จากกลุ่ม Single sign on สู่กลุ่ม สำนักงานอัตโนมัติ และท้ายที่สุดก้อได้นำเสนอใน Research Club : BPR เมื่อวันจันทร์ที่ผ่านมาผมได้รายงานความก้าวหน้าของโครงการ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสำนักงานอัตโนมัติ ซึ่งก็คืองานพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติตามที่ได้ตั้งใจไว้ ข่าวดี คือหลายๆ ท่านที่เข้าฟังได้ร่วมกันแลกเปลี่ยนเรียนรู้ได้ requiement เพิ่มเติมอีกหลายอย่าง น่าชื่นใจ และที่ต้องฉลอง คือ แรกเริ่มเดิมทีว่าจะทำร่วมกัน หน่วยจริยธรรมการวิจัยในคน และหน่วยวิเทศสัมพันธ์ แต่พอท้ายการนำเสนอ ทางแพทยศาสตรศึกษาก้อแสดงความจำนงจะใช้ด้วย UM ก็เอาด้วย หน่วยสารบรรณอีกหน่วยหนึ่ง ทาง moderator กิติมศักดิ์ ของเราดึงหมวกผู้บริหารมาสวม ฟันธงว่าน่าจะใช้กันทั้ง คณะฯ โอ้ว ....... very happy แม้จะต้อง work hard หัวฟู (อาการหนึ่งที่บ่งบอกว่าไม่มีอารายจาทำแล้วชีวิตนี้นอกจากงาน รายงาน case พบล่าสุดสาวโสด อย่างฉายา happy_bee ล้อเล่นนิดนึงพิมพ์นานแล้ว) ต่อ....
เรื่องของเรื่อง คือ....
จากภาระงานธุรการทางด้านการบริหารงานวิจัยของหน่วยบริหารงานวิจัยภายใต้การกำกับดูแลของรองคณบดีฝ่ายวิจัย อาทิ งานนโยบายทางด้านการวิจัยของคณะฯ, ทุนอุดหนุนการวิจัยจากแหล่งทุนทั้งภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย, การสนับสนุนทางด้านการวิจัยกับบุคลากร ในรูปแบบเงินสนับสนุนค่าตีพิมพ์, รางวัลผลงานวิจัยที่ได้รับการตีพิมพ์, การประสานวานเครือข่ายวิจัยภายในและต่างประเทศ, การควบคุมการปฏิบัติตามระเบียบคณะฯ ประกาศคณะฯ ทางด้านการวิจัย ต่างๆ, การจัดการทรัพย์สินทางปัญญา, เช่น ระเบียบคณะฯ ว่าด้วยการศึกษาวิจัย และการทดลองในมนุษย์ เป็นต้น และการสนับสนุนข้อมูล สารสนเทศด้านการวิจัยของคณะฯ ให้กับบุคลากร หน่วยงานภายใน และภายนอกคณะฯ ในการดำเนินการดังกล่าวแทบทั้งหมดเป็นงานเอกสาร ประกอบกับมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลดังกล่าวมากกว่า 1 หน่วยงาน เช่น หน่วยจริยธรรมการวิจัยในคน, หน่วยวิเทศสัมพันธ์, งานบริการวิชาการและวิจัย, งานการเจ้าหน้าที่, งานคลัง, งานบริหารและธุรการ, ภาควิชา/สำนักงานฯ และหน่วยบริหารงานวิจัย ด้วยข้อจำกัดเรื่องพื้นที่จัดเก็บเอกสารที่มีมากขึ้น ในอัตราที่รวดเร็ว รวมทั้งสำนักงาน ซึ่งแยกส่วนกันอยู่ อีกทั้งข้อจำกัดในการสื่อสาร/ประสานงานข้อมูล สารสนเทศที่เกี่ยวข้องกันของระบบงานเดิมของแต่ละหน่วยงาน และขั้นตอนเอกสารที่ค่อนข้างมาก ส่งผลให้การดำเนินงานตามภาระงานข้างต้นยังไม่เกิดประสิทธิภาพสูงสุด จากปัญหาข้างต้น ทำให้กลุ่มมีแนวคิดที่จะเพิ่มความสมบูรณ์แบบให้กับการทำงานข้างต้น ด้วยการนำระบบที่ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับพนักงานในแต่ละหน่วยที่เกี่ยวข้องให้สามารถเข้าใช้ ระบบสารสนเทศด้วย Username & Password เดียว แต่สามารถใช้ทำงานอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับแต่ละคนได้ เช่น การให้ทุนอุดหนุนการวิจัย, International affair, โครงการวิจัยที่ขออนุมัติจากคณะกรรมการจริยธรรมการวิจัยในคน เป็นต้น ทั้งนี้ ช่วยลดการจดจำ Username & Password หลาย ๆ ระบบ เพราะจริงๆ แล้วคนที่เข้าใช้งานก็คือคนเดียวกันนั่นเอง ระบบเข้าจุดเดียว เป็นการประยุกต์ใช้ Web – base database บนระบบเครือข่ายของคณะฯ เป็นหลัก
ประโยชน์ที่คาดว่าจะได้รับ
•
เกิดความร่วมมือในการทำงาน โดยเฉพาะการใช้ข้อมูลสารสนเทศร่วมกัน
และเป็นมาตรฐานเดียวกัน ทำให้ไม่เกิดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
ลดกระบวนการซ้ำซ้อนในการทำงานเอกสาร แต่ละงานที่หน่วยงานรับผิดชอบ
• สามารถ Sign In
เข้ามาเพียงที่เดียว เพื่อแสดงสิทธิ์
เมื่อเข้าไปแล้วพนักงานจะสามารถทำงานทุกอย่างที่ตนเองรับผิดชอบ
และสามารถบอกสถานะภาพของงาน/ข้อมูลของผู้มารับบริการได้เมื่อมีการติดตาม
•
เป็นการใช้ทรัพยากรที่มีอยู่ให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด
ด้วยเทคโนโลยีที่เหมาะสม เช่น ICT จึงช่วยประหยัดงบประมาณคณะฯ
อีกทางหนึ่ง
ดัชนีชี้วัดความสำเร็จของระบบ
•
ความถูกต้อง และความรวดเร็วในการทำงานแต่ละกระบวนการ
เพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับระบบเดิม
•
ความซ้ำซ้อนของข้อมูลลดลง
•
การใช้ทรัพยากรลดลงเมื่อเทียบกับระบบเดิม
วัตถุประสงค์ :
1.
เพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสำนักงานอัตโนมัติ
ที่เป็นระบบเข้าจุดเดียวในรูปแบบ Web – base database
2.
เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานทางด้านการบริหารงานวิจัยของคณะฯ
3. เพื่อประหยัดทรัพยากรประเภทวัสดุสำนักให้กับคณะฯ
ความช่วยเหลือที่ต้องการ คือ กำลังคนทางไอที ซึ่งก้อต้องดีใจรอบสอง เมื่อเห็น CoP ไอทีเกิดขึ้นก้ออยากเข้าร่วมด้วย เพื่อดึงมาช่วย CoP นี้บ้าง (จีบไว้ก่อน)
