Failure’s Project Risk – ปัจจัยความล้มเหลวของโครงการ

อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์

[email protected]

ในโลกของธุรกิจยุคใหม่ ปัญหาที่เกิดขึ้นกับกิจการอาจจะมองว่าเป็นโอกาสในการปรับปรุง กระบวนการดำเนินงานที่จะทำให้กระบวนงานสนับสนุนวัตถุประสงค์ทางธุรกิจ ซึ่งงานในลักษณะโครงการก็มีบทบาทเป็นส่วนสำคัญในลักษณะของงานที่ยังเป็นปัญหาและมีความต้องการกิจกรรมพิเศษ ในช่วงเวลาใดเวลาหนึ่งที่มีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดชัดเจน ซึ่งทำให้การพัฒนาโครงการเป็นส่วนที่สำคัญขององค์กร

นักคิดได้พยายามพัฒนาและออกแบบโมเดลให้ใช้เป็นแนวทางแก่ผู้บริหารโครงการในระหว่างการบริหารโครงการและสามารถจบโครงการได้ด้วยความสำเร็จ

แต่ในทางปฏิบัติ ก็ยังพบว่ามีโครงการที่ถือว่าล้มเหลว ซึ่งสะท้อนว่า ผู้รับผิดชอบโครงการยังคงต้องการความช่วยเหลือเพื่อลดความเสี่ยงของโครงการลงอีก เพื่อให้อยู่ในเกณฑ์ที่ยอมรับได้และต้องการบทเรียนเพื่อการเรียนรู้
มิให้เกิดความผิดพลาดซ้ำซากอีกในอนาคต

ผลการสำรวจในอดีตเกิดขึ้นเพื่อพยายามหาเหตุผลของความล้มเหลวในการบริหารโครงการและส่วนใหญ่พบว่าอยู่ในทักษะการบริหารโครงการของผู้รับผิดชอบโครงการ และการสนับสนุนของผู้บริหารระดับสูงในฐานะของ Sponsor

นิยามของความล้มเหลว

ความล้มเหลวในการดำเนินโครงการ ไม่จำเป็นต้องเป็นประเด็นทางลบ (negative) เสมอไป อาจจะเป็น ประสบการณ์ทางบวกก็ได้ หากขั้นตอนและปัจจัยความเสี่ยงที่ก่อให้เกิดสถานะของความล้มเหลวของงานโครงการได้นำเข้าสู่ (1) กระบวนการวิเคราะห์ (2) กระบวนการแก้ไขให้ถูกต้องและประสบความสำเร็จในโอกาสต่อไป หากโครงการใดโครงการหนึ่งทำแต่สิ่งที่ถูกต้อง ก็จะสูญเสียโอกาสในการเรียนรู้

ดังนั้น ความล้มเหลวของโครงการจึงให้โอกาสในการเรียนรู้จากความผิดพลาดในอดีต และช่วยปรับปรุงกระบวนการตัดสินใจด้วยตนเอง ความผิดพลาดจึงถือว่าเป็นดัชนีชี้วัดถึงช่องว่างในการพัฒนาองค์ความรู้ของบุคคล ภาระการเรียนรู้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อเกิดความผิดพลาดด้วยการเอากิจกรรม สิ่งที่ดำเนินการมาค้นหาและระบุความเสี่ยงเพื่อไปสู่การจัดการความเสี่ยงที่เหมาะสมมากขึ้น

การบริหารความเสี่ยงของโครงการที่สำคัญ คือ การแสวงหาผลประโยชน์และเพิ่มประสิทธิผลในงานโครงการจากความล้มเหลว และปรับเปลี่ยนความรู้สึกทางลบด้วยการวิเคราะห์ความเสี่ยงที่ทำให้เกิดการเบี่ยงเบนออกจากความสำเร็จ  และจัดการกับความเสี่ยงนั้นในโอกาสต่อไป

ในงานการบริหารโครงการใดๆ จะถูกตีว่าสถานะล้มเหลว ก็ต่อเมื่อผลการดำเนินโครงการไม่บรรลุผลตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้แต่แรก  ซึ่งความล้มเหลวทั่วไปของโครงการมาจาก

(1)  ต้นทุนการดำเนินงานไม่เพียงพอหรือไม่เหมาะสมในการนำไปสู่กระบวนการดำเนินงานโครงการ

(2)  การดำเนินงานโครงการล่าช้ากว่ากำหนด

(3)  ผลผลิตของโครงการไม่ได้นำไปใช้ประโยชน์

ประมวลสาเหตุของความล้มเหลวของโครงการ

ในการสำรวจผู้บริหารโครงการและการค้นหาสาเหตุของสถานะความล้มเหลวของโครงการประกอบด้วย 3
กลุ่มปัจจัยเสี่ยงหลัก 3 อันดับแรก ได้แก่

(1) การสื่อสารเพื่อการบริหารโครงการไม่เหมาะสมหรือไม่เพียงพอ

(2) การดำเนินโครงการโดยขาดการวางแผน

(3) การควบคุมด้านคุณภาพไม่มีประสิทธิภาพ

ซึ่งจากปัจจัยเสี่ยงหลักดังกล่าว สามารถแยกย่อยออกไปเป็นสาเหตุย่อยๆ เรียงลำดับความสำคัญจากที่สูงสุดสู่ต่ำลงตามลำดับ ดังนี้

อันดับ 1  การสื่อสารระหว่างกลุ่มผู้เกี่ยวข้องไม่เหมาะสมหรือไม่เพียงพอ

อันดับ 2  ขาดการวางแผนด้านตารางเวลา ทรัพยากร และกิจกรรมของโครงการเรียงตามลำดับ

อันดับ 3  การควบคุมด้านคุณภาพไม่มีประสิทธิภาพ

อันดับ 4  เป้าประสงค์ (Milestone) ไม่บรรลุผล

อันดับ 5  การประสานงานและเชื่อมโยงทรัพยากรไม่เพียงพอ

อันดับ 6  ต้นทุนค่าใช้จ่ายไม่เป็นไปตามประมาณการ

อันดับ 7 การบริหารงานไม่สามารถนำโครงการให้ก้าวหน้า

อันดับ 8  การบริหารโครงการโดยรวมไม่ดี

อันดับ 9  การดำเนินงานของผู้รับจ้างไม่เป็นไปตามความคาดหมาย ทิ้งงาน

อันดับ 10  ขาดการชี้วัดความสำเร็จด้านผลลัพธ์

อันดับ 11  ขาดการมีส่วนร่วมของผู้ใช้บริการ/ผลผลิต

การระงับหรือยกเลิกโครงการไม่ใช่ความล้มเหลวของโครงการ

หลายคนมีความเข้าใจว่าการระงับหรือยกเลิกโครงการเป็นส่วนหนึ่งของความล้มเหลวของโครงการแต่เรื่องนี้อาจจะเป็นความเข้าใจผิด เพราะการระงับหรือยกเลิกโครงการ ก่อนที่จะดำเนินการเสร็จสิ้นอาจจะมาจาก สมมติฐานแต่แรกเปลี่ยนแปลงไป โดยเฉพาะความต้องการของผู้ใช้ผลผลิตจากโครงการจึงจำเป็นต้องถ่ายโอนทรัพยากรไปใช้ในโครงการ

สาเหตุหรือปัจจัยเสี่ยงที่นำไปสู่การระงับหรือยกเลิกโครงการอาจจะมาจาก

(1)  ความต้องการหรือเงื่อนไขของความต้องการที่ใช้ในการริเริ่มหรือดำเนินโครงการไม่สมบูรณ์ หรือขาดความชัดเจน หรือเกิดการตีความ การจัดอันดับความสำคัญของโครงการผิดพลาด จนไม่สมควรจะดำเนินโครงการต่อไป หรืออาจจะมาจากการที่เกิดความตระหนักและเข้าใจอย่างชัดเจนว่าโครงการไม่เป็นไปตามความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

(2)  ขาดการมีส่วนร่วมในโครงการของผู้ใช้โครงการ ทำให้ผู้ใช้ขาดการสื่อสารกับผู้ที่เกี่ยวข้องในงานโครงการ
ไม่ว่าผู้รับผิดชอบโครงการจะได้ใช้ความพยายามมากน้อยเพียงใดก็ตาม  ซึ่งถ้าเป็นอย่างนั้นจริง ผู้รับผิดชอบโครงการควรจะขอยกเลิกโครงการเป็นที่พอใจของกลุ่มเป้าหมาย และในที่สุดผู้ที่เป็นเป้าหมายอาจจะไม่ใช้ประโยชน์จากผลผลิตของโครงการก็ได้

(3)  ขาดแคลนทรัพยากรในการดำเนินกระบวนการในโครงการ ซึ่งปัจจัยเสี่ยงส่วนนี้อาจจะมาจากการปรับลดงบประมาณ การลดขนาดของโครงการลง และการปรับลำดับความสำคัญของโครงการ ซึ่งสะท้อนภาพของลำดับความสำคัญหรือคุณค่าของโครงการต่อกิจการได้ลดต่ำลงจาก ณ วันที่มีการอนุมัติโครงการครั้งแรก โดยไม่สนใจว่าผู้รับผิดชอบโครงการจะเหมาะสมหรือไม่

(4)  ขาดความชัดเจนในด้านวิสัยทัศน์และวัตถุประสงค์ ไม่เข้าใจในความจำเป็นที่แท้จริงของบริษัท ตัดสินใจด้วยความรวดเร็วเกินไปจนลดโอกาสในการคัดสรรทางเลือกที่ดีที่สุด  หรือเกิดจาการที่ผู้บริหารตัดสินใจเปิดโครงการใหม่ โดยหวังว่าจะช่วยตอบสนองต่อความต้องการของกลุ่มเป้าหมาย แต่เมื่อทำการระบุและวิเคราะห์ปัญหาในทางลึก กลับพบว่าปัญหามาจากการดำเนินกิจกรรมตามโครงการเดิมยังไม่ได้คุณภาพดีที่สุด การแก้ไขปัญหาจึงควรจะเป็นการปรับปรุงสู่วิธีการดำเนินโครงการของโครงการเดิม ให้ดีที่สุด (Best Solution) แทนที่จะเพิ่มโครงการใหม่
ซึ่งประเด็นเหล่านี้มาจากการขาดความเข้าใจอย่างแท้จริง ในความต้องการของกลุ่มเป้าหมายและของบริษัท เมื่อขาดความเข้าใจก็เป็นการยากที่จะค้นพบวิธีการที่ดีที่สุดในการแก้ไขปัญหา

(5)  การขาดกระบวนการอบรมให้ผู้บริหารโครงการสามารถรับมือกับความซับซ้อนของโครงการได้อย่างเหมาะสม
หลายกิจการมีการลงทุนในองค์ความรู้ว่าด้วยการบริหารโครงการต่ำกว่าระดับที่ควรจะเป็นเนื่องจากประเมินว่างานบริหารโครงการเป็นงานเพิ่มเติมจากงานประจำ และผู้รับผิดชอบโครงการอาจจะเกิดขึ้นโดยอุบัติเหตุ แต่ไม่ใช่มาจากการเตรียมการก่อนหน้าจะเริ่มโครงการ

(6)  ขนาดของโครงการที่มีขนาดเล็กมักจะมีประสบการณ์ในการพบกับความสำเร็จมากกว่าโครงการขนาดใหญ่
ทั้งนี้ เมื่อโครงการมีขนาดใหญ่ขึ้น ต้นทุนก็จะเพิ่มขึ้น จนทำให้โอกาสในการประสบความสำเร็จลดลง  หรืออาจจะมาจากการเพิ่มบทบาท กิจกรรมและหน้าที่พิเศษเมื่อขนาดของโครงการเพิ่มขึ้น  ซึ่งหากผู้บริหารโครงการไม่ได้แบ่งแยกโครงการออกเป็นส่วนย่อยๆ อาจจะมองปัญหาได้ยาก