การเขียนแผนภาพกระแสข้อมูลและเครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้

วิธีการเขียนแผนภาพกระแสข้อมูล

---

(1.) วิเคราะห์ให้ได้ว่าระบบต้องมี entity ภายนอกอะไรบ้าง

(2.) ดำเนินการเขียนแผนภาพที่แสดงถึงภาพรวมของระบบ

(3.) วิเคราะห์ข้อมูลในระบบว่าข้อมูลอะไรบ้างที่เก็บไว้ในหน่วยเก็บข้อมูล

(4.) วิเคราะห์กระบวนการว่าควรมีกระบวนการหลักๆอะไรบ้างโดยอาจทำเป็นแผนภาพการแตกระดับ

(5.) วิเคราะห์ข้อมูลในระบบว่าควรมีข้อมูลอะไรบ้างที่เป็นข้อมูลส่งออกจากกระบวนการ

(6.) ดำเนินการเขียนแผนภาพระดับที่ 1 และอาจมีระดับที่ 2 ในกรณีที่ต้องการขยายรายละเอียด

(7.) ทำการตรวจสอบความสมดุล (แก้ไขหรือปรับปรุง)

(8.) สร้างแผนภาพ

สิ่งที่ต้องวิเคราะห์ในการเขียนแผนภาพกระแสข้อมูลก่อนที่จะมีการเขียนแผนภาพจะต้องแสดงรายการดังต่อไปนี้

---

(1.) มี entity ภายนอกอะไรบ้าง

(2.) มีข้อมูลอะไรบ้างที่เข้าสู่กระบวนการ

(3.) มีหน่วยเก็บข้อมูลอะไรบ้าง

(4.) มีกระบวนการอะไรบ้าง

(5.) มีข้อมูลอะไรบ้างที่ส่งออกจากกระบวนการ

---

เครื่องมือที่ใช้ในการจัดการความรู้

การจัดการความรู้ ประกอบด้วยกระบวนการหลัก ๆ คือ การค้นหาความรู้ การสร้างและแสวงหาความรู้ เพื่อให้มีการนำความรู้ไปใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต่อ องค์กร ชุมชนท้องถิ่น และสังคม จึงมีเทคนิคเครื่องมือหลากหลายประเภทได้ถูกนำมาใช้เพื่อที่จะต้องการให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงได้สะดวกรวดเร็วขึ้น

เครื่องมือการจัดการความรู้ที่เหมาะสมกับความรู้ชัดแจ้งหรือความรู้เปิดเผย

การจัดการความรู้มีขั้นตอนที่สำคัญ คือ การกำหนดความรู้ที่ต้องการและการแลกเปลี่ยนความรู้ สำหรับเครื่องมือการจัดการความรู้ที่เหมาะสมกับความรู้ชัดแจ้งหรือความรู้เปิดเผย (Explicit Knowledge) นั้น (สำนักงานคณะกรรมการพัฒนาระบบราชการ และสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติ , 2550 , บุญดี บุญญากิจ และคนอื่นๆ , 2547) มีเครื่องมือต่างๆดังนี้

1.การจัดเก็บความรู้และวิธีปฎิบัติที่เป็นเลิศในรูปเอกสาร

เป็นการจัดเก็บความรู้หรือข้อมูลองค์กรในรูปแบบง่าย ๆ เพื่อความสะดวกในการค้นหาและนำไปใช้ เช่น งานวิจัย ผลการสำรวจ ผลงานประจำปี

2.สมุดหน้าเหลือง (Yellow Page)

เป็นการบันทึกแหล่งที่มาของความรู้ ประเภทของความรู้ และผู้เชี่ยวชาญในแต่ละด้านขององค์กร รวมถึงข้อมูลส่วนบุคคลที่สำคัญ ๆ

3.ฐานความรู้ (Knowledge Bases)

เป็นการเก็บข้อมูลความรู้ต่าง ๆ ที่องค์กรมีไว้ในระบบฐานข้อมูลและให้ผู้ต้องการใช้ค้นหาสามารถเข้าถึงข้อมูลความรู้ได้ตลอดดเวลา

เครื่องมือการจัดการความรู้ที่เหมาะสมกับความรู้ฝังลึกหรือความรู้โดยนัย

เป้าหมายหลักของการจัดการความรู้ คือ การดึงเอาความรู้ฝังลึกหรือความรู้โดยนัย (Tacit Knowledge) ซึ่งเป็นความรู้ที่จับต้องได้ยาก เพื่อให้สามารถดึงความรู้ที่ฝังอยู่ในตัวคนออกมาใช้ได้อย่างเต็มที่ (บุญดี บุญญากิจ และคนอื่น ๆ . 2550) ซึ่งมีเครื่องมือและวิธีการต่างๆ ดังนี้

1.การจัดตั้งทีมข้างสนาม (Cross – Functional Team)

เป็นการจัดตั้งทีมเพื่อทำงานร่วมกันในเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่กำหนดขึ้น

2.ระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System)

ระบบพี่เลี้ยงเป็นวิธีการในการถ่ายทอดความรู้ฝังลึกหรือความรู้ซ่อนเร้น (Tacit Knowledge) แบบตัวต่อตัวจากผู้มีความรู้และประสบการณ์

3.การสับเปลี่ยนงาน (Job Rotation) และการยืมตัวบุคลากรมาช่วยงาน (Second ment)

การสับเปลี่ยนงานเป็นการย้ายบุคลากรไปทำงานในหน่วยงานต่างๆ ซึ่งอาจอยู่ภายในสายงานเดียวหรือข้ามสายงานเป็นระยะๆ

4.เวทีสำหรับการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (Knowledge Forum)

การจัดประชุมหรือการกิจกรรมอย่างเป็นกิจจะลักษณะอย่างสม่ำเสมอ เพื่อเป็นพื้นที่ให้บุคลากรในองค์กรมีโอกาสพบปะพูดคุยกัน

5.การระดมสมอง (Brainstorming)

การระดมสมองเป็นเครื่องมือในการพัฒนาคุณภาพ ที่มีกระบวนการเพื่อรวบรวมความเห็น ปัญหาหรือข้อเสนอแนะจำนวนมากในเวลาที่รวดเร็ว

6.แผนที่ความคิดหรือแผนที่ความรู้ (Mind Maping)

เป็นวิธีการบันทึกความคิดเพื่อให้เห็นภาพของความคิดที่หลากหลายมุมมอง ที่กว้างและชัดเจน

7.เพื่อนช่วยเพื่อน (Peer Assist)

เป็นเทคนิคของการจัดการความรู้อย่างหนึ่ง เป็นเทคนิคเพื่อแลกเปลี่ยนเรียนรู้ก่อนเริ่มทำงาน (learn before) โดยการสร้างให้เกิดกลไกการเรียนรู้ประสบการณ์จากผู้อื่น ซึ่งเป็นเพื่อนร่วมอุดมการณ์หรือร่วมวิชาชีพ ก่อนที่จะเริ่มดำเนินกิจกรรมหรือโครงการใดๆ

8.การวิเคราะห์หลังการปฏิบัติ (After Action Review : AAR)

การวิเคราะห์หลังการปฏิบัติ หรือ การเรียนรู้ระหว่างทำงาน (After Action Review :AAR)

ถูกออกแบบมาเพื่อช่วยให้ทีมงานและสมาชิกได้เรียนรู้ในระหว่างกระบวนการทำงาน และสามารถทำได้ทันทีหลังจากเหตุการณ์

9.การค้นหาสิ่งดี ๆ รอบตัว (Appreciative Inquiry) : AI)

เป็นเครื่องมือสำหรับการบริหารแนวใหม่ที่เป็นวิธีการเชิงบวก เป็นกระบวนการค้นหาส่วนที่ดีที่สุดในบุคคล องค์กร ชุมชน ท้องถิ่น และสังคม

10.การเสวนา (Dialogue)

เป็นเครื่องมือหลักของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ที่ช่วยให้คนปลดปล่อยความรู้ฝังลึกออกมา และช่วยให้คนฟังได้รับรู้และจับความรู้เอาไว้ นอกจากนี้ยังเหมาะสำหรับใช้เป็นเครื่องมือในการระดมความคิด เพื่อค้นหาวิธีการและความรู้ใหม่ๆ

11.การเล่าเรื่อง (Story telling)

เป็นเครื่องมือดึงความรู้จากการปฏิบัติ หรือ เป็นวิธีแลกเปลี่ยนความรู้ฝังลึก ซึ่งผูกพันอยู่กับประสบการณ์ หรือ การปฏิบัติที่สุด

11.1 เป้าหมายของการเล่าเรื่อง

เป้าหมายสำคัญที่สุดของการเล่าเรื่อง คือ ให้ผู้มีความรู้จากการปฏิบัติ ปลดปล่อยความรู้ที่ซ่อนอยู่ในส่วนลึก ออกมาเป็นคำพูด หน้าตาและท่าทาง

12.ชุมชนแห่งการเรียนรู้ (Community of Practice : CoP)

มีชื่อเรียกในภาษาไทยหลากหลาย เช่น ชุมชนนักปฏิบัติ ชุมชนแนวปฏิบัติ และชุมชนแห่งการเรียนรู้ เป็นต้น ซึ่งเป็นกลุ่มคนที่มารวมตัวกันอย่างไม่เป็นทางการ (พูนลาภ อุทัยเลิศอรุณ . 2547:6) ซึ่งเกิดจากกลุ่มคนที่มีความชอบ ความใส่ใจ สนใจในสาระหรือปัญหาร่วมกัน มีวัตถุประสงค์เพื่อแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์

12.1 องค์ประกอบของชุมชนแห่งการเรียนรู้

ชุมชนแห่งการเรียนรู้ที่สมบูรณ์จะมีองค์ประกอบที่สำคัญ 3 ด้าน ดังนี้

12.1.1 โดเมน (Domain) เป็นหัวข้อความรู้หรือปัญหา

12.1.2 ชุมชน (Community) คือ พันธะทางสังคมที่ยึดเหนี่ยวสมาชิกเข้าด้วยกัน

12.1.3 แนวปฏิบัติ (Practice) เป็นองค์ความรู้ที่เป็นผลผลิตของการอยู่รวมกันเป็นชุมชนสมาชิกจะนำแนวปฏิบัติเหล่านี้ไปเป็นแนวทางในการปฏิบัติงาน และนำสิ่งที่ได้เรียนรู้จากการฝึกปฏิบัติมาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับสมาชิกในชุมชน

[หมอสุข]

ขอบพระคุณสำหรับเนื้อหาและขั้นตอนที่ชัดเจน สามารถนำไปต่อยอด ถ้าได้เพิ่มมิติเวลาเข้าไป ใช้ประกอบการวางแผน หรือติดตามประเมินผลได้เลยครับ ... หมอสุข