การยกเลิกโครงการ (Project Termination) ไม่ใช่ความล้มเหลวโครงการเสมอไป

อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์

[email protected]

ในบางกรณีโครงการบางโครงการได้มีการยกเลิกการดำเนินงานก่อนที่โครงการจะดำเนินการเสร็จสิ้นตามแผนที่กำหนดไว้ หลายคนเข้าใจว่าการยกเลิกโครงการทุกโครงการถือเป็นความล้มเหลวทั้งหมด ซึ่งเป็นความเข้าใจผิดเพราะการยกเลิกโครงการไม่จำเป็นต้องเป็นความล้มเหลวของโครงการเสมอไป

อย่างไรก็ตาม ในมุมมองของการบริหารความเสี่ยงมีความจำเป็นต้องทำการประเมินผลว่า สาเหตุของการยกเลิกโครงการมาจากประเด็นใด เพื่อเป็นบทเรียนในการเรียนรู้เพื่อใช้ประโยชน์ประกอบการวางแผนและบริหารโครงการต่อไปในอนาคต

สาเหตุหลักที่ทำให้กิจการหรือผู้บริหารโครงการจะต้องมีการยกเลิกโครงการกลางคัน มาจาก

(1)  เงื่อนไขและข้อกำหนดที่ใช้ในการดำเนินโครงการไม่สมบูรณ์ ไม่ครบถ้วน เพราะไม่ได้ใส่ใจกับความจำเป็นและลำดับความสำคัญของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอย่างครบถ้วน จึงได้เป็นแนวคิดไม่ชัดเจน ซึ่งกรณีนี้ถือว่าเป็นความรับผิดชอบของผู้บริหารโครงการ เพราะทำให้โครงการที่ริเริ่มขึ้นไม่เป็นที่ยอมรับของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย จึงต้องยกเลิกเพื่อปรับเปลี่ยนไปดำเนินโครงการที่มีลำดับความสำคัญสูงๆ แทน

(2)  ขาดการมีส่วนร่วมผู้ใช้ประโยชน์จากผลผลิตของโครงการ จึงนำไปสู่การยกเลิกโครงการเพราะเห็นชัดว่าผลผลิตที่จะได้โครงการไม่เกิดการใช้ประโยชน์จริงๆ หรือเท่ากับไม่มีผลลัพธ์ของโครงการจะเกิดขึ้น  ซึ่งสาเหตุอาจจะมาจากความล้มเหลวของการสื่อสารกับผู้ใช้ประโยชน์ในผลผลิตของโครงการ หรือกลับข้างผู้ใช้ประโยชน์จากผลผลิตของโครงการอาจจะล้มเหลวในการสื่อสารกับผู้บริหารโครงการ ไม่ว่าผู้บริหารโครงการจะใช้ความพยายามมากน้อยเพียงใดก็ตาม ซึ่งส่วนหนึ่งก็จะมาจากความสามารถในการสื่อสารของผู้บริหารโครงการไม่เพียงพอด้วย และเมื่อเกิดกรณีเช่นนี้ก็เป็นการดีกว่าหากจะมีการยกเลิกโครงการไปเสีย

(3)  เงื่อนไขในการอนุมัติโครงการแตกต่างจาก ขอบเขตและเนื้อหาสาระสำคัญ ณ ช่วงเวลาที่มีการอนุมัติโครงการ เช่น งบประมาณเพื่อการดำเนินโครงการถูกปรับลดลง ขนาดของโครงการลดลง มีการจัดลำดับความสำคัญของโครงการเสียใหม่ที่แตกต่างไปจากเดิม จนมีการประเมินสถานะของโครงการหลังจากการเปลี่ยนแปลงแล้วพบว่า
คุณค่าทางธุรกิจของโครงการอนุมัติให้ดำเนินโครงการแล้วก็ตาม และการประเมินพบว่ามีความพร้อมและศักยภาพในการดำเนินโครงการนั้นๆ ในมุมมองต่างๆ

(4)  ความหมายที่เกี่ยวกับผลที่คาดว่าจะเกิดผลลัพธ์ของโครงการมีแนวโน้มว่าอาจจะไม่เป็นจริงตามที่ได้มีการ กำหนดไว้ใน Term of Reference ของโครงการ ณ ช่วงเวลาที่มีการอนุมัติให้ดำเนินโครงการ  ซึ่งอาจจะมาจากการศึกษาและสำรวจความเป็นไปได้ของโครงการไม่เป็นจริง ไม่ตรงกับความต้องการที่คาดการณ์ว่าจะเกิดขึ้นจริง เมื่อเริ่มลงมือปฎิบัติหรือดำเนินงานจริงตามรายละเอียดของกิจกรรมโครงการ

(5)  ขาดการสนับสนุนอย่างเพียงพอจากระดับบริหาร อาจจะเนื่องจากไม่มีเวลา ไม่ได้รับความสนใจเช่นเดิม  ซึ่งทำให้โครงการนี้เกิดความเสี่ยงในการที่อาจจะไม่ประสบความสำเร็จตามวัตถุประสงค์ของโครงการ หรือพันธกิจหรือยุทธศาสตร์ของนโยบายหรือเป้าหมายเชิงกลยุทธ์อาจจะเปลี่ยนไป เมื่อเกิดการเปลี่ยนแปลงของสถานการณ์

(6)  การเปลี่ยนแปลงของความต้องการและความจำเป็นที่มาจากผู้ที่เกี่ยวข้อง เมื่อจะเริ่มมีการดำเนินโครงการ หรือเริ่มดำเนินการไปแล้ว ซึ่งผู้บริหารโครงการอาจจะพิจารณาแล้วว่าการที่จะปรับเปลี่ยน ขอบเขต เงื่อนไข  ราย ละเอียดของโครงการตามการเปลี่ยนแปลงของความต้องการหรือความจำเป็นมีผลการประเมินแล้วไม่คุ้มค่า

(7)  ขาดการวางแผนในการดำเนินโครงการ ทำให้ขาดความชัดเจนของที่มาของโครงการ กลุ่มเป้าหมาย หรือผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และขาดความมั่นใจในการริเริ่มโครงการ ที่อาจจะทำให้ขอบเขตและรายละเอียดของโครงการไม่มีคุณค่าใจชนการตอบสนองความต้องการหรือความจำเป็นที่มีลำดับความสำคัญในอันดับสูง

(8)  หมดความจำเป็นในการดำเนินโครงการ เนื่องมาจากการที่สถานการณ์ พฤติกรรม การดำเนินชีวิตของกลุ่มเป้าหมายมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วจนผิดพลาด  การยกเลิกโครงการจึงเป็นไปตามสถานการณ์

อย่างไรก็ตาม การวิเคราะห์และการค้นพบถึงสาเหตุของประเด็นเสี่ยงที่ควรจะนำไปสู่การยกเลิก หรือระงับการดำเนินโครงการจะไม่มีทางเกิดขึ้น  หากบทบาทของการประเมินผล (Project Evaluation) ไม่ได้เกิดการเปลี่ยนแปลงไป

การประเมินผลโครงการตามแนวทางสมัยใหม่ที่มีความเพียงพอในการบริหารโครงการ ควรจะแบ่งออกเป็น 3

(1)  การประเมินผลโครงการที่ได้รับอนุมัติก่อนเริ่มดำเนินโครงการจริง (Pre-project Evaluation) ทั้งนี้เพื่อเป็นการสอบทานอีกครั้งหนึ่งก่อนเริ่มโครงการว่าโครงการนั้นยังคงมีคุณค่าและคุ้มค่าในการที่จะเริ่มนำเอาทรัพยากรมาจัดสรรให้กับการดำเนินโครงการ

(2)  การประเมินผลโครงการในระหว่างดำเนินโครงการ (Interim-Project Evaluation) เป็นการเข้าไปทำการประเมินผลว่าผลการดำเนินงานที่เกิดขึ้นจริงจากการดำเนินการของโครงการ ณ เวลาที่มีการประเมินผล ยังคงเป็นโครงการที่มีคุณค่า มีความสำคัญในลำดับต้นๆ ยังสมควรดำเนินการต่อไป

(3)  การประเมินผลโครงการเมื่อสิ้นสุดโครงการ (Past-Project Evaluation) เป็นการประเมินเมื่อโครงการดำเนินการเสร็จสิ้น หากมีประเด็นที่ผิดปกติ ไม่ได้คุณภาพหรือคุณค่าของผลผลิตของโครงการไม่เป็นไปตามเป้าหมาย
อาจจะยังระงับโครงการได้ ด้วยการระงับการนำเอาผลผลิตของโครงการใช้ประโยชน์