ทำอย่างไรให้การฝึกอบรมคุ้มค่า?

ทำอย่างไรให้การฝึกอบรมคุ้มค่า?

ทุกวันนี้แต่ละองค์กรใช้งบประมาณจำนวนมากในการพัฒนาบุคลากรหรือการฝึกอบรม แต่องค์กรส่วนใหญ่ไม่เคยประเมินเลยว่า ผลที่ได้จากการฝึกอบรมคุ้มค่าต่อการลงทุนหรือไม่ เรียกว่า ROI (Return on Investment) ซึ่งในวันนี้ ผมจะขอนำเสนอวิธีการลงทุนด้านการฝึกอบรม ให้คุ้มค่ากับทุกบาทที่ใช้ไป

• การฝึกอบรมที่ดีจะต้องมีการตั้งเป้าหมายที่เป็นรูปธรรมขึ้นมาก่อนว่า ในแต่ละตำแหน่งต้องการสมรรถนะอะไร หรือต้องทำอะไรบ้าง โดยกำหนดเป็นมาตรฐานอาชีพของแต่ละตำแหน่งออกมา เช่น พนักงานจัดซื้อต้องมีสมรรถนะในการเจรจาต่อรอง แล้วจึงจัดทำหลักสูตรฝึกอบรม เรื่อง การเจรจาต่อรองที่เฉพาะด้าน (ตัวอย่างเช่น พนักงานจัดซื้อวัตถุดิบการเกษตร)

• เมื่อจัดทำหลักสูตรเสร็จแล้ว ต้องกำหนดว่าตัวชี้วัดขึ้นมาว่า หลังจบการฝึกอบรม ผู้เข้าอมรมต้องทำอะไรได้ (ไม่ใช่แค่รู้อะไร) เช่น ขั้นตอนในการเตรียมข้อมูลก่อนเจรจา การเลือกใช้กลยุทธ์ในการเจรจาให้เหมาะสมกับแต่ละสถานการณ์ เป็นต้น

• ติดตามผลหลังฝึกอบรมเมื่อกลับไปปฏิบัติงานจริง โดยประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงาน จากหัวหน้างานว่า ได้มีการนำสิ่งที่ได้อบรมไปใช้ประโยชน์หรือไม่

• คำนวณผลตอบแทนในรูปตัวเลขที่ได้จากการปฏิบัติงานจริงว่า ช่วยลดค่าใช้จ่ายได้เท่าไหร่ ลดเวลาลงได้แค่ไหน เพิ่มคุณภาพวัตถุดิบที่ได้ หรือความสัมพันธ์กับคู่ค้าที่เพิ่มขึ้น คำนวณเป็นตัวเลขเปรียบเทียบกับค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมที่ลงทุนไป

สรุปการฝึกอบรมที่คุ้มค่า คือ การฝึกอบรมที่มี ๓ ขั้นตอนที่สำคัญ ได้แก่

1. กำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน
2. จัดฝึกอบรม
3. ติดตามผลเทียบกับมาตรฐาน

ทำอย่างไรให้การฝึกอบรมคุ้มค่า? จากประสบการณ์กว่า 25 ปีในวงการฝึกอบรมทั้งภาครัฐและเอกชน พบว่า การฝึกอบรมในประเทศไทยยังขาดการประเมินความคุ้มค่าในการลงทุน มักจะเป็นการฝึกอบรมตามแผนหรือวิธีปฏิบัติที่เคยเป็นมา โดยไม่สนใจความคุ้มค่าหรือประสิทธิภาพของการอบรม ซึ่งผมมีข้อสังเกตดังต่อไปนี้

• การฝึกอบรมไม่สามารถแก้ปัญหาได้ทุกเรื่องอย่างที่หลายคนเข้าใจ การทำงานผิดพลาดบ่อยๆ อาจไม่สามารถแก้ไขได้ โดยการเกณฑ์พนักงานเข้าอบรม แต่จะทำได้โดยการจัดทำคู่มือปฏิบัติงาน (Working Manual) เป็นต้น

• การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพต้องเปิดโอกาสให้สำหรับพนักงานที่สนใจอยาก เข้าอบรมเท่านั้น ถ้าพนักงานไม่อยากเข้าอบรม แต่ต้องเข้าอบรมเพราะถูกสั่งให้เข้า ย่อมไม่สนใจเรียนรู้จากการอบรม ในกรณีนี้การอบรมจึงไม่มีประโยชน์

• การฝึกอบรมที่ดีต้องเป็นกระบวนการ กล่าวคือ ต้องทำอย่างต่อเนื่อง เพื่อก่อให้เกิดผลลัพธ์ในการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น คือ ต้องมีการจัดอบรมเป็นระยะอย่างต่อเนื่อง ไม่ใช่จัดต้นปีครั้งหนึ่งแล้วหายไป ควรจัดเป็นระยะ เพื่อให้ผู้เข้าอบรมตระหนักถึงสิ่งที่เรียนรู้ เช่น การอบรมการบริการลูกค้า ควรจัดเป็นระยะ เพื่อเป็นการตอกย้ำให้เปลี่ยนพฤติกรรมไปในทางที่ดีขึ้น

• วิทยากรมีส่วนสำคัญกับความสำเร็จของการฝึกอบรม วิทยากรที่ดีควรเป็นวิทยากรที่นอกจากจะมีความรู้ในด้านที่สอนแล้ว ควรเป็นวิทยากรที่มีประสบการณ์พอสมควร และควรใช้วิทยากรที่มีประสบการในอาชีพจะให้ประโยชน์กับผู้เรียนได้มากกว่า

• การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพควรใช้การฝึกอบรมในรูป Workshop หรือฝึกปฏิบัติไปด้วย ผู้เข้าอบรมจะสามารถปฏิบัติได้จริง เมื่อเสร็จสิ้นการอบรม

• การฝึกอบรมที่คุ้มค่ามากที่ผมมักใช้บ่อยๆ คือ การฝึกอบรมที่เมื่ออบรมเสร็จแล้ว ให้จัดทำแผนปฏิบัติงาน (Action Plan) หลังอบรมเสร็จ แล้วระบุว่า จะต้องทำอะไร ใครรับผิดชอบ แล้วเสร็จเมื่อไหร่ เช่น อบรมหลักสูตร 5 ส. เสร็จแล้วก็จัดทำแผนปฏิบัติงานทันที ทำให้มั่นใจว่า การอบรมไม่สูญเปล่าแน่นอน

• การฝึกอบรมให้คุ้มค่า มีปัจจัยที่สำคัญที่สุด ประการหนึ่ง คือ การที่ผู้บริหารระดับสูงต้องใส่ใจและลงมาร่วมด้วย เพราะเป็นการส่งสัญญาณว่า เรื่องนี้เป็นเรื่องสำคัญที่ทุกคนต้องทำอย่างจริงจัง ถ้าผู้บริหารไม่เอาใจใส่แล้ว การฝึกอบรมก็จะถูกมองว่าเป็นแค่การทำตามแบบแผนที่เคยเป็นมา คนที่เกี่ยวข้องก็จะไม่ใช้ศักยภาพอย่างเต็มที่ในการจัดกิจกรรมนี้

ดูเพิ่มเติมที่ http://www.cbtthailand.com