การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

การวิเคราะห์และออกแบบระบบ

• ระบบสารสนเทศ ( Information Systems : IS ) หมายถึง ระบบงานที่นำเทคโนโลยีสารสนเทศ ( Information Technology : IT ) มาใช้เพื่อจัดเก็บ ประมวลผล และเรียกดูข้อมูล โดยเทคโนโลยีสารสนเทศมีบทบาทสำคัญต่อการเพิ่มผลผลิต ( Productivity ) การสร้างความได้เปรียบในเชิงแข่งขัน รวมถึงสร้างผลกำไรให้แก่องค์กร ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 14 )
• นักวิเคราะห์ระบบ ( System Analyst : SA ) มีหน้าที่ประสานงานและติดต่อบุคคลต่าง ๆ เพื่อรวบรวมข้อมูล รวบรวมความต้องการในองค์กรที่ประสบปัญหาด้านการดำเนินงานทางธุรกิจ เพื่อปรับปรุงหรือสร้างระบบใหม่ งานหลักคือการวางแผน การวิเคราะห์ความต้องการด้านสารสนเทศและการประมวลผลของหน่วยงาน ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 14 ) จึงกล่าวสรุปได้ว่า นักวิเคราะห์ระบบ คือผู้ทำหน้าที่ศึกษาปัญหาและความต้องการขององค์กร ด้วยการนำเทคโนโลยีสารสนเทศเข้ามาช่วยแก้ไขปัญหาทางธุรกิจ เพื่อปรับปรุงระบบงานให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 15 )
• ความหมายของระบบ ระบบ ( System ) คือกลุ่มขององค์ประกอบต่าง ๆ ที่มีความสัมพันธ์กัน แต่ละองค์ประกอบจะประสานการทำงานร่วมกัน เพื่อบรรลุสู่เป้าหมายเดียวกัน ระบบที่ดีจำเป็นต้องมีองค์ประกอบของระบบที่เรียกว่า ระบบย่อย ( Subsystem ) ที่สามารถประสานการทำงานร่วมกันภายในระบบเป็นอย่างดี เพื่อนำไปสู่ภาพใหญ่ของระบบให้สามารถทำงานได้บรรลุตามเป้าหมาย ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 18 )

ชนิดของระบบ มี 2 ชนิด ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 20 )

1. ระบบปิด ( Closed System ) เป็นระบบแบบโดดเดี่ยว ไม่มีการปฏิสัมพันธ์ใด ๆ กับสิ่งแวดล้อม กล่าวคือ ระบบปิดมีจุดมุ่งหมายในการทำงานภายในตัวเอง ไม่มีการใช้ข้อมูลร่วมกับระบบอื่น
2. ระบบเปิด ( Open System ) เป็นระบบที่มีลักษณะตรงกันข้ามกับระบบปิด โดยจะมีการปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อม มีการโต้ตอบกับระบบอื่น ๆ ด้วยการแลกเปลี่ยนหรือการรับส่งข้อมูลระหว่างกัน รวมถึงการเปิดรับข้อมูลจากสภาพแวดล้อมภายนอกเข้ามาในระบบเพื่อนำมาประมวลผลร่วม

ชนิดของระบบสารสนเทศ

1. ระบบประมวลผลรายการประจำวัน ( Transaction Processing Systems : TPS ) จัดเป็นระบบสารสนเทศที่ถูกนำมาใช้งานอย่างกว้างขวาง โดยพนักงานที่ปฏิบัติงานในหน้าที่นั้น ๆ จะเป็นผู้บันทึกรายการข้อมูลเพื่อป้อนเข้าไปในระบบ งานหลักของระบบ TPS ก็คือการบันทึกหรือปรับปรุงรายการประจำวันทางธุรกิจ ( Day-to-Day Transaction ) เช่น ธุรกิจค้าปลีก ที่นำระบบ TPS มาใช้เพื่อบันทึกรายการขายสินค้าที่เกิดขึ้นในแต่ละวัน ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 24 )
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( Management Information Systems : MIS ) เป็นระบบที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อนำเสนอสารสนเทศให้กับผู้บริหารระดับกลาง โดยรายงานที่ได้จากระบบ MIS นั้น ผู้บริหารสามารถนำไปใช้ประโยชน์เพื่อการวางแผน และควบคุมกิจกรรมทางธุรกิจได้ เช่น การวางแผนเพื่อเตรียมผลิตภัณฑ์ การจัดกิจกรรมส่งเสริมการขาย เป็นต้น ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 24 )
3. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ ( Office Automation System : OAS ) เป็นระบบที่ใช้เทคโนโลยีการสื่อสารที่ทันสมัยเพื่อให้พนักงานสามารถสื่อสารเพื่อทำงานร่วมกันได้ ระบบ OAS สนับสนุนการทำงานร่วมกันเป็นทีม หรือในรูปแบบของคณะทำงาน เช่น ชุดโปรแกรมไมโครซอฟต์ออฟฟิศ และโปรแกรมกรุ๊ปแวร์ ( Groupware ) เป็นต้น ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 25 )
4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ ( Dicision Support Systems : DSS ) ระะบบสนับสนุนการตัดสินใจจะมีแบบจำลองของกิจกรรมที่ตัดสินใจอยู่ในโปรแกรม จากนั้นก็จะประมวลผลข้อมูลดิบ เปรียบเทียบ และสร้างสารสนเทศเพื่อช่วยรวบรวมความเชี่ยวชาญและทางเลือกที่ดีที่สุดสำหรับการลงทุนทางการเงิน กลยุทธ์ทางกาารตลาด การอนุมัติสินเชื่อ เป็นต้น ความสำคัญของระบบสนับสนุนการตัดสินใจนั้นก็คือ จะเป็นเครื่องมือช่วยในการตัดสินใจเท่านั้น มิใช่ระบบตัดสินใจแทนคน กล่าวคือจะนำเสนอทางเลือกให้ และมนุษย์ให้ และมนุษย์เป็นผู้ตัดสินใจเอง ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 26 )
5. ระบบสารสนเทศสำหรับผู้บริหารระดับสูง ( Executive Information Systems : EIS ) ระบบ EIS มีความคล้ายคลึงกับระบบ DSS แต่จะแตกต่างกันตรงที่ระบบ EIS เป็นการตัดสินใจในระดับกลยุทธ์และนโยบายของผู้บริหารระดับสูง ในขณะที่ระบบ DSS นั้นใช้ประกอบการตัดสินใจกับผู้บริหารระดับกลาง ข้อมูลที่นำมาใช้กับระบบ EIS จะเป็นข้อมูลทั้งภายในและภายนอกมาประกอบการตัดสินใจในระดับกลยุทธ์และนโยบาย เพื่อให้ผู้บริหารระดับสูงสามารถค้นคืนสารสนเทศทั้งจากแหล่งภายในและภายนอกมาประกอบพิจารณาข่าวสารเกี่ยวกับคู่แข่งขัน รวมถึงความสามารถในการอธิบายเหตุผลว่าทำไมเหตุการณ์นี้จึงเกิดขึ้น เป็นต้น ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 26 )
6. ระบบผู้เชี่ยวชาญ ( Expert Systems : ES ) จัดเป็นสาขาหนึ่งของปัญญาประดิษฐ์ ( Artificial Intelligent : AI ) ที่มุ่งเน้นด้านความเข้าใจเกี่ยวกับวิธีการ เพื่อให้คอมพิวเตอร์สามารถแสดงความฉลาดเลียนแบบมนุษย์ออกมาได้ ไม่ว่าจะเป็นด้านการคิด การค้นหาเหตุผล การเรียนรู้ และการกระทำ ระบบนี้บางครั้งอาจเรียกว่า ระบบฐานความรู้ ( Knowledge Based ) ที่มีการรวบรวมความรู้จากผู้เชี่ยวชาญจากสาขาต่าง ๆ และจัดเก็บไว้ในรูปแบบฐานความรู้ ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 27 )

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ มี 5 ส่วนประกอบ ดังนี้ ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 27 )

ระบบสารสนเทศจะประกอบไปด้วยส่วนประกอบต่างๆ หลายส่วนด้วยกัน ที่นำมาประมวลผลข้อมูลร่วมกัน เพื่อก่อให้เกิดสารสนเทศที่มีประโยชน์ต่อการใช้งาน

รูปที่ 1 ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศ

1. ฮาร์ดแวร์ (Hardware) คืออุปกรณ์ที่เราสามารถมองเห็น และสัมผัสได้ เช่น อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์เครือข่าย เป็นต้น
2. ซอฟต์แวร์ (Software) คือกลุ่มของชุดคำสั่ง หรือโปรแกรมที่นำมาใช้ควบคุมการทำงานอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์
3. ข้อมูล (Data) คือข้อมูลดิบ (Raw Data) ที่ประกอบด้วยตัวอักษร ตัวเลข รูปภาพ วีดีโอ และเสียง ข้อมูลเหล่านี้อาจถูกจัดเก็บไว้ในลักษณะของรายละเอียด เช่น เรคอร์ด แฟ้มข้อมูล หรือฐานข้อมูล ซึ่งถือว่าเป็นข้อมูลที่ยังไม่สามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้ทันที แต่จะเตรียมไว้เพื่อรอการประเมินผล
4. กระบวนการ (Process) หรือขั้นตอนการทำงาน (Procedure) จะอธิบายถึงงานและฟังก์ชั่นการทำงานทางธุรกิจ (Business Functions) ที่พนักงานในองค์กรจะต้องยึดถือและปฏิบัติตาม
5. บุคลากร (People) เป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในระบบสารสนเทศ (Stakeholders) ซึ่งเกี่ยวข้องกับผู้คนหลายกลุ่มด้วยกัน ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของระบบ ผู้ใช้ระบบ นักวิเคราะห์ระบบ นักออกแบบระบบ โปรแกรมเมอร์ และร้านค้าจำหน่ายอุปกรณ์ไอที ซึ่งกลุ่มบุคคลเหล่านี้ ล้วนเกี่ยวข้องกับงานระบบสารสนเทศทั้งสิ้น

กาวิเคราะห์ระบบ (Systems Analysis) ( การวิเคราะห์และออกแบบระบบ, โอภาส เอี่ยมสิริวงศ์, น. 33 )

การวิเคราะห์ระบบ เป็นกระบวนการทำความเข้าใจและระบุรายละเอียดถึงปัญหา เพื่อพิจารณานำระบบสารสนเทศอะไรเข้าไปแก้ไขปัญหาเหล่านั้นให้บรรลุสู่ความสำเร็จ ดังนั้นหากองค์กรเกิดปัญหา ซึ่งอาจเป็นผลมาจากสภาพแวดล้อมต่างๆ ที่กดดันธุรกิจต้องเร่งปรับตัว ด้วยการพัฒนาระบบเดิมที่เป็นอยู่ให้มีประสิทธิภาพสูงขึ้น โดยมีเหตุผลหลายประการด้วยกัน ที่มีต่อการเรียกร้องให้นำระบบใหม่มาใช้ทดแทนระบบงานเดิม อันเนื่องจาก

1. ต้องการปรับปรุงงานบริการให้ดียิ่งขึ้น จุดประสงค์ก็คือ ต้องการอำนวยความสะดวกแก่ลูกค้าที่เข้ามาติดต่อใช้บริการ รวมถึงการบริการสิ่งอำนวยความสะดวกใหม่ๆ ให้แก่ลูกค้าเพื่อให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจและยังถือเป็นการสร้างคุณค่างานด้านบริการให้แก่ลูกค้าอีกด้วย
2. เพื่อสนับสนุนสินค้าและการบริการใหม่ๆ สินค้าและบริการใหม่ๆ ส่วนใหญ่มักมีการนำอุปกรณ์ทางไอทีสมัยใหม่เข้ามาใช้ ตัวอย่างเช่น ซอฟต์แวร์ระบบร้านเช่าดีวีดี จะทำการอัปเดตแต้มสะสมให้กับลูกค้าที่เป็นสมาชิกอัตโนมัติทันที เมื่อมีการชำระเงิน หรือบรรจุภัณฑ์ หีบห่อสินค้า ที่มีการนำเทคโนโลยี RFID มาใช้ติดตามความเคลื่อนไหว ซึ่งสิ่งเหล่านี้ล้วนเป็นนวัตกรรมทางเทคโนโลยีที่จำเป็นต้องนำอุปกรณ์ไอทีสมัยใหม่ที่เกี่ยวข้องมาใช้ เพื่อสนับสนุนสินค้าและการบริการใหม่ๆ
3. เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ระบบงานเดิมที่ใช้งานอยู่ ณ ปัจจุบัน อาจไม่สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น ได้ค้นพบข้อบกพร่องหลายส่วนด้วยกัน ทำให้การดำเนินงานต่างๆ เป็นไปด้วยความล้าช้า และในการร้องขอเพื่อแสดงรายงานทางสารสนเทศ ต้องใช้เวลานานมาก หรืออุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ที่ใช้งานอยู่ในปัจจุบัน ได้กลายเป็นเทคโนโลยีที่ล้าสมัยไปแล้ว ไม่สามารถรองรับการขยายตัวของธุรกิจได้อีก จึงต้องมีการเปลี่ยนแปลงอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์เหล่านี้ใหม่
4. ต้องการสารสนเทศมากขึ้น เนื่องจากการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันกันอย่างดุเดือด ผู้บริการจึงมีความจำเป็นต้องการสารสนเทศมากขึ้น เพื่อนำมาใช้ประกอบการตัดสินใจ ดังนั้น หากระบบเดิมไม่สามารถตอบสนองรายงานทางสารสนเทศดังกล่าวได้ ก็ย่อมส่งผลเสียต่อโอกาสในการทำกำไร
5. ต้องการระบบควบคุมที่ดี ระบบงานที่ดีจะต้องมีระบบควบคุมที่มีประสิทธิภาพ รัดกุม เพื่อสร้างความมั่นใจต่อข้อมูลที่จัดเก็บนั้นมีความถูกต้องและปลอดภัย
6. ช่วยลดต้นทุน ระบบงานปัจจุบันที่ใช้งานอยู่ อาจมีต้นทุนด้านการบำรุงรักษาที่สูง เนื่องจากเป็นเทคโนโลยีเฉพาะ ต้องพึ่งพาผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิคเป็นกรณีพิเศษ ดังนั้น หากเป็นไปได้ก็ควรปรับปรุงระบบ ด้วยการอัปเกรดหรือเปลี่ยนมาใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ทดแทน เนื่องจากอุปกรณ์ไอทีในยุคปัจจุบันมีราคาไม่แพง คุ้มค่าต่อการลงทุน และช่วยลดค่าใช้จ่ายด้านการบำรุงรักษาระบบในระยะยาวได้

แนวทางในการดำเนินงานเกี่ยวกับการพัฒนาระบบ

การวิเคราะห์ระบบ ใช่ว่าเป็นการตัดสินใจการพัฒนาระบบใหม่เพื่อทดแทนระบบงานเดิมเสมอไป โดยนักวิเคราะห์ระบบจะต้องมีความศึกษาความเป็นไปได้ และตัดสินใจเลือกแนวทางที่เหมาะสม โดยแนวทางเพื่อการดำเนินงานในครั้งนี้ ประกอบด้วย 3 แนวทางด้วยกัน

1. ไม่ต้องดำเนินการใดๆ เช่นผลจากการวิเคราะห์ระบบงานเดิม นักวิเคราะห์ระบบอาจพบว่า ระบบเดิมซึ่งมีการใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่แล้วนั้น มีความเหมาะสมและลงตัวกับสภาพแวดล้อมของธุรกิจอยู่แล้ว ไม่มีความจำเป็นต้องปรับปรุงหรือต้องวิ่งตามเทคโนโลยีใหม่ๆ เพราะอาจไม่คุ้มค่าที่จะลงทุน
2. ปรับปรุงระบบเดิมให้ดียิ่งขึ้น คือยังคงใช้ระบบเดิมอยู่ แต่จะมีการปรับปรุงองค์ประกอบบางส่วนของระบบให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้นกว่าเดิม
3. พัฒนาระบบใหม่ เป็นการตัดสินใจพัฒนาระบบขึ้นมาใหม่ เพื่อทดแทนระบบงานเดิม

งานของนักวิเคราะห์ระบบ

1. วิเคราะห์ระบบเท่านั้น เป็นกรณีของนักวิเคราะห์ระบบที่ทำหน้าที่ศึกษาระบบงานที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมทางธุรกิจเป็นการเฉพาะ ด้วยการมุ่งเน้นถึงการรวบรวมข้อมูลและกำหนดความต้องการ โดยไม่รับผิดชอบงานด้านการออกแบบระบบ เราจะเรียกตำแหน่งงานนี้ว่า Information Analysts
2. วิเคราะห์และออกแบบระบบ เป็นกรณีของนักวิเคราะห์ระบบที่นอกจากจะต้องรับผิดชอบงานด้านการศึกษาระบบให้เสร็จสิ้นแล้ว ยังมีหน้าที่เพิ่มเติมคืองานด้านการออกแบบระบบใหม่ ซึ่งเราจะเรียกตำแหน่งงานนี้ว่า Systems Designer หรือ Application Developers
3. วิเคราะห์ ออกแบบระบบ และเขียนโปรแกรม เป็นกรณีของนักวิเคราะห์ระบบที่ทำหน้าที่ทั้งศึกษาระบบงาน ออกแบบข้อกำหนด ออกแบบและเขียนโปรแกรม เราจะเรียกตำแหน่งงานนี้ว่า Programmer Analysts

ความรู้และทักษะของนักวิเคราะห์ระบบ ที่นักวิเคราะห์ต้องมี

1. ทักษะและความรู้ทางเทคนิค (Technical Knowledge and Skills)

• มีความรู้ทางคอมพิวเตอร์และรู้วิธีการทำงาน
• มีความรู้เกี่ยวกับแฟ้มข้อมูล ฐานข้อมูล และอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล รวมถึงซอฟต์แวร์ที่นำมาใช้จัดการกับฐานข้อมูล
• มีความรู้ด้านอินพุต/เอาต์พุตของอุปกรณ์ฮาร์ดแวร์ และซอฟต์แวร์
• ความรู้ด้านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ และโปรโตคอลที่ใช้ในการสื่อสาร
• มีความรู้ด้านภาษาโปรแกรม ระบบปฏิบัติการ และโปรแกรมยูทิลิตี้ต่างๆ
• มีความรู้ด้านเทคโนโลยีการสื่อสารเพื่อทำงานร่วมกันเป็นทีม

2. ทักษะและความรู้ทางธุรกิจ (Business Knowledge and Skills)

• มีฟังก์ชั่นการทำงานทางธุรกิจอะไรบ้าง ที่ต้องปฏิบัติงานในหน่วยงานนั้น ?
• โครงสร้างขององค์การมีลักษณะอย่างไร ?
• รูปแบบการจัดการองค์กรเป็นอย่างไร ?
• มีชนิดงานอะไรบ้าง ที่ดำเนินงานอยู่ภายในองค์กร ?

3. ทักษะและความรู้เกี่ยวกับคน (People Knowledge and Skills)

สำหรับทักษะการติดต่อสื่อสารระหว่างบุคคล ในบางครั้งจัดเป็นทักษะที่สำคัญมากสำหรับตัวนักวิเคราะห์ระบบ เพราะว่า นักวิเคราะห์จะต้องร่วมงานกับผู้คนมากมายหลายระดับ ตั้งแต่ริเริ่มโครงการจนกระทั่งปิดโครงการ

[ฟารีดา ปังหลีเส็น]

เขียนดีมากๆ