ลักษณะของแผนที่ดี

ลักษณะของแผนที่ดี
      " แผน " (Plan) คือ เอกสารที่จะมีการระบุอย่างชัดเจนว่า จะให้ใคร? ทำอะไร? ที่ไหน? อย่างไร? มีการประสานงานกันอย่างไร? ใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง? เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายที่ต้องการแผนที่ดีควรมีการกำหนดวัตถุประสงค์และ เป้าหมายที่ชัดเจน เข้าใจง่าย มีลักษณะยืดหยุ่น ง่ายต่อการดัดแปลงแก้ไขให้สามารถเข้ากับสถานการณ์ต่าง ๆ ที่เปลี่ยนแปลงไปได้ตลอดเวลา แต่ต้องคำนึงอยู่เสมอว่า แผนที่ดีต้องสามารถนำไปปฏิบัติได้จริง และต้องมีการดำเนินการอย่างต่อเนื่อง รวมทั้งมีการปรับปรุงให้เข้ากับยุคสมัยอยู่ตลอดเวลา อาจกล่าวได้ว่า 'แผนที่ดีนั้น ต้อง Dynamic' ซึ่งหากปล่อยให้แผนมีลักษณะเป็น Static หรือเป็นแผนที่นิ่ง ๆ ไม่มีการพัฒนาแล้ว กว่าจะสามารถดำเนินการได้แล้วเสร็จ เทคโนโลยี และสถานการณ์ต่าง ๆ ที่ปัจจุบันนี้เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วตลอดเวลา อาจทำให้ผลงานของคู่แข่งทิ้งห่างจากเราชนิดไม่เห็นฝุ่น หรืออาจจะผิดพลาดจากเป้าหมายไปมาก
ดังนั้น จึงต้องมีการวางแผนออกเป็นหลายระดับ ตามระยะเวลา เช่น การทำแผนประจำปี ซึ่งมีการปรับปรุงให้สอดคล้องกับความก้าวหน้าและสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไป หรือกำหนดเป็นแผน 4 ปี หรือ แผน 5 ปี เช่น แผนการบริหารราชการแผ่นดิน หรือแผนพัฒนาเศรษฐกิจและสังคมเห่งชาติ หรือในบางครั้งอาจต้องมีการวางแผนในระยะยาวกว่านั้น เช่น แผนการจัดหาของการไฟฟ้าฝ่ายผลิต ซึ่งหากเกิดไฟฟ้าไม่พอใช้ ก็จะเกิดผลกระทบต่อประเทศมาก จึงต้องมีการวางแผนล่วงหน้าเป็นเวลานาน
       ทั้งนี้ ก่อนจะทำการวางแผนได้นั้น จะต้องรู้ว่า วงจรของการบริหารแผน (Plan Cycle) เป็นอย่างไร ซึ่งการจะทำให้แผนที่ดีประสบความสำเร็จได้ จะต้องมีการบริหารแผนที่ดี ประกอบด้วย 3 ชั้นตอน ได้แก่
1. การวางแผน (Planning)
2. การปฏิบัติตามแผน (Plan Implementation)
3. การประเมินผล (Plan Evaluation)
        การวางแผนนั้น เป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนการบริหารแผนนั่นเองและแผนที่ดีประกอบด้วย
1. ประกอบไปด้วย วัตถุประสงค์, ความเป็นเอกเทศ, การกำหนดรูปแบบการปฏิบัติงานตามแผนที่ดี, ระยะเวลาดำเนินการตามแผน, ผู้รับผิดชอบและผู้เกี่ยวข้อง
2. สื่อให้เกิดการทำงานที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
3. ต้องอยู่บนฐานของเป้าหมายในการสร้างความพึงพอใจให้กับลูกค้าให้มากที่สุด
4. ควรให้บุคลากรที่เกี่ยวข้องกับองค์การได้มีส่วนร่วมในการวางแผน
5. ต้องเป็นไปได้ในทางปฏิบัติ
6. ต้องมีความยืดหยุ่น สามารถตอบสนองสภาวะแวดล้อมที่มีการเปลี่ยนแปลงได้