กรณีศึกษา

ใช้เป็นแนวทางในการแก้ไขปัญหาทางธุรกิจ ด้วยการนำไอทีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด

รายงานสรุป  “Case Name: Saving the Family Business”

ลักษณะพื้นฐานของธุรกิจ

บริษัทเพื่อสุขภาพจำกัด เป็นธุรกิจครอบครัวที่ตั้งอยู่เล็กๆ มีประชากรประมาณ 20,000 คน ก่อตั้งเมื่อปี 2526 โดยเป็นธุรกิจที่จำหน่ายผลิตภัณฑ์เพื่อสุขภาพ และผลิตภัณฑ์จากธรรมชาติ ตลอดระยะเวลา 18 ปี มีรายได้และกำไรสุทธิเพิ่มขึ้นอย่างก้าวกระโดด จนทำให้เจ้าของธุรกิจตัดสินใจเปิดสาขาที่สอง ในปี 2544 เริ่มมีคู่แข่ง ลูกค้าหันไปซื้อสินค้าทางอินเตอร์เน็ต จนทำให้บริษัทฯ มีกำไรลดลงและขาดทุนในที่สุด ทำให้ต้องปิดสาขาที่ 2 ประสบกับผลขาดทุนอย่างต่อเนื่อง เนื่องจากบริษัทไม่มีระบบเทคโนโลยีสารสนเทศอย่างเพียงพอ และไม่มีการปรับตัวให้สอดคล้องกับการเปลี่ยนแปลงของธุรกิจในยุคปัจจุบัน

ปัญหาที่เกิดขึ้น

1. ไม่มีการกำหนดทิศทางธุรกิจสำหรับอนาคต ทำให้ผู้บริหารไม่มีวางแผนงานในการขยายสาขา หรือขยายกิจการ
2. ลูกค้าของบริษัทลดลง เนื่องจากพฤติกรรมของการซื้อสินค้าของลูกค้าได้เปลี่ยนแปลง มีการซื้อสินค้าผ่านอินเตอร์เน็ตมากกว่าการเดินมายังบริษัทฯ
3. บริษัทฯ ประสบปัญหารายได้ลดลง จนทำให้เกิดผลขาดทุนอย่างต่อเนื่องอันเนื่องมากจากขาดการวางแผนและควบคุมกำไร
4. คู่แข่งขันของบริษัทฯ ขายสินค้าชนิดเดียวกัน ด้วยราคาต้นทุนที่ต่ำกว่า ทำให้สามารถตั้งราคาขายสินค้าต่ำกว่าบริษัทฯ
5. ไม่มีเครื่องมือสนับสนุนการปฏิบัติงาน และระบบรายงานเพื่อการตัดสินใจสำหรับผู้บริหาร เช่น ระบบการขายสินค้าและวิเคราะห์การขาย ระบบบัญชีการเงิน ระบบข้อมูลสารสนเทศเพื่อการบริหารและตัดสินใจ เป็นต้น
6. ไม่มีการวิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงจากสถานการณ์ภายนอกที่เกิดขึ้น จึงทำให้ไม่สามารถทราบถึงความเสี่ยงที่ทางบริษัทฯ คาดว่าน่าจะเกิดขึ้นภายใต้สภาวะการณ์ที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

แนวทางการแก้ไข

1. กำหนดทิศทางธุรกิจสำหรับอนาคต เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการวางแผนงานในการขยายสาขา หรือขยายกิจการด้วยวิธีการจ้างที่ปรึกษาผู้ที่มีความชำนาญในการวางแผนและกำหนดกลยุทธ์องค์กร
2. จัดทำระบบการซิ้อขายสินค้าผ่านอินเตอร์เน็ต เพื่อรองรับกับพฤติกรรมของการซื้อสินค้าของลูกค้าที่มีการเปลี่ยนแปลงไป ด้วยวิธีการใช้บริการผ่านระบบ Hosting ในรูปแบบฟรีออนไลน์ เช่น IPage เป็นต้น เนื่องจากสถานะทางการเงินของบริษัทที่ยังประสบกับปัญหาขาดทุนอยู่ และเป็นทางเลือกที่เสียค่าใช้จ่ายน้อยที่สุด
3. จัดหาระบบสนับสนุนการปฏิบัติงานสำหรับงานบริหารส่วนหน้า (Front Office) และระบบสนับสนุนการปฏิบัติงานส่วนหลัง (Back Office) เพื่อใช้เป็นเครื่องมือในการจดบันทึกรายการประจำวัน ส่งผลให้ผู้บริหารสามารถเรียกใช้ข้อมูลต่างๆ ในการวางแผนและควบคุมกำไร ด้วยวิธีการเช่าใช้ระบบงาน Hosting Service เช่นระบบ ERP ขนาดกลาง (SAP B-One) เนื่องจากยังมีบุคลกรไม่เพียงพอในการให้การสนับสนุนหรือแก้ไขปัญหาด้านบริหารจัดการระบบเทคโนโลยีสารสนเทศสำหรับองค์กร ประกอบกับสถานะทางการเงินของบริษัทที่ยังประสบกับปัญหาขาดทุนอยู่ 
4. จัดหาระบบรายงานเพื่อการตัดสินใจสำหรับผู้บริหาร ในเบื้องต้นให้พนักงานของบริษัททำหน้าที่ในการจัดทำรายงานเชิงวิเคราะห์ และสถิติตัวเลขของยอดขายตามพฤติกรรมการซื้อ  รายงานเชิงวิเคราะห์ยอดขายแบ่งตามสายผลิตภัณฑ์ รายงานเชิงวิเคราะห์ค่าใช้จ่ายการบริหารและดำเนินงานเปรียบเทียบย้อนหลัง และรายงานประมาณการเงินสดรับ และจ่ายประจำสัปดาห์ จากนั้น เมื่อธุรกิจมีผลประกอบการที่ดีขึ้นค่อยจัดหาระบบรายงานเพื่อการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารมาใช้ในบริษัทฯ ต่อไป
5. จัดให้มีการวิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงจากสถานการณ์ภายนอกที่เกิดขึ้นอยู่เป็นประจำเพื่อทำให้บริษัทฯ สามารถคาดการณ์สถานการณ์ได้อย่างแม่นยำ และหาวิธีการแก้ไขได้ทันเวลา ด้วยการมอบหมายให้หัวหน้าฝ่ายขายสินค้าและตลาดทำหน้าที่ในการวิเคราะห์ความเสี่ยงของภาวะการณ์ทางการตลาดในปัจจุบัน กำหนดระดับความสำคัญของความเสี่ยงที่ค้นพบ พร้อมทั้งให้จัดทำข้อเสนอแนะในการแก้ไขความเสี่ยงที่มีผลกระทบต่อบริษัทอย่างรุ่นแรง และเมื่อกิจการเข้าสู่สถานะการณ์ในการดำเนินงานที่ปกติ มีผลประกอบการเป็นกำไรเพิ่มมากขึ้น ค่อยมอบหมายให้ทุกหน่วยงานขององค์กร์ทำการวิเคราะห์และประเมินความเสี่ยงของหน่วยงานตนเองเป็นประจำทุกๆ 3 เดือน เพิ่อให้ผู้บริหารได้รับทราบถึงความเสี่ยงต่างๆ ของบริษัทที่เกิดขึ้น
6. สร้างสังคมของลูกค้าผ่านระบบเฟสบุ๊ค โดยมอบหมายให้เจ้าหน้าที่ด้านไอทีทำหน้าที่ให้การดูแล และ Feed ข้อมูลสร้างกระแสของสินค้าให้เป็นที่รู้จักเป็นประจำทุกวัน เพื่อให้กลุ่มผู้บริโภคที่ชอบซื้อสินค้าผ่านโลกออนไลน์ ได้รู้จักสินค้า และหันกลับมาซื้อสินค้าของ เพื่อสุขภาพ ดังเดิม
7. มอบหมายให้ฝ่ายการตลาดจัดทำวีดีโอคลิป เพื่อนำเสนอสินค้า เพี่อสุขภาพ และสร้างความแตกต่างของสินค้าให้ผู้บริโภคที่ชอบซื้อสินค้าผ่านโลกออนไลน์ สามารถตัดสินใจซื้อสินค้าได้อย่างรวดเร็ว เพราะได้เห็นภาพของสินค้าแบบ 360 องศา

งบประมาณ

Initial Cost

1. งบประมาณในการจ้างที่ปรึกษาในการวางแผนและกำหนดกลยุทธ์บริษัท       150,000 บาท 
2. งบประมาณในการเช่า Web Hosting Service สำหรับจัดทำเว็บขายสินค้า  3,000 บาท    
3. งบประมาณในการเช่าใช้ระบบ ERP + Equipment   500,000 บาท 
4. ค่า Implement and Training      (1 เดือน )         150,000 บาท

                รวมค่าใช้จ่ายครั้งแรกที่ลงทุน                  803,000 บาท

Operation Cost

1. ค่าเช่าใช้ระบบ Web Hosting Service                  1,500 บาท
2. ค่าบำรุงรักษา ERP (17% ต่อปี                          85,000 บาท

                รวมค่าใช้จ่ายรายปี                                  86,500 บาท

 

สมมุติฐานในการดำเนินการครั้งนี้ (ที่จะทำให้การแก้ปัญหานี้สำเร็จ)

1. การดำเนินกิจกรรมทั้งหมดต้องได้รับความร่วม และสนับสนุนจากผู้บริหารอย่างเพียงพอ และเต็มที่
2. การดำเนินกิจกรรมทั้งหมดต้องได้รับความร่วมมือจากผู้ปฏิบัติงานทุกภาคส่วน
3. การดำเนินกิจกรรมทั้งหมด ที่ต้องอาศัยการตัดสินใจต่างๆ ต้องได้รับการสินใจในการกำหนดทางเลือกต่างๆ จากผู้บริหารของบริษัท
4. ผู้บริหารต้องจัดสรรงบประมาณในการแก้ไขปัญหาอย่างเต็มที่ และเพียงพอ
5. บริษัท เพื่อสุขภาพ ต้องมีระบบโครงสร้างพื้นฐาน และอุปกรณ์ด้านไอที อย่างเพียงพอ และสามารถสนับสนุนการแก้ไขปัญหาได้

[นงนาท สนธิสุวรรณ]

มาส่งความสุขด้วยปฏิทินชุด "รอยยิ้มของพ่อ" ค่ะ

http://www.gotoknow.org/blogs/posts/471969