GotoKnow
  • เข้าระบบ
  • สมัครสมาชิก
  • แผงจัดการ
  • ออกจากระบบ
GotoKnow

Knowledge Management

เมื่อก้าวเข้าสู่องค์การแห่งการเรียนรู้แล้ว ต้องดำเนินการจัดทำการบริหารการเปลี่ยนแปลงสู่การบริหารความรู้โดยมุ่งเน้นการแบ่งปันความรู้ การเข้าถึงความรู้ การซึมซับความรู้ และการประยุกต์ใช้ความรู้เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานให้ได้มาตรฐานในการปฏิบัติงานในระดับสูง

        ในยุคปัจจุบันความรู้ถือได้ว่าเป็นหนึ่งในทรัพยากรการบริหารที่มีความสำคัญยิ่ง ดังนั้นผู้บริหาร ของหน่วยงานซึ่งนอกจากทำหน้าที่ในการบริหารทรัพยากรอื่นแล้วจะต้องทำหน้าที่ในการบริหารความรู้ด้วย โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เกิดความรู้ขึ้นในองค์การ ซึ่งการบริหารความรู้จะทำให้ 3 ส่วนคือ ความรู้ งาน คน เกื้อกูลซึ่งกันและกัน ส่งผลให้ผลการดำเนินงานขององค์การเกิดประสิทธิภาพและประสิทธิผลสูงสุดได้ประกอบกับพระราชกฤษฏีกาว่าด้วยหลักเกณฑ์และวิธีการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี พศ.2546 มาตรา 11 กำหนดว่า “ ส่วนราชการมีหน้าที่พัฒนาความรู้ในส่วนราชการเพื่อให้มีลักษณะเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้อย่างสม่ำเสมอ โดยต้องรับรู้ข้อมูลข่าวสารและสามารถประมวลผลความรู้ในด้านต่าง ๆ เพื่อนำมาประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราชการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และเหมาะสมต่อสถานการณ์ รวมทั้งต้องส่งเสริมพัฒนาความรู้ ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์และปรับเปลี่ยนทัศนคติของข้าราชการในสังกัดให้เป็นบุคคลากรที่มีประสิทธิภาพและมีการเรียนรู้ร่วมกัน ” นอกจากนี้คู่มือของสำนักงาน กพร. หมวดที่ 3: แนวทางการพัฒนาส่วนราชการให้เป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ โดยการ
          1. สร้างระบบให้สามารถรับรู้ข่าวสารได้อย่างกว้างขวาง
          2. ประมวลผลความรู้ในด้านต่าง ๆ เพื่อประยุกต์ใช้ในการปฏิบัติราชการได้อย่างถูกต้อง รวดเร็ว และเหมาะสมกับสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป
          3. ส่งเสริมและพัฒนาความรู้ ความสามารถ สร้างวิสัยทัศน์และปรับเปลี่ยนทัศนคติของ ข้าราชการเพื่อให้เป็นผู้ที่มีความรู้ในวิชาการสมัยใหม่และปฏิบัติหน้าที่ให้เกิดประสิทธิภาพและมีคุณธรรม
          4. สร้างความมีส่วนร่วมให้เกิดการแลกเปลี่ยนความรู้ซึ่งกันและกันเพื่อพัฒนาในงาน ให้เกิดประสิทธิภาพ
     ซึ่งในที่นี้แบ่งการนำเสนอเป็น 4 ส่วน ดังนี้
          1. ความหมายของความรู้และประเภทของความรู้
          2. ความหมายของการบริหารความรู้
          3. ประโยชน์ของการบริหารความรู้
          4. กระบวนการจัดการความรู้ / ปัจจัยแห่งความสำเร็จ / ขั้นตอนในการทำ KM

          1. ความหมายของความรู้และประเภทของความรู้
                    ความหมาย Hideo Yamazaki ได้ให้ความหมายของความรู้ไว้ว่า คือ “ สารสนเทศที่ผ่านกระบวนการคิดเปรียบเทียบ เชื่อมโยงกับความรู้อื่นจนเกิดเป็นความเข้าใจและนำไปใช้ประโยชน์ในการสรุปและตัดสินใจในสถานการณ์ต่าง ๆ โดยไม่จำกัดช่วงเวลา”

โดยได้แสดงปิรามิดลำดับชั้นของความรู้ ดังนี้
 
     ทั้งนี้ Yamazaki ได้อธิบายความหมายของแต่ละลำดับชั้นไว้ว่า “ข้อมูล” (data) เป็นข้อเท็จจริง เป็นตัวเลขต่าง ๆ หรือข้อมูลดิบที่ยังไม่ได้ผ่านการแปรความส่วน “ สารสนเทศ (Information) เป็นข้อมูลที่ผ่านกระบวนการสังเคราะห์ วิเคราะห์เพื่อนำมาใช้ประโยชน์ในการบริหารจัดการในขั้นตอนของการตัดสินใจในขณะที่ “ความรู้” (Knowledge) คือสารสนเทศที่ผ่านกระบวนการคิด การเปรียบเทียบเชื่อมโยงกับความรู้อื่นจนเกิดเป็นความเข้าใจและนำไปใช้ ประโยชน์ในการสรุปและตัดสินใจในสถานการณ์ต่าง ๆ ได้โดยไม่จำกัดช่วงเวลา กล่าวคือเป็นสารสนเทศที่นำไปใช้ ในการปฏิบัติงานได้ และปัญญา (Wisdom) คือความรู้ที่อยู่ในตัวคนก่อให้เกิดประโยชน์ในการนำไปใช้
     ประเภท Michael Palanyi และ Ikujiro Nonaka ได้แบ่งความรู้ออกเป็น 2 ประเภท คือ
          1. Tacit knowledge : เป็นความรู้ที่มีอยู่ในตัวคนซึ่งความรู้ชนิดนี้เกิดขึ้นได้จากการเรียนรู้และประสบการณ์ของแต่ละบุคคล แต่สามารถพัฒนาและถ่ายทอดให้แก่ผู้อื่นได้
          2. Explicit Knowledge : เป็นความรู้ที่เป็นเหตุเป็นผลและกำหนดรวบรวมและถ่ายทอดได้ในรูป แบต่าง ๆ ซึ่งทำให้คนเข้าถึงได้ง่าย
     อย่างไรก็ตามเมื่อพิจารณาถึงสัดส่วนความรู้ทั้ง 2 ประเภทแล้ว จะพบว่า Tacit knowledge จะมีมากกว่า Explicit knowledge หลายเท่า ซึ่งมีผู้เปรียบสัดส่วนระหว่าง Tacit และ Explicit เป็น 80 : 20 หรือผู้เชี่ยวชาญหลายท่านได้กล่าวเปรียบเทียบกับปรากฏการณ์ธรรมชาติว่าเช่นเดียวกับภูเขาน้ำแข็ง คือ ส่วนที่ โผล่พ้นน้ำของภูเขาน้ำแข็งจะเป็นส่วนที่น้อยมากเมื่อเทียบกับส่วนที่อยู่ใต้น้ำ
 
     ด้วยเหตุดังกล่าวจึงต้องมีการบริหารความรู้ทั้ง 2 ชนิดดังกล่าวในองค์การให้คนเกิดการเรียนรู้ และแลกเปลี่ยนความรู้ร่วมกัน เพื่อให้ใช้ความรู้เป็นฐานในการพัฒนาการทำงานของคนในองค์การให้มีประสิทธิภาพขึ้น ซึ่งเมื่อเปรียบเทียบกับองค์การอื่นแล้วจะต้องเป็นองค์การที่มีมาตรฐานในการปฏิบัติงานระดับสูง (High Performance) โดยศาสตราจารย์ Ikujiro Nonaka ผู้เชี่ยวชาญด้าน International Corporate Strategy มหาวิทยาลัย Hitotsubashi ประเทศญี่ปุ่น ได้เสนอวงจรความรู้ (Knowledge Spiral : SECI Model ) เมื่อเชื่อมโยง Explicit knowledge และ Tacit Knowledge ดังนี้
 
     หรือนำภาพวงจรดังกล่าวสรุปเพื่อให้ศึกษาได้ง่ายขึ้น คือ
Tacit-------->Tacit
Socialization  Tacit-------->Explit
Externalization 
Explicit-------->Tacit
Internalization  Explicit-------->Explicit
Combination 
 
     ดังนั้นเมื่อพิจารณาวงจรความรู้ข้างต้นแล้วจะเห็นได้ว่า คนเป็นองค์ประกอบที่มีความสำคัญที่สุดของวงจรความรู้เพราะเป็นทั้งแหล่งความรู้และเป็นผู้ที่นำความรู้ไปใช้ประโยชน์นอกจากนี้การใช้เทคโนโลยีต่าง ๆ จะทำให้การนำความรู้ไปใช้ได้ง่ายและรวดเร็วมากยิ่งขึ้นและประการสุดท้ายกระบวนการความรู้เป็นการ บริหารจัดการเพื่อนำความรู้จากแหล่งความรู้ไปให้ผู้ใช้ ซึ่งจะทำให้เกิดการปรับปรุงและนวัตกรรม
          2. ความหมายของการบริหารความรู้
                    นักวิชาการได้ให้ความหมายของการบริหารความรู้ไว้ต่าง ๆ กัน ดังนี้
                    2.1 วิจารณ์ พานิช ได้ให้ความหมายไว้โดยสรุป ดังนี้
                         - การรวบรวม การจัดระบบ การจัดเก็บและการเข้าถึงข้อมูลเพื่อสร้างความรู้ โดยมีเทคโนโลยีด้านข้อมูลและคอมพิวเตอร์เป็นเครื่องมือช่วยเพิ่มพลังในการบริหารความรู้
                         - การจัดการความรู้เกี่ยวข้องกับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ โดยที่วัฒนธรรม พฤติกรรม ภายในองค์การ พลวัตรและวิธีปฏิบัติมีผลต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้
                         - การบริหารความรู้ต้องอาศัยผู้รู้ในการตีความและประยุกต์ใช้ความรู้ในการสร้างนวัตกรรมและเป็นผู้นำในแต่ละองค์กร รวมทั้งต้องการผู้เชี่ยวชาญในสาขาใดสาขาหนึ่งแนะนำวิธีการประยุกต์ใช้ ดังนั้นกิจกรรมเกี่ยวกับคนเช่น การดึงดูดคนดีและเก่ง การพัฒนาคน การติดตามความก้าวหน้าของคนและ การรักษาคนมีความรู้ไว้ในองค์กร ถือเป็นส่วนหนึ่งของการบริหารความรู้
                         - การบริหารความรู้เกิดขึ้นเพราะมีความเชื่อว่าจะช่วยเพิ่มประสิทธิผลขององค์กร ช่วยสร้างความมีชีวิตชีวาและความสำเร็จในองค์กร การประเมินต้นทุนทางปัญญาและผลสำเร็จของการประยุกต์ใช้การบริหารความรู้เป็นตัวชี้วัดว่าองค์การมีการบริหารความรู้อย่างได้ผลหรือไม่
                     2.2 Ryoko Toyama กล่าวว่าการบริหารความรู้หมายถึง การจัดการเพื่อเอื้อให้เกิดความรู้ใหม่ โดยใช้ความรู้ที่มีอยู่และประสบการณ์ของคนในองค์กรอย่างเป็นระบบเพื่อพัฒนานวัตกรรมที่จะทำให้มีความได้เปรียบเหนือคู่แข่งทางธุรกิจ
                     2.3 The World Bank ได้ให้ความหมายไว้ว่าเป็นการรวบรวมวิธีปฏิบัติขององค์กร และกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับ การสร้าง การนำมาใช้ และเผยแพร่ความรู้และบริบทต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินธุรกิจ
                    2.4 European Foundation for Quality Management (EFQM) ได้ให้ความหมายไว้ว่าวิธี การจัดการความรู้เป็นกลยุทธ์และกระบวนการในการจำแนกจัดหา และนำความรู้มาใช้ประโยชน์ เพื่อช่วยให้องค์กรประสบความสำเร็จตามเป้าหมายที่ตั้งไว้
               จากนิยามต่าง ๆ ดังกล่าวข้างต้นสรุปได้ว่า การบริหารความรู้เป็นเรื่องของการทำกิจกรรมต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับความรู้ เช่น การดึง คว้า (Capture) ความรู้ มาจากทั้งภายในและภายนอกองค์กรเราแล้วนำมากลั่นกรอง ตรวจสอบเลือกเฉพาะความรู้ที่ถูกต้องไปใช้แล้ววนกลับมาเป็นข้อมูล (Data) เพื่อที่จะเกิดปัญญาใหม่ เป็นวงจรที่ ไม่รู้จบ และต้องมีการพัฒนางาน พัฒนาองค์กร พัฒนาคน และพัฒนาความรู้ไปด้วยกันเป็นวงจรที่เกื้อกูลซึ่งกัน และกันเพื่อให้เกิดประโยชน์ต่อสังคมและการเป้าหมายขององค์การด้วย
          3. ประโยชน์ของการบริหารความรู้
                    การบริหารความรู้ภายในองค์การที่มีประสิทธิภาพ ส่งผลให้เกิดประโยชน์ต่อคน งาน และองค์การ ดังนี้
                    3.1 สร้างนวัตกรรมใหม่ในการทำงาน
                    3.2 เพิ่มคุณภาพการทำงานการบริการลูกค้า
                    3.3 ให้ความสำคัญกับความรู้ของพนักงานและให้ค่าตอบแทนและรางวัลที่เหมาะ ทำให้ลดอัตราการลาออกของพนักงาน
                    3.4 ลดระยะเวลาและค่าใช้จ่ายในการทำงาน โดยการลดกระบวนการที่ไม่สร้างคุณค่าให้กับงาน
                    3.5 ปรับปรุงประสิทธิภาพและเพิ่มผลผลิตให้กับทุกภาคส่วนขององค์กร
               ดังนั้นองค์การทุกองค์การจึงจำเป็นที่จะต้องมีการบริหารความรู้เนื่องจากความรู้เป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องรักษาไว้และคนเป็นแหล่งกระจายความรู้ได้ดีที่สุดหากคนขาดการเรียนรู้ไม่สามารถจัดการความรู้ได้ดี ที่สำคัญคือการบริหารความรู้เป็นปัจจัยแห่งความสำเร็จขององค์การ
          4. กระบวนการจัดการความรู้ (Knowledge Management Process)
               ในการจัดการความรู้ มีกระบวนการในการดำเนินการ ดังนี้
                    4.1 การบ่งชี้ความรู้ (Knowledge identification) เราจะต้องทราบว่าเราต้องมีความรู้เรื่องอะไร เรามีความรู้เรื่องนั้นหรือยัง อยู่ในรูปแบบใด อยู่ที่ใคร
                    4.2 การสร้างและแสวงหาความรู้ (Knowledge Creation and Acquisition) เป็นการสร้างความรู้ใหม่ แสวงหาความรู้จากภายนอก รักษาความรู้เก่า และกำจัดความรู้ที่ใช้ไม่ได้แล้ว
                    4.3 การจัดความรู้ให้เป็นระบบ (Knowledge Organization ) เป็นการวางโครงสร้างความรู้ เพื่อเตรียมพร้อมสำหรับการเก็บความรู้อย่างเป็นระบบในอนาคต
                    4.4 การประมวลและกลั่นกรองความรู้ (Knowledge Codification and Refinement) ปรับปรุงรูปแบบเอกสารให้เป็นมาตรฐาน ให้เนื้อหาสอดคล้องและปรับปรุงเนื้อหาให้สมบูรณ์
                    4.5 การเข้าถึงความรู้ (Knowledge Access) แหล่งความรู้เข้าถึงและนำมาใช้งานได้ง่าย เช่น การฝึกอบรม หนังสือเวียน บอร์ด หรือ Web Board
                    4.6 การแบ่งปันแลกเปลี่ยนความรู้ (Knowledge Sharing ) จะต้องมีการแลกเปลี่ยนความรู้ด้วยวิธีการที่เหมาะสม ดังนี้
                         4.6.1 Explicit knowledge แลกเปลี่ยนด้วยวิธีการ เช่น จากเอกสารฐานความรู้เทคโนโลยี่สารสนเทศ
                         4.6.2 Tacit knowledge แลกเปลี่ยนด้วยวิธีการ เช่น ทีมข้ามสายงาน กิจกรรมกลุ่มคุณภาพและนวัตกรรม ชุมชนแห่งการเรียนรู้ ระบบพี่เลี้ยง การสับเปลี่ยนงาน การยืมตัว เวทีแลกเปลี่ยนความรู้
                         4.7 การเรียนรู้ (Learning) การจัดการให้เกิดการเรียนรู้ ร่วมกันในองค์การจะทำให้เกิดองค์ความรู้และสมาชิกในองค์การ สามารถนำความรู้จากองค์ความรู้ไปใช้ในการปฏิบัติงานได้ ซึ่งส่งผลให้เกิดการเรียนรู้และประสบการณ์และเป็นการสร้างนวัตกรรมอย่างต่อเนื่อง ทำให้เกิดการเรียนรู้และพัฒนางานตลอดจนประสบการณ์ใหม่ ๆ และนำไปสู่การสร้างองค์ความรู้ใหม่ ๆ ในองค์การได้

      กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลง (Change Management Process)
          กระบวนการบริหารจัดการการเปลี่ยนแปลงมีความสำคัญต่อการบริหารความรู้ภายในองค์การ เนื่องจากเป็นการจัดเตรียมความพร้อมขององค์การและมุ่งจัดการปลี่ยนแปลงแนวคิด พฤติกรรม วัฒนธรรม การทำงานของคนในองค์การตลอดจนเป็นการเตรียมความพร้อมขององค์การให้เกิดทัศนคติที่เอื้อต่อการบริหารความรู้
          1. การเตรียมการและการปรับเปลี่ยนพฤติกรรม (Transition and Behavior Management)
               1.1 การเตรียมความพร้อม เช่น การมีส่วนร่วมและสนับสนุนจากผู้บริหารการจัดเตรียมโครงสร้างพื้นฐานขององค์กร การจัดตั้งทีม / หน่วยงานที่รับผิดชอบ การมีระบบการติดตามและประเมินผล การกำหนดปัจจัยแห่งความสำเร็จชัดเจน
               1.2 การปรับเปลี่ยนพฤติกรรม การเตรียมการให้คนต้องการที่จะเปลี่ยน คิดและทำโดยการให้ผู้บริหารเป็นแบบอย่างที่ดี การสร้างบรรยากาศที่เปิดกว้างให้โอกาสพนักงานแสดงความคิดเห็น และการส่งเสริมการสร้างสรรค์สิ่งใหม่ ๆ
           2. การสื่อสาร (Communication ) ในการบริหารการเปลี่ยนแปลงจะต้องสื่อสารทำให้ทุกคนเข้าใจสิ่งที่องค์กรจะทำ ประโยชน์ที่จะเกิดขึ้น ตลอดจนทุกคนจะมีส่วนร่วมในการดำเนินการได้อย่างไร ซึ่งจะทำให้ทุกคนอยากที่จะให้ความร่วมมือในการสร้างความเปลี่ยนแปลงนั้น ๆ
          3. กระบวนการและเครื่องมือ (Process Tools) เพื่อช่วยให้การค้นหาเข้าถึง ถ่ายทอด และแลกเปลี่ยนความรู้สะดวกและรวดเร็วขึ้น ทั้งนี้ช่องทางต่าง ๆในการถ่ายทอดความรู้ เช่น ประสบการณ์ตรง
การสอนงาน การฝึกอบรม เป็นต้น
          4. การฝึกอบรมและการเรียนรู้ (Learning) เพื่อสร้างความเข้าใจและตระหนักถึงความสำคัญและหลักการของการเรียนรู้ โดยการกำหนดเนื้อหา กลุ่มเป้าหมาย วิธีการและการประเมินผลและปรับปรุง เป็นต้น
          5. การวัดผล (Measurements) เพื่อให้ทราบว่าการดำเนินการได้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้หรือไม่และเพื่อนำผลของการวัดมาใช้ในการปรับปรุงแผนและการดำเนินการให้ดีขึ้น รวมทั้งนำมาใช้ในการสื่อสารกับบุคลากรในทุกระดับให้เห็นประโยชน์ของการจัดการความรู้
          6. การยกย่องชมเชยและการให้รางวัล (Recognition and Reward) เพื่อสร้างแรงจูงใจให้เกิดการปรับเปลี่ยนพฤติกรรมและการมีส่วนร่วมของบุคลากรในทุกระดับ เช่น วางระบบการให้รางวัลแก่บุคลากรและทีมงานที่มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ : กำหนดกิจกรรมของกล่มเป้าหมายที่ได้รางวัล ด้วยการมอบรางวัลในการมีส่วนร่วมกิจกรรม KM เช่น KM Day เป็นต้น
     ปัจจัยแห่งความสำเร็จในการทำ KM
          ในการสร้างความสำเร็จในการดำเนินการ KM นั้น ปัจจัยต่าง ๆ ที่มีส่วนสนับสนุน ดังนี้
               - ผู้บริหาร : จะต้องตระหนักและเห็นความสำคัญของการทำ KM
               - บรรยากาศและวัฒนธรรมองค์การ : เหมาะสมและเยื้อในการแลกเปลี่ยน เรียนรู้ การจัดตั้งทีมงาน
               - เทคโนโลยี่ที่เหมาะสมกับพฤติกรรมและการทำงานการให้ความรู้เรื่องการจัดการความรู้และการใช้เทคโนโลยี
               - มีแผนงานชัดเจน
               - การประเมินผลโดยใช้ตัวชี้วัด
               - การสร้างแรงจูงใจ
     ขั้นตอนในการจัดทำ KM
ในการดำเนินการจัดทำ KMให้มีประสิทธิภาพ การดำเนินการตามขั้นตอน ดังนี้
               - สร้างความเข้าใจเกี่ยวกับหลักการและประโยชน์ของการจัดการความรู้ให้แก่บุคลากรที่เกี่ยวข้องในระดับต่างๆ
               - ได้รับการสนับสนุนจากผู้บริหาร
               - จัดตั้งทีมงาน KM ทั้งนี้สมาชิกในทีมจะต้อง เครารพความคิดเห็นซึ่งกันและกันและต้องเข้าร่วมการประชุมสม่ำเสมอ ตลอดจน พยายามหาโอกาสเรียนรู้จากผู้อื่น
               - กำหนดขอบเขตและเป้าหมายของการจัดการความรู้ : การจัดทำโครงการนำร่องจัดทำแผน
          โดยสรุปแล้ว การที่องค์การจะปรับเปลี่ยนเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization) การบริหาร ความรู้เป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งขององค์กร และเมื่อก้าวเข้าสู่องค์การแห่งการเรียนรู้แล้ว ต้องดำเนินการจัดทำการบริหารการเปลี่ยนแปลงสู่การบริหารความรู้โดยมุ่งเน้นการแบ่งปันความรู้ การเข้าถึงความรู้ การซึมซับความรู้ และการประยุกต์ใช้ความรู้เพื่อใช้ในการปฏิบัติงานให้ได้มาตรฐานในการปฏิบัติงานในระดับสูง
(High PerFormance)ต่อไป

บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย 

คำสำคัญ (keywords): managementknowledge
หมายเลขบันทึก: 60436
เขียน:
แก้ไข:
อ่าน:
สัญญาอนุญาต: สงวนสิทธิ์ทุกประการ

ความเห็น (0)