แนวปฏิบัติที่ดีด้านการปฏิบัติงานสารบรรณ

แนวปฏิบัติที่ดีด้านการปฏิบัติงานสารบรรณ

สารบรรณ มาจาก คำว่า สาร หรือ สาระ หมายถึง สาระ ส่วนสำคัญ ถ้อยคำ จดหมาย ฯลฯ  และ  บรรณ หมายถึง หนังสือ  ดังนั้น สารบรรณ จึงหมายถึง หนังสือที่เป็นหลักฐาน(พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน 2542 : 1182)

ส่วนคำว่า งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม จนถึงการทำลาย ซึ่งเป็นการกำหนดขั้นตอนและขอบข่ายของงานสารบรรณว่าเกี่ยวข้องกับเรื่องอะไรบ้าง

แม้ว่า ในปัจจุบันมีการใช้คอมพิวเตอร์ในการจัดเก็บเอกสารต่างๆ อย่างเป็นระบบ ก็ยังจำเป็นต้องใช้บุคคลที่มีความสามารถในการบริหารงานเอกสาร เช่น การร่างหนังสือ ซึ่งคอมพิวเตอร์ไม่สามารถร่างเองได้  ดังนั้นเพื่อให้การดำเนินงานสารบรรณมีความสะดวก รวดเร็ว ถูกต้องและมีประสิทธิภาพ  ผู้ทำงานสารบรรณควรมีความรู้ ความสามารถเกี่ยวกับเรื่องต่อไปนี้

1. มีความรู้เกี่ยวกับงานธุรการ  เช่น การติดต่อ โต้ตอบ และประสานงาน รู้จักความควรหรือไม่ควร มีความแคล่วคล่องว่องไว

2. มีความรู้ด้านภาษาไทยเป็นอย่างดี

3. มีความรู้เกี่ยวกับระบบข่าวสารต่างๆ

4. สามารถพิมพ์ดีดได้ดี

5. สามารถจดรายงานการประชุมและถอดความคิดเห็นของที่ประชุมออกมาได้ถูกต้องและเข้าใจได้ดี(ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ 2526 (2539 : 100)

 

ขั้นตอนการรับหนังสือราชการภายใน/ภายนอก

1. เจ้าหน้าที่รับหนังสือจากหน่วยงานภายใน/ภายนอก

2. แยกประเภทหนังสือตามความเร็ว (ด่วนที่สุด/ด่วนมาก และด่วน)

3. ประทับตราลงทะเบียนรับหนังสือในสมุดคุมและระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

4. จัดเข้าแฟ้มโดยแยกตามสายงานเพื่อความรวดเร็ว 

5. วิเคราะห์หนังสือโดยผู้มีอำนาจโดยตรง

6. เสนอผู้บริหารตามลำดับเพื่อทราบ เพื่อพิจารณา  เพื่อพิจารณาสั่งการและอนุมัติ

7. ถ่ายสำเนา/แสกนหนังสือต้นฉบับและลงทะเบียนจ่ายหนังสือเพื่อแจ้งหน่วยงานที่เกี่ยวข้องผ่านระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์