การจัดรูปแบบตัวอักษรและเอกสาร

การจัดรูปแบบตัวอักษรและเอกสาร

เป็นรูปแบบความรู้แบบ ความรู้โดยนัย(Tacit Knowledge) เพราะว่าสามารถ ทำการอธิบายการจัดตัวอักษรและจัดเอกสารได้เอง มาจากทักษะที่เคยได้เรียนรู้มา นำมาแลกเปลี่ยนข้อมูลเพือ่ให้ผู้อื่นได้ศึกษา เป็นความรู้ที่ไม่สามารถถ่ายทอดออกมาเป็นคำพูดหรือลายลักษณ์อักษรได้โดยง่าย

 การกำหนดตำแหน่งข้อความสามารถจัดวางข้อความในเอกสารว่าจะให้ชิดด้านใดในเอกสารก็ได้ ซึ่งการจัดข้อความจะมีผล ต่อข้อความในย่อหน้านั้น

           วิธีกำหนดการจัดวางตำแหน่งข้อความในเอกสารทำได้ดังนี้
1. คลิกที่ใดๆ ในเอกสารที่ต้องการจัดวางตำแหน่งข้อความ
2. คลิกปุ่มเครื่องมือ เพื่อเลือกรูปแบบการจัดวางข้อความ

• ถ้าต้องการวางข้อความในเอกสารให้ ชิดซ้ายให้คลิกสัญรูป
• ถ้าต้องการข้อความในเอกสารให้อยู่ ตรงกลาง ให้คลิกสัญรูป
• ถ้าต้องการข้อความในเอกสารให้ ชิดขวา ให้คลิกสัญรูป
• ถ้าต้องการข้อความในเอกสารให้เต็มบรรทัดใหคลิกสัญรูป  
• ถ้าต้องการจัดวางข้อความให้ชิดขอบซ้ายและขวา โดยการแยกช่องไฟระหว่างตัวอักษรแต่ละตัวเท่าๆ กัน (มีใช้เฉพาะภาษาไทยเท่านั้น) ใหคลิกสัญรูป 

      การจัดวางข้อความนั้นจะอ้างอิงตามกั้นหน้าและกั้นหลังเป็นสำคัญ เช่น วางข้อความชิดขวา หมายถึง การวางข้อความ ให้อยู่ในแนวเดียวกับกั้นหลังที่อยู่ทางขวาของเอกสาร ซึ่งวิธีการจัดกั้นหน้าและกั้นหลังจะกล่าว ในหัวข้อต่อๆ ไป

1. คลิกเลือกบรรทัดใดๆ ในย่อหน้าที่ต้องการเปลี่ยนระยะห่างระหว่างบรรทัด
2. คลิกเลือกคำสั่ง รูปแบบ
3. คลิกเลือกคำสั่ง ย่อหน้า
4. จะปรากฎกล่องโต้ตอบ การย่อหน้า
5. กำหนดระยะห่างระหว่างบรรทัดในช่องระยะห่างระหว่างบรรทัด เช่นเลือก 2 เท่าจะหมายถึงเพิ่มระยะห่างระหว่างบรรทัด
เป็น 2 เท่า
6. ดูรูปตัวอย่างที่แสดงในกรอบ แสดงตัวอย่าง
7. คลิกเลือก ตกลง

ย้อนกลับ

    ก่อนอื่นต้องขออธิบายก่อนว่า ฟอนท์ มี 2 ประเภท คือ
1. ฟอนท์แบบ " True Type fonts" โดยจะเห็นสัญลักษณ์ หรือ หน้าชื่อฟอนท์แบบนี้ ซึ่งฟอนท์ True Type จะให้ผลลัพธ์การพิมพ์ ที่ตรงกับที่แสดงบนจอภาพเสมอ
2. ฟอนท์แบบ "Printer fonts" ฟอนท์แบบนี้ อาจมีผลลัพ์การพิมพ์ที่แตกต่างกับที่เห็นบนหน้าจอ แต่การทำงานที่ได้จะเร็วกว่าแบบแรก

              ขั้นตอนการเลือกแบบอักษรมีดังนี้
          วิธีที่ 1
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการเปลี่ยนแปลงรูปแบบตัวอักษร
2. คลิกปุ่ม  จะปรากฎรายการเลือกแบบชุดอักษร
3. คลิกเมาส์ เลือกรูปแบบตัวอักษร
4. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

            วิธีที่ 2
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการเปลี่ยนแปลงรูปแบบตัวอักษร
2. คลิกคำสั่ง รูปแบบ จะปรากฎคำสั่งย่อยขึ้นมาให้เลือก
3. คลิกคำสั่ง แบบอักษร จะปรากฎกรอบโต้ตอบของคำสั่ง แบบอักษร
4. ภายในกรอบโต้ตอบจะมี 3 แท็บ คลิกเลือก รูปแบบอักษร
5. คลิกเลือกแบบอักษรตามต้องการ
6. ดูตัวอย่างแบบอักษรจากกล่องแสดงตัวอย่าง
7. คลิกปุ่ม ตกลง
8. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

      เมื่อต้องการระบุขนาดตัวอักษร สามารถ กรอกตัวเลขขนาดของตัวอักษรได้ทันที แม้ว่าขนาดที่กรอกจะไม่มีในรายการก็ตาม ซึ่งจะทำให้สามารถกำหนดขนาดตัวอักษรได้ใหญ่เท่าใดก็ได้

                  การเปลี่ยนขนาดตัวอักษร
                วิธีที่ 1
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการเปลี่ยนขนาด
2. คลิกปุ่ม  จะปรากฎรายการขนาดของตัวอักษรขึ้นมาให้เลือก
3. คลิกเลือกขนาดของตัวอักษรที่ต้องการ ขนาดดังกล่าวเป็นตัวเลขบอกความสูงของตัวอักษร มีหน่วยเป็นพอยต์ ซึ่ง
มีค่าเท่ากับ 1/72 นิ้ว

    วิธีที่ 2
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการเปลี่ยนขนาด
2. คลิกคำสั่ง รูปแบบ จะปรากฎคำสั่งย่อยขึ้นมาให้เลือก
3. คลิกคำสั่ง แบบอักษร จะปรากฏกรอบโต้ตอบของคำสั่ง แบบอักษร
4. ภายในกรอบโต้ตอบจะมี 3 แท็บ คลิกเลือก รูปแบบอักษร
5. คลิกเลือกขนาดตัวอักษรตามต้องการ
6. ดูตัวอย่างขนาดตัวอักษรจากกล่องแสดงตัวอย่าง
7. คลิกปุ่ม ตกลง
8. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

 

 

ย้อนกลับ

    วิธีที่ 1
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการเปลี่ยนสี
2. คลิกเมาส์ ปุ่ม  จะปรากฏสีต่างๆ มาให้เลือก

3. คลิกเมาส์ เลือกสีที่ต้องการ
4. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

             วิธีที่ 2
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการเปลี่ยนสี
2. คลิกคำสั่ง รูปแบบ จะปรากฎคำสั่งย่อยขึ้นมาให้เลือก
3. คลิกคำสั่ง แบบอักษร จะปรากฎกรอบโต้ตอบของคำสั่ง แบบอักษร
4. ภายในกรอบโต้ตอบจะมี 3 แท็บ คลิกเลือก รูปแบบอักษร
5. คลิกเลือก สี ตามต้องการ
6. ดูตัวอย่าง สี จากกล่องแสดงตัวอย่าง
7. คลิกปุ่ม ตกลง
8. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี  

      การจัดรูปแบบอักษรเพื่อให้เอกสารดูสวยงามและข้อความบางแห่งดูเด่นชัดขึ้น โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ดมีทั้งคำสั่ง
และสัญรูปแบบอักษร คือ ตัวหนา ตัวเอียง ขีดเส้นใต้ การใช้คำสั่งเหล่านี้อาจใช้พร้อมกันได้

      วิธีที่ 1
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการจัดรูปแบบอักษร
2. คลิกสัญรูป  ถ้าต้องการให้ข้อความในพื้นที่เลือกเป็นแบบตัวหนา
    คลิกสัญรูป  ถ้าต้องการให้ข้อความในพื้นที่เลือกเป็นแบบตัวเอียง
    คลิกสัญรูป  ถ้าต้องการให้ข้อความในพื้นที่เลือกเป็นแบบขีดเส้นใต้
3. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

             วิธีที่ 2
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการจัดรูปแบบอักษร
2. คลิกคำสั่ง รูปแบบ จะปรากฎคำสั่งย่อยขึ้นมาให้เลือก
3. คลิกคำสั่ง แบบอักษร จะปรากฎกรอบโต้ตอบของคำสั่ง แบบอักษร
4. ภายในกรอบโต้ตอบจะมี 3 แท็บ คลิกเลือก รูปแบบอักษร
5. คลิกเลือก ลักษณะของแบบอักษร ตามต้องการ
6. ดูตัวอย่าง แบบอักษรจากกล่องแสดงตัวอย่าง
7. คลิกปุ่ม ตกลง
8. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

 

ย้อนกลับ

     วิธีการกำหนดตัวอักษรยกและตัวอักษรห้อย มีขั้นตอนดังนี้
1. เลือกข้อความที่ต้องการทำอักษรยก หรืออักษรห้อย
2. เลือกคำสั่ง รูปแบบ
3. เลือกคำสั่ง แบบอักษร จะปรากฎกรอบโต้ตอบ แบบอักษร
4. คลิกเมาส์ ที่แท็บ แบบอักษร
5. คลิกเมาส์ เลือกว่าจะให้อักษรเป็นแบบตัวยก หรือตัวห้อยในกรอบ ลักษณะพิเศษ โดย
6. ต้องการอักษรตัวยก เช่น ทำได้โดย คลิกเมาส์ ให้เกิดเครื่องหมายถูกที่หน้าตัวยก
    ต้องการอักษรตัวห้อย เช่น ทำได้โดย คลิกเมาส์ ให้เกิดเครื่องหมายถูกที่หน้าตัวห้อย
7. ดูตัวอย่าง ตัวยก - ตัวห้อย จากกล่องแสดงตัวอย่าง
8. คลิกเมาส์ ที่ปุ่ม ตกลง

     ในการสร้างเอกสารโดยทั่วๆ ไปแล้ว การเน้นข้อความบางส่วนให้เด่นกว่าส่วนอื่น ในเอกสารทั่วๆ ไป เป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ ตัวอย่างเช่น การเน้นข้อความให้ผู้อ่านนั้นสนใจเป็นพิเศษ หรือการกำหนดหัวข้อต่างๆ การเน้นหัวข้อนั้นมีด้วยกันหลายวิธีเช่น การขีดเส้นใต้ การทำตัวหนา การทำตัวเอน แต่มีอีกวิธีหนึ่งที่นิยมกันมากคือ การตีกรอบข้อความ ซึ่งสามารถทำได้ง่ายๆ ดังนี้

 

1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการตีกรอบ
2. คลิกเมาส์ ที่สัญรูป  จะปรากฎเครื่องมือในการตีกรอบเอกสารให้คุณเลือก
3. คลิกเมาส์ เลือกแนวการตีเส้นดังนี้

     สัญรูป เป็นการตีเส้น ในแนวนอนด้านบน

     สัญรูป เป็นการตีเส้น ในแนวนอนด้านล่าง

     สัญรูป  เป็นการตีเส้น ในแนวตั้งด้านซ้าย

     สัญรูป  เป็นการตีเส้นในแนวตั้งด้านขวา
     สัญรูป  เป็นการตีเส้น ล้อมข้อความเลือกทั้งหมด
4. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

การเปลี่ยนระยะห่างระหว่างย่อหน้า
1. คลิกเลือกที่บรรทัดใดๆ ของย่อหน้าที่ต้องการปรับระยะระหว่างย่อหน้า
2. เลือกคำสั่งรูปแบบ
3. คลิกเลือกคำสั่ง ย่อหน้า
4. จะปรากฎกล่องโต้ตอบ การย่อหน้า
5. กำหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่แล้วทำโดย กำหนดที่กรอบระยะห่าง ดังนี้
5.1 เพิ่มระยะห่างระหว่างย่อหน้าที่แล้วทำโดยคลิกเลือก เพิ่มระยะใน ก่อนหน้า
5.2 เพิ่มระยะห่างระหว่างย่อหน้าถัดไปทำโดยการคลิกเลือก เพิ่มระยะใน หลังจาก
4. ดูรูปตัวอย่างที่แสดงในกรอบ แสดงตัวอย่าง
5. คลิกกเลือก ปุ่ม ตกลง

          การตั้งกั้นหน้าและกั้นหลังเป็นการช่วยกำหนดขอบเขตของข้อความในเอกสารไม่ให้เกินขอบเขตที่คุณได้กำหนดไว้ กำหนดขอบเขตให้กับข้อความในเอกสาร
           วิธีที่ 1
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการตั้งกั้นหน้า - กั้นหลัง จะปรากฎแถบสี
2. คลิกปุ่ม กั้นหน้า บนแถบไม้บรรทัดค้างไว้แล้วเลื่อนไปทางซ้ายหรือไปทางขวา ถ้าต้องการตั้งกั้นหน้า
3. คลิกปุ่ม กั้นหลัง บนแถบไม้บรรทัดค้างไว้แล้วเลื่อนไปทางซ้ายหรือไปทางขวา ถ้าต้องการตั้งกั้นหลัง
4. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

         วิธีที่ 2
1. กำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมข้อความที่ต้องการตั้งกั้นหน้า - กั้นหลัง จะปรากฎแถบสี
2. คลิกคำสั่ง รูปแบบ
3. คลิกคำสั่ง แท็บ
4. จะปรากฎกรอบโต้ตอบของคำสั่ง แท็บ
5. คลิกเลือกรายการ แถบหยุดเริ่มต้น เพื่อเปลี่ยนค่าระยะกั้นหน้า - กั้นหลัง
6. คลิกปุ่ม ตกลง
7. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

 

ย้อนกลับ

          การกำหนดแท็บเป็นการช่วยเพิ่มความสะดวกในการกรอกข้อมูลในแต่ละบรรทัดให้ตรงกัน ถ้าคุณกดคีย์บอร์ดปุ่ม <Tab> 1 ครั้ง จะทำให้ I เลื่อนไปเป็นระยะที่กำหนดไว้ ซึ่งแรกเริ่มแล้วระยะแท็บ (Tab) มีค่าเท่ากับ 0.5 นิ้ว แต่คุณสามารถกำหนด ระยะแท็บนี้ได้ตามที่ต้องการซึ่ง Tab ที่ใช้บ่อยๆ ใน Word มี 4 ประเภท ดังนี้
          Left Tab  เป็นการกำหนดให้ต้นข้อความ (ด้านซ้าย) อยู่ในแนวเดียวกับ Left Tab ซึ่งการใช้ Tab นี้มักใช้กับข้อความโดยทั่วๆ ไป
          Right Tab  เป็นการกำหนดให้ท้ายข้อความ (ด้านขวา) อยู่ในแนวเดียวกับ Right Tab ซึ่งการใช้ Tab นี้มักจะใช้กับข้อมูลจำพวกตัวเลข
          Center Tab  เป็นการกำหนดให้กึ่งกลางของข้อความอยู่ในแนวเดียวกับ Center Tab
          Decimal Tab  เป็นการกำหนดให้จุดทศนิยมอยู่ในแนวเดียวกับ Decimal Tab นี้เหมาะสำหรับเรียงตัวเลขโดยให้จุดทศนิยมนั้นตรงกัน

                           วิธีการกำหนด Tab ดังที่กล่าวมาแล้วนั้น สามารถทำได้ดังนี้
1. คลิกเมาส์ที่     ซึ่งอยู่ด้านซ้ายมือของไม้บรรทัดจนเกิดสัญลักษณ์แสดงรูปแบบ Tab ที่ต้องการ
2. คลิกเมาส์ที่ไม้บรรทัดให้จุดที่คุณต้องการตั้ง Tab จะปรากฎสัญลักษณ์แสดงบนไม้บรรทัด
3. ทำข้อ 1 และข้อ 2 ซ้ำจนได้ Tab ทั้งหมดที่ต้องการ

การยกเลิกแท็บ
       ทำได้ง่ายๆ โดยการ คลิกเมาส์ ที่ Tab แล้ว Drag mouse ให้ Tab นั้นออกจากบริเวณไม้บรรทัด

 

   การจัดตัวอักษรหน้าข้อความเป็นตัวใหญ่ โดยการกำหนดพื้นที่ทำงานให้ครอบคลุมตัวอักษรหรือข้อความที่ต้องการ จัดให้เป็นตัวใหญ่ จะปรากฎแถบสี
1. คลิกคำสั่ง รูปแบบ
2. คลิกคำสั่ง ตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่ จะปรากฎกรอบโต้ตอบของคำสั่ง ตัวอักษรขึ้นต้นขนาดใหญ่
3. คลิกเลือกปรูปแบบที่ต้องการ
    ทางเลือกของการทำตัวอักษรหน้าข้อความเป็นตัวใหญ่สี 3 แบบ ได้แก่
ไม่มี       ยกเลิกการทำตัวอักษรหน้าข้อความเป็นตัวใหม่
ปล่อย    ทำตัวอักษรหน้าข้อความเป็นตัวใหญ่
ในขอบ  ทำตัวอักษรหน้าข้อความเป็นตัวใหญ่ และผลักตัวอักษรส่วนที่เหลือให้ย่อยหน้าเข้าไป
4. คลิกปุ่ม ตกลง
6. คลิกนอกพื้นที่ทำงานเพื่อยกเลิกแถบสี

   

     การเปลี่ยนตัวอักษรภาษาอังกฤษเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ พิมพ์เล็กทำได้ง่ายดังนี้
วิธีที่ 1 กดแป้น Caps Lock ที่คีย์บอร์ด ครั้งเดียวแล้วปล่อยก็จะได้ภาษาอังกฤษพิมพ์ใหญ่ ถ้าต้องการเปลี่ยนเป็นพิมพ์เล็ก
            ให้กดกดแป้น Caps Lock ที่คีย์บอร์ดอีกครั้ง
วิธีที่ 2 กดแป้น Shift ที่คีย์บอร์ด ในการกด Shift จะต้องกดค้างไว้แล้วพิมพ์ตัวอักษรภาษาอังกฤษที่ต้องการพิมพ์ตัวใหญ่
             เมื่อปล่อยแป้น Shift จะเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษพิมพ์เล็กทันที

 

เครดิต : http://203.172.198.242/Com-tranning/Online_Word/page3.htm