การบริหารจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ

          เมื่อวันก่อนผมได้มีโอกาสอ่านบทความหนึ่งเกี่ยวกับเรื่องการบริหารจัดการเวลาในการทำงาน บทความดังกล่าว ให้แนวคิดที่น่าสนใจมาก และเหมาะกับการนำไปปรับใช้ในชีวิตในการทำงาน โดยกล่าวว่า งานต่างๆ ที่เรารับผิดชอบอยู่มีทั้งหมด 4 ประเภท คือ

1.งานที่มีความสำคัญมากและเป็นงานที่เร่งด่วน  คืองานที่ยังไงก็ต้องทำในทันทีทันใด  ถ้าไม่เร่งทำจะทำให้เกิดผลกระทบเสียหายต่อองค์กรอย่างมาก และส่วนใหญ่มักจะต้องทำด้วยตนเอง หรือ หาคนที่ไว้ใจได้มาช่วยทำ

2. งานที่มีความสำคัญมากแต่ไม่เร่งด่วน  คืองานที่มีความสำคัญไม่ยิ่งหย่อนไปกว่าหัวข้อแรก แต่ส่วนใหญ่จะมีระยะเวลาเพียงพอที่เราจะสามารถวางแผนได้อย่างมีประสิทธิภาพ

3.งานที่มีความสำคัญน้อยแต่เป็นงานที่เร่งด่วน  คืองานที่มีความเร่งด่วนและต้องทำ  แต่ผลกระทบอาจไม่รุนแรงนัก เมื่อเทียบกับหัวแรก

4.งานที่มีความสำคัญน้อยและเป็นงานที่ไม่เร่งด่วน  คืองานที่จะทำหรือไม่ทำก็มีผลกระทบไม่มากนัก และสามารถมอบหมายผู้อื่นไปทำได้

       เมื่ออ่านมาถึงตรงนี้ หลายๆท่านอาจจะเริ่มเดากันแล้ว ว่า แล้วงานประเภทไหนที่คนส่วนใหญ่ เลือกทำกัน และ งานประเภทไหน ที่ผู้บริหารที่อยู่ในองค์กรที่ประสบความสำเร็จเลือกทำกัน ต่อจากนี้จะเป็นคำตอบที่หลายๆคนอาจคาดการณ์พลาด แต่ข้อมูลดังกล่าวอาจช่วยให้คุณสามารถจัดการงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นต่อไป

        ผลจากการสำรวจองค์กรที่ประสบความสำเร็จส่วนใหญ่ สัดส่วนงานที่ควรเกิดขึ้น มากที่สุดใน 4 ข้อข้างต้นคือ เรียงตามลำดับดังนี้

1. งานที่มีความสำคัญมากแต่ไม่เร่งด่วน ควรมีสัดส่วนประมาณ 60% ของงานทั้งหมด
2. งานที่มีความสำคัญมากและเป็นงานที่เร่งด่วน ควรมีสัดส่วนประมาณ 25% ของงานทั้งหมด
3. งานที่มีความสำคัญน้อยแต่เป็นงานที่เร่งด่วน ควรมีสัดส่วนประมาณ 14 % ของงานทั้งหมด
4. งานที่มีความสำคัญน้อยและเป็นงานที่ไม่เร่งด่วน ควรมีสัดส่วนประมาณ <1 % ของงานทั้งหมด

 

        กล่าวโดยสรุป กลุ่มคนที่บริหารจัดการงานอย่างมีประสิทธิภาพ จะเลือกทำในสิ่งที่ “สำคัญ” เท่านั้น และเขาจะลงมือทำทั้ง “สิ่งสำคัญและเร่งด่วน”และ “สิ่งสำคัญ แต่อาจไม่เร่งด่วน” คู่ขนานกันไป อย่างจำแนกแยกแยะ โดยรู้ว่าอะไรควรทำก่อน อะไรควรทำหลัง อะไรควรทำเอง อะไรควรมอบหมายให้คนอื่นทำ

        ส่วนกลุ่มคนที่บริหารจัดการงานอย่างไม่มีประสิทธิภาพ นั้น มักเลือกทำแต่ในสิ่ง “เร่งด่วน”  เป็นประจำ พวกเขาเสียเวลาไปทั้งชีวิต ทำแต่ในสิ่งที่ “เร่งด่วน และไม่สำคัญ” ทั้งสิ้น มีบ้าง บางคน บางครั้งที่คนเหล่านั้น  อาจบังเอิญ ไปทำสิ่งที่  “เร่งด่วน และสำคัญ” ได้บ้าง ก็ถือว่าพอจะมีโชคดีอยู่บ้างเล็กๆ น้อยๆ แต่ความเป็นจริง ก็คือ คนจำนวนมาก กำลังสาละวนทั้งชีวิต ไปกับกิจกรรมที่ “ทั้งไม่สำคัญ และไม่เร่งด่วน” 

        โดยผู้เขียนหวังว่าผู้ที่ได้มีโอกาสอ่านบทความสั้นๆ ดังกล่าวข้างต้น จะได้ใช้ประโยชน์ดังกล่าวไปใช้ต่อยอดได้บ้างไม่มากก็น้อย และขอบคุณที่กรุณาเสียเวลาอ่านครับ