำคัญและเป็นประโยชน์ต่อตัวเรา ครอบครัว ชุมชน ประเทศชาติและสังคมโลก

รูปแบบของข้อมูล

โดยทั่วไปแล้วข้อมูลจะมีหลายรูปแบบ ข้อมูลที่เราพบเห็นทุกวันนี้ มีรูปแบบที่แตกต่างกัน เช่น เป็นตัวเลข อักขระ รูปภาพหรือสัญลักษณ์ และข้อมูลเสียง ดังนี้

1) ข้อมูลตัวเลข จะประกอบด้วยตัวเลขเท่านั้น ข้อมูลประเภทตัวเลข ได้แก่ ตัวเลขอารบิก เช่น 1, 2, 3, 4, 5... ตัวเลขไทย เช่น ๑, ๒, ๓, ๔, ๕... มักนำมาใช้ในการคำนวณ ข้อมูลที่สามารถนำไปคำนวณได้ หมายถึง การนำตัวเลขนั้น ๆ ไปบวก ลบ คูณ หรือหาร ส่วนข้อมูล ประเภทตัวเลขที่ไม่สามารถนำไปคำนวณได้ เช่น เลขที่บ้าน หมายเลขโทรศัพท์ ทะเบียนรถ

2) ข้อมูลอักขระ ประกอบด้วย ตัวอักษร ตัวเลขและอักขระพิเศษหรือเครื่องหมายพิเศษต่างๆ เช่น บ้านเลขที่ 13/2 เป็นต้น ถ้ามีตัวเลขประกอบจะไม่ได้นำมาทำการคำนวณ

3) ข้อมูลภาพหรือสัญลักษณ์ เป็นข้อมูลที่ทำขึ้นเป็นภาพหรือสัญลักษณ์โดยไม่มีการบรรยาย เมื่อมองเห็นแล้วเกิดการรับรู้จากการมองเห็น เช่น ภาพดารา ภาพสัตว์

4) ข้อมูลเสียง เป็นข้อมูลที่เกิดจากเสียง การรับรู้ได้จากทางหูหรือการได้ยินเสียง เช่น เสียงพูดสนทนา เสียงเพลง

การรับรู้ข้อมูลทางร่างกาย มีส่วนใดบ้าง

การรับรู้ข้อมูลมีได้จากส่วนต่างๆ ของร่างกาย โดยการสัมผัสทั้ง 5 อย่างดังนี้

1) ทางตา ได้แก่ การมองเห็น เช่น ข้อมูลภาพ จากหนังสือ โทรทัศน์

2) ทางหู ได้แก่ การได้ยินเสียงผ่านเข้าทางหู เช่น เสียงเพลง เสียงพูด เสียงรถ

3) ทางมือ ได้แก่ การสัมผัสด้วยมือกับข้อมูล เช่น การจับเสื้อผ้าแล้วรู้สึกว่านุ่ม เรียบหรือหยาบที่เป็นเนื้อผ้า หรือความขรุขระของพื้นผิว

4) ทางจมูก ได้แก่ การได้กลิ่น เช่น หอมกลิ่นอาหาร กลิ่นดอกไม้

5) ทางปาก ได้แก่ การรู้สึกถึงรสโดยสัมผัสทางลิ้น เช่น เผ็ด หวาน ขม

ข้อมูลมีประโยชน์อย่างไร

1) ด้านการเรียน เช่น ข้อมูลที่ได้จาก โทรทัศน์ วิทยุ หนังสือพิมพ์ มาใช้ประโยชน์ในการเรียนได้ เป็นข้อมูลหรือความรู้เพิ่มเติม

2) ด้านการติดต่อสื่อสาร เช่น ถ้าเรามีข้อมูล เราสามารถที่จะสนทนาพูดคุย หรือบอกเรื่องต่างๆ ให้กับผู้อื่นได้

3) ด้านการตัดสินใจ เป็นการใช้ช่วยให้เราตัดสินใจต่างๆ ได้ดีขึ้น เช่น การเลือกซื้อของเล่น ถ้าเราทราบราคาของเล่นในแต่ละร้าน จะทำให้เราเลือกซื้อของเล่นที่เหมือนกันได้ในราคาที่ถูกที่สุด

ความเป็นข้อมูลที่ดี

1) มีความถูกต้องเที่ยงตรง และเป็นกลาง เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับการทดลอง

2) มีความรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์ เช่น ข่าวประจำวันทางทีวีและวิทยุ

3) มีความสมบูรณ์ ชัดเจน ได้ใจความและ สอดคล้องกัน

4) ตรวจสอบหลักฐานที่มาของข้อมูลได้จากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้

ประโยชน์ของข้อมูลที่ดี

1) ช่วยในการตัดสินใจและการดำเนินกิจกรรมในชีวิตประจำวัน

2) ช่วยในการประกอบสัมมาอาชีพ ได้ถูกต้องและถูกทาง

3) ช่วยพัฒนากิจการของครอบครัว ชุมชน ประเทศชาติและสังคมโลก

แหล่งข้อมูล

แหล่งข้อมูล หมายถึง แหล่งที่มาของข้อมูลหรือต้นกำเนิดของข้อมูลที่สามารถกำหนดได้ว่าข้อมูลนั้นเป็นแหล่งที่ได้มาโดยใช้วิธีการ ดังนี้

1) ข้อมูลปฐมภูมิ (Primary Data) เป็นข้อมูลที่ได้มาจากการที่ผู้ใช้เป็นผู้เก็บข้อมูลโดยตรง ซึ่งอาจจะเก็บด้วยการสัมภาษณ์หรือสังเกตการณ์ เป็นข้อมูลที่มีความน่าเชื่อถือมากที่สุด เนื่องจากยังไม่มีการเปลี่ยนรูป และมีรายละเอียดตามที่ผู้ใช้ต้องการ แต่จะต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายมาก เช่น การมองที่กระถางกล้วยไม้แล้วบันทึกลักษณะ ว่าเป็นสีขาวมี 6 ดอก ลำต้นสีเขียวมีใบตูมและเป็นช่อๆ ซึ่งเป็นเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นปัจจุบัน

2) ข้อมูลทุติภูมิ (Secondary Data) เป็นข้อมูลที่ได้มาจากแหล่งข้อมูลที่มีผู้เก็บรวบรวมไว้แล้ว เป็นข้อมูลในอดีต และมักจะเป็นข้อมูลที่ได้ผ่านการวิเคราะห์เบื้องต้นมาแล้ว ผู้ใช้นำมาใช้ได้เลย จึงประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย บางครั้งข้อมูลทุติยภูมิจะไม่ตรงกับความต้องการหรือมีรายละเอียดไม่เพียงพอ นอกจากนั้นผู้ใช้จะไม่ทราบถึงข้อผิดพลาดของข้อมูล ซึ่งอาจจะทำให้ผู้ที่นำมาใช้ สรุปผลการวิจัยผิดพลาดไปด้วย เช่น หนังสือพิมพ์ ตำรา วารสาร หรือสื่อโทรทัศน์ วิทยุ อินเทอร์เน็ต

ดังนั้นข้อมูลที่น่าเชื่อถือ คือ ข้อมูลชั้นต้นปฐมภูมิ (Primary Data) ที่เราได้พบหรือได้จดบันทึกและรับรู้ด้วยตนเอง ส่วนข้อมูลชั้นสองทุติภูมิ (Secondary Data) เป็นการถ่ายทอดข้อมูลต่อเนื่อง ข้อมูลอาจไม่ถูกต้องมากนักเพราะอาจมีการปรับแต่งข้อมูลแต่ในกรณีที่เป็นข้อมูลทางวิชาการต้องดูว่าส่วนประกอบของข้อมูลก่อนว่าน่าเชื่อถือมากน้อยเพียงใด มีแหล่งที่อ้างอิงของข้อมูลหรือไม่ สามารถตรวจสอบหลักฐานได้ไหม ดังนั้นเราจะต้องพิจารณาใคร่ครวญก่อนที่จะเชื่อถือ

การรวบรวมข้อมูลเบื้องต้น เป็นวิธีการแสวงหาข้อมูล ซึ่งข้อมูลที่เราได้มาอาจจะเป็นข้อมูลที่ได้จากการได้เห็น ได้ยิน ได้อ่าน หรือได้รับรู้มาในแต่ละวัน ตั้งแต่การตื่นนอนจนกระทั่งการเข้านอน เรามักจะได้รับรู้ข้อมูลมากมายนับไม่ถ้วน โดยถ้าข้อมูลไหนที่เราสนใจเราก็จะจำได้ แต่ถ้าข้อมูลไหนที่เราไม่สนใจเราก็มักจะลืมหรือจำไม่ได้ เพราะฉะนั้นเราจึงจำเป็นที่ต้อง เก็บรวบรวมข้อมูลเอาไว้อย่างเป็นระบบ ระเบียบ เพื่อเวลาที่เราต้องการจะใช้ข้อมูลก็สามารถนำข้อมูลนั้นมาใช้ได้อย่างสะดวก รวดเร็วและทันการณ์ การแสวงหาข้อมูลมี 3 วิธีการ ดังนี้

1) วิธีที่_1 การสังเกต เป็นการพิจารณาดูสิ่งนั้นๆ อย่างละเอียดโดยตรง ภายในระยะเวลาและสถานที่ที่กำหนด เช่น สังเกตการเจริญเติบโตของต้นพืช หรือการสังเกตการปรากฏการณ์ทางดาราศาสตร์

2) วิธีที่_2 การสำรวจ เป็นการเก็บรวบรวมข้อมูลจากแบบสอบถาม แบบสัมภาษณ์ ซึ่งการสำรวจจะได้รับข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงและลึกกว่าแบบการสังเกตในบางกรณี แต่การสำรวจก็เป็นการได้ข้อมูลที่ให้ความละเอียดมากที่สุด

3) วิธีที่_3 การค้นหาเอกสารจากวิธีที่_1 หรือวิธีที่_2 เป็นการรวบรวมจากข้อมูลที่ผู้อื่นได้ทำการบันทึกเก็บไว้จากแหล่งเอกสาร หรือแหล่งเก็บข้อมูลทาง สื่อไอซีที ที่เชื่อถือได้ เป็นการสืบค้น รวบรวมข้อมูลที่ผู้อื่นได้บันทึกไว้เป็นหลักฐาน เช่น หนังสือ ตำรา วารสาร ฯลฯ แต่ในปัจจุบันนี้เราสามารถที่จะค้นคว้าจากแหล่ข้อมูลขั้นที่ 2 ได้ง่ายๆ ผ่านทางอินเทอร์เน็ตลักษณะการจัดเก็บข้อมูลเบื้องต้น

การจัดการข้อมูลขั้นแรก จะต้องฝึกจัดทำทะเบียนข้อมูล แฟ้มข้อมูล และฐานข้อมูลอย่างง่าย แล้วฝึกวิธีการจัดเก็บแบบอื่นๆ ที่ซับซ้อนขึ้น เครื่องมือที่สำคัญที่ช่วยในการจัดเก็บข้อมูลและรวบรวมข้อมูลที่ใช้เป็นอุปกรณ์ในการบันทึกมีอยู่รอบๆ ตัวเรา ได้แก่ การจดบันทึกหรือการใช้อุปกรณ์การบันทึกแทน ซึ่งเราสามารถใช้เครื่องมือเหล่านี้ ทำการบันทึกข้อมูลในรูปแบบต่างๆ ได้และสามารถแยกได้ตามลักษณะของการใช้ การจัดเก็บข้อมูล ดังเช่น

1) จดบันทึกข้อมูล (Paper Note) เป็นการจดบันทึกข้อมูลในระหว่างสถานการณ์หรือการกระทำที่เกิดขึ้นมาแล้วโดยแบ่งได้เป็น 3 ลักษณะ ดังนี้

ลักษณะที่_1 จดบันทึกจากการได้เห็น หรือได้ฟังจากสถานการณ์

ลักษณะที่_2 จดบันทึกจากการได้อ่านข้อมูล

ลักษณะที่_3 บันทึกย่อจากการบันทึกมาแล้ว จากการได้ฟังมาแล้วหรือจากการได้บันทึกจากการอ่านเอกสารต่างๆ มาแล้ว

2) บันทึกเสียงข้อมูล (Sound Recording) เป็นการใช้สื่ออุปกรณ์แบบเทปบันทึกเสียง หรือเครื่องบันทึกแบบหน่วยความจำซึ่งมีใช้ในปัจจุบันกับสถานที่หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้นเป็นรูปแบบของเสียง เช่น การพูดสนทนาในที่ประชุมโดยใช้เครื่องบันทึกจากโทรศัพท์บันทึกเสียง การสัมภาษณ์โดยใช้เครื่องบันทึกเสียงจากนักข่าวเพื่อต้องการข้อมูลแบบเสียง

3) บันทึกภาพข้อมูล (Digital Camera)เป็นการบันทึกภาพนิ่กับสถานการณ์ที่เกิดขึ้นในขณะนั้นกับสถานที่เป็นภาพเพียงอย่างเดียว ปัจจุบันเป็นที่นิยมทำการเก็บข้อมูลภาพเพื่อนำลงในข่าวประจำวัน เช่น ข่าวโทรทัศน์ ข่าวในอินเทอร์เน็ต ข่าวหนังสือพิมพ์หรือวารสาร

4) บันทึกวีดีโอข้อมูล (Video Camera) เป็นการถ่ายภาพเคลื่อนไหวพร้อมบันทึกเสียงลงในเฟรมวีดีโอเดียวกัน เพื่อทำการบันทึกข้อมูลลงในระหว่างเหตุการณ์ประจำวัน เช่น ใช้เป็นข่าวคลิปในเหตุการณ์โทรทัศน์ ข่าวคลิปในอินเทอร์เน็ต

5) จัดการคอมพิวเตอร์ข้อมูล (Record by Computer) เป็นการนำภาพนิ่งและภาพเคลื่อนไหวมาประกอบการนำเสนอโดยการตัดต่อด้วยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ในระบบ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่สมบูรณ์มายิ่งขึ้น อาจมีข้อความเน้นเหตุการณ์หรือเน้นความสำคัญให้เกิดเป็นข้อมูลที่ชัดเจน เป็นสื่อข้อมูลตกแต่ง และเผยแพร่ในทางสร้างสรรค์ เช่น สื่อบรรยายวิดีโอวิชาการ สื่อวีดีทัศน์ในรายวิชาการต่างๆ เป็นต้น

สรุปสาระสำคัญ

การจัดการข้อมูลจึงเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับการดำรงชีวิต เนื่องจากมนุษย์เราต้องอาศัยหรือดำรงชีวิตเพื่อใช้เทคโนโลยีในการอำนวยความสะดวกและการสื่อสาร ทั้งยังต้อง ดาวโหลดข้อมูลเพื่อนำมาใช้ในการประกอบการเรียนรู้ในการเก็บเป็นข้อมูลในการตัดสินใจแม้แต่การประมวลผลเพื่อให้เกิดสารสนเทศใหม่ๆ ขึ้น ฉะนั้นจึงจำเป็นต้องมีการจัดการข้อมูลที่มีเพิ่มขึ้นทุกวัน ข้อมูลที่หลากหลายนั้นก่อให้เกิดการสับสนแต่จะเกิดเป็นระเบียบและจำแนกได้นั้นต้องมีการประมวลผลและสรุปว่าข้อมูลที่เรารับรู้ข่าวสารนั้นมันเป็นจริง หรือเท็จ อย่างไรก็ตามการจัดการข้อมูลจึงต้องอาศัยทักษะและการปฏิบัติเพื่อให้เกิดความสามารถในการนำข้อมูลนั้นมาใช้อย่างถูกต้องและปลอดภัยกับตัวเราทั้งครอบครัว และสังคม

ข้อมูล (information) หมายถึง ข้อเท็จจริง เหตุการณ์ หรือสิ่งที่ยอมรับว่าเป็นความจริงต่างๆ ซึ่งอาจแสดงเป็นภาพ ตัวเลข ตัวหนังสือ สัญลักษณ์ หรือสภาพแวดล้อมทางกายภาพที่สัมผัสได้ด้วยการสัมผัสทั้ง 5 ซึ่งข้อเท็จจริงเหล่านี้ยังไม่ได้ผ่านการจัดการให้สามารถใช้การได้ เราได้ข้อมูลเหล่านี้มาจากการสังเกต สอบถามและการเก็บรวบรวม ข้อมูลต่างๆ มีความสำคัญต่อคนเรา การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยในการจัดการข้อมูลจะทำให้ได้รับความสะดวกและรวดเร็ว การจัดการข้อมูลโดยใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ จะทำให้เกิดความสะดวกรวดเร็วในการรับข้อมูล ประมวลผลข้อมูล และเก็บบันทึกข้อมูล

ความเห็น

บทความในวันเดียวกัน