ทำไม?ถึงต้องเขียนภาระงาน

          เหตุใด? ฉันจึงต้องเขียนการทำงานในอนุทิน...เป็นเพราะว่าตอนนี้เป็นการเริ่มต้นปีงบประมาณ ๒๕๕๗ คือ ๑ ตุลาคม ๒๕๕๖ ฉันวางแผนในการทำงานเกี่ยวกับงานในหน้าที่ของฉันไว้เกี่ยวกับการจะจัดทำกรอบอัตรากำลังในปีถัด ๆ ไป การที่มหาวิทยาลัยจะได้อัตรากำลังมาได้นั้น ต้องมีการวิเคราะห์ภาระงานที่บุคลากรแต่ละคนได้ปฏิบัติในปัจจุบันว่า...ปัจจุบันทำงานมาก - น้อย เพียงใด...โดยต้องให้ทุก ๆ คน เขียนเป็นลายลักษณ์อักษรเกี่ยวกับภาระงานของตนเองว่า...วันหนึ่ง ๆ ได้ทำงานอะไรไปบ้าง เป็นจำนวนเท่าไร ใช้เวลาทำประมาณกี่ชั่วโมง กี่นาที กี่วินาที...ซึ่งงานดังกล่าวที่แต่ละคนเขียนนั้น...ต้องเป็นเรื่องจริงที่ตนเองได้ปฏิบัติกัน

       โดยให้พวกเจ้าหน้าที่เขียนในแต่ละวัน และทุก ๆ สัปดาห์ ต้องนำมาให้ฉันได้อ่าน ได้ดูว่าเป็นอย่างไร ควรแก้ไขตรงไหน ดำเนินการอะไรเพิ่มเติมตรงไหนบ้าง? นี่คือ...การวิเคราะห์งานในเบื้องต้นของแต่ละคน รวมทั้งตัวฉันเองด้วย ถึงแม้ว่า..."เป็นผู้อำนวยการกองบริหารงานบุคคล" ฉันก็ต้องเขียน เพราะต้องวิเคราะห์ภาระงานที่ต้องเป็นตำแหน่งผู้อำนวยการกอง ด้วย...ดังนั้น จึงเป็นฉันนำเรื่องของการทำงานไปเขียนไว้บนอนุทิน...เพราะฉันเกรงว่า ถ้าไม่เขียนจะทำให้ฉันลืมว่าทำงานอะไรไปบ้าง...และเป็นเพราะว่า การทำเล่ม เพิ่งจะมาเสร็จเอาก็วันนี้ เพราะทุก ๆ วันที่ผ่านมาตั้งแต่วันที่ ๑ - ๙ ตุลาคม ๒๕๕๖ ไม่มีเวลาที่จะทำเล่มกับเขาเลย เพิ่งจะมาเสร็จเอาวันนี้...ต้องเขียนในสมุดบันทึกบ้าง ในอนุทินบ้าง...เล่มในการเขียนภาระงานเรียบร้อยแล้ว คราวนี้ก็จะได้เขียนเป็นรูปเป็นร่างเสียที

       การทำบันทึกภาระงานนี้ ทำเพื่อวิเคราะห์อัตรากำลังว่าในแต่ละปีจะมีการวิเคราะห์อัตรากำลังของมหาวิทยาลัยว่าควรมีอัตราเท่าใด ซึ่งอัตรากำลังในทุก ๆ หน่วยงานจะวัดจากภาระงานที่บุคลากรได้ปฏิบัตินั่นเอง...

       ทำให้เห็นว่า "อนุทิน" ของ Gotoknow ก็เป็นประโยชน์ต่อตัวฉันมาก ๆ "กันลืม" และทำให้เราทราบว่า วันหนึ่ง ๆ เราได้ทำอะไรไปบ้าง...ขอขอบคุณ...Gotoknow อีกครั้งค่ะ...นี่คือ...บันทึกการเขียนภาระงานของฉันที่ต้องทำในแต่ละวัน ถึงแม้ว่าเป็นผู้อำนวยการกองบริหารงานบุคคล ก็ต้องทำ เพื่อนำไปกำหนดกรอบอัตรากำลัง ให้ได้ข้อมูลจริงต่อการวิเคราะห์อัตรากำลังในภาพรวมของมหาวิทยาลัย...เพราะการคิดอัตรากำลังควรมีนั้น ต้องวิเคราะห์มาจากจำนวนภาระงานที่ปฏิบัติและเวลาที่ใช้ในการทำงาน...

       ทำให้ทราบผลด้วยว่า...การปฏิบัติงานที่แต่ละบุคคลทำอยู่นี้...มีงานมากเกิน หรือบุคลากรมีงานน้อยได้ด้วย...ครบ ๑ รอบปีงบประมาณ พวกเราจะนำมาสรุปเนื้องานที่ได้ปฏิบัติเพื่อนำมาคำนวณเป็นตัวคนที่จะพึงมีของกอง...เพื่อขออัตรากำลังต่อมหาวิทยาลัยต่อไป...เป็นการปฏิบัติที่จะทำให้ได้ข้อมูลที่เป็นจริงมากที่สุด...

       "ฉันจำเป็นต้องจัดระบบงานบุคคลให้เป็นระบบ ก่อนที่ฉันจะเกษียณอายุ เพื่อที่น้อง ๆ ที่เข้ามาทำงานต่อจากฉันจะได้ทราบว่า...งานบุคคลมีระบบอยู่ในตัวเอง....ขึ้นอยู่กับว่า เราจะจัดระบบกับงานนั้นอย่างไร?...