ดิฉันมีอีกหนึ่งบันทึกที่จะนำมาฝากออมไว้ในบัญชีเรื่องดีมีสุข ภาคงานสำนักหอสมุด มช.

               เป็นเรื่องราวการตกผลึกงานของเพื่อนร่วมงานในสำนักงานสำนักค่ะ ย้อนมาที่สองคำถามในวงสนทนา ว่างานที่เธอและเขาทำและภูมิใจนำเสนอ มีปัจจัยอะไรทำให้งานนั้นประสบความสำเร็จ   มาติดตามกันนะคะ

 

                พี่เสาวภา  เลี้ยงสกุล เป็นหัวหน้างานการเงินฯ ค่ะ ภาระงานตัวเลขต้องอาศัยความละเอียดรอบคอบ เป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับทุกคนที่ทำงานในสังกัดงานหอสมุด พี่สาวเล่าเรื่องว่าแต่ละเดือนจะต้องทำงานให้ตรงตามนัดหมายของกองคลัง เพื่อให้เงินเดือนในแต่ละเดือนเข้าไปนอนในบัญชีธนาคารของบุคลากรตอนสิ้นเดือนอย่างแน่นอน เราเลยถามพี่สาวว่าต้องทำกระบวนการอะไรบ้างสำหรับคนที่ทำงานด้านการเงินการคลังเช่นนี้ กระบวนการ ทำงานที่คิดว่าเป็นปัจจัยสู่ความสำเร็จคือ

  1. เตรียมรายละเอียดการเบิกจ่ายล่วงหน้า ภายในสัปดาห์ ที่ 3,4 ของเดือนหน้า จัดส่งให้ห้องพิมพ์ดีดจัดพิมพ์ให้
  2. จัดส่งรายละเอียดให้เจ้าหน้าที่การเงินจัดพิมพ์ใบเบิกเสนอผู้อำนวยการฯ ลงนาม โดยประทับตราด่วนที่สุด
  3. ตรวจสอบเอกสารอย่างละเอียดรวบคอบ
  4. ติดตามเอกสารจากผู้บริหารฯ หากท่านไม่ว่างเพื่อให้จัดส่งทันก่อนวันที่ 5 เดือนถัดไป

               พี่เสาวภา  ยังได้ฝากไว้สำหรับน้องๆ ที่ต่อไปจะมาทำงานต่อหากว่าพี่จะเกษียณราชการ ว่า ในการทำงานที่นี้ ทางกองคลังซึ่งเป็นหน่วยงานหลักด้านงบประมาณของมหาวิทยาลัย ขอให้ถือปฏิบัติอย่างเคร่งครัด หากส่งรายละเอียดการเบิกจ่ายเงินเดือนผิดเวลา กองคลังจะเลื่อนไปให้เราไปรับเงินเดือนในเดือนถัดไป ซึ่งมีตัวอย่างกันมาแล้ว ดังนั้นการวางแผนการทำงาน เราต้องเผื่อเวลาสำหรับผู้ที่ร่วมงานหรือผู้ทำงานต่อจากเรา  เช่น พนักงานห้องพิมพ์ดีด ผู้ key ข้อมูลอาจติดขัด ไม่ว่างหรือไฟฟ้าดับ ระบบ 3 มิติมีปัญหาด้วย  หรือทางผู้บริหารฯ ติดงานไม่อาจเซ็นเอกสารใบเบิกได้ทันเวลาไว้ด้วย

ถัดจากพี่เสาวภา เราได้ฟังเรื่องราวของคุณวันดา เชื้อเจ็ดองค์ ที่ทำงานในงานการเงิน ต่อจากพี่เสาวภา  งานของเธอคือ การรายงานข้อมูลเงินเดือนให้บุคลากรทราบก่อนที่เงินเดือนจะเข้าไปนอนในบัญชี ได้แก่ งานพิมพ์ข้อมูลเงินเดือนส่งธนาคาร  งานพิมพ์ข้อมูล สลิปเงินเดือน  และงานพิมพ์เช็ค เธอเล่ากระบวนการทำงาน และความรู้สึกดีๆ ที่ทำงานนี้ได้สำเร็จทั้งที่เดิมไม่ได้เป็นงานในภาระรับผิดชอบ  แต่เพราะบุคลากรลาออกอย่างกระทันหัน ทำให้ขาดบุคลากรเป็นช่วงๆ ในการทำงาน  แต่งานเงินเดือนจะหยุดไม่ได้ รับช่วงงานใหม่ๆ แรกๆ ได้ คุณศิริพรรณ  ระเบ็ง ซึ่งปัจจุบันเกษียณแล้ว ให้กำลังใจปลอบใจบอกว่ามันไม่ยาก เพียงแต่ต้องใช้ความระมัดระวังเป็นอย่างมาก ส่วนงานพิมพ์เช็คแต่เดิมคนทำงานก่อนเก่าเขียนด้วยลายมือ ที่นี้ตัวเองลายมือไม่สวย ก็คิดว่าทำให้สวยงามกว่าได้ ก็ด้วยการนำเช็คเข้าพริ้นออกเครื่องพิมพ์  ก็ดีใจลึกๆ มาตลอดที่ได้ริเริ่มปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานมาจนบัดนี้ ซึ่งในกระบวนการทำงาน มีหลักการของตัวเองสามข้อคือ

  1. ข้อมูลเงินจะต้องนำส่งธนาคารก่อนวันเงินเดือนออก 1 อาทิตย์ตามที่ธนาคารกำหนดไว้
  2. งานพิมพ์ข้อมูล สลิบเงินเดือนจะต้องทำเสร็จหลังจาก  นำข้อมูลส่งธนาคารเรียบร้อยแล้ว
  3. งานพิมพ์เช็ค แทนการเขียนด้วยมือ

               ในส่วนงานช่าง มีชายหนุ่มสองคนที่บอกเล่าเรื่องราวเคล็ดลับการทำงานให้ฟัง คนแรกคือ คุณสุรพล  อินภิบาล เล่าว่ารับผิดชอบงานซ่อมดูแล บำรุงรักษาสาธารณูปโภค เช่น เครื่องปรับอากาศ ไฟฟ้า ประปา วัสดุ ครุภัณท์และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องให้บุคลากรและผู้ใช้บริการเกิดความสุข สะดวกสบายในอาคาร มีภูมิทัศน์แวดล้อมที่เหมาะสม ตั้งปณิธานงาน “น้ำไหล ไฟสว่าง แอร์เย็น” หากมีความสำเร็จ ข้าพเจ้าจะมีความสุขและภูมิใจ ในงานที่ทำ โดยมีปัจจัยที่นำความสำเร็จมา 3 ประการค่ะ คือ

  1. การทำงานทุกอย่างสิ่งแรกในแต่ละคนคือ ความตั้งใจ มุ่งมั่น ในงานที่ทำ หากเกิดปัญหาต้องหาทางแก้ไขเพียงพยายามจนถึงที่สุด แล้วความสำเร็จของงานจะเป็นความสุข ความภูมิใจ ในจิตใจเราเอง
  2. สร้างความคิดเชิงบวกในตัวเราให้ได้  มองโลกในแง่ดีเสมอ รักเมตตาเพื่อนร่วมงาน ที่สำคัญยอมรับผู้ร่วมงานทุกคนรวมทั้งให้อภัยหากผิดพลาดในการพูดคุยเรื่องต่างๆ
  3. พัฒนาทักษะความคิดตนอยู่เสมอ หมั่นศึกษาหาความรู้ในงานที่เรารับผิดชอบอยู่เป็นนิด และติดตามข้อมูล ข่าวสารเทคโนโลยีใหม่ๆ อยู่ตลอดเวลา
  4. สร้างแรงบันดาลใจในการคิดค้นหานวัตกรรมใหม่ๆ มาพัฒนางานที่ตนรับผิดชอบ เช่น การรีไซเคิล อุปกรณ์กลับมาใช้ใหม่ อนุรักษ์พร้อม เป็นต้น

               ส่วนอีกหนึ่งหนุ่มคือคุณชาตรี  พูลสุภา มีความคิดเห็นว่า งานหน่วยอาคารหรืองานช่างมีความรับผิด ชอบกว้างหลากหลายเกือบทุกส่วนที่เกิดปัญหาทั้งเรื่องานโดยตรงที่ปฏิบัติเป็นประจำ ภายในอาคารสำนักและบางครั้งเป็นปัญหาที่เกิดจากการขอความช่วยเหลือในเรื่องส่วนตัว  หากเกิดปัญหาใดๆ  คนแรกที่เขาจะถามหาคือช่าง  ดังนั้น ช่างต้องเป็นคนที่แสวงหาความรู้ตลอดเวลา /ใจกว้าง (มีน้ำใจ) แก้ปัญหาเฉพาะหน้าได้  สามารถดัดแปลง แก้ไข หรือนำสิ่งที่ไม่ใช้และมาดัดแปลงปรับปรุงให้ใช้งานได้ ต่อเมื่อถามถึงแรงบันดาลใจทำไมคิดเช่นนั้น เขาบอกด้วยใบหน้าอมยิ้มที่เพื่อนร่วมงานเห็นจนชินตาว่า ทุกสิ่งที่ทำด้วยใจทำให้มีความสุข ทุกคนที่เรียนรู้มาทางช่างต้องเป็นช่างด้วยจิตวิญญาณ  จึงจะทำให้ทั้งผู้ให้และผู้รับมีความสุขหรือประสบผลสำเร็จ

               ยังมีเพื่อนร่วมงานที่ล้อมวงเล่าเรื่องราวให้เราฟังอีกหลายคน ที่ฉันอาจจะนำมาถ่ายทอดได้ไม่ทั้งหมดในบันทึกนี้ แต่ฉันจะเก็บเป็นความทรงจำที่ดีไว้ การได้ทำงานร่วมสุขร่วมทุกข์กันมาตลอดระยะเวลาหลายๆ ปีนี้ ถือว่า เราล้วนได้รับบทเรียน รู้ซึ่งกันและกัน และคงยากนักที่จะลืมเลือนไปได้เมื่อเราต่างได้ลงมือปฏิบัติต่อกันเป็นกิจวัตร มานานกว่าสามปี ที่ทฤษฎีใหม่ด้านการจัดการความรู้ซึมแทรกเข้าสู่สำนักงานของเรา

               ต่อจากนี้ไป ฉันจะหมุนเปลี่ยนตัวฉันเองไปทำหน้าที่ใหม่ในสถานที่แห่งใหม่ หมดวาระการดำเนินหน้าที่คุณอำนวยที่สำนักหอสมุด มหาวิทยาลัยเชียงใหม่ แล้ว ณ จุดนี้.