การบริหารโครงการ
(Project Management)
การบริหารโครงการ เป็นสหวิทยาการที่ต้องอาศัยองค์ความรู้เกี่ยวกับการวางแผน การจัดโครงสร้างองค์การ การบริหารและพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ การควบคุม และการประเมินผล เพื่อกำหนดกิจกรรมต่างๆ ของโครงการให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ โดยใช้ทรัพยากรที่มีอยู่จำกัด ทั้งทรัพยากรบุคคลและอุปกรณ์ เครื่องมือ รวมทั้งสิ่งอำนวยความสะดวกต่างๆ ให้เหมาะสม โดยมีจุดประสงค์สำคัญ คือ การดำเนินงานให้เสร็จสมบูรณ์ตามที่กำหนดไว้ โดยผู้จัดการโครงการจะต้องมีความรู้ความเข้าใจ เกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของโครงการ วงจรชีวิตของโครงการ ความเป็นเอกภาพของโครงการ การพึ่งพากันระหว่างโครงการและหน่วยงานในโครงการ ซึ่งอาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา การบริหารโครงการเป็นลักษณะเฉพาะกิจ ที่มีระยะเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
3 Approaches : describe and prescribe
· Policy Scientific approach เป็นการวิเคราะห์โครงการจากเงื่อนไขและข้อตกลงเบื้องต้นต่างๆ ที่สันนิษฐานว่าจะทำให้โครงการดำเนินไปได้ ด้วยการทบทวนหลักฐานทางวิชาการและความเห็นของผู้ปฏิบัติงานและผู้ที่เกี่ยวข้อง
· Strategic Assessment approach เป็นการวิเคราะห์โครงการจากความคิดเห็นของผู้ปฏิบัติงาน ผู้มีส่วนได้เสีย และผู้รับประโยชน์
· Elicitation approach เป็นการวิเคราะห์โครงการจากกรอบแนวคิดของผู้เขียนโครงการเปรียบเทียบกับการทบทวนแนวคิดเชิงทฤษฎีและผลการวิจัยที่เกี่ยวข้อง
ก่อนสร้าง logic model
· เป็นกระบวนการและขั้นตอนสำคัญที่ผู้บริหารโครงการทีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการสร้าง
· ไม่ควรสร้างโดยลำพัง ควรให้ผู้ที่มีส่วนได้เสีย ผู้ปฏิบัติ และผู้รับประโยชน์มีส่วนร่วมด้วย
· ระมัดระวัง หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ทางเทคนิค ถ้าจำเป็นควรใช้คำอื่นที่เข้าใจโดยง่าย ไม่รวบรัด ต่อเนื่อง ทบทวนอยู่เสมอเป็นระยะๆ
ขั้นตอนในการสร้างlogic model
· เก็บรวบรวมข้อมูลข้อสนเทศที่เกี่ยวข้อง
· อธิบายสถานการณ์ปัญหาที่โครงการจะเข้าไปแก้ไข พร้อมทั้งบริบทโครงการ
· จัดทำตารางส่วนประกอบของตัวแบบโครงการ
· สร้างตัวแบบโครงการจากส่วนประกอบ
· ตรวจสอบเพื่อยืนยันความถูกต้องของตัวแบบโครงการ
1. เก็บรวบรวมข้อมูลข้อสนเทศที่เกี่ยวข้อง
· รวบรวมข้อมูลเอกสาร
· สร้างคณะทำงานเพื่อวิเคราะห์โครงการ
2. อธิบายสภาพปัญหา
· พิจารณาเหตุผลความจำเป็นของโครงการ
· วิเคราะห์สาเหตุ และรากเหง้าของปัญหา ระบุให้ชัดเจน
· ระบุกิจกรรมสำคัญของโครงการที่จะขจัดสาเหตุของปัญหา เปรียบเทียบกับโครงการอื่น
· พิจารณาความสอดคล้องกับวัตถุประสงค์โครงการ
· ปรับปรุงภาษาที่ใช้ อาจใช้วิธีแตกข้อย่อยให้เข้าใจง่ายขึ้น
3. วิเคราะห์ส่วนประกอบ
· ระบุปัจจัยด้านบริบทที่อาจมีอิทธิพลต่อการดำเนินโครงการ
· วิเคราะห์ภาวะคุกคามที่เนื่องมาจากบริบท
· วิเคราะห์โอกาสที่อาจเป็นประโยชน์ต่อโครงการ
· ระบุผู้ที่อยู่ในหน่วยงานที่จะเข้ามาร่วมงาน และที่อาจส่งผลต่อการดำเนินโครงการ
· ค้นหาปัจจัยที่อาจตกหล่น
· จำแนกประเภทข้อสนเทศ จัดทำตารางไขว้ ให้ผลอยู่ทาง Column สาเหตุอยู่ทาง row
· ระบุผู้รับประโยชน์และคาดประมาณขนาดของผลที่จะเกิดขึ้นในแต่ละกลุ่ม
· เรียงลำดับ Outcome
· วิเคราะห์ความเชื่อมโยงตามตรรกะของสาเหตุและผล
· ตรวจสอบความสัมพันธ์กับโครงการอื่นที่อาจเกี่ยวข้องกันในทุกทิศทาง ทุกมิติ
· รวบรวมส่วนประกอบและกิจกรรม
4. สร้างตัวแบบ
· เริ่มจากการเชื่อมต่อส่วนที่ง่ายที่สุด เก็บส่วนที่ยากและซับซ้อนไว้ทำทีหลัง
· ใช้ความพยายาม ปกติต้องร่างและแก้ไขหลายครั้งจึงจะเข้าท่า
· ควรทำหลายตัวแบบ ที่แตกต่างในระดับรายละเอียด กลุ่มกิจกรรม ตัวชี้วัด ผู้มีส่วนได้เสียกลุ่มต่างๆ มุมมองและแนวคิดที่แตกต่าง ฯลฯ
· ไม่ควรมีคำอธิบาย พรรณนาแบบยาว (อาจแยกไว้ในส่วนขยายอื่นๆ)
· เน้นหนักผลที่จะเกิดขึ้นภายนอกโครงการ (ผลภายในให้แยกส่วนไว้)
· ไม่ควรรวมผังองค์กรในตัวแบบ (ถ้าจำเป็นให้แยกส่วนไว้)
5. ตรวจสอบยืนยันตัวแบบ
· ใช้ IF….THEN…
ปัญหาที่พบบ่อย
· ใช้เวลานานเกินไป (พวก perfectionist)
· แพงเกินไป (ควรวิเคราะห์ cost ในแต่ละขั้นตอนโดยละเอียด)
· ตรงเกินไป too linear (พิจารณาการแตกส่วนย่อย และกิจกรรมคู่ขนาน)
· โลกทัศน์แคบ (ควรหาผู้ร่วมแลกเปลี่ยน ไม่ใช้ผู้รับคำสั่ง)
ในแนวราบมีองค์ประกอบสำคัญ 4 ส่วน
· คำบรรยายสรุป (Narrative Summarize, NS)
· ดัชนีชี้วัดหรือตัวบ่งชี้ (Objective Verifiable Indicator)
· วิธีทางการพิสูจน์
· เงื่อนไขความสำเร็จ
ขั้นตอนการวิเคราะห์ข่ายงานมีขั้นตอนสำคัญ 4 ประการ
ขั้นที่ 1 พิจารณาตัวโครงการแล้วแยกออกเป็นกิจกรรมย่อยๆ ตามความเหมาะสม
ขั้นที่ 2 เรียงลำดับกิจกรรม
ขั้นที่ 3 นำความสัมพันธ์ของกิจกรรมในขั้นที่ 2 มาสร้าง
ขั้นที่ 4 ตรวจสอบข่ายงาน
นอกเหนือจากการวิเคราะห์โครงการแล้วยังต้องคำนึงถึง
· โครงสร้างองค์กร บทบาท หน้าที่ความรับผิดชอบ
· ทรัพยากรมนุษย์ งบประมาณ วัสดุอุปกรณ์ เทคนิควิธีการ
· การควบคุมและประเมิน ปริมาณ คุณภาพ
ความแตกต่างของโครงการมีผลต่อการประเมินผล
· พื้นที่โครงการ
· ขนาดของโครงการ
· ระยะเวลา
· ความชัดเจน
· ความซับซ้อน
· ช่วงเวลา
· ความคิดริเริ่ม
ข้อมููลเพิ่มเติม
สรุปการบรรยายโดย : นายมณุเชษฐ์ มะโนธรรม นักศึกษาปริญญาโท
ผู้บรรยาย : รศ.ดร.มานพ คณะโต
ภาควิชาเวชศาสตร์ชุมชน คณะแพทยศาสตร์
มหาวิทยาลัยขอนแก่น
การบริหารโครงการ (Project Management)
