การบริหารด้วยแนวความคิด Agile (3) - การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ

ทำอย่างไรให้สื่อสารมีประสิทธิภาพ

Blog นี้จะคุยกันเรื่องการบริหารแบบ agile กันต่อ ในเรื่องการสื่อสาร นะครับ

ผมเขียนไว้ตั้งแต่ blog แรกว่าในบรรยากาศการบริหารและทำงานแบบ agile การสื่อสารต้องมีประสิทธิภาพ คือ ผู้รับสาร (audience) ต้องได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง (accurate) ในเวลาที่เหมาะสม (timely) แล้วในเนื้อหาที่ผู้รับสามารถเข้าใจได้ (understandable)

สิ่งที่ผมพยายามเน้นคือ การจะบอกว่าการสื่อสารมีประสิทธิภาพหรือไม่ ควรเป็นมุมมองจากผู้รับสารนะครับ ดังนั้นต้องเป็นหน้าที่ของผู้ส่งสารว่าจะมีกลยุทธ์อย่างไรในการทำให้ผู้รับข้อมูลเข้าใจ ซึ่งแน่นอนว่าผู้ส่งสารต้อง

1) เข้าใจวัตถุประสงค์ว่าสื่อสารเรื่องนี้เพื่ออะไร เช่นแจ้งเพื่อทราบ ต้องการให้ตัดสินใจ หรือขอความร่วมมือ และอีกมากมาย

2) ใครเป็นผู้รับสารเป้าหมาย (Target audience) ตำแหน่งอะไร ความรู้พื้นฐานเป็นอย่างไร มีความเข้าใจในหัวข้อสื่อสารมากน้อยแค่ไหน คนในองค์กร คนนอกองค์กร

3) ข้อมูลที่ต้องการสื่อสาร ยาก ง่าย แค่ไหนในมุมของผู้รับสาร

4) เลือกรูปแบบวิธีการและเนื้อหาที่เหมาะสมกับผู้รับสารในแต่ละกลุ่ม เช่นภาษาที่ใช้ ช่องทางการสือสาร จะประกาศ จะเรียกประชุม จะ email หรือจะรูปแบบไหน

5) ควรสื่อสารเมื่อไหร่ เรื่องจังหวะเวลาก็สำคัญนะครับ ที่ผมแนะนำคือส่งสารออกไปให้เร็วที่สุดด้วยเนื้อหาที่ถูกต้องที่สุด ณ ขณะนั้น เนื้อหาครบไม่ครบ เดี๋ยวค่อยเสริมไปทีหลัง ดีกว่าเก็บไว้ให้เกิดข่าวลือ

จริงๆมีแนวทางการสื่อสารแบบนึงที่เรียกว่า story telling ซึ่งกำลังนิยมมาก คล้ายๆเล่านิทาน คนฟังก็เห็นภาพเข้าใจคล้อยตาม เอาไว้ผมจะเขียนเจาะเรื่อง story tellingให้อ่านอีกทีนะครับ

ทฤษฎีบอกว่าการสื่อสารต้องเป็นแบบ 2-way คือมีการโต้ตอบเพื่อความเข้าใจเนื้อหาที่ต้องการสื่อสาร แต่ต้องเข้าใจในขณะที่สื่อสารนั้นเป็น การสื่อสารจริงๆ (communicate) หรือ การเจรจาต่อรอง (negotiate) หรือโต้แย้ง (argue) หลายๆครั้งที่ผมเห็นการประชุมเพื่อชี้แจง กลายเป็นรายการโต้เวทีไป ต้องระวังนะครับ

สุดท้าย ผมอยากฝากว่า ไม่มีการสื่อสารที่มากเกินไป (over communicate) ผมไม่ได้บอกว่าให้เราสื่อสารจนเป็นเหมือน email spam นะครับ คือต้องเข้าใจก่อนว่า ไม่ว่าคุณจะสื่อสารเก่งแค่ไหน ผู้รับสารไม่มีทางเข้าใจสิ่งที่คุณอยากจะสื่อออกไปได้ 100% ในครั้งแรก คุณก็ต้องมีการซ้ำ อาจจะเน้นเรื่องที่เข้าใจแล้ว หรือในรูปแบบที่แตกต่างไป แต่ต้องท่องไว้ว่า ไม่มีทางว่าคุณสามารถสื่อสารออกไปแล้วทุกคนเข้าใจถูกต้องครบถ้วนหมดในครั้งแรก

Blog หน้ามาต่อเรื่องอื่นใน Agile ครับ

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน Agile



ความเห็น (0)

หมายเลขบันทึก

620176

เขียน

13 Dec 2016 @ 18:36
()

แก้ไข

13 Dec 2016 @ 19:20
()

สัญญาอนุญาต

ครีเอทีฟคอมมอนส์แบบ แสดงที่มา-ไม่ใช้เพื่อการค้า-ไม่ดัดแปลง
อ่าน: คลิก