Case Study for Event and MICE (Meeting) : ถอดบทเรียน การจัดประชุม “สี่เหลี่ยมวัฒนธรรมล้านช้าง” ที่จังหวัดเลย

เมื่อวันที่ 28 เมษายน 2560 เดินทางไปร่วมประชุมเชิงปฏิบัติการ การพัฒนาความร่วมมือในการพัฒนาการท่องเที่ยวเชิงนิเวศ เชื่อมโยง 2 ฝั่งแม่น้ำโขง เลย-ลาว “สี่เหลี่ยมวัฒนธรรมล้านช้าง” ซึ่งเป็นเช้าวันศุกร์ แต่ทราบข่าวและมีเวลาเตรียมตัวไม่มาก เพราะได้รับมอบหมายให้ไปทำหน้าที่แทนท่านอธิการบดีตอนเย็นวันพุธที่ 26 เมษายน 2560 (ทีแรกกำลังจะลาเพื่อไปปฏิบัติหน้าที่ส่วนตัวในพื้นที่จังหวัดสกลนคร) จึงมีเวลาเตรียมตัวค่อนข้างจำกัด จึงแจ้งเจ้าหน้าที่สำนักวัฒนธรรม ว่า เดี๋ยวจะขับรถส่วนตัวไปเองในบ่ายวันพฤหัสบดีที่ 27 เพราะน่าจะสะดวกที่สุดสำหรับการเดินทางจากขอนแก่นไปจังหวัดเลยด้วยระยะทางประมาณ 210 กิโลเมตร เพราะเกรงใจพนักงานขับรถของสำนักฯ เพราะเขาอาจมีธุระปะปังมากมาย จะได้ไม่กระทบงานและครอบครัวด้วย อีกทั้งจะได้ใช้เงินงบประมาณไม่มาก เพื่อนำไปทำอย่างอื่นที่มีประโยชน์ (คิดดีไปอีก)

การจัดประชุมครั้งนี้ จัดโดย จังหวัดเลย องค์การบริหารการพัฒนาพื้นที่พิเศษเพื่อการท่องเที่ยวอย่างยั่งยืน (อพท.) สำนักงานพื้นที่พิเศษเลย และ กรมพัฒนาการท่องเที่ยว สาธารณรัฐประชาธิปไตยประชาชนลาว (สปป.ลาว) ณ โรงแรมเลยพาเลซ อำเภอเมือง จังหวัดเลย

จากการประชุมเชิงปฏิบัติการดังกล่าว มี ดร.ชูวิทย์ มิตรชอบ รองผู้อำนวยการ อพท. ประธานคณะทำงานฝ่ายไทย และ ท่านทวีเพชร อุลา รองอธิบดีกรมพัฒนาการท่องเที่ยว สปป.ลาว ประธานคณะทำงานฝ่าย สปป.ลาว เป็นประธานการประชุม พร้อมทั้งผู้แทนหน่วยงานต่างๆทั้งภาครัฐและเอกชนด้านการจัดการธุรกิจท่องเที่ยว เพื่อวางแผน และพัฒนาการท่องเที่ยวระหว่างจังหวัดเลย และ สปป.ลาว ทั้งเพื่อเป็นการพัฒนาและเสริมสร้างขีดความสามารถในการลงทุนด้านการบริการการท่องเที่ยวให้แก่ภาคธุรกิจการท่องเที่ยวเอกชน และเพิ่มศักยภาพในการแข่งขันด้านการท่องเที่ยวในเวทีโลก บนพื้นฐานของการบริหารจัดการทรัพยากรการท่องเที่ยวที่ยั่งยืน โดยการประชุมสรุปผลการดำเนินงาน การนำเสนอแผนการดำเนินงานของทั้ง 2 ฝ่าย และการแสดงข้อคิดเห็นของที่ประชุมเพื่อวางแนวทางและแลกเปลี่ยนประสบการณ์และมุมมอง ตลอดจนนำไปเป็นแนวทางในการปฏิบัติและดำเนินงาน

แต่สิ่งที่อยากเล่า เพื่อเป็นบทเรียนสำหรับคนทำงาน “ประสานงาน” เพื่อจัดการประชุม (แบบมืออาชีพ) คือ

• ผู้ประสานงานแจ้งว่า/เชื้อเชิญว่า ให้ไปร่วมรับประทานมื้อค่ำเวลาประมาณ 20.00 น. ของวันที่ 27 ผมเดินทางถึงโรงแรมที่พักเวลา 19.30 น. และฝน(พายุฤดูร้อน) ตกหนักมาก เมื่อฝนซาเวลาประมาณ 20.00 น. ผมจึงตัดสินใจขับรถไปหาทานมื้อค่ำใกล้ๆโรงแรม จนเวลาใกล้ 21.00 น. เจ้าหน้าที่ผู้ประสานงานจึงโทรมาเชื้อเชิญไปทานมื้อค่ำ ผมจึงแจ้งไปด้วยไมตรีว่า ไม่เป็นไรครับ เดี๋ยวผมหาอะไรทานแถวๆนี้ก็ได้ครับ พอดีออกมาจากโรงแรมแล้ว ขอบคุณครับ ...

• เมื่อเช็คอินเข้าที่พัก ผมก็ไปที่ล็อบบี้โรงแรม และแจ้งเข้าพัก และถามพนักงานโรงแรมว่า ผมพักคนเดียวใช่ไหม พนักงานแจ้งว่า ใช่ค่ะ มีชื่อในรายการที่ผู้จัดแจ้งมาเพียงคนเดียวในห้องนี้ค่ะ ก็เข้าพักตามปรกติวิสัย
• เช้าก็เข้าประชุม หารือตามปรกติวิสัย ประธานที่ประชุม(ฝ่ายไทย) กล่าวหยิกแกมหยอกว่า ขออภัยที่ประชุมด้วยที่จัดโต๊ะที่นั่งประชุมแบบนี้ จนทำให้หลายคนไม่ได้เห็นหน้ากัน เมื่อพูดจาปราศรัย และหลายท่านต้องนั่งแถวหลัง
• เมื่อประชุมแล้วเสร็จ ก่อนเที่ยงสักเล็กน้อย ฝ่ายจัดงานก็เลี้ยงมื้อกลางวันเพื่อรับรองและส่งท้ายการประชุม แต่มีกิจกรรมสำหรับคณะทำงานหลักทั้ง 2 ฝ่ายในช่วงเย็น และส่งคณะจาก สปป.ลาว กลับในวันรุ่งขึ้น ผมเลยขอปลีกตัวไปทานกลางวันกับเพื่อน เลยไม่อยู่ร่วมการเลี้ยงมื้อกลางวัน
• ระหว่างการทานมื้อกลางวันกับเพื่อนๆ ผู้ประสานงานก็โทรมา สอบถามว่า อาจารย์ได้เข้าพักที่โรงแรมไหมครับ ผมก็ตอบกลับว่า เข้าพักครับและก็เช็คเอาท์แล้ว ตอนนี้ออกมาทานมื้อกลางวันกับเพื่อน ผู้ประสานงานก็ถามต่อว่า อาจารย์พักคนเดียวหรือพักกับครอบครัวครับ ผมก็ตอบว่า พักคนเดียวครับ ผู้ประสานงานจึงแจ้งว่า อาจารย์จะต้องจ่ายค่าที่พักครึ่งหนึ่งของค่าห้องพักนะครับ อาจารย์สะดวกไหมครับ ผมก็ไม่ได้อึกอักอะไร รีบตอบไปว่า คุณสะดวกแบบไหน หรือให้ผมโอนเงินไปให้ หรือจะรอที่โรงแรม เพราะเดี๋ยวผมจะขับไปส่งก็ได้ แต่ตอนนี้กำลังจะทานกลางวัน ผู้ประสานงานก็เลยอึกอักสักหน่อย แล้วพูดว่า เดี๋ยวสักครู่นะครับ แล้วถามต่อว่า อาจารย์ครับ ผมได้แจ้งอาจารย์เรื่องห้องพักไหมครับว่าจะต้องจ่าย ผมก็ตอบกลับไปว่า ไม่ครับ แต่ถ้าต้องจ่ายผมก็จะจ่าย สักพัก ผู้ประสานงานจึงแจ้งกลับว่า โอเคครับอาจารย์ไม่ต้องจ่ายครับ ผมเช็คดูแล้ว ลืมว่าชื่ออาจารย์เป็นเศษพอดี จึงต้องพักคนเดียว แค่นี้นะครับ สวัสดีครับ...........
• นิทานเรื่องนี้ สอนให้รู้อะไรบ้าง ??? คำถามนี้น่าจะมีประโยชน์สำหรับผู้ที่ทำหน้าที่ผู้ประสานงาน หรือนักศึกษาสาขาการโรงแรมและอีเว้นท์ ลองตอบคำถามดูครับ เพื่อแสดงทัศนะ
• ข้อคิด นี่ถ้าเป็นคนถือยศถืออย่าง เหมือนบางคนที่ผมเคยเห็นเวลาไปประชุม มีตำแหน่ง (ใหญ่บ้างเล็กบ้าง) บางท่านเขาอาจไม่ยอม เพราะงานนี้ตำแหน่งที่ไปประชุมมีตำแหน่งสูงถึง(ผู้แทน)อธิการบดี

ปล. นิทานเรื่องนี้ ไม่ได้หมายจะตำหนิใครคนใดคนหนึ่ง หรือหน่วยงานใด และต้องขออภัยที่เอ่ยชื่อหน่วยงานท่าน เพราะหากมองในแง่ลบ หน่วยงานท่านอาจเสียหาย แต่หากมองในแง่บวก ก็เพื่อการพัฒนา ที่สำคัญกว่าคือ ท่านอาจยังไม่ใช่มืออาชีพ เพราะบางทีงานในหน้าที่อาจไม่ค่อยได้จัดการงานพวกนี้ นักศึกษาสาขาการโรงแรมและอีเว้นท์ ต่างหาก จะได้มีความมืออาชีพ ในอนาคต หากต้องทำหน้าที่ผู้ประสานงาน และต้องขอบคุณท่านอีกด้วยซ้ำที่ทำให้ผมมีเรื่องเล่าให้นักศึกษาฟังในวิชาเรียน

ปล. 2 ผมชอบงานความร่วมมือนี้มาก หากมีโอกาสก็อยากไปร่วมเป็นคณะทำงานด้วย ที่สำคัญ ชอบลีลาของท่าน ดร.ชูวิทย์ มิตรชอบ รองผู้อำนวยการ อพท. ท่านดูเชี่ยวชาญ ช่ำชอง และเป็น “ปราชญ์” ด้านการบริหารจัดการ

ปล. 3 ขอบคูรภาพถ่ายจากสำนักประชาสัมพันธ์ กรมประชาสัมพันธ์ ครับ