จากการประชุมกลุ่ม CoP สารบรรณ ครั้งที่ 2/2549 เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 24 สิงหาคม 2549 ณ ห้องประชุม 210 สำนักงานอธิการบดี วิทยาเขตหาดใหญ่ มีผู้แทนสมาชิก (คุณกิจ) เข้าร่วมประชุมฯ จำนวน 38 คน ผู้เข้าสังเกตการณ์ จำนวน 3 คน โดยมี (คุณฟา) วิทยากรหลัก จำนวน 2 คน ซึ่งเป็นคุณกิจด้วยเพื่อคอยแนะนำและร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน โดยกำหนดหัวข้อ “งานสารบรรณมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์” ผลการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (คุณลิขิต) สรุปผลได้ดังนี้

ระบบการบริหารงานสารบรรณ

        ระบบการบริหารงานสารบรรณตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526

1. การจัดทำหนังสือราชการ

        1) หนังสือภายนอก

        2) หนังสือภายใน

        3) หนังสือประทับตรา

        4) หนังสือสั่งการ (คำสั่ง)

        5) หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ)

ประเด็นที่พูดคุยแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน ได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ลงลึกในการจัดทำหนังสือแต่ละชนิดอย่างละเอียด โดยได้มีการเน้นข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และไม่ชัดเจนในการปฏิบัติ

        1. ชั้นความลับ มี 3 ชั้น คือ ลับ ลับมาก ลับที่สุด

        2. ชั้นความเร็ว มี 3 ชั้น คือ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด

        3. ครุฑ มี 2 ขนาด คือ ครุฑใหญ่ 3 เซนติเมตร ครุฑเล็ก 1.5 เซนติเมตร

        4. เลขที่หนังสือ ได้มีข้อแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันมาก ซักถามจนเป็นที่เข้าใจ

        5. คำลงท้าย

        6. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

        7. การพิมพ์ชื่อและตำแหน่ง

        8. การจัดทำสำเนา สำเนาถูกต้อง

        9. รูปแบบของหนังสือแต่ละชนิด

เทคนิค : -

       ๑บนซ้ายของหนังสือภายนอก เลขที่ ศธ 0521…./…. ต้องสัมพันธ์กับส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ซึ่งทำให้ทราบว่าเลขที่ ศธ นี้ใครเป็นเจ้าของเรื่อง เพื่อง่ายต่อการประสานงานต่อไป 

       ๑ล่างซ้ายของหนังสือภายนอก ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง นอกจากจะมีหมายเลขโทรศัพท์หมายเลขโทรสาร แล้ว ขอให้เพิ่ม E-Mail Address ด้วย ซึ่งจะมีช่องทางในการติดต่อได้เพิ่มขึ้น

       ๑บนขวาของหนังสือภายนอก ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ จะต้องสัมพันธ์ผู้ลงนาม เช่น พิมพ์ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ 15 ถนนกาญจนวณิชย์ อำเภอหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา 90110 ผู้ลงนามจะต้องเป็นอธิการบดีมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ หรือรองอธิการบดีผ่ายฯ รักษาราชการแทน หรือปฏิบัติราชการแทนอธิการบดีมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์

ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ (ที่ตั้งมหาวิทยาลัย) ให้ทุกคณะ/หน่วยงานปฏิบัติแนวทางเดียวกันคือ ให้พิมพ์บ้านเลขที่ 15 ถนนกาญจนวณิชย์ อำเภอหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา 90110

คำลงนาม (ลงชื่อ) ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งทางวิชาการ และถ้ามี ดร. ให้พิมพ์ด้วย ตัวอย่างเช่น (รองศาสตราจารย์ ดร. บุญสม ศิริบำรุงสุข) (แบบฟอร์มดูที่ WebSite http://www2.psu.ac.th/PresidentOffice/general/sarabun.htm)

ปัญหา : -

       ๑จากที่คณะได้ส่งเรื่องผ่านมาที่กองบริการการศึกษา เพื่อเสนอผู้บริหารลงนามนั้น ทางกองบริการฯ ได้ยกร่างหนังสือใหม่ ทั้ง ๆ ที่ได้ทำเรื่องมาเรียบร้อยแล้ว และไปแก้ไขเป็นของกองบริการเจ้าของเรื่อง และยังมีของกองการเจ้าหน้าที่ ลักษณะเช่นเดียวกับกองบริการฯ หัวหน้างานสารบรรณ กองกลาง รับที่จะนำไปหารือกับทั้งสองกอง

       การพิมพ์เลขที่หนังสือราชการภายนอกเป็นภาษาอังกฤษ เดิมใช้ No 0521/….. รองอธิการบดีฝ่ายบริการวิชาการและวิเทศสัมพันธ์ ได้ขอแก้ไขเป็น MOE 0521/….. ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2549 เป็นต้นไป เพื่อปรับให้สอดคล้องกับการออกเลขที่หนังสือราชการภายนอกเป็นภาษาอังกฤษของสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา

       เลขที่ มอ …/…. บางหน่วยงานใส่ คำว่า “มอ.” หรือ “ม.อ.” ที่ถูกต้องให้ใส่ คำว่า “มอ” (ไม่มีจุด)

       ตราชื่อส่วนราชการ หมายถึง ตราครุฑที่ล้อมรอบด้วยวงกลม ตามตัวอย่าง ต้องประทับด้วยหมึกสีแดง จะใช้ประทับ :-

      1. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ

      2. สัญญา

      3. ข้อตกลง

      4. หนังสือมอบอำนาจ

      5. หนังสือรับรอง (ที่มีการติดรูปถ่าย)

      ตราสถาบัน หมายถึง ตรา มอ ใช้ประทับในหนังสือที่ไม่ใช่หนังสือราชการ เช่น

      1. การรับรองการจบการศึกษา

      2. ใบเกียรติบัตรต่าง ๆ

2. การรับ – ส่งเอกสาร

         ไม่ได้มีการพูดคุยในรายละเอียดมากนัก ด้วยปัจจุบันการรับ – ส่งด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์โปรแกรม E-Document ซึ่งทุกหน่วยงาน วิทยาเขต เขตการศึกษา ได้รับเอกสารด้วยระบบดังกล่าว แต่ได้แนะนำให้ทุกหน่วยงานค้นหารายชื่อหน่วยงานหรือตำแหน่งผู้บริหารทาง WebSite ของมหาวิทยาลั  https://dss.psu.ac.th/dss_person/adv_search.asp

3. การจัดเก็บเอกสาร

       ไม่ได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเชิงลึก ด้วยขณะนี้การจัดเก็บเอกสารได้ Scan เข้าระบบโปรแกรม E-Document การค้นหาง่าย สะดวก และรวดเร็ว โดยได้นำตัวอย่างการแบ่งหมวดหมู่การจัดเก็บ (แบบสำนักงบประมาณ) ขึ้น WebSite ของงานสารบรรณ ให้เป็นตัวอย่างแล้ว

       อายุการจัดเก็บเอกสาร ให้ดำเนินการตามที่ระเบียบงานสารบรรณกำหนด และได้นำตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารบริหารงานบุคคลขึ้น WebSite กองกลาง ของงานสารบรรณ

4. การค้นหาเอกสาร

      1. การค้นหาเอกสารจากระบบโปรแกรม E-Document (ดูที่ WebSite  https://edoc.eng.psu.ac.th/psudocument/all_finddoc.php) จะมีเอกสาร 3 ส่วน คือ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน และคำสั่ง/ระเบียบ/ข้อบังคับ/ประกาศ ให้ระบุดังนี้

         - ระบุประเภทของหนังสือ [เป็นหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หรือ คำสั่ง/ระเบียบ/ข้อบังคับ/ประกาศ]

         - ระบุค้นหาจาก…[ข้อความที่ต้องการค้น ระหว่างวันที่-ถึงวันที่]

         - คลิ้ก [ตกลงค้นหาเอกสาร]

5. การทำลายเอกสาร

        ได้มีการให้ความรู้การทำลายเอกสารตามขั้นตอน (ดูที่ WebSite http://www2.psu.ac.th/PresidentOffice/general/sarabun.htm) และในกรณีที่มีการทำข้อตกลงให้ทำลายตามข้อตกลงได้ งานสารบรรณจะจัดรวบรวมข้อตกลงไว้ใน WebSite ของงานสารบรรณ.

                                        & & & & & &