ที่ทำงานยุคใหม่

ที่ทำงานยุคใหม่

The 21^st Century Workspace

พันเอก มารวย ส่งทานินทร์

[email protected]

26 ธันวาคม 2557

บทความนี้ รวม 3 เรื่องไว้ในที่เดียวกัน เพราะเป็นเรื่องว่าด้วยสิ่งแวดล้อมในการทำงาน ซึ่งได้รับการตีพิมพ์ในวารสาร Harvard Business Review เดือนตุลาคม 2557 คือ

• 1. ความสมดุลระหว่างเราและฉัน (Balancing We and Me): สำนักงานแบบเปิด เป็นรูปแบบที่โดดเด่นของการออกแบบสถานที่ทำงาน เหตุผลที่ดีคือ ช่วยส่งเสริมความร่วมมือและการเรียนรู้ แต่ยังไกลจากความสมบูรณ์ ในเรื่องธรรมชาติของความเป็นส่วนตัว Christine Congdon, Donna Flynn, and Melanie Redman
• 2. กับดักความโปร่งใส (The Transparency Trap): การเปิดกว้างมากเกินไป ทำให้พนักงานรู้สึกโล่งและกลัวที่จะลองอะไรใหม่ เพื่อเพิ่มความคิดสร้างสรรค์และความมีประสิทธิภาพ บริษัทต้องสร้างโซนของความเป็นส่วนตัวที่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่เปิด Ethan Bernstein
• 3. สถานที่ทำงานที่ทำให้คนตื่นตัว (Workspaces That Move People): เมื่อกล่าวถึงการส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงาน การมีปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัวเป็นกิจกรรมที่สำคัญที่สุดในสำนักงาน Ben Waber, Jennifer Magnolfi, and Greg Lindsay

ผู้ที่สนใจเอกสารแบบ PowerPoint (PDF file) สามารถ Download ได้ที่ http://www.slideshare.net/maruay/the-21st-century-workspace

เรื่องที่ 1 ความสมดุลระหว่างเราและฉัน (Balancing We and Me):

สำนักงานแบบเปิด (THE OPEN OFFICE)

• สำนักงานแบบเปิด ยังคงอยู่ในรูปแบบที่โดดเด่น ของการออกแบบสถานที่ทำงาน
• มีเหตุผลคือ สามารถส่งเสริมความร่วมมือ ส่งเสริมการเรียนรู้ และบ่มเพาะวัฒนธรรมที่แข็งแกร่ง
• ถึงแม้เป็นความคิดที่ถูกต้อง แต่ก็มักจะดำเนินการได้ไม่ดีนัก

ธรรมชาติของความร่วมมือ

• บริษัทได้พยายามมานานหลายทศวรรษ ที่จะหาสมดุลระหว่างพื้นที่ทำงานส่วนกลางและส่วนตัวที่ดีที่สุด เพื่อรองรับการทำงานร่วมกัน
• การทำงานที่บ้านหรือในร้านกาแฟหรือห้องสมุด ไม่ได้เป็นคำตอบในระยะยาว และการทำงานระยะไกลมากเกินไป จะสร้างปัญหาเช่น การถ่ายทอดความรู้ลดลง ลดความผูกพัน ตัดการเชื่อมต่อทางวัฒนธรรม และทำให้การทำงานร่วมกันยากขึ้น

ความเป็นส่วนตัวในที่ทำงาน

• นักวิจัยและสถาปนิกได้กำหนดความเป็นส่วนตัวในการทำงานในแง่กายภาพ เสียง (สามารถได้ยินกัน), ภาพ (สามารถมองเห็นซึ่งกันและกัน) และดินแดน (สถานที่สำหรับส่วนตัว)
• แต่ในการทำงานวันนี้ เรามีการเชื่อมต่ออยู่เสมอ สามารถเข้าถึงได้และค้นหาได้ง่าย ทั้งในทางกายภาพและความรู้สึกเสมือน
• การเข้าถึง (accessibility) สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการสื่อสารของเราได้จริง แต่อาจให้เรารู้สึกว่าถูกล่วงล้ำ

ความเป็นส่วนตัวที่มีสองมิติ

• 1. การควบคุมข้อมูล (Information control) พนักงานพยายามป้องกันและการเข้าถึงข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขา แต่สื่อสังคมทำให้เกิดปัญหาเรื่องการควบคุมข้อมูล
• 2. การควบคุมการกระตุ้น (Stimulation control) การที่มีเสียงหรือจากการรบกวนอื่น ๆ จะทำลายหรือยับยั้งสมาธิในการทำงาน จึงจำเป็นที่จะต้องควบคุมการกระตุ้น คือการมีพื้นที่ทำงานที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น

ความเป็นส่วนตัวในแต่ละวัฒนธรรม

• ในขณะที่ความต้องการความเป็นส่วนตัวเป็นสากล แต่ประเทศต่าง ๆ มีวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน
• ชาวอเมริกันอธิบายถึงสถานที่ทำงานของพวกเขาก็คือ เครียด
• ส่วนคนงานชาวจีนมีคำคุณศัพท์ที่ใช้มากที่สุดคือ สงบเงียบ (เป็นที่ยอมรับในประเทศจีนเมื่อมีการหลับในที่ทำงาน)
• ประเทศในยุโรป (ยกเว้นเนเธอร์แลนด์) ไม่พอใจมากที่สุดกับความสามารถในการควบคุมความเป็นส่วนตัวของพวกเขา และมีแนวโน้มที่ไม่พอใจกับสภาพแวดล้อมการทำงาน

5 กลยุทธ์ความเป็นส่วนตัวที่ผู้คนใช้ (บางครั้งโดยไม่รู้ตัว)
1. กลยุทธ์เชิงตัวตน (Strategic anonymity) มีความเป็นส่วนตัว ในท่ามกลางของฝูงชนของคนแปลกหน้า
2. การเปิดเผยแบบคัดเลือก (Selective exposure) เลือกที่จะเปิดเผยข้อมูลบางอย่างกับคนบางคนหรือบางกลุ่ม ในขณะที่มีการแบ่งปันข้อมูลที่แตกต่างกันกับคนอื่นๆ
3. ความเชื่อมั่นในความลับ (Entrusted confidence) มีสิ่งแวดล้อมในการทำงานที่กลุ่มของบุคคล ที่ต้องการมีการสนทนาเป็นส่วนตัว
4. จงใจป้องกัน (Intentional shielding) กลยุทธ์การป้องกันเพื่อปกป้องตัวเอง เรามักจะเห็นคนเข้าไปในสถานที่ปิดมิดชิด ที่ผู้อื่นมีโอกาสน้อยที่จะได้ยิน
5. สันโดษเด็ดเดี่ยว (Purposeful solitude) เป็นทางเลือกที่จะแยกออกจากกลุ่ม เพื่อมุ่งเติมเต็มอารมณ์ในกิจกรรมส่วนตัว

กลยุทธ์ขององค์กรในเรื่องความเป็นส่วนตัว

• ในฐานะองค์กรที่มีความเข้าใจความต้องการความเป็นส่วนตัวในการทำงาน การปรับปรุงความเป็นส่วนตัวและยังสามารถเสริมสร้างกิจกรรมร่วมกัน มี 4 ประการคือ
  1. มีหลักเกณฑ์ (Protocols)
  2. ส่งสัญญาณ (Signaling)
  3. การวางแผนเชิงกลยุทธ์พื้นที่ (Strategic space planning)
  4. ระบบนิเวศของพื้นที่ (An ecosystem of spaces)

1. มีหลักเกณฑ์ (Protocols) องค์กรสามารถวางกฎระเบียบเป็นการกำหนดพฤติกรรมที่ยอมรับเกี่ยวกับความเป็นส่วนตัว ทั้งบริษัท หรือเฉพาะบางหน่วย บางเวลา หรือบางสถานที่

• ตัวอย่างเช่น องค์กรอาจเลือกที่จะกำหนดเวลาโดยเฉพาะ สำหรับการทำงานที่เงียบสงบ ในหนึ่งหรือหลายสถานที่
• หรือให้ใช้หูฟัง ในการฟังเพลงหรือวิดีโอ จะได้ไม่รบกวนผู้อื่น
• ผู้นำควรสื่อสารหลักเกณฑ์อย่างชัดเจน และอธิบายเหตุผลที่อยู่เบื้องหลัง

2. ส่งสัญญาณ สัญญาณมีความคล้ายคลึงกับกฎเกณฑ์ แต่นำมาใช้โดยพนักงานเอง ในการสื่อสารความต้องการความเป็นส่วนตัวของพวกเขาให้กับผู้อื่น

• ในหลายสำนักงาน เป็นการยอมรับของการส่งสัญญาณ ห้ามรบกวน (do not disturb) โดยการสวมใส่หูฟังแบบขจัดเสียงรบกวน หรือสามารถส่งสัญญาณความปรารถนาความเป็นส่วนตัว โดยเข้าห้องพักและมีป้ายขนาดใหญ่บอกว่า ฉันพยายามที่จะอยู่คนเดียว (I'm trying to be alone.)

3. การวางแผนเชิงกลยุทธ์พื้นที่ มีสองวิธีการออกแบบหลักสำหรับรองรับความเป็นส่วนตัว คือ รูปแบบการกระจาย และรูปแบบโซน

• รูปแบบการกระจาย เป็นพื้นที่ที่สนับสนุนการควบคุมสิ่งกระตุ้น ที่อยู่ในพื้นที่การทำงานของบุคคลและกลุ่ม
• รูปแบบโซน มีการกำหนดสถานที่บางแห่งภายในสถานที่ทำงาน เป็นพื้นที่ส่วนตัวที่เงียบสงบในองค์กรคล้าย ห้องสมุด หรือฮับที่เงียบสงบ เป็นโซนส่วนตัวแยกออกจากพื้นที่เปิด

4. ระบบนิเวศของพื้นที่ สภาพแวดล้อมการทำงานที่ประสบความสำเร็จมากที่สุด คือระบบนิเวศ ที่ให้คนเลือกเอง ในเรื่องของสถานที่และวิธีการ

• ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของพื้นที่หรือใช้พื้นที่ร่วมกัน พื้นที่ปิดมีประสิทธิภาพมากเมื่อพวกเขาได้ควบคุมสิ่งกระตุ้น หลีกเลี่ยงการได้ยินการสนทนา ที่ทุกคนต้องการความเป็นส่วนตัว
• แผงกั้นสามารถนำมาใช้ เพื่อให้ความเป็นส่วนตัวที่เพียงพอสำหรับงานหลายประเภท พื้นที่เหล่านี้มักจะกึ่งปิด ทำด้วยกำแพงบางส่วนความสูงระดับสายตา ซึ่งเป็นสัญญาณ ห้ามรบกวน

สรุปสำนักงานแบบเปิด โดยเนื้อแท้ไม่ได้เป็นตัวบ่งว่าดีหรือไม่ดี

• กุญแจสำคัญในการประสบความสำเร็จในพื้นที่ทำงานคือ การช่วยให้บุคคลควบคุมสภาพแวดล้อมการทำงาน เมื่อพวกเขาสามารถเลือกสถานที่และวิธีการที่พวกเขาทำงาน พวกเขาจะมีความสามารถมากขึ้น โดยการดึงพลังงานและความคิดจากผู้อื่น และใช้เป็นพลังในช่วงเวลาของความเหงา
• การให้บุคคลมาร่วมกันคิดแก้ปัญหา ความสามารถปรับเปลี่ยนระหว่างเวลาของกลุ่มและเวลาส่วนตัว เป็นสิ่งที่จำเป็นต่อองค์กรที่ทันสมัย

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++

เรื่องที่ 2 กับดักความโปร่งใส (The Transparency Trap):

ความโปร่งใส

• ความโปร่งใส เป็นหลักสำคัญในการบริหารจัดการวันนี้
• ในมุมมองแบบธรรมดา ทำให้การดำเนินการงานของพวกเขามีการเปิดเผย และมีความรับผิดชอบมากขึ้น
• ทำให้พวกเขาแก้ไขปัญหาได้ง่ายขึ้น และแบ่งปันข้อมูลและความคิดที่ดีของพวกเขา ได้อย่างอิสระมากขึ้น

นี่คือความขัดแย้ง

• ความโปร่งใสที่มากเกินไป ในการที่จะขจัดความสิ้นเปลือง ส่งเสริมความร่วมมือ และการเรียนรู้ที่ใช้ร่วมกัน อาจก่อให้เกิดการบิดเบือนจากความเป็นจริง และมีการต่อต้าน
• บางองค์กรได้ประโยชน์ เพราะพบจุดพอดี (sweet spot) ระหว่างความเป็นส่วนตัวและความโปร่งใส
• พวกเขาใช้ 4 ขอบเขตในการสร้างโซนของความเป็นส่วนตัวที่อยู่ในสภาพแวดล้อมที่เปิด

1. ขอบเขตของทีม

• เป็นประเพณีที่คนในองค์กรคาดหวังความโปร่งใสภายในทีม แต่ต้องไม่เกินกว่าขอบเขต ที่พวกเขาอนุญาตให้มีความเป็นส่วนตัวได้ ภายในสภาพแวดล้อมของทีมนั้น ๆ
• คนสามารถจัดการกับปัญหาโดยความร่วมมือกับเครือข่าย พวกเขามักจะทำได้ดีภายใต้ทีมงาน โดยมุ่งเน้นไปที่ "พวกเรา" และ "การทำงานด้วยกัน" ที่ปราศจากเสียงรบกวนจากภายนอก หรือจากการทำงานที่วุ่นวาย

2. ขอบเขตระหว่างความคิดเห็นและการประเมินผล

• โดยทั่วไปแล้ว ข้อมูลที่เข้าสู่การตรวจสอบประสิทธิภาพการทำงานอย่างเป็นทางการ มีแนวโน้มที่จะทำให้คนเกิดความหวาดหวั่น แต่พนักงานส่วนใหญ่จะให้ความสนใจอย่างดี ถ้าเป็นไปเพื่อการปรับปรุงทักษะของพวกเขา
• วิธีการทำให้พนักงานได้เรียนรู้จากการกระทำของวันต่อวัน โดยไม่ต้องรายงานมีความผิดพลาดเล็ก ๆ น้อย ๆ ต่อผู้จัดการก็คือ การให้ข้อเสนอแนะที่มีเกราะป้องกัน (คำตอบสำหรับคุณเท่านั้น)

3. ขอบเขตระหว่างสิทธิการตัดสินใจและสิทธิการปรับปรุง

• สิ่งสำคัญคือเส้นแบ่งระหว่างสิทธิ เพราะคนมีความต้องการที่แตกต่างกัน
• ผู้ถือสิทธิในการตัดสินใจ ได้รับประโยชน์จากสภาพแวดล้อมที่มีความโปร่งใส ความโปร่งใสเป็นทั้งตัวสติและตัวยับยั้ง (นั่นเป็นเหตุผลที่นักดนตรีที่แสดงต่อหน้าของผู้ชม แต่ในการซ้อม พวกเขาต้องการความเป็นส่วนตัว)
• องค์กรไม่ได้หย่อนประสิทธิผลโดยการปกป้องสิทธิในการปรับปรุง ควรที่พนักงานจะได้รับสิทธิในการปรับปรุงด้วย ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับองค์กรและภาวะความเป็นผู้นำ

4. ขอบเขตของเวลา

• ด้วยวิธีการนี้ ผู้บริหารให้พนักงานมีอิสระมากขึ้นสำหรับระยะเวลาที่กำหนด เพื่อให้ผู้คนสามารถเตรียมความพร้อมให้มากที่สุด ในเวลาของความเป็นส่วนตัว
• ประเภทของขอบเขตนี้เสริมขอบเขตอื่น ๆ อีก 3 อย่างที่กล่าวมาแล้ว บริษัทอาจตั้งทีมชั่วคราวสำหรับทำความคิดให้ตกผลึก โดยไม่เข้าไปแสดงความคิดเห็นการดำเนินงาน หรือสิทธิการปรับปรุงตลอดไตรมาส

สรุป

• วัฒนธรรมองค์กรที่ดี จะช่วยส่งเสริมความปลอดภัยทางจิตวิทยา ความไว้วางใจ การเปลี่ยนแปลงของพลังงานที่สมดุล และการทำงานร่วมกัน
• และเป็นเรื่องสำคัญสำหรับผู้นำ ที่จะทำให้เกิดความโปร่งใสและความเป็นส่วนตัวให้มีปริมาณที่เหมาะสม เพียงพอที่จะส่งเสริมให้เกิดการสร้างนวัตกรรมและสร้างเสริมการผลิต

+++++++++++++++++++++++++++++++++++++++

เรื่องที่ 3 สถานที่ทำงานที่ทำให้คนตื่นตัว (Workspaces That Move People):

อาคารใหม่

• เร็ว ๆ นี้ Facebook จะนำพนักงานหลายพันคนเข้ามาทำงานในห้องยาวเป็นกิโลเมตร ขณะที่ yahoo เพิกถอนสิทธิการทำงานบนมือถือ เป็นเพราะหัวหน้าทรัพยากรมนุษย์อธิบายว่า "บางส่วนของการตัดสินใจที่ดีที่สุดและข้อมูลเชิงลึก มาจากห้องโถงโรงอาหารและการอภิปราย"
• ซัมซุงเพิ่งเปิดเผยแผนการสำหรับสำนักงานใหญ่แห่งใหม่ในสหรัฐอเมริกา ที่ได้รับการออกแบบในทางตรงกันข้ามกับวัฒนธรรมประเพณีของลำดับชั้น โดยมีพื้นที่กลางแจ้งขนาดใหญ่คั่นกลางระหว่างชั้น ที่เชิญชวนให้คนงานเข้าไปในพื้นที่สาธารณะ โดยที่ผู้บริหารของซัมซุงหวังว่า จะคลาคล่ำไปด้วยวิศวกรและพนักงานขาย
• 'ความคิดสร้างสรรค์มากที่สุด ไม่ได้ไปมาขณะนั่งอยู่หน้าจอของคุณ'" Birnbaum รองประธานของซัมซุงกล่าว 'อาคารใหม่ ได้รับการออกแบบ ไม่เพียงเพื่อที่จะจุดประกายความร่วมมือ แต่นวัตกรรมที่คุณเห็นเกิดได้ เมื่อคนมาพบปะกัน'
• Birnbaum (รองประธานของซัมซุงเซมิคอนดักเตอร์) พูดเกี่ยวกับการที่พนักงาน พบปะ (collide) เพราะมีข้อมูลแสดงให้เห็นว่า การเผชิญหน้าและการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนงานที่ความรู้ทั้งภายในและภายนอกองค์กรโดยไม่ได้วางแผน ช่วยเพิ่มผลการดำเนินงาน

เราจะรู้ว่ามีวิธีการเหล่านี้เป็นมีประสิทธิภาพได้อย่างไร

• บริษัทมีตัวชี้วัดที่สำคัญที่มุ่งเน้นไปที่ประสิทธิภาพของพื้นที่ คือค่าใช้จ่ายต่อตารางฟุต มีเพียงไม่กี่บริษัทที่วัดว่า การออกแบบพื้นที่จะช่วยให้ผลการดำเนินงานดีขึ้นเพียงใด

ที่ทำงานในอนาคต

• เราได้เรียนรู้ว่า พื้นที่แม้จะออกแบบมาเพื่อการผลิตที่เฉพาะเจาะจง และเพื่อการสร้างนวัตกรรม หรือทั้งสองอย่างในพื้นที่เดียวกันแต่ในเวลาที่ต่างกันนี้ จะนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงที่ทำงานในอนาคตคือ

1. พื้นที่จะไม่เป็นเพียงแค่สินทรัพย์ แต่เป็นเครื่องมือเชิงกลยุทธ์สำหรับการเจริญเติบโต
2. การออกแบบสำนักงานเพื่อสะท้อนให้เห็นถึง วิธีการทำงานแบบดิจิตอลในศตวรรษที่ 21 ที่เกิดขึ้นจริง
3. สำนักงานออกแบบเพื่อผสานกับการสร้างอาคาร หรือความหลากหลายของพื้นที่ทำงาน เปรียบเทียบได้กับผ้าทอพื้นเมือง

วิทยาศาสตร์ใหม่ในการสร้างทีม

• สามองค์ประกอบสำคัญของการสื่อสารที่ประสบความสำเร็จ:
  1. การสำรวจ (exploration)การมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนในหลายกลุ่มสังคม
  2. ความผูกพัน (engagement) การมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนในกลุ่มสังคม ในปริมาณที่พอสมควร และ
  3. พลังงาน (energy) การมีปฏิสัมพันธ์กับผู้คนโดยรวมมากขึ้น

การพบปะช่วยสร้างผลบวก

• การออกแบบพื้นที่เป็นการเฉพาะในการสนับสนุน 1.การสำรวจ 2.ความผูกพัน 3.พลังงาน เพื่อการบรรลุผลบางอย่าง
• ตัวอย่างเช่น call center ต้องการปรับปรุงการผลิต พื้นที่ควรสนับสนุนความผูกพันเพื่อให้ทีมมีปฏิสัมพันธ์มากขึ้น ความผูกพันที่สูงขึ้นไม่ขึ้นกับพื้นที่ทางสังคมที่เปิดกว้าง แต่ขึ้นกับการมีพื้นที่ที่อยู่ติดกัน สำหรับการทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มเล็ก ๆ เพื่อการมีปฏิสัมพันธ์
• Telenor เปิดพื้นที่สาธารณะเพื่อการสำรวจ ที่มีคุณค่ามากกว่าความผูกพัน ให้พนักงานตอบสนองในที่โล่ง โดยที่พวกเขาอาจจะเจอคนที่ไม่คาดคิด และช่วยพวกเขาในการประชุมระดมสมอง

กลยุทธ์เครื่องชงกาแฟ

• บริษัทยาแห่งหนึ่งต้องการที่จะเพิ่มยอดขาย แต่ไม่รู้ว่าสิ่งที่จะช่วยทำให้สำเร็จจะเป็นพฤติกรรมใดจึงเหมาะสม
• ในกรณีนี้ คำตอบอยู่ที่เครื่องชงกาแฟ ในขณะที่บริษัทมีเครื่องชงกาแฟประมาณ 1 เครื่องสำหรับพนักงานทุก 6 คน และคนเดียวก็ใช้เครื่องเดียวกันทุกวัน
• บริษัท ลงทุนหลายแสนดอลลาร์ที่จะตัดออก และสร้างสถานีชงกาแฟใหม่ที่ใหญ่กว่าเดิม แต่มีเพียงแค่ 1 เครื่องสำหรับทุก 120 คน ในไตรมาสหลังจากนั้น ยอดขายเพิ่มขึ้น 20% หรือ $ 200,000,000 คุ้มค่ากับการลงทุนใหม่

ไม่ใช่เรื่องง่าย ๆ

• บริษัท จะต้องมีความเข้าใจในสิ่งที่พวกเขากำลังพยายามที่จะบรรลุ (ผลผลิตที่สูงขึ้น? ความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น?) ก่อนที่จะปรับเปลี่ยนพื้นที่
• เป้าหมายของ call center คือสมาชิกของทีมพูดคุยกัน เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิต
• เทเลนอร์และบริษัทยา ต้องการพื้นที่ที่จำเป็น ที่ส่งเสริมให้คนได้พบปะกับคนกลุ่มอื่น ๆ

การทำงานร่วมกันคือสิ่งที่ให้คุณค่าสูงสุด

• บางครั้งผลของการสำรวจ ความผูกพัน และการเพิ่มจำนวนของการพบปะของผู้คน สำคัญมากกว่าการผลิตของแต่ละบุคคล
• เช่น คนงานค้นพบวิธีที่ดีกว่าในการทำงานของเธอ แต่ไม่เคยบอกคนอื่น เธอปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของเธอ แต่ถ้าเธอต้องใช้เวลาของเธอที่จะบอกคนอื่นเกี่ยวกับสิ่งที่เธอได้เรียนรู้ การผลิตของเธอจะลดลง แต่ส่วนรวมของพวกเขาได้เพิ่มขึ้น
• เราได้แสดงให้เห็นว่า ในบางกรณี แม้การผลิตส่วนบุคคลจะลดลง 5% แต่มีผลในเชิงบวกต่อผลการดำเนินงานกลุ่ม
• ไม่ว่าใช้วิธีใดในการออกแบบพื้นที่สำนักงานเพื่อสร้างการพบปะ การออกแบบจะไม่สมบูรณ์ ถ้าไม่ได้สนองต่อการทำงานแบบดิจิตอลและความร่วมมือที่มีความเป็นอิสระของพื้นที่ ที่มีความสำคัญมากขึ้น

Digital Workspace

• ในบางวิธี พื้นที่ทำงานแบบดิจิตอลช่วยเพิ่มการพบปะกัน ของคนที่มีการแบ่งปันไฟล์และโดยเครื่องมือสื่อสาร เช่นการแชท ทางอีเมล์ และการเก็บข้อมูล เพราะสามารถรวบรวมความคิดเพิ่มเติมได้มากขึ้น
• การวิจัยชี้ให้เห็นว่า การมีปฏิสัมพันธ์และความผูกพันลดลง เมื่อระยะทางกายภาพระหว่างกลุ่มงานใหญ่ขึ้น ในขณะที่การเพิ่มขึ้นของความผูกพันออนไลน์ขึ้นกับจำนวนผู้ใช้ที่มีมากขึ้น
• อย่างไรก็ตามข้อมูลแสดงให้เห็นว่า การสื่อสารแบบดิจิตอลไม่สามารถแทนที่การปฏิสัมพันธ์แบบตัวต่อตัว
• เทคโนโลยีสารสนเทศมีการใช้มากว่าทศวรรษที่ผ่านมา ทำให้กลุ่มพนักงานที่ชื่นชอบระบบดิจิตอล เริ่มเรียกร้องให้มีการปรับพื้นที่การทำงานของพวกเขา ให้เข้ากับวิธีการทำงาน
• นักเทคโนโลยี โปรแกรมเมอร์ และผู้เชี่ยวชาญด้านความคิดสร้างสรรค์ ต้องการที่จะทำงานออกจากสภาพแวดล้อมของสำนักงาน แต่ยังคงหลีกเลี่ยงการทำงานที่บ้าน พวกเขาเลือกที่จะทำงานในสิ่งที่เรียกว่าพื้นที่ทำงานร่วม (coworking space)

Coworking Space

• การเจริญเติบโตของการ coworking space และผลการสำรวจแสดงให้เห็นว่า คนจะเลือกพื้นที่ทำงานที่สนับสนุนรูปแบบดิจิตอลของพวกเขา ที่ทำให้พวกเขาสามารถเข้าถึงความรู้ใหม่ เห็นความแตกต่างกันของความเชี่ยวชาญ และเป็นการเร่งการเรียนรู้ของพวกเขา
• มีรูปแบบที่ชัดเจนว่า คนงานที่เป็นอิสระและกลุ่มขนาดเล็กมาก มักจะประมาณ 10 คน แต่เมื่อพวกเขาต้องการมีส่วนร่วมกับคนอื่น พื้นที่สำนักงานส่วนตัวและห้องประชุม จะกลายเป็นสิ่งที่จำเป็นของวันทำงานของพวกเขา
• Coworking จะประสบความสำเร็จ เพราะรวมการออกแบบพื้นที่ทำงานที่ดี ที่ช่วยเพิ่มการทำงานแบบดิจิตอลของบุคคลและทีมงานที่มีขนาดเล็ก ในบางกรณี ก็เป็นไปได้ที่จะขยายผลประโยชน์ของ coworking เช่นมีอัตราการพบปะกันสูง และเป็นการเร่งการเรียนรู้ ที่จะพัฒนาพื้นที่ใกล้เคียงทั้งหมด
• โครงการในลาสเวกัสเป็นตัวอย่างของแนวคิด Tony Hsieh (ซีอีโอของ Zappos) ลงทุน $ 350,000,000 ในพื้นที่รอบสำนักงานใหญ่แห่งใหม่ของบริษัท ซึ่งเคยเป็นศาลากลางจังหวัดในอดีต
• Hsieh มีเป้าหมายคือ สร้างการเติบโตเริ่มต้นขึ้นในท้องถิ่นและชุมชนของผู้ประกอบการ ที่จะดึงดูดคนเก่งเข้าไปยังพื้นที่ ซึ่งจะได้ประโยชน์ทั้งพนักงาน Zappos และพื้นที่ใกล้เคียง

Strategic Advantage

• พื้นที่ที่ได้รับมาจากเครือข่ายของคนที่อาศัยอยู่เดิมคือ ร้านกาแฟ ลานของร้านอาหารไทย ห้องโถงโบสถ์เก่า ล็อบบี้ของคาสิโน และตึกแถวสำนักงานที่ว่างเปล่า
• โครงการนี้เป็นรูปแบบใหม่สำหรับบริษัทในอนาคต ที่ร่วมกันผสานพื้นที่สาธารณะและเอกชน พนักงานและคู่ค้า การพักอาศัยและการทำงาน
• Hsieh และคนอื่น ๆ เชื่อว่า บริษัทได้รับการออกแบบในรูปแบบนี้ จะมีมากขึ้นและเป็นนวัตกรรมของธุรกิจและชุมชน และในระยะยาวจะถือว่าเป็นความได้เปรียบเชิงกลยุทธ์

สรุป

• สำนักงานในอดีตที่ผ่านมา มีลักษณะเป็นกล่องอย่างแท้จริง ประกอบด้วยโต๊ะทำงาน ห้องพัก และห้องประชุม
• แม้ข้อมูลเชิงลึกในช่วงต้นเหล่านี้ ชี้ให้เห็นอนาคตที่เราอาจต้องเปลี่ยนความหมายของที่ทำงาน จากสถานที่ที่ทำงานเป็นวิธีการทำงาน (from where work is done to how it's done) แล้วทำการออกแบบพื้นที่ทางกายภาพและดิจิตอลสนองรอบสถานที่นั้น
• ที่ทำงานในอนาคต เราจะคิดและทำงานจากข้างนอก

********************************************