การพัฒนาคู่มือปฏิบัติงานฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษา

การพัฒนาคู่มือปฏิบัติงานฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษา

ระยะเริ่มต้น(เสร็จสิ้นเดือน มกราคม 2555)

ส่วนประกอบของคู่มือการปฎิบัติงาน

1 ปกหน้า

คู่มือการปฎิบัติงาน เรื่อง .....................

จัดทำโดย ........................ ตำแหน่ง ...............

ฝ่ายเทคโนโลยีทางการศึกษา  สำนักวิทยบริการ

ฉบับปรับปรุงครั้งที่ .......(พศ.2555)

2 เนื้อใน

ส่วนนำ ประกอบด้วย

• คำนำ เขียนเพื่อให้ทราบว่าคู่มือปฏิบัติงานนี้มีความเป็นมาอย่างไร พัฒนาครั้งที่เท่าไร

• สารบัญ เขียนเพื่อให้ช่วยในการค้นเนื้อหา

 

ส่วนเนื้อหา

สภาพโดยทั่วไป เขียนเพื่อให้เห็นว่าบริการนี้มีที่มาที่ไปอย่างไร

1. วัตถุประสงค์ของการจัดทำคู่มือ เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงวัตถุประสงค์ในการจัดทำคู่มือปฏิบัติงานของกระบวนการนี้ขึ้นมา

2. ขอบเขต เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงขอบเขตของกระบวนการในคู่มือว่าครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนใด ถึงขั้นตอนใด หน่วยงานใด กับใคร ที่ใด และเมื่อใด

3. คำจำกัดความ เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงคำศัพท์เฉพาะซึ่งอาจเป็นภาษาไทยหรือภาษาอังกฤษ หรือคำย่อ ที่กล่าวถึงภายใต้ระเบียบปฏิบัตินั้นๆ เพื่อให้เป็นที่เข้าใจตรงกัน

4. หน้าที่ความรับผิดชอบ เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบว่ามีใครบ้างที่เกี่ยวข้องกับระเบียบปฏิบัตินั้น ๆ โดยมักจะเรียงจากผู้อำนาจหรือตำแหน่งสูงสุดลงมา

5. Work Flow กระบวนการ เพื่อให้เห็นภาพรวมของกระบวนการทั้งหมด แสดงในรูป Flowchart ที่แสดงให้เห็นขั้นตอนการทำงาน / การตัดสินใจตั้งแต่ต้นจนจบ

6. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน เป็นรายละเอียดการทำงานในแต่ละขั้นตอนของกระบวนการ

- เงื่อนไขการใช้บริการ

- ทรัพยากรที่จำเป็นในการให้บริกา เช่น ต้องนำต้นฉบับมาเอง

- เงื่อนไขของต้นฉบับ

- กลุ่มผู้ใช้บริการ แยกแยะให้เห็นว่ากลุ่มลูกค้ากลุ่มใดบ้างที่สามารถเข้าใช้บริการได้ หรือตามเงื่อนไขที่แตกต่าง - ช่องทางการเข้าใช้บริการ เช่น สามารถกรอกแบบฟอร์มหมายเลข ....... ยื่นได้ที่ไหน หรือสามารถกรอกแบบฟอร์มออนไลน์ ได้ที่ http://-------

- ต้นทุนหรือวิธีการคำนวณราคาค่าวัสดุและบริการ แสดงราคา หลักเกณฑ์การคำนวณราคา พร้อมตัวอย่าง

7. มาตรฐานงาน ซึ่งรวมถึงมาตรฐานการใช้เวลางานที่เสร็จ  มาตรฐานด้านคุณภาพของงานที่ออกมา ตลอดจนมาตรฐานการใช้เวลาในการให้บริการ(ทีนำมานับหน่วยการทำงาน-LU)

8.ระบบติดตามประเมินผล เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามทุกระยะ ๓ เดือน ๖ เดือนเป็นต้น ตลอดจนการประเมินผลความพึงพอใจ/ความไม่พึงพอใจในบริการ 

9. เอกสารอ้างอิง ระเบียบที่อ้างอิงเพื่อให้บริการ เขียนเพื่อให้เห็นว่าการให้บริการนั้นๆ อาศัยหลักเกณฑ์จากไหน เพื่อให้ผู้อ่านตอบคำถามให้ได้ว่าทำไมที่ต้องให้บริการอย่างนั้น อย่างนี้ ให้แนบ

- ระเบียบ ประกาศหรือเอกสารที่เกี่ยวข้องนั้นมาในภาคผนวกด้วย

- มติที่ประชุม

- หลักเกณฑ์การคิดค่าบริการที่เกี่ยวข้อง เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงเอกสารอื่นใดที่ต้องใช้ประกอบคู่กันหรืออ้างอิงถึงกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานนั้นๆ สมบูรณ์ ได้แก่ ระเบียบปฏิบัติเรื่องอื่น พระราชบัญญัติ กฎหมาย กฎระเบียบ หรือวิธีการทำงาน เป็นต้น

10. แบบฟอร์มที่ใช้ เป็นการชี้แจงให้ผู้อ่านทราบถึงแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่ต้องใช้ในการบันทึกข้อมูลของผู้ที่เกี่ยวข้อง ในการปฏิบัติงานของกระบวนการนั้น ๆ ลักษณะงานที่ปฏิบัติ

 

ระยะพัฒนา

(เริ่มจาก 1 กุมภาพันธ์ - 31 กรกฎาคม 2555

มีรายงานความคืบหน้า 31 พ.ค. 55 หนึ่งครั้ง)

การพัฒนากระบวนการทำงานเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ด้วย LEAN มีการรายงานการพัฒนาแต่ละครั้ง

1. Pre LEAN

2. Post LEAN 1

3. Post LEAN 2

4. Post LEAN 3

5. ……..