เทคนิคและเครื่องมือที่ใช้ประกอบการวางแผน

เทคนิคและเครื่องมือที่ใช้ประกอบการวางแผน
        ปัจจุบันการวางแผนที่มีประสิทธิภาพไม่ว่าจะเป็นการวางแผนในระดับใดก็ตามผู้ บริหารมักนำเอาเทคนิคและเครื่องมือการวางแผนมาใช้พิจารณาประกอบการวางแผน ด้วยเสมอการนำเอาเทคนิคและเครื่องมือการวางแผนมาใช้ประกอบการวางแผนนั้นจะ ช่วยให้ผู้บริหารสามารถวิเคราะห์สภาวะการณ์เพื่อทำการวางแผนได้ อย่างเหมาะสมยิ่งขึ้น โดยทั่วไปเทคนิคและเครื่องมือการวางแผนจะประกอบไปด้วยทั้งเทคนิคการวางแผน เชิงปริมาณและเทคนิคการวางแผนเชิงคุณภาพ ดังจะอธิบายดังต่อไปนี้
         1. เทคนิคการพิจารณาสภาวะแวดล้อม (Environmental scanning) เป็นการพิจารณาสภาวะแวดล้อมขององค์การที่มักพิจารณาสภาพการณ์ของคู่แข่งหรือ องค์การอื่นที่มีความเกี่ยวข้อง แล้วนำผลมาใช้วิเคราะห์ประกอบการวางแผนขององค์การ การพิจารณาดังกล่าวอาจทำได้ในรูปแบบดังนี้
• การพิจารณาความฉลาดของคู่แข่ง (Competitor intelligence) เป็นกระบวนการในการรวบรวมข้อมูลของคู่แข่งมาให้ได้มากที่สุด แล้วนำมากลั่นกรองวิเคราะห์ว่าความเป็นไปของคู่แข่งนั้นจะมีผลกระทบต่อ องค์การของเราอย่างไร คู่แข่งมีแนวโน้มจะเปลี่ยนแปลงอย่างไร แล้วนำข้อมูลนี้มาเป็นข้อมูลที่ใช้ในการวางแผนรองรับ
• การเปรียบมวย (Benchmarking) เป็นการวิเคราะห์เปรียบเทียบองค์การของเรากับองค์การอื่นที่ดีที่สุด ซึ่งอาจเป็นองค์การในธุรกิจเดียวกันหรือธุรกิจอื่นๆที่ไม่ใช่คู่แข่งขัน แล้วนำจุดเด่นเหล่านั้นมาประยุกต์ใช้กับองค์การของตน
• การพิจารณาในระดับนานาชาติ (Global scanning) เป็นการรวบรวมข้อมูลและวิเคราะห์ข้อมูลของสภาวะแวดล้อมในระดับนานาชาติ
         2. การพยากรณ์ (Forecasting) เป็นเทคนิคที่ใช้ข้อมูลในอดีตมาหาแนวโน้มที่เหตุการณ์จะเกิดขึ้นในอนาคตโดย อาศัยวิธีการทางสถิติ เทคนิคนี้จะช่วยให้องค์การสามารถคาดการณ์สถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นและส่งผล กระทบกับองค์การล่วงหน้าได้ ซึ่งผลจากการพยากรณ์จะช่วยให้องค์การสามารถปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลงได้ มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เทคนิคที่นิยมใช้ในการพยากรณ์ได้แก่ การวิเคราะห์ถดถอย (Regression analysis), การวิเคราะห์อนุกรมเวลา (Time series analysis) หรือการหาค่าเฉลี่ยเคลื่อนที่ (Moving average method) เป็นต้น
          3. การทำงบประมาณ (Budgeting) เป็นการจัดทำข้อมูลทางการเงินในลักษณะของการประมาณการล่วงหน้า การทำงบประมาณจึงเป็นการแสดงศักยภาพในการใช้เงินขององค์การ และเป็นการแสดงการจัดสรรทรัพยากรที่มีอยู่ให้กับกิจกรรมขององค์การเพื่อให้ บรรลุตามเป้าหมายขององค์การ การทำงบประมาณจึงมีประโยชน์ใช้ในการวางแผนและควบคุมการใช้เงินขององค์การไป ด้วยงบประมาณชนิดต่างๆ อาทิเช่น
• งบประมาณรายได้ (Revenue budgets) เป็นการประมาณการรายได้ขององค์การไว้ล่วงหน้า โดยพิจารณาจากราคาขายกับยอดขายสินค้า
• งบประมาณรายจ่าย (Expense budgets) เป็นการประมาณการค่าใช้จ่ายขององค์การในรอบระยะเวลาหนึ่งไว้ล่วงหน้า ซึ่งจะใช้ในการจัดสรรเงินให้ในแต่ละรายการ
• งบประมาณกำไร (Profit budgets) เป็นแสดงยอดกำไรสุทธิโดยประมาณ ที่อาจจะเกิดขึ้น
         4. การจัดตารางการทำงาน (Scheduling) เป็นเครื่องมือที่ช่วยในการวางแผนการปฏิบัติงานรายวันให้เกิดการทำงานที่มี ประสิทธิภาพสูงสุด การจัดตารางการทำงานมักแสดงรายการของกิจกรรมที่ต้องปฏิบัติ เช่น แสดงข้อมูลการวางแผนผู้ปฏิบัติงาน การกำหนดงาน การกำหนดเวลาปฏิบัติงาน การกำหนดเครื่องมือเครื่องจักรที่ใช้ในการทำงาน การวางแผนการผลิตผลิตภัณฑ์แต่ละชนิดในช่วงเวลาการทำงาน การจัดตารางการทำงานมักนิยมแสดงในรูปของ
• แผนภูมิภาระงาน (Load chart)
• แผนภูมิแกนต์ (Gantt chart)
• การวิเคราะห์โครงข่ายงานแบบ PERT (PERT Network analysis)
          5. การวิเคราะห์จุดคุ้มทุน (Breakeven analysis) เป็นการวิเคราะห์ข้อมูลต้นทุนและรายได้เมื่อองค์การผลิตสินค้าออกจำหน่าย ด้วยปริมาณต่างๆ ผลจากการวิเคราะห์จะช่วยให้องค์การสามารถทราบจุดซึ่งรายได้จากการดำเนิน งานครอบคลุมต้นทุนขององค์การ ซึ่งหมายถึงปริมาณการผลิตที่มีผลทำให้รายได้เท่ากับต้นทุน การวิเคราะห์จุดคุ้มทุนนี้จะช่วยในการวางแผนปริมาณการผลิตและกำหนดราคาขาย สินค้า โดยจุดคุ้มทุนจะทำให้ผู้วิเคราะห์ทราบว่าจะต้องผลิตและจำหน่าย

         6. การจำลองสถานการณ์ (Simulation) เป็นการสร้างแบบจำลองของเหตุการณ์เพื่อหาคำตอบที่ต้องการโดยไม่ต้องกระทำใน สถานการณ์จริง โดยทั่วไปการจำลองสถานการณ์มักถูกนำมาใช้ในกรณีที่การหาคำตอบที่ต้องการจำ เป็นต้องมีการลงทุนสูง หรือต้องมีการเปลี่ยนแปลงการทำงานเป็นปริมาณมาก หรือเป็นการก่อให้เกิดความเสี่ยงในด้านต่างๆ ในปัจจุบันการจำลองสถานการณ์มักนิยมใช้คอมพิวเตอร์ช่วยจำลองแบบ ซึ่งในตัวแบบจะแสดงความสัมพันธ์ของปัจจัยต่างๆที่เกี่ยวข้องกัน และเมื่อป้อนค่านำเข้าไปในตัวแบบ ผู้วิเคราะห์จะได้ผลลัพธ์จากการประมวลผลซึ่งจะเป็นทางเลือกหนึ่งในหลายทาง เลือกจากการแปรค่านำเข้าในการจำลองสถานการณ์ ผลที่ได้จากการจำลองสถานการณ์โดยการแปรค่านำเข้าด้วยค่าที่หลากหลายจะสามารถ ถูกนำมาใช้เป็นข้อมูลเพื่อการตัดสินใจในการวางแผนว่าจะค่านำเข้าในสถานการณ์ นั้นควรจะเป็นปริมาณเท่าใดจึงจะได้ผลลัพธ์ที่ดีที่สุดกับองค์การ
          7. การใช้โปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยวางแผน ปัจจุบันงานวางแผนการดำเนินงานได้มีการนำเอาโปรแกรมคอมพิวเตอร์เพื่อช่วยใน การวางแผนมาใช้กันอย่างแพร่หลาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งในงานวางแผนการผลิต โปรแกรมคอมพิวเตอร์ช่วยวางแผนการผลิตได้ถูกคิดค้นขึ้นและพัฒนามาอย่างต่อ เนื่อง จากอดีตโปรแกรมเพื่อช่วยในการวางแผนการจัดซื้อและปริมาณการจัดเก็บวัตถุดิบ ในการผลิตได้ถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายภายใต้ชื่อ MRP (Material requirements Planning) ต่อมาโปรแกรมนี้ได้รับการพัฒนาให้สามารถวางแผนการผลิตทั้งในด้านการใช้วัตถุ ดิบและการจัดลำดับการผลิต ตลอดจนการจัดสรรทรัพยากรต่างๆในด้านการผลิตเพื่อให้เกิดประโยชน์สูงสุด โดยเรียกโปรแกรมที่ได้รับการพัฒนานี้ว่าMRP II (Manufacturing Resource Planning) และปัจจุบันโปรแกรมนี้ได้ถูกพัฒนาขึ้นให้สามารถเชื่อมโยงข้อมูลไปยังฝ่าย ต่างๆทั่วทั้งองค์การ ทำให้การวางแผนโดยโปรแกรมคอมพิวเตอร์ไม่ได้กระเพียงแค่วางแผนการซื้อและการ ใช้วัตถุดิบ หรือแค่วางแผนการผลิต แต่โปรแกรมนี้ยังช่วยเป็นโปรแกรมที่สนับสนุนในด้านข้อมูลและช่วยในการวางแผน ทางการเงิน การบริหารการตลาด การจัดซื้อ การขายและการขนส่ง การบริหารบุคคล และงานอื่นๆทั่วทั้งองค์การ โปรแกรมนี้ได้ถูกตั้งชื่อว่า ERP (Enterprise Resource Planning) ปัจจุบันมีผู้จำหน่ายโปรแกรมนี้อยู่ทั่วโลกและได้มีการนำมาใช้งาน และพัฒนาประสิทธิภาพการใช้งานอยู่อย่างต่อเนื่อง
          8. การใช้เทคนิคทางการวิจัยการดำเนินงาน (Operation research) เป็นเทคนิคที่ประยุกต์ใช้วิธีการทางคณิตศาสตร์และสถิติในการแก้ปัญหาโดยมุ่ง เน้นผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุด เช่น การหาเส้นทางขนส่งที่ทำให้เกิดต้นทุนต่ำสุดและขนส่งได้ทันเวลา การพิจารณาปริมาณการลงทุนในการปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตภายใต้เงื่อนไข สภาวการณ์ที่หลากหลายเพื่อให้ได้ผลผลิตสูงสุดภายใต้ต้นทุนการผลิตที่ต่ำที่ สุด การพิจารณาจำนวนเครื่องจักรที่ควรมีในสายการผลิตเพื่อให้เกิดผลคุ้มค่าในการ ลงทุนมากที่สุด วิธีการที่ใช้ในการวิจัยการดำเนินงานมีอยู่หลากหลายวิธีเช่น ทฤษฎีแถวคอย (Queuing Theory) การวางแผนเชิงเส้น (Linear programming) หรือการใช้ผังต้นไม้เพื่อช่วยการตัดสินใจ (Decision Tree) เป็นต้น