เมื่อต้องทำรายงานการประชุม (ฉบับส่วนตัว)

สำหรับผู้เข้าประชุม หลังจากการชี้แจง แสดงความเห็น และลงมติแล้ว เมื่อเลิกประชุมต่างคนก็ต่างแยกย้าย แต่ยังมีฝ่ายเลขานุการที่ต้องดำเนินการหลังจากการประชุมเสร็จสิ้น ทั้งในเรื่องการจัดสภาพห้องประชุมให้กลับไปเป็นเหมือน ก่อนการประชุม เก็บโปรเจคเตอร์ โน้ตบุ้ค แก้วกาแฟ แก้วน้ำ จานขนม ขยะทั้งหลาย เอกสารการประชุมที่ถูกทอดทิ้ง เก็บเก้าอี้เข้าที่ ปิดไฟ ปิดแอร์ ยังโชคดีที่ไม่ต้องกวาดพื้น ดูดฝุ่น ล้างแก้ว (ฮา..)

สิ่งที่ต้องใช้เวลาอันยาวนานหลังจากการประชุมก็คือการจัดทำรายงานการประชุม ดังนั้น ในขณะประชุม ถึงจะเป็นผู้ช่วยเลขานุการ แต่ก็เป็นคนทำรายงานการประชุมค่ะ เพราะฉะนั้นจะไม่ลุกไปไหน ไม่ช่วยตามกรรมการที่ยังไม่มา ไม่ช่วยเสริฟน้ำ ไม่ช่วยเดินเอกสาร ไม่ช่วยเชิญผู้ร่วมประชุม แน่วแน่อยู่กับวาระและสมุดจดส่วนตัว เพราะหากพลาดสิ่งหนึ่งสิ่งใดไป หมายถึงจะต้องมานั่งฟังเสียงบันทึกการประชุมใหม่ มันจะทำให้การทำรายงานการประชุม เนิ่นนานไปอีกมาก มันเสียเวลาและน่าหงุดหงิด เสียสุขภาพจิตค่ะ

เราจดอะไรกันทราบไหมคะ วันนี้จะมาเฉลยวิธีจดรายงานการประชุมแบบส่วนตัวค่ะ เนื่องจากไม่เคยเข้ารับการอบรมหลักสูตรนี้ แต่ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้จัดทำรายงานการประชุม ก็เลยต้องใช้วิธีการสังเกต สอบถาม และลักไก่ อาศัยอ่านหนังสือ อ่านรายงานมาบ้าง ก็เลยรอดตัวมาหลายครั้ง ไม่โดนด่าในที่ประชุมว่าทำรายงานไม่ได้เรื่อง ^ ^ มาดูวิธีที่เอ๋ทำเวลาจดรายงานการประชุมนะคะ

สิ่งที่ต้องเตรียม

1. วาระการประชุม : สำคัญมากค่ะ ถ้าขาดเธอ แทบขาดใจ

2. เอกสารประกอบการประชุม กรณีมีเอกสารเพิ่ม : อันนี้ก็ขาดไม่ได้นะ ถ้ามีขึ้นมา ถึงจะอยู่ในตำแหน่งที่ไม่ควรทราบ ก็ต้องหามาเป็นของตัวเองให้ได้ค่ะ

3. อุปกรณ์บันทึกเสียงการประชุม : ตัวช่วยสำคัญค่ะ จำเป็นในการใช้อ้างอิง ถ้าไม่เชื่อในรายงาน ก็เอาบันทึกเสียงไปฟังเองค่ะ อย่าลืมตรวจสอบแบตเตอรี่ก่อนล่วงหน้าวันประชุมนะคะ

4. สมุดบันทึกส่วนตัว : หวงเท่าชีวิตค่ะ ห้ามยืม ห้ามขาด ห้ามหาย

5. ปากกาค่ะ เอาที่ลื่นสุด หมึกเข้มไหลลื่นไม่สะดุด น้ำหนักเบา ขนาดเหมาะมือ

6. สติ สมาธิ : คงไม่ต้องบรรยายนะคะ

ขั้นตอน

1. ศึกษาวาระให้เข้าใจค่ะ อันนี้สำคัญ ถ้ารู้ที่มา เราจะเดินไปต่อได้ถูกต้อง และรวดเร็ว

2. ไปถึงห้องประชุมก่อนเวลาอย่างน้อย 15 นาทีค่ะ ตรวจสอบเอกสาร อุปกรณ์ ตั้งสติ เตรียมสมาธิให้พร้อมค่ะ

3. เตรียมเครื่องบันทึกเสียงค่ะ แนะนำให้บันทึกเสียงตัวเองก่อน บันทึกอะไร? ก็บันทึ่กชื่อคณะที่ประชุม ครั้งที่ประชุม วันที่ และเวลาประชุม หลังจากนั้นก็วางเครื่องบันทึกไว้ใกล้ๆ ชุดประชุมค่ะ อย่าลืมกด record นะคะ

กรณีที่เรานั่งใกล้ลำโพงประชุม ช่วงไหนที่เราไม่เข้าใจ ให้ดูเวลาที่เครื่องบันทึก และจดนาทีที่บันทึกเสียงไว้ค่ะ เผื่อจะได้กลับไปฟังอีกครั้งจะได้ข้ามไปตรงนาทีนั้นเลย ไม่ต้องเสียเวลาฟังย้อนตั้งแต่ต้น

4. เตรียมจดค่ะ อย่าลืมจดเวลาที่เริ่มประชุมด้วยนะ จากนั้นเอ๋จะใช้วิธีจดเป็นวาระๆ ไปค่ะ

วาระที่ 1 : มติ .....

วาระที่ 2 : มติ .....

วาระสืบเนื่อง 1. ใคร...สืบเนื่องเรื่่อง....ว่า... มติ ....

วาระพิจารณา 1. พิจารณาเรื่อง (แบบย่อๆ) ... คณะกรรมการให้ความเห็น....1 2 3 4 มติ ....

เรื่อยไปจนจบค่ะ ถ้าไม่แน่ใจในมติของคณะกรรมการ ยกมือเลยค่ะ ขออนุญาตที่ประชุมทวนมติ แล้วก็ทวนมติที่เราจดให้คณะกรรมการฟังค่ะ ถ้าเค้าโอเค เราก็โอเค

5. เมื่อเสร็จสิ้นทุกวาระประธานกล่าวปิดการประชุม จดเวลาที่เลิกประชุมด้วยค่ะ

6. หลังจากนั้นจะต้องทำรายงานการประชุมภายใน 3-5 วันค่ะ ถ้านาน อาจจะลืมได้

7. จัดทำรายงานการประชุมตามที่เราจดในสมุดค่ะ อย่างที่บอก สติ สมาธิ จะทำให้เราจดประเด็นได้ครบถ้วน แล้วเราก็มาขัดเกลาภาษาให้เป็นทางการ ช่วงไหนที่ไม่เข้าใจ กลับไปฟังเสียงบันทึกค่ะ

8. หลังจากทำรายงานการประชุมเสร็จแล้ว ให้เสนอต่อเลขานุการเพื่อคอนเฟิร์ม (ตรวจรายงานการประชุม) อีกครั้งค่ะ เผื่อตกหล่น หรือเข้าใจอะไรผิดไป จะได้แก้ไข ก่อนส่งรายงานให้คณะกรรมการรับรองค่ะ

สิ่งที่ต้องระวัง

จริงๆ แล้วก็ต้องระวังทุกเรื่องนะ แต่ไม่ควรผิดพลาดในเรื่องของตำแหน่งทางวิชาการ ชื่อ นามสกุล คำเฉพาะ กรณีที่มีการกล่าวถึงคำเป็นภาษาอังกฤษ ถ้าเราแปลเป็นไทยแล้วความหมายไม่เปลี่ยน ก็แปลเถอะค่ะ แต่ถ้าแปลแล้วรู้สึกว่ามันไม่ใช่ ก็ใช้ภาษาอังกฤษไปเลย

ในเรื่องการประสานงานก็สำคัญนะคะ ถ้าเราประสานไม่ดี ทั้งก่อนและหลังการประชุม รับรองโดนตำหนิในที่ประชุมค่ะ ถ้ามีเหตุขัดข้องอะไร รีบแจ้งเลขาค่ะ เพื่อที่จะได้แก้ไข หรือเรียนให้คณะกรรมการทราบในที่ประชุมต่อไป

เอวังค่ะ

[ขจิต ฝอยทอง]

น่าสนใจมากมาก

เป็นประโยชน์

เคยไป ม ราชภัฏ ภูเก็ต แต่ไม่เคยเจอกันเลยครับ

https://www.gotoknow.org/posts/569641

[นางสาว สุภาภรณ์ แทนคลิ้ง]

เอ๋เป็น พนม. สายสนับสนุนค่ะ อยู่สำนักส่งเสริมวิชาการและงานทะเบียน สำนักที่ทำงานเบาๆ ค่ะ งานกระดาษเกือบ 100%
ยินดีต้อนรับอาจารย์ค่ะ