ระบบสำนักงานอัติโนมัติ

ระบบสำนักงานอัติโนมัติ

พัฒนาการเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์ และการสื่อสารที่ส่งผลต่อการเปลี่ยนแปลงและสภาพความเป็นอยู่ของมนุษย์ เป็นผลทำให้โลกพัฒนาเข้าสู่ยุคของข้อมูลข่าวสาร พัฒนาการของการสื่อสารกำลังทำให้วิถีการทำงานบางอย่างของมนุษย์เปลี่ยนแปลงไป มีการใช้ข้อมูลข่าวสารมากขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลข่าวสารทำได้อย่างรวดเร็ว หากมองให้ลึกลงไปอีกสักนิดพบว่า บนความสำเร็จของเทคโนโลยีทางด้านข่าวสารเกือบทุกประเภท อยู่บนฐานของเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์และการสื่อสารข้อมูล

สำนักงานอัตโนมัติ หมายถึง วิธีการนำคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์สำนักงานมาเชื่อมโยงด้วยกันด้วยระบบสื่อสารข้อมูล เพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานในสำงานสามารถทำงานด้วยกันได้อย่างรวดเร็ว และสะดวก สบาย ทั้งในด้านการผลิต และการเรียกค้นเอกสาร การประมวลผลข้อมูล การติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ปฏิบัติงานทังภายในและภายนอกสำนักงาน การจัดงานนัดหมาย การประชุมและการตัดสินใจ

ความสำคัญของสำนักงานอัตโนมัติสำนักงานอัตโนมัติส่วนใหญ่แล้วเป็นเรื่องของการนำคอมพิวเตอร์มาใช้ในสำนักงานความหมายกับงานต่าง ๆ ดังต่อไปนี้

2.1. ความสำคัญของการวางแผนสำนักงาน การวางแผนสำนักงานจะต้องเริ่มต้นด้วยการวิเคราะห์งานต่าง ๆ ภายในสำนักงานว่าจะต้องมีกิจกรรมอะไรบ้าง ใช้เอกสารหรือข้อมูลอะไร และมีกระแสงานอย่างไรจากนั้นจึงกำหนดกิจกรรมและการทำงานต่าง ๆ ตามข้อมูลที่มีอยู่ การวางแผนสำนักงานที่เหมาะสมนั้นควรประกอบไปด้วย

2.2. ความสำคัญของการจัดสายงานในที่นี้หมายถึง การจักสายงานและจัดพนักงานเข้าทำงานในสำนักงาน

2.3. ความสำคัญต่อการควบคุมการปฏิบัติงานเมื่อได้วางแผนการปฏิบัติงานในสำนักงาน คือ การควบคุมให้การปฏิบัติงานเป็นไปอย่างราบรื่นและได้ผลดี การควบคุมการปฏิบัติงานที่นิยมใช้กันเป็นปกติ ปัจจุบันมีองค์การหลายแห่งที่ติดตั้งอุปกรณ์ชุมสายภายในขนาดเล็ก และสามารถกำหนดได้ว่าจะให้โทรศัพท์เครื่องใดสามารถเรียดต่อในระบบทางไกลได้ หากจัดระบบควบคุมให้ดีสามารป้องกันไม่ให้พนักงานมาแอบใช้โทรศัพท์โดยไม่ได้รับอนุญาต การควบคุมการปฏิบัติงานในสำนักงานยังมีอีกมากตั้งแต้การควบคุมพนักงานให้ทำงานได้อย่างถูกต้องและรวดเร็ว ไม่ทิ้งงานให้คั่งค้าง หรือละเลยไม่ทำตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ การควบคุมการจัดหาอุปกรณ์เครื่องใช้และวัสดุสำนักงาน การควบคุมการเบิกจ่ายวัสดุสำนักงานให้อยู่ในเกณฑ์ที่พอเหมาะ ไปจนถึงการควบคุมไม้ให้พนักงานหรือบุคลากรภายนอกเข้ามากระทำการให้เกิดความเสียหายต่อหน่วยงาน ฉะนั้นจึงจำเป็นต้องใช้เทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการควบคุมการปฏิบัติงาน

2.4. ความสำคัญต่อการแก้ไขปัญหาการปฏิบัติงานในสำนักงานบางแห่งอาจมีปัญหาได้หลายอย่างด้วยกัน ปัญหาที่เกิดขึ้นอาจเป็นปัญหาที่เกี่ยวกับบุคคลากรผู้ปฏิบัติงาน ปัญหาที่เกี่ยวกับวิธีปฏิบัติที่ไม่มีประสิทธิภาพหรือเกิดความผิดพลาด ปัญหาเกี่ยวกับวัสดุอุปกรณ์และเครื่องมือเครื่องใช้ไม่เพียงพอต่อการใช้งานปัญหาในด้านการสื่อสาร ปัญหาเรื่องเอกสารสูญหาย ค้นหาไม่พบ ฯลฯ หัวหน้าสำนักงานหรือผู้บริหารสำนักงานจะต้องคอยสังเกตปัญหาเหลี้และหาทางขจัดปัดเป่าไม่ไห้ให้เกิดขึ้น

2.5. ความสำคัญต่อการสร้างขวัญและกำลังใจพนักงานในบริษัทหรือองค์กรนั้นเกิดความภาคภูมิใจ ที่สำนักงานของตนเองทันสมัยสามารถติดต่อสื่อสารกันได้อย่างรวดเร็ว ผู้บริหารมีข้อมูลหลักฐานในการตัดสินใจพนักงานมีความพึงพอใจในการแบ่งหน้าที่รับผิดชอบ

2.6. ความสำคัญต่อการอำนวยการการปฏิบัติงานหลายอย่างในสำนักงานจำเป็นจะต้องระดมบุคลากรมาร่วมกันทำงานอย่างเข้มแข็งและบางครั้งเป็นงานที่นอกเหนือหน้าที่ตามปกติ

2.7. ชื่อเสียงของบริษัทหรือหน่วยงานเมื่อลูกค้าเข้ามาใช้บริการ ในองค์กรนั้นการบริการสามารถทำได้โดยสะดวกและรวดเร็วเป็นข้อมูลที่ถูกต้องจะทำให้ผู้มาใช้บริการยกย่องชมเชย ซึ่งไม่จำเป็นต้องประชาสัมพันธ์

วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจำเป็นต้องใช้เวลา ทรัพยากรมากมาย

กลยุทธ์และวงจรในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติขั้นตอนในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบปัญหา ในหลายเรื่องจากต้องใช้เทคนิควิธีหลากหลายในการพัฒนาและใช้งานร่วมกันแบบผสมผสาน

ข้อมูลเสนอแนะในการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติจากข้อปัญหาที่มักจะพบในการพิจารณาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

สรุปข้อดีและข้อเสียของระบบสำนักงานอัตโนมัติ

ในการจัดทำระบบสำนักงานอัตโนมัติจะมีทั้งผลดีและผลเสีย ซึ่งผู้บริหารจะต้องพิจารณาผลประโยชน์ที่จะได้รับเมื่อตัดสินใจดำเนินการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ และจะต้องพยายามตระหนักถึงปัญหาและหนทางแก้ไขไว้ล่วงหน้า

ข้อดี- ประหยัดสถานที่จัดเก็บเอกสาร

- เพิ่มความสะดวก รวดเร็ว ในการจัดเก็บ รวบรวมค้นคว้าข้อมูล

- ลดขั้นตอน/เจ้าหน้าที่ในการจัดการสืบค้นสำเนา เอกสาร

- ลดภาระในการเดินทาง

- ลดปัญหาการจัดทำ จัดเก็บ เอกสารซ้ำซ้อน

- สามารถช่วยในการตรวจสอบ ติดตาม สั่งงาน ได้สะดวกรวดเร็ว

- ป้องกันการทุจริต

- ช่วยสอบทานเอกสาร

- ได้ข้อมูลรวดเร็ว

- ข้อมูลที่ได้มีความถูกต้องมากขึ้น

- เพิ่มประสิทธิภาพด้านการติดต่อสื่อสารข้อเสีย- การพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติต้องเกี่ยวข้องกับบุคคล/หน่วยงาน และฝ่ายการประสานงานประสานข้อมูล โดยส่วนรวมค่อนข้างยากและใช้เวลานาน

- การพัฒนาระบบต้องใช้เวลาอันยาวนาน

- ต้องใช้เงิน งบประมาณ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน

- ข้อมูลบางส่วนกระจายไปอยู่ที่หน่วยงานต่าง ๆ เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงความลับ

- ระบบการทำงานในระบบสำนักงานอัตโนมัติ จะเปลี่ยนวิถีการปฏิบัติงานไปสู่วิธีการใหม่อาจต้องมีการฝึกอบรมความรู้บุคคลากรเปลี่ยนตำแหน่งงานต้องใช้เวลาในการนำเสนอเพื่อให้บุคคลากรยอมรับนานยิ่งขึ้น[1]

---

ม.ป.ป.//ระบบสำนักงานอัตโนมัติ//สืบค้นจากhttp://gm4155605.blogspot.com/2012/08/1.html