การพัฒนาส่วนราชการให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้

การพัฒนาส่วนราชการให้เป็นองคืกรแห่งการเรียนรู้

โดย นางสาวชยาภัสร์ ศิริจรูญวงศ์,นางสาวศิรินุช ฝ่ายพรม และ นางสาวศิริพร ศรีใหญ่

การพัฒนาส่วนราชการให้เป็น“องค์การแห่งการเรียนรู้” โดยอาศัยกระบวนการ “การจัดการความรู้” ในยุคที่มีการแข่งขันและมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่วนราชการต้องสร้างให้ข้าราชการในส่วนราชการมีความรู้ เข้มแข็งและสามารถเรียนรู้ได้ด้วยตนเองอย่างเป็นระบบเพื่อช่วยผลักดันส่วนราชการให้บรรลุผล ตามยุทธศาสตร์30โดยในขั้นตอนของการแปลงแผนการปฏิบัติราชการสู่การปฏิบัติจริงนั้นประกอบด้วยองค์ประกอบหลายประการที่จะช่วยผลักดันสู่การเป็นองค์การแห่งการเรียนรู้ ดังนี้

1. การปรับโครงสร้างองค์การพื้นฐานเพื่อรองรับบุคลากรให้มีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันได้สะดวก เช่น สถานที่ เครื่องมือ อุปกรณ์ต่างๆ
2. การปรับขั้นตอนการทำงานให้รวดเร็ว และกระชับมากขึ้น เพื่อเอื้อต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ให้เกิดขึ้นได้อย่างรวดเร็ว และสะดวกยิ่งขึ้น
3. การพัฒนาคนให้มีขีดความสามารถ มีระบบการยกย่องชมเชย และการให้รางวัลที่เอื้อต่อการจัดการความรู้ และมีวัฒนธรรมการทำงานเชิงรุก  และวัฒนธรรมของการแลกเปลี่ยน และแบ่งปันความรู้ระหว่างบุคลากรในองค์การ
4. ปรับกฎระเบียบ และกฎหมายที่เป็นอุปสรรคต่อการแลกเปลี่ยนเรียนรู้

การจัดการความรู้ในองค์การ   ต้องดำเนินการ 3 ระดับ คือ

       1. การจัดการความรู้ในองค์การ

       2. การจัดการความรู้ในกลุ่มเพื่อนร่วมงาน

       3.  การจัดการความรู้ในตัวบุคคล

ซึ่งเป็นการนำข้อมูลมาประมวลเข้าสู่ระบบสารสนเทศ และเป็นการจัดการความรู้สมัยใหม่ในยุคของสังคมแห่งการเรียนรู้

การจัดการความรู้ในองค์การ ประกอบด้วย

1. การบ่งชี้ความรู้เนื่องจากความรู้ในองค์การมีอยู่มากมายจึงต้องสำรวจว่าความรู้ที่จะช่วยสนับสนุนให้องค์การสามารถบรรลุยุทธศาสตร์คืออะไร ภายในองค์การมีความรู้หรือไม่  และยังต้องการความรู้อะไรที่จำเป็น
2. การสร้าง และแสวงหาความรู้ คือ การรู้ว่าความรู้ต่างๆกระจัดกระจายอยู่ที่ใคร ในรูปแบบอะไร
3. การจัดเก็บสังเคราะห์เก็บรวบรวม และสังเคราะห์ให้เป็นระบบจะทำได้
4. การถ่ายทอด แลกเปลี่ยน และแบ่งปันองค์ความรู้

      การจัดการความรู้ให้เกิดขึ้นในส่วนราชการ แต่ละส่วนราชการมี

การดำเนินการ ดังนี้

          1.  ส่วนราชการมีวัฒนธรรมที่ยืดหยุ่นในการจัดการความรู้ ทำให้ทราบปัญหาในการปฏิบัติเพื่อนำไปสู่การแก้ไขวัฒนธรรมของส่วนราชการ โดยต้องเกื้อกูลข้าราชการให้มีทัศนคติเชิงบวกต่อการสร้างความรู้

          2.  ผู้นำด้านความรู้ ต้องเป็นคนผลักดันให้เป็นจริง โดยการสร้างระบบ และมีความผูกพัน มีความกระตือรือร้นที่จะพัฒนา มีกระบวนการจัดการความรู้ที่เป็นระบบมีผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการความรู้ ดูแลให้ความสนับสนุนอย่างใกล้ชิดที่จะพัฒนาส่วนราชการให้ไปสู่ความสำเร็จ

          3.  ต้องมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในส่วนราชการ โดยมีกลุ่มคนมารวมตัวกัน ร่วมกันพัฒนา และเสริมสร้างความรู้เพื่อนำไปใช้ในส่วนราชการของตน โดยผ่านการมีปฏิสัมพันธ์ภายในกลุ่มอย่างต่อเนื่อง และเพิ่มขีดความสามารถให้สมาชิกในกลุ่ม ผลประโยชน์ที่สมาชิกในกลุ่มจะได้รับคือ การสนับสนุนการพัฒนาวิชาชีพ 

          4.  มีผู้รับผิดชอบดูแลเว็บทำความรู้ (Knowledge Portal) บนเว็บไซต์ของหน่วยงานเพื่อดูแลอำนวยความสะดวกแก่ข้าราชการในสังกัด และผู้ที่สนใจทั่วไปได้รับความกระจ่างในความรู้จากผู้เชี่ยวชาญ/ผู้มีประสบการณ์ด้านเนื้อหาที่ต้องการทราบผ่านการตั้งกระทู้ซักถาม และร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในองค์ความรู้ต่าง ๆ อย่างรวดเร็ว กว้างขวาง ต่อเนื่อง นับเป็นการพัฒนาช่องทางเพื่อการแลกเปลี่ยนถ่ายเทความรู้ผ่านระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสถานที่และเวลาที่เป็นปัจจุบัน                   

          5.  จัดทำสารคดีสั้นเสียงตามสาย ในเรื่องต่าง ๆ ที่จะเป็นประโยชน์ต่อการทำงานของข้าราชการในสังกัดในช่วงเช้าและเที่ยงของทุก ๆ วันเพื่อเป็นการเผยแพร่องค์ความรู้อย่างต่อเนื่อง ตัวอย่างสารคดีสั้นเสียงตามสาย เช่น 1) การมองภาพองค์รวม 2) การสร้างวัฒนธรรมส่วนราชการไปสู่การเป็นองค์การเอื้อการเรียนรู้ 3) แนวทางการบริหารกิจการบ้านเมืองที่ดี 4) วินัยและการรักษาวินัย

          6.  จัดทำสื่อการเรียนรู้ด้วยตนเองระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Computer Assisted Instruction: CAI) เพื่อให้ผู้บริหาร ข้าราชการ ทุกกลุ่ม และทุกระดับ สามารถศึกษาเรียนรู้ด้วยตนเองได้ทุกที่ทุกเวลาตามอัธยาศัย โดยจัดทำในรูปของซีดีรอมที่สามารถโต้ตอบกับผู้เรียน (Interactive CD-ROM) องค์ความรู้ดังกล่าวได้แก่

            6.1 ความรู้ด้านพัฒนาสมรรถนะศักยภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

            6.2 ความรู้เพื่อการปฏิบัติงานให้บรรลุผลสัมฤทธิ์ตามยุทธศาสตร์

            6.3 ความรู้เพื่อการปฏิบัติตามแนวทางการบริหารกิจการบ้านเมืองดี                       

         CAI ชุดนี้ได้ทำการผลิตและแจกจ่ายให้กับผู้บริหารทุกคน ทุกระดับของกรม กลุ่มงานทุกกลุ่ม เพื่อให้บุคลากร ทุกคนทุกระดับสามารถศึกษา เรียนรู้ ด้วยตนเอง ตามความสะดวก นอกจากนี้ยังสามารถเข้าทดสอบความรู้ผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ของหน่วยงาน ภายหลังศึกษาความรู้จาก CAI ได้ด้วย

          7.   กลวิธีและสื่อในการสื่อสาร/ประชาสัมพันธ์ ยังไม่ครอบคลุมกลุ่มบุคคลทุกกลุ่มอย่างรอบด้าน ยังมีความจำเป็นที่จะต้องขยายช่องทางในการเข้ามามีส่วนร่วมรับรู้แลกเปลี่ยนข้อมูลเสนอ ผลงาน ฯลฯ เพิ่มมากขึ้น และมีกิจกรรมรองรับอย่างต่อเนื่อง เช่น มีการทำจดหมายข่าว จุลสาร มีเวทีแลกเปลี่ยนเรียนรู้ มีมุมกาแฟสำหรับแลกเปลี่ยนความรู้โดยอิสระ ลดรูปแบบใด ๆ ที่เป็นทางการ เพื่อให้มีบรรยากาศของการแลกเปลี่ยนอย่างเป็นกันเองมากที่สุด

ผลการดำเนินการ

1. ดำเนินการจัดจ้างที่ปรึกษาโครงการการพัฒนาส่วนราชการให้เป็นองค์การแห่งการเรียนรู้และการจัดการองค์ความรู้ในส่วนราชการในวันที่ 20 มิถุนายน 2548  
2. จัดบรรยายให้ความรู้เรื่องการจัดการความรู้องค์การแห่งการเรียนรู้ในลักษณะ Overview ให้ผู้บริหารระดับสูง และผู้บริหารในส่วนราชการ ทั้งส่วนกลางและส่วนภูมิภาค จำนวน 6 ครั้งมีผู้เข้าอบรมรวมทั้งสิ้น 2,638 คน  
3. จัดประชุมเชิงปฏิบัติการเรื่องการจัดการความรู้จากทฤษฎีสู่การปฏิบัติให้ผู้บริหาร คณะทำงาน  การจัดการความรู้ ของส่วนราชการและมหาวิทยาลัย จำนวน 13 ครั้งมีผู้เข้าอบรมรวมทั้งสิ้น 804 ..คน
4. คัดเลือกองค์กรต้นแบบในการจัดการความรู้จากกลุ่มกระทรวง และกลุ่มจังหวัด กลุ่มละ 1หน่วยงาน โดยทั้ง 2 หน่วยงานจะได้รับการดูแล และได้รับคำปรึกษาแนะนำจากสถาบันเพิ่มผลผลิตแห่งชาติที่ปรึกษาโครงการ ทางด้านความรู้ ความเข้าใจ ในเรื่องการจัดการความรู้ เรื่อง Behavior Change และ Community of Practice เพื่อองค์กรต้นแบบสามารถนำรูปแบบที่กำหนดไว้มาประยุกต์ใช้ในหน่วยงานได้ ผลการคัดเลือกองค์กรต้นแบบพบว่า กลุ่มกระทรวงระดับกรม ได้แก่ กรมศุลกากร และกลุ่มจังหวัด ได้แก่ จังหวัดนนทบุรี
5. ให้คำปรึกษาแนะนำผ่านระบบ  Call Center ทาง E-mailตั้งแต่เดือน สิงหาคม2548 – มีนาคม2549

  6.  การประชุมเชิงปฏิบัติการ เพื่อเสริมสร้างองค์ความรู้เรื่องการจัดทำแผน  การจัดการความรู้และการพัฒนานวัตกรรมการเรียนของส่วนราชการและจังหวัด ทั้งส่วนกลางและส่วนภูมิภาคเพื่อ จำนวน 6 ครั้งมีผู้เข้าอบรมรวมทั้งสิ้น 641 คน

การดำเนินการในระยะต่อไป

การจัดการความรู้จะดำเนินการต่อไปในปีงบประมาณ 2550 โดย

1.  จัดทำแผนการจัดการความรู้เพื่อสนับสนุนประเด็นยุทธ์ศาสตร์ของส่วนราชการ

  2.  ดำเนินการแลกเปลี่ยนเรียนรู้กันในองค์การ เป็นการกระตุ้นให้บุคคลในองค์การแสวงหา ถ่ายทอดองค์ความรู้ซึ่งกันและกัน

ปัญหา อุปสรรค และข้อเสนอแนะในการดำเนินการ

1.  ผู้เป็นทีมงานการจัดการความรู้บางท่านไม่ได้เข้ารับการอบรมความรู้เรื่องการจัดการความรู้องค์การแห่งการเรียนรู้ในลักษณะ Overview และการจัดการความรู้จากทฤษฎีสู่การปฏิบัติซึ่งเป็นหลักสูตรเบื้องต้น เนื่องจากไม่ได้ถูกวางตัวให้รับผิดชอบโครงการการจัดการความรู้ตั้งแต่ต้นทำให้เกิดการสับสน และไม่เข้าใจพื้นฐานและแนวทางการดำเนินงานต่อ

2.  หน่วยงานระดับจังหวัดมีส่วนราชการเข้ามาเกี่ยวข้องจำนวนมาก หลายส่วนราชการขาดความรู้ความเข้าใจ มีงานประจำมาก และขาดความพร้อมในการเข้าร่วมประชุมทำให้การกำหนดและการเลือกขอบเขตในการทำโครงการการจัดการความรู้จึงค่อนข้างยาก มีผลกระทบต่อการมีส่วนร่วมของทั้งองค์กร ซึ่งเป็นผลทำให้ได้ผลงานไม่ดีเท่าที่ควร

[ศิรินุช]

เป็นสิ่งที่น่าจะทำมากๆเลยค่ะ เพราะอย่างเช่น เวลาที่ไปใช้บริการส่วนราชการ บางครั้งแล้วเกิดความล่าช้า ก็จะทำให้ต่างคนต่างหงุดหงิด คิดว่าน่าจะดีค่ะที่จะใช้ KM ไปจัดการองค์กรให้มีระบบมากขึ้น