Microsoft Word กับความสูญเสียที่แฝงอยู่ในองค์กร (3)

วันนี้ต้องรีบมาเขียนต่อเพราะกลัวลืม...

                                เมื่อ 2 วันก่อนได้ไปเป็นวิทยากรไปช่วยสอนเป็นวิทยาทาน เรื่อง เทคนิคการ MS Word อย่างมืออาชีพในการทำวิทยานิพนธ์ ให้กับ นศ.ป.โท-เอก --ได้แลกเปลี่ยนทัศนะกัน ก็ได้รับรู้ว่า ตั้งแต่ซื้อ Notebook/PC มา เขาติดตั้งไว้อย่างไร ตอนนี้ก็ยังเป็นอย่างนั้น ไม่เคยตั้งค่าอะไรเลยเพราะกลัวเครื่องเสีย

                                แสดงว่าทุกครั้งที่เปิดเครื่องมาจะเป็น Font=Calibri 14 (ไม่แน่ใจ size) เป็นอย่างไรก็คงเป็นอย่างนั้น จึงถามไปว่า...ทำไมไม่เปลี่ยนเป็น Font ให้พร้อมใช้งานได้ทันทีล่ะ คำตอบคือ "ไม่รู้ และไม่ได้คิดถึงด้วย" "เสียเวลานิดหน่อยเอง" นี่ก็เป็นความสูญสียทีแฝงอยู่ในองค์กรอีกแล้ว

                                ระหว่างการสอน ก็ได้รับโทรศัพท์ด่วนลูกศิษย์อีกกลุ่มนึงว่า คอมฯ มีปัญหา ที่จัดไว้รวนไปหมดจะแก้ไข Word เพื่อ Print Out ส่งรายงานไม่ได้เลย สุดท้ายต้องรอเลิกการสอน ไปเป็นคนแก้ไขปัญหาโปรแกรมให้ ทั้งๆ ที่ผู้เขียนเป็นแค่ MS Office User เท่านั้นเอง จึงได้มาประจักษ์จากศิษย์ว่า วันนี้ไม่ได้ทำอะไรเลย เพราะคอมฯ ใช้งานไม่ได้...ก็เลยแย๊บๆ ถามไปว่า องค์กรเขาไม่ส่งไปอบรมบ้างเหรอ คำตอบทำนองว่า งานที่มีก็ทำไม่ค่อยทันอยู่แลง เลบไม่ค่อยอยากไปอบรม ไม่งั้นกลับมาก็มีงานอีกกอง

                                ผมก็เลยให้คำแนะแบบ Aggressive หน่อยว่า ก็เพราะคุณไม่มีความรู้และทักษะนี่แหละ แทนที่งานจะเสร็จภายใน 1 ชม. ก็ทำซะครึ่งวัน แถมยังไม่มีคุณภาพ งานทุกชิ้นทำเกินเวลาทั้งนั้น โดยที่องค์กรภาครัฐเองก็ไม่เคยสนใจว่า Efficiency หรือไม่ นี่ก็เป็นความสูญเสียที่แฝงอยู่ในองค์กร

                                ประเด็นนี้ผู้บริหารจะรับรู้หรือไม่ ผู้เขียนเข้าใจว่า...ผู้บริหารเองก็งูๆ ปลาๆ เหมือนกัน ไม่น่าจะลงมาเล่น แล้วใครล่ะที่จะเป็นคนเริ่มต้นพัฒนาประสิทธิภาพขององค์กร

                                ปัญหานี้สรุปแล้วใครจะเป็นคนแก้ ก็ในเมื่อผู้นำองค์กรเองก็ไม่รู้ปล่อยไปตามยถากรรม (Let it be) ไม่รู้ว่าคนในองค์กรตนเองไม่มีทักษะและประสิทธิภาพในการใช้ PC

                                องค์กรใหญ่ๆ ที่มีงบประมาณ จะพยายามจัดหา PC หรือ Notebook ให้กับบุคลากรตนเอง เพื่อดูดีมากกว่าจะใช้งานได้คุ้มค่า เทียบได้กับเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้าเท่านั้น

                                เท่าที่ทราบ MS Office ถูกลิขสิทธิ์ รวมกับ Windows ราคาน่าจะอยู่ที่ 4-5 พันบาทOffice อีกราว 1-2 พันบาท ใช้งานอยู่เพียง 10-20 บาท

                                ผู้เขียนเจอศิษย์คนนึง จะตั้งค่า Margins จาก ซม.เป็น นิ้ว หรือนิ้วเป็น ซม. ต้องใช้เครื่องคิดเลขมานั่งคำนวณอยู่ข้าง ที่เคยใช้ประจำ คือ เปิดโปรแกรม พิมพ์ พิมพ์ และพิมพ์ ตามด้วย Save หรือ Save as ไว้ที่ไหนบางคนยังไม่รู้แล้วหาไม่เจอ น่าอนาถจริงๆ

                                ซึ่งผู้เขียนเอง ตอนรับราชการจะปรับระดับให้สูงขึ้น จำเป็นต้องไปอบรม MS Office เพื่อให้ได้ประกาศฯ (ตรายาง) ขององค์กรหนึ่ง ตอนไปเรียน ก็พยายามถามข้อสงสัย/ปัญหาที่ค้างคาใจมาเป็นปีๆ  แต่คำตอบที่ได้คือ ไม่ทราบเขาเป็นแค่ Programmer องค์กรให้มาช่วยสอนพื้นฐานเท่านั้น --มารู้ภายหลังว่า หัวหน้าองค์กรภาครัฐพยายามหารายได้พิเศษให้กับกลุ่ม IT ด้วยการนำ Programmer ขององค์กรนี่แหละมาเป็นวิทยากร เกรงว่าพวกนี้จะลาออก

                                สรุปคือ อบรมภาคบังคับ 2-3 ครั้ง ความรู้เท่าเดิม ต้องกลับมาอ่าน Help แล้วลองผิดลองถูกเอาเอง บางคำสั่งกว่าผู้เขียนจะเรียนรู้เข้าใจ ต้องใช้เวลาเป็นปีๆ

 

                                ไม่ทราบผู้อ่านเคยทำวิทยานิพนธ์กันบ้างหรือไม่ เช่น บทนำให้ใส่เลขหน้า (1) (2) (3) ไว้ที่มุมล่างขวา หน้าบทที่ 1-5 ก็ให้วางไว้ที่ล่างขวา สำหรับหน้าเนื้อหาทุกหน้า ให้วางไว้ตำแหน่งบนขวา ด้วยผู้เขียนต้องการจัดให้อยู่ในไฟล์เดียว ใช้เวลาถึง 3 วัน (24-30 ชม.) เพื่อศึกษาว่าจะทำยังงัยถึงจัดได้ตามระเบียบ และอยู่ในไฟล์เดียว ซึ่งผู้เขียนใช้ในการสอนคือทำวิทยานิพนธ์ไฟล์เดียว ตั้งแต่สอนมามีแต่ระบบ 5-10 ไฟล์ทั้งนั้น

                                ผู้เขียนเห็นว่าระเบียบของสถาบันต่างๆ ส่วนใหญ่ก็คัดลอกกันมาจากสถาบันที่เก่าแก่ ซึ่งเป็นระเบียบเหมาะสำหรับพิมพ์ดีด จนเข้าสู่ยุค PC บางสถาบันก็พยายามปรับให้เข้ากับยุคดิจิตอล อาทิ จากย่อหน้า 8-12 เคาะ ก็เปลี่ยนมาเป็น 0.50-1.0 นิ้ว ต่อเมื่อได้อ่านเจาะลึกเข้าไปเรื่อยๆ พบว่า บางระเบียบ MS Word ทำอัตโนมัติไม่ได้ แต่พิมพ์ดีดทำได้ หรือต้องมาทำ Manual ใน MS Word เอง

                                ประเด็นนี้ผู้เขียนพยายามสะท้อนให้สถาบันเห็นว่า ผู้ร่างระเบียบไม่รู้ ผู้ลงนามก็ไม่รู้ ผู้ใช้ที่รู้ก็ไม่สะท้อนปัญหากลับสถาบัน บางครั้งสะท้อนไปแล้ว สถาบันก็ตอบกลับว่า บัณฑิตจบมา 20-30 รุ่นแล้วไม่เห็นมีปัญหา คุณมีปัญหาเพียงคนเดียว สรุปคือไม่ revise ไม่ปรับปรุง

                        สำหรับผู้ใช้ MS Word ชำนาญแล้ว ผู้เขียนเองก็อยากทราบเหมือนกันว่า Template ของ MS Word มีอนุกรมเลขหน้า (1), (2), (3),....หรือไม่ เพราะจนถึงปัจจุบันก็ยังหาไม่เจอ ต้องทำ Manual

 

                                วันนี้ได้ไปอธิบายการใช้ให้กับผู้บริหารระดับกลางขององค์กรหนึ่ง ก็ได้เห็นท่านใช้ MS Office-MS Word ค่อนข้างช้า เพราะเป็นการเรียนรู้ด้วยตนเองมาตลอด จึงสะท้อนให้เห็นภาพลางๆ ว่า องค์กรที่ท่านทำงานอยู่ น่าจะไม่มีการพัฒนาบุคลากรเท่าที่ควร ขนาดหัวหน้าองค์กรเป็นอย่างนี้ แล้วจะไปแนะนำ/ให้ความรู้/สั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาอย่างไร

                                ซึ่งเคยได้ยินคำตอบมาบ้างว่า เราเป็นหัวหน้ามีความชำนาญประเภทนึง เขาเป็นธุรการก็ชำนาญประเภทนึงตามตำแหน่งงาน ถ้าเขาไม่มีทักษะ ก็ต้องไปหาความรู้เพิ่มเติมกันเอง ถ้าเป็นผู้อ่านทำงานให้องค์กรนี้ ผู้อ่านจะยอมจ่ายเงินเพื่ออบรมเองหรือไม่ คอร์สพื้นฐาน Word ราคา 2,200 บาท/วัน และ Advanced อีก 2,800 บาท/วัน

                                จึงมีคำถามายังผู้อ่านว่า องค์กรของท่าน เจ้าหน้าที่ธุรการคนไหนบ้าง เสียเงินส่วนตัวไปอบรมคอมพิวเตอร์เอง ที่ผู้เขียนเคยพบก็คือ มักจะไปเรียนก่อนที่จะมาสมัครเข้าทำงาน เมื่อเป็นพนักงานแล้วอย่าหวัง ใช้จนเกษียณนั่นแหละ นี่ก็คือเหตุผลว่า ทำไมผู้บริหารองค์กร ต้องลงมาเล่นเอง เพื่อลดความสูญเปล่าที่แฝงอยู่ในองค์กร

                                ลองคำนวณคร่าวนะ ถ้าบุคลากรเสียเวลาทำงานกับ คอมฯ วันละ 12 นาที 500 คน ก็วันละ 6,000 นาที ก็ 100 ชม. คิดเป็น Man-Days ก็ราวๆ 12 คน ที่องค์กรจ้างให้อยู่เฉยๆ

 

                                ทำไมทักษะของ MS Word (MS Office ทั้งหมด) เป็นสิ่งจำเป็น ปัจจุบันถ้ารับราชการระดับสัญญาบัตร (ป.ตรี โท เอก) หน่วยงานจะจัดหา PC ประจำ 1 เครื่อง ถ้าระดับสูงขึ้นไปอาจมี Notebook รุ่นที่ทันสมัยที่สุดนำกลับบ้านไปให้ลูก-เมียใช้ส่วนตัวอีก

                                ลองสังเกตดูองค์กรของท่านผู้อ่านก็ได้ ว่า PC หรือ Notebook ของผู้บริหารระดับสูง มักจะได้ของคุณภาพทั้งนั้น ทั้งที่ท่านอาจจะใช้เปิดเพียง Internet หรือ Presentation เท่านั้น

                                เท่าที่พอนึกถึงประโยชน์ Notebook ของผู้บรหารก็คือ ผู้บริหารจะมอบหมายให้เจ้าหน้าที่จัดทำ Power Point เมื่อเสร็จเรียบร้อย save ลง Notebook ขณะเดินทางจะไปนำเสนอ (หน้า) จะได้มีโอกาสซักซ้อมกันสักเล็กน้อย (ก็ดูดีมีประโยชน์) นี่คือประโยชน์ที่ผู้เขียนเห็นกับตา

                                แต่มีไม่น้อยที่ใช้ PC เปิดไว้ตั้งโชว์ และ Notebook เปิด Set Index

 

                                จึงมีคำถามต่อว่าถ้า ท่านผู้อ่านเป็นผู้บริหารระดับกลาง แล้วเห็นบุคลากรในองค์กร ใช้ PC เป็นเพียงเครื่องพิมพ์ดีดไฟฟ้า ท่านคิดว่าควรทำอย่างไร Certificate ของบุคลากรก็เป็นเพียงเศษกระดาษแผ่นนึง ถ้าคนๆ นั้นยังทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ใช้ในการคุยโอ้อวดว่าองค์กรของฉัน ดีเด่นอย่างไร มีหลักฐานเชิงประจักษ์คือ Certificate

                                เคยทดสอบหรือไม่ว่า ใช้งานเป็นหรือเปล่า มีประสิทธิภาพหรือไม่...สำหรับผู้อ่านที่ใช้งานคล่อง ถ้าท่านเห็นบันทึกข้อความที่กด Spacebar จนได้ระยะย่อหน้า ท่านจะทำอย่างไร ระยะย่อหน้าของ paragraph ไม่เท่ากัน จะส่งไปแก้ไข หรือเซ็นซื่อให้พ้นไปวันๆ

                                ในฐานะที่สอนบุคลากรมา ผู้เขียนจึงแซวเล่นๆ ว่า เวลาจะย่อหน้าก็กด Spacebar ดูให้ตรงกัน แต่เพื่อความมั่นใจเรียกควรเพื่อนมาช่วยดูว่ามันเท่ากันหรือเปล่า...เฮ้อ องค์กรของรัฐไทย

                                ต่อคำถามว่าผู้เขียนเป็นปรมาจารย์ด้าน MS Word หรือก็ต้องออกตัวก่อนว่าไม่ใช่ เพียงแต่ตอนนี้พยายามสกัดคำสั่งต่างๆ มาใช้ประโยชน์ของแต่ละเรื่องให้สมบูรณ์ เพราะองค์ความรู้ที่มียังหลากหลายสะเปะสะปะ  รู้มากใช้จริงๆ นิดเดียว

                                กับคำสั่ง/ฟังก์ชั่นใน MS Word ที่มีมาให้มากมาย ผู้เขียนพยายามสกัดเฉพาะที่ต้องใช้ในการทำวิทยานิพนธ์เท่านั้น ก็อาจใช้เวลาไม่มากนักในการเรียนรู้

                                เช่นเดียวกับบุคลากรขององค์กร ผู้จัดโครงการมักบอกว่า สอนให้หมดเลย ผู้เขียนสารภาพเลยว่าปัจจุบันน่าจะมีความรู้ MS Word ราวๆ 20-30% เท่านั้น แล้วท่านผู้อ่านล่ะคิดว่าท่ารู้สักกี่เปอร์เซ็นต์ จึงอดวิจารณ์ไม่ได้

 

                                ก่อนจบการเขียนวันนี้ ขอถามผู้อ่านว่า MS Word ที่ท่านใช้อยู่นี้เคยทำ Shortcut บ้างหรือเปล่า เปิดมาแล้วพิมพ์เป็น Font&Size ที่ต้องการเลยหรือไม่ ในใจคงนึกว่าคอมฯ นี่มันช่างโง่เสียจริงๆ ไม่รู้หรือยังงัยว่าฉันอยากให้พิมพ์อักษรตัวแรกเป็น Angsana New 16 ต้องมาเสียเวลาเปลี่ยนฟอนต์อีก

                                ผู้อ่านเสียเวลาอย่างนี้มากี่ปีแล้ว แล้วตั้งค่า default เป็นหรือยัง