จากการประชุมกลุ่ม CoP สารบรรณ ครั้งที่ 2/2549 เมื่อวันพฤหัสบดีที่ 24 สิงหาคม 2549 ณ ห้องประชุม 210 สำนักงานอธิการบดี วิทยาเขตหาดใหญ่ มีผู้แทนสมาชิก (คุณกิจ) เข้าร่วมประชุมฯ จำนวน 38 คน ผู้เข้าสังเกตการณ์ จำนวน 3 คน โดยมี (คุณฟา) วิทยากรหลัก จำนวน 2 คน ซึ่งเป็นคุณกิจด้วยเพื่อคอยแนะนำและร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน โดยกำหนดหัวข้อ “งานสารบรรณมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์” ผลการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ (คุณลิขิต) สรุปผลได้ดังนี้
ระบบการบริหารงานสารบรรณ
ระบบการบริหารงานสารบรรณตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526
1. การจัดทำหนังสือราชการ
1) หนังสือภายนอก
2) หนังสือภายใน
3) หนังสือประทับตรา
4) หนังสือสั่งการ (คำสั่ง)
5) หนังสือประชาสัมพันธ์ (ประกาศ)
ประเด็นที่พูดคุยแลกเปลี่ยนเรียนรู้ร่วมกัน ได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ลงลึกในการจัดทำหนังสือแต่ละชนิดอย่างละเอียด โดยได้มีการเน้นข้อผิดพลาดที่พบบ่อย และไม่ชัดเจนในการปฏิบัติ
1. ชั้นความลับ มี 3 ชั้น คือ ลับ ลับมาก ลับที่สุด
2. ชั้นความเร็ว มี 3 ชั้น คือ ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สุด
3. ครุฑ มี 2 ขนาด คือ ครุฑใหญ่ 3 เซนติเมตร ครุฑเล็ก 1.5 เซนติเมตร
4. เลขที่หนังสือ ได้มีข้อแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันมาก ซักถามจนเป็นที่เข้าใจ
5. คำลงท้าย
6. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง
7. การพิมพ์ชื่อและตำแหน่ง
8. การจัดทำสำเนา สำเนาถูกต้อง
9. รูปแบบของหนังสือแต่ละชนิด
เทคนิค : -
๑บนซ้ายของหนังสือภายนอก เลขที่ ศธ 0521…./…. ต้องสัมพันธ์กับส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ซึ่งทำให้ทราบว่าเลขที่ ศธ นี้ใครเป็นเจ้าของเรื่อง เพื่อง่ายต่อการประสานงานต่อไป
๑ล่างซ้ายของหนังสือภายนอก ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง นอกจากจะมีหมายเลขโทรศัพท์หมายเลขโทรสาร แล้ว ขอให้เพิ่ม E-Mail Address ด้วย ซึ่งจะมีช่องทางในการติดต่อได้เพิ่มขึ้น
๑บนขวาของหนังสือภายนอก ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ จะต้องสัมพันธ์ผู้ลงนาม เช่น พิมพ์ ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ 15 ถนนกาญจนวณิชย์ อำเภอหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา 90110 ผู้ลงนามจะต้องเป็นอธิการบดีมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ หรือรองอธิการบดีผ่ายฯ รักษาราชการแทน หรือปฏิบัติราชการแทนอธิการบดีมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์
ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ (ที่ตั้งมหาวิทยาลัย) ให้ทุกคณะ/หน่วยงานปฏิบัติแนวทางเดียวกันคือ ให้พิมพ์บ้านเลขที่ 15 ถนนกาญจนวณิชย์ อำเภอหาดใหญ่ จังหวัดสงขลา 90110
คำลงนาม (ลงชื่อ) ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ ไม่ว่าจะเป็นตำแหน่งทางวิชาการ และถ้ามี ดร. ให้พิมพ์ด้วย ตัวอย่างเช่น (รองศาสตราจารย์ ดร. บุญสม ศิริบำรุงสุข) (แบบฟอร์มดูที่ WebSite http://www2.psu.ac.th/PresidentOffice/general/sarabun.htm)
ปัญหา : -
๑จากที่คณะได้ส่งเรื่องผ่านมาที่กองบริการการศึกษา เพื่อเสนอผู้บริหารลงนามนั้น ทางกองบริการฯ ได้ยกร่างหนังสือใหม่ ทั้ง ๆ ที่ได้ทำเรื่องมาเรียบร้อยแล้ว และไปแก้ไขเป็นของกองบริการเจ้าของเรื่อง และยังมีของกองการเจ้าหน้าที่ ลักษณะเช่นเดียวกับกองบริการฯ หัวหน้างานสารบรรณ กองกลาง รับที่จะนำไปหารือกับทั้งสองกอง
การพิมพ์เลขที่หนังสือราชการภายนอกเป็นภาษาอังกฤษ เดิมใช้ No 0521/….. รองอธิการบดีฝ่ายบริการวิชาการและวิเทศสัมพันธ์ ได้ขอแก้ไขเป็น MOE 0521/….. ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2549 เป็นต้นไป เพื่อปรับให้สอดคล้องกับการออกเลขที่หนังสือราชการภายนอกเป็นภาษาอังกฤษของสำนักงานคณะกรรมการการอุดมศึกษา
เลขที่ มอ …/…. บางหน่วยงานใส่ คำว่า “มอ.” หรือ “ม.อ.” ที่ถูกต้องให้ใส่ คำว่า “มอ” (ไม่มีจุด)
ตราชื่อส่วนราชการ หมายถึง ตราครุฑที่ล้อมรอบด้วยวงกลม ตามตัวอย่าง ต้องประทับด้วยหมึกสีแดง จะใช้ประทับ :-
1. หนังสือประทับตราแทนการลงชื่อ
2. สัญญา
3. ข้อตกลง
4. หนังสือมอบอำนาจ
5. หนังสือรับรอง (ที่มีการติดรูปถ่าย)
ตราสถาบัน หมายถึง ตรา มอ ใช้ประทับในหนังสือที่ไม่ใช่หนังสือราชการ เช่น
1. การรับรองการจบการศึกษา
2. ใบเกียรติบัตรต่าง ๆ
2. การรับ – ส่งเอกสาร
ไม่ได้มีการพูดคุยในรายละเอียดมากนัก ด้วยปัจจุบันการรับ – ส่งด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์โปรแกรม E-Document ซึ่งทุกหน่วยงาน วิทยาเขต เขตการศึกษา ได้รับเอกสารด้วยระบบดังกล่าว แต่ได้แนะนำให้ทุกหน่วยงานค้นหารายชื่อหน่วยงานหรือตำแหน่งผู้บริหารทาง WebSite ของมหาวิทยาลั https://dss.psu.ac.th/dss_person/adv_search.asp
3. การจัดเก็บเอกสาร
ไม่ได้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในเชิงลึก ด้วยขณะนี้การจัดเก็บเอกสารได้ Scan เข้าระบบโปรแกรม E-Document การค้นหาง่าย สะดวก และรวดเร็ว โดยได้นำตัวอย่างการแบ่งหมวดหมู่การจัดเก็บ (แบบสำนักงบประมาณ) ขึ้น WebSite ของงานสารบรรณ ให้เป็นตัวอย่างแล้ว
อายุการจัดเก็บเอกสาร ให้ดำเนินการตามที่ระเบียบงานสารบรรณกำหนด และได้นำตารางกำหนดอายุการเก็บเอกสารบริหารงานบุคคลขึ้น WebSite กองกลาง ของงานสารบรรณ
4. การค้นหาเอกสาร
1. การค้นหาเอกสารจากระบบโปรแกรม E-Document (ดูที่ WebSite https://edoc.eng.psu.ac.th/psudocument/all_finddoc.php) จะมีเอกสาร 3 ส่วน คือ หนังสือภายนอก หนังสือภายใน และคำสั่ง/ระเบียบ/ข้อบังคับ/ประกาศ ให้ระบุดังนี้
- ระบุประเภทของหนังสือ [เป็นหนังสือภายนอก หนังสือภายใน หรือ คำสั่ง/ระเบียบ/ข้อบังคับ/ประกาศ]
- ระบุค้นหาจาก…[ข้อความที่ต้องการค้น ระหว่างวันที่-ถึงวันที่]
- คลิ้ก [ตกลงค้นหาเอกสาร]
5. การทำลายเอกสาร
ได้มีการให้ความรู้การทำลายเอกสารตามขั้นตอน (ดูที่ WebSite http://www2.psu.ac.th/PresidentOffice/general/sarabun.htm) และในกรณีที่มีการทำข้อตกลงให้ทำลายตามข้อตกลงได้ งานสารบรรณจะจัดรวบรวมข้อตกลงไว้ใน WebSite ของงานสารบรรณ.
& & & & & &
สำหรับ link เว็บไซต์งานสารบรรณ ใช้วิธี copy จากในความเห็นนี้ไปแปะแทนในบันทึกเลยก็ได้ค่ะ แวะไปเยี่ยมแล้ว ดูดีมากเลยค่ะ (แต่ยังไม่มีเวลาสำรวจ) คุณพณิตาน่าจะเขียนแนะนำในบล็อกบ้างนะคะ ว่าที่เว็บไซต์มีข้อมูลอะไรบ้าง เผื่อจะเป็นประโยชน์กับชาวสารบรรณท่านอื่นๆบ้าง (อยากทราบคร่าวๆเหมือนกันค่ะ อ่านผ่าน GotoKnow จะได้รู้เร็วกว่าไปสำรวจเอง)
ขอบพระคุณกับข้อแนะนำ จะรีบปฏิบัติค่ะ
สวัสดีค่ะ
นู๋ก็ทำงานเกี่ยวกับสารบรรณในหน่วยงานราชการค่ะ..แต่ยังไม่มีความรู้เรื่องการจัดเก็บเอกสารเลย อยากทราบเกี่ยวกับการแบ่งหมวดจัดเก็บหนังสือและการกำหนดเลขตามระบบดิวอี้ อ่ะค่ะ.....คุณพณิดาพอจะมีข้อมูลเรื่องนี้หรือแนะนำนู๋ไดไหมคะว่าจะหาข้อมูลได้จากไหนบ้าง
..........ขอบคุณมากค่ะ........
สวัสดีค่ะ ผู้ใช้นามว่า "โนเนม" ขอออกตัวก่อนว่าปัจจุบันพี่พณิตาไม่ได้อยู่ที่งานสารบรรณ กองกลาง แล้ว ได้โอนย้ายไปที่งานสภาอาจารย์ฯ จึงไม่ได้เข้ามาเขียนและดู blog นอกจากมี e-mail เข้ามาคุยถึงจะได้ตอบ
เรื่องที่ต้องการรู้เกี่ยวกับการจัดเก็บเอกสาร ลองคลิ้กเข้าไปดูที่ Web ของงานสารบรรณ อาจเป็นข้อมูลได้บ้าง
http://www.general.psu.ac.th/data/word/rP1.pdf
และ Web ของระบบดิวอี้
http://jfkonline.oas.psu.ac.th/ulibmtanee/board/index.php?topic=45.0
โชคดีนะค่ะ