การเตรียมตัวในการเข้าร่วมงานแสดงสินค้าอย่างไรให้ประสบผลสำเร็จ

Beyond Asia
ติดตาม ผู้ติดตาม 
ติดต่อ

             หาซื้อ "ธุรกิจส่งออก สำเร็จได้ รวยเร็ว" ที่ซีเอ็ดบุคส์ทุกสาขา

                           --------------------------

ตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการให้คำแนะนำกับผู้ที่เริ่มใหม่ในการทำการค้าระหว่างประเทศ หรือกำลังอยากเป็นผู้ส่งออกสินค้าดังนั้น หนึ่งในเรื่องที่อยากพูดถึงคือการเตรียมตัวในการเข้างานแสดงสินค้า (Trade Show) เพราะการแสวงหาตลาดสำหรับผู้ส่งออก และในการที่จะประชาสัมพันธ์ตัวเองว่าเราเป็นใคร ทำอะไรได้บ้าง สินค้าเราคุณภาพเป็นอย่างไร และราคาเท่าไหร่ แถมยังจะสามารถพบปะพูดคุย เจรจาการค้ากับลูกค้าได้เลยทันทีในช่วงระยะเวลาสั้นๆ จะมีกลุ่มลูกค้าที่สนใจในสินค้ากลุ่มนั้นๆมามากหน้าหลายตา มากันจำนวนมาก นั่นคือการเข้าร่วมงานแสดงสินค้านั่นเอง ไม่ว่าจะงานที่จัดในประเทศโดยกรมส่งเสริมการส่งออก หรือหน่วยงานเกี่ยวข้องที่ให้การสนับสนุนผู้ประกอบการอื่นๆ ที่มีทั้งการนำผู้ประกอบการออกไปทำ Road Show กับลูกค้าในต่างประเทศ หรืองานในต่างประเทศที่ประเทศนั้นๆจัดขึ้นก็ตาม นับว่าเป็นความจำเป็นอย่างหนึ่งสำหรับผู้ประกอบการรายใหม่ๆ แล้วการเข้าร่วมงานจะต้องมีการเตรียมตัวอย่างไรบ้าง หลังจากท่านจองบู้ทสำหรับการแสดงสินค้าเรียบร้อยแล้ว เพื่อให้การเข้าร่วมงานครั้งแรกมีความราบรื่น งบประมาณไม่บานปลาย ก็มีข้อแนะนำต่างๆดังนี้

  1. จากขนาดของบู้ท ก x ย และความสูงที่ทางเจ้าของพื้นที่กำหนดให้สามารถจัดแต่งพื้นที่ได้ ท่านต้องทำการออกแบบ display ว่าจะวางสินค้าชนิดใด ตรงไหน จำนวนเท่าไหร่ การออกแบบบู้ทถือว่ามีส่วนสำคัญหากเป็นงานที่จัดแสดงเพื่อตลาดที่เป็นประเทศที่พัฒนาแล้ว เพราะจะสามารถสร้างความประทับใจให้ลูกค้าได้หากเรายังไม่เป็นที่รู้จักจริงๆ ก็ยิ่งต้องให้ความสำคัญให้หน้าตาของบู้ทสามารถบ่งบอกถึงว่าต้องการกลุ่มเป้าหมายลูกค้าใด คุณภาพสินค้าเราอยู่ในตำแหน่งเช่นใด เรามีอะไรที่ยืนยันว่าเราได้มาตรฐานนั้นๆหรือไม่ เราเป็นผู้ผลิตจากประเทศใด ซึ่งในประเด็นนี้ในงานจัดแสดงสินค้านานาชาติส่วนใหญ่จะจัดโซนกลุ่มประเทศของผู้ผลิต แต่ก็มีอยู่บ้างที่อาจมีการที่ต้องไปอยู่ในตำแหน่งที่ผสมกันเองของกลุ่มประเทศในเอเชียเป็นต้น และจากแบบ display และชั้นวางสินค้าที่ออกไว้เราจะผลิตส่วนไหนบ้าง ผลิตที่ไหน ต้องมีการเตรียมเวลา งบประมาณ และเรื่องการขนส่งไปล่วงหน้าเพื่อจะได้ไปติดตั้งให้เสร็จในเวลาที่เหมาะสม จากนั้นก็เป็นเรื่องที่หน้าตาของบู้ทเรา หน้าตาของสินค้าเรา จะสามารถเชิญชวนลูกค้าให้แวะเวียนเข้ามาได้มากแค่ไหนก็จะเพิ่มโอกาสการขายไปมากเท่านั้น ทั้งนี้อาจต้องรวมถึงการมีองค์ประกอบจากข้ออื่นๆด้านล่างด้วย
  2. สินค้าของท่านจะมี ตัวอย่างไว้แจก (Free sample) หรือทดลองใช้ (Use Test Sample) หรือสาธิตวิธีใช้ (Demonstration) หรือไม่ จะมีสื่อ multimedia หรืออุปกรณ์ IT เพื่อช่วยแสดงสินค้าหรือไม่ เหล่านี้ต้องทำรายการขึ้นมาด้วยเพื่อจัดเตรียมได้อย่างถูกต้อง ส่วนนี้ก็ต้องมีการเตรียมเรื่องการขนส่งไปล่วงหน้าเพื่อจะได้ไปติดตั้งให้เสร็จในเวลาที่เหมาะสม ทั้งนี้เอกสารสำหรับการจัดส่งทั้งตัวอุปกรณ์ และสินค้าจะต้องมีอะไรเป็นพิเศษหรือไม่ก็ต้องสามารถทำรายการออกมาก่อนล่วงหน้าเพื่อป้องกันการตกหล่นด้วย
  3. หากสินค้ามีรูปแบบตามฤดูกาล ( Season) ก็ควรจัดทำตัวอย่างสินค้าที่จะแสดงให้สอดคล้องว่า หากมีการซื้อขายช่วงนี้แล้วสินค้าต้องผลิตเมื่อไหร่ จัดส่งเมื่อไหร่ ลูกค้าปลายทางจัดเคลียสินค้าส่งเข้าร้านเพื่อจัดวางบนชั้นจำหน่ายในร้านค้าเมื่อไหร่เพื่อฤดูกาลนั้นๆ
  4. นอกจากองค์ประกอบหลักที่เป็นส่วนประกอบบู้ท ตัวอย่างสินค้า อุปกรณ์ IT แล้วก็ต้องทำ list รายการอุปกรณ์เสริมอื่นๆเพื่อการอยู่ประจำบู้ทให้ได้ต่อเนื่อง หรือสามารถผัดเปลี่ยนกันได้บ้างระหว่างสมาชิกที่จะร่วมกันต้อนรับลูกค้าอุปกรณ์ส่วนนี้ที่พูดถึงอาจเป็น กาต้มน้ำร้อนไฟฟ้า ชา กาแฟ อาหารว่างประเภทแห้งที่เก็บได้ง่าย รวมทั้งเครื่องคิดเลข นามบัตร ซอง, ถุงหรือกระเป๋า เพื่อใส่โบร์ชัวร์แผ่นพับ แคตตาลอคให้ลูกค้า หรืออุปกรณ์เพื่อวัตถุประสงค์อื่นๆ เช่นกระดาษชำระซึ่งเราก็ต้องกำหนดด้วยว่าส่วนไหนที่จะนำไปจากประเทศไทย ส่วนไหนอาจหาซื้อที่ปลายทางเพราะอุปกรณ์บางอย่างหากไม่รวมค่าขนส่งอาจสามารถประหยัดค่าใช้จ่ายได้มากว่าหากไปซื้อที่ปลายทาง ซึ่งข้อมูลเหล่านี้เราต้องพยายามเช็คล่วงหน้าให้มากที่สุด เพื่อที่จะบริหารจัดการให้ค่าใช้จ่ายตำ่สุด แต่หากเราไปกับหน่วยงานของรัฐของไทยเราเองก็จะสามารถสอบถามข้อมูลเหล่านี้จากคณะที่จะนำเราไปงานได้เลย นอกจากการจัดเตรียมก่อนเข้าร่วมงาน เราจะต้องทำการจัดแผนการเพื่อการจบงานด้วย กล่าวคืออุปกรณ์และตัวอย่างต่างๆจะต้องมีการส่งกลับหรือไม่ อย่างไร คือต้องมีรายละเอียดเหมือนการเตรียมการก่อนงานเช่นกัน
  5. ส่วนสำคัญมากอีกส่วนคือเหล่าข้อมูลต่างๆที่จะต้องใช้ระหว่างการเจรจาการค้าอยู่เสมอๆเช่น ราคาต่อหน่วย ต่อจำนวนขั้นต่ำ ราคาต่อหน่วยหากปริมาณมากขึ้นเป็นช่วงๆ (ซึ่งโดยหลักการคือหากซื้อมากขึ้นควรที่จะมีราคาถูกลงถึงระดับหนึ่ง) ระยะเวลาการผลิต เงื่อนไขการชำระเงิน เงื่อนไขการจัดทำตัวอย่าง การผลิตต้องจัดทำโมลด์หรืออุปกรณ์พิเศษใดใหม่หรือไม่ หากมีต้นทุนเหล่านี้จะเป็นอย่างไรสามารถรวมในราคาสินค้าเดิมได้หรือไม่ หรืออาจต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่ม ซึ่งตรงนี้ในสภาวะการแข่งขันสูงในปัจจุบัน ผู้ประกอบการไทยมักเสียเปรียบที่ส่วนใหญ่มีเงื่อนไขเหล่านี้ที่ไม่ค่อยเป็นมิตรกับลูกค้า หากเทียบกับเงื่อนไขจากประเทศคู่แข่ง ดังนั้นต้นทุน ราคาต่างๆต้องมีการตรวจสอบอย่างถี่ถ้วนว่าสามารถแข่งขันได้ หรือต้องสอบถามลูกค้าในเรื่อง Budget หรืองบการซื้อของเขาให้ดีเพื่อที่จะศึกษาว่าเรา จะสามารถตอบสนองโดยที่ยังมีกำไรอยู่หรือไม่ หรือจะมีทางเลือกอื่นๆให้ลูกค้าและตนเองได้บ้าง ตรงนี้ก็สำคัญที่บางทีผู้ประกอบการไม่ได้เตรียมทางออกเอาไว้เผื่อ เพื่อที่จะมีการปรับเปลี่ยนบางอย่างที่สามารถดำเนินการได้เพื่อให้สามารถปิดการขายได้อยู่ ดังนั้นก็จะเกิดการเสียโอกาศไปเลยหากคู่แข่งเองก็ไม่สามารถทำได้ในเงื่อนไขแรกเช่นกัน แต่เขาได้มีการเตรียมทางออกไว้ให้ลูกค้าเลือกด้วยเป็นต้น หรือหากเงื่อนไขใหม่ๆบางอย่างยังไม่มีคำตอบในทันที ต้องรับรายละเอียดมาเพื่อทำการเช็ค และแจ้งไปเพิ่มเติมให้เร็วที่สุด ความพร้อมของข้อมูลต่างๆเหล่านี้จะแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ และคุณภาพของการดำเนินงาน หากเรามีการเตรียมพร้อมได้มากที่สุดเท่าไหร่ โอกาสประสบผลสำเร็จก็มีมากเท่านั้น
  6. การเตรียมสถานที่พักระหว่างงานว่ามีที่ๆใกล้ หรือไกลแค่ไหน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงบประมาณและระยะเวลาการเดินทางที่ต้องการระหว่างสถานที่พักและสถานที่จัดงาน

งานแสดงสินค้าใช่ว่าจะเป็นสถานที่ ที่เราสามารถพบปะเจรจาการค้ากับลูกค้าได้เพียงอย่างเดียว เรายังสามารถเห็นความเคลื่อนไหว แนวโน้มต่างๆของการค้าในแขนงนี้ว่าก้าวหน้าไปแค่ไหน สภาพแวดล้อมต่างๆของตลาด เป็นอย่างไร เพราะเราจะได้มีโอกาสเดินชมงานเพื่อการศึกษานี้ด้วย จะได้เก็บเกี่ยวข้อมูลต่างๆกลับมาปรับปรุงสินค้าเราให้ดีขึ้น หรือหากไม่พร้อมที่จะเข้าร่วมงานในฐานะผู้แสดงสินค้า (Exhibitor) ท่านอาจเข้าร่วมในฐานะผู้เข้าชม (Visitor) ก่อนก็ได้เพื่อทำการสังเกตการณ์ และศึกษาสภาพโดยทั่วไปของงานก่อน ทั้งนี้การไปในฐานะ Visitor ก็อาจสามารถไปหาลูกค้าได้ระดับหนึ่ง หากท่านจะเตรียมข้อมูลสินค้า เงื่อนไขการค้าให้พร้อมการเจรจา เพราะระหว่างเดินชมงานท่านก็อาจมีโอกาสทักทายพูดคุยกับลูกค้าต่างๆที่อยู่ในงานได้ระดับหนึ่ง โอกาสอาจมาเมื่อไหร่ก็ได้ ความพร้อมอย่างมืออาชีพจะสามารถทำโอกาสที่มีอยู่แม้น้อยนิดให้ดำเนินไปสู่ความสำเร็จได้เช่นกัน

และนอกจากการเดินทางเพื่อไปร่วมงานแสดงสินค้าแล้ว ท่านควรจัดเวลาไปศึกษาไปสังเกตการณ์ตลาดจริงด้วย ตัวอย่างเช่นหากท่านต้องการขายสินค้าอาหาร Organic ไปสหรัฐอเมริกาท่านควรไปที่ห้าง Wholefoods เพื่อดูสินค้าคู่แข่งที่วางขายอยู่แล้วว่าเขาขายราคาเท่าไหร่ มีคุณภาพ มี Packaging เป็นอย่างไร หรือถือโอกาสทักทายสอบถามผู้บริโภคโดยตรงบ้างตามโอกาสอำนวย ก็จะสามารถทำการสำรวจตลาดแบบเล็กๆได้ด้วย หลายครั้งการซื้อตัวอย่างดีๆกลับมานั้นเป็นเรื่องจำเป็นเช่นกัน หากเราไม่สามารถจดจำรายละเอียดได้หมด เพื่อนำมาถ่ายทอดทีมงาน เพราะการถ่ายทอดพร้อมภาพหรือตัวอย่างจริงก็จะเกิดความเข้าใจได้อย่างถ่องแท้นั่นเอง พึงระลึกอยู่เสมอว่าการลอกเลียนแบบสินค้า ฉลาก และ Packaging นั้นมีโทษหนักและเป็นสิ่งที่ไม่พึงกระทำ แต่เราสามารถนำแนวคิดนั้นๆมาดัดแปลง หรือต่อยอดเพื่อให้มีเอกลักษณ์ เป็นตัวตนของเราเองได้ หรือหากออกแแบบใหม่ได้ให้โด่ดเด่นเข้าได้กับรสนิยม การดำเนินชีวิต และสนองความต้องการของลูกค้าได้ ก็จะดีที่สุด

นี่คือการเตรียมงานพื้นฐานโดยทั่วไป หากท่านมีข้อสงสัยอยากสอบถามในประเด็นใดเพิ่มเติม ท่านสามารถติดต่อพูดคุยได้ค่ะ จะเห็นว่าในรายละเอียดด้านบนมีเทคนิคการเจรจาการค้าระหว่างงานไว้ให้ด้วยบางส่วน ซึ่งจะเขียนข้อแนะนำเรื่องเทคนิคการเจรจาเป็นหัวข้อเฉพาะสำหรับการค้าระหว่างประเทศให้ด้วยซึ่งตามที่ท่านทราบจะต้องมีรายละเอียดเพิ่มเติมอีกมากหากเทียบกับการค้าภายในประเทศเราเองนั่นหล่ะค่ะ เพื่อป้องกันความเสี่ยง และเพิ่มโอกาศทางการค้า เราต้องให้ความสำคัญกับการเจรจาในประเด็นไหนบ้าง โปรดติดตามนะคะ


เตรียมตัวประชุมกับลูกค้าเป็นภาษาอังกฤษอ่านที่นี่


บันทึกนี้เขียนที่ GotoKnow โดย  ใน International Business Coach



ความเห็น (0)