จัดทำแผนปฏิบัติการอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

                 จัดทำแผนปฏิบัติการอย่างไรให้มีประสิทธิภาพ

 

 

แผนปฏิบัติการ

คือ ผลของการแปลงความคิดในการจะทำสิ่งต่างๆ ที่อยู่ในหัว

คนทำงานให้ออกมาอยู่ในกระดาษหรือไฟล์คอมพิวเตอร์ที่ผ่านกระบวนการในการกลั่นกรองแล้วว่ามี

ความเป็นไปได้ และสอดคล้องกับเป้าหมายในการทำงานที่กำหนดไว้ โดยมีวัตถุประสงค์ในการจัดทำ

แผนปฏิบัติการ คือ

 1.

เพื่อให้มั่นใจว่ามีแนวทางในการสร้างความสำเร็จให้กับเป้ าหมายที่กำหนดไว้ได้

 

 

 2.

เพื่อป้ องกันและลดความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้นในการทำงานไว้ล่วงหน้า

 

 

 3.

เพื่อลดความขัดแย้งในการทำงานที่ต้องเกี่ยวข้องกับหลายหน่วยงาน

 

 

 4.

เพื่อลดความผิดพลาดและลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน

 

 

 5. เพื่อจัดลำดับความสำคัญและเร่งด่วนของการทำงานไว้ล่วงหน้าเพื่อใช้ในการมอบหมายงานให้กับผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องได้อย่างมีประสิทธิภาพมาก

 7. เพื่อใช้ในการกำหนดงบประมาณค่าใช้จ่ายประจำปี

 8. เพื่อให้แผนที่วางไว้มีความเป็นไปได้และใกล้เคียงกับการที่จะปฏิบัติจริงให้มากที่สุด

 1. วิเคราะห์ความจำเป็นของการจัดทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan Needs)ความจำเป็นในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีของแต่ละหน่วยงาน มาจากแหล่งต่าง ๆ ดังนี้

1.1

แผนปฏิบัติการเชิงกลยุทธ์ประจำปีขององโดยทั่วไปแล้ว เวลาองค์กรกำหนดเป้าหมายเชิงกลยุทธ์มักจะมีการจัดทำแผนงานหรือ

โครงการรองรับอยู่แล้ว และแผนงานเหล่านี้ก็จะถูกส่งไปเป็นแผนปฏิบัติการของหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง เช่น

แผนการออกสินค้าใหม่ มักจะเป็นแผนปฏิบัติการของฝ่ายการตลาดและฝ่ายวิจัยและพัฒนาผลผลิตภัณฑ์

แผนการจัดทำระบบติดตามการจัดส่งสินค้าโดยใช้ไอที มักจะเป็นแผนปฏิบัติการขององค์กรที่รับผิดชอบ

โดยหน่วยงานไอที

1.2

เป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรแผนปฏิบัติการบางอย่างไม่ได้มาจากแผนขององค์กร แต่เกิดจากเป้าหมายเชิงกลยุทธ์

ขององค์กร เช่น แผนปฏิบัติการของฝ่ายทรัพยากรบุคคลเรื่องการพัฒนาทักษะ ด้านภาษา และวัฒนธรรมที่

แตกต่างกัน อาจจะเกิดจากเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กรเรื่องการขยายตลาดหรือเปิดสาขาในต่างประเทศ

1.3

เป้าหมายประจำปีของหน่วยงานอื่นแหล่งที่มาที่สำคัญอีกแหล่งหนึ่งของความจำเป็นในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี

คือ การขอการสนับสนุนจากหน่วยงานอื่น เพื่อให้เขาสามารถบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ในการทำงานของปี

นั้นๆได้ เช่น ฝ่ ายขายต้องการให้ฝ่ายไอทีสนับสนุนเรื่องการจัดทำระบบฐานข้อมูลของลูกค้า ดังนั้น

 

ประจำปีของฝ่ายไอที

แผนปฏิบัติการด้านการจัดทำระบบฐานข้อมูลของลูกค้าของฝ่ายขาย จึงกลายมาเป็นที่มาของแผนปฏิบัติการ

1.4

เป้าหมายของหน่วยงานตัวเอ'คนส่วนใหญ่จะคุ้นเคยกับที่มาในแหล่งนี้ คือ จัดทำแผนปฏิบัติการขึ้นมารองรับ

เป้ าหมายการทำงานประจำปีของหน่วยงานตัวเองที่ได้รับมาหรือกำหนดขึ้นมา

2.

จังลำดับความสำคัญของแผนปฏิบัติการเนื่องจากในบางปี เรามีแผนปฏิบัติการที่ต้องทำจำนวนมาก ดังนั้น ควรจะมีการวิเคราะห์

เพื่อจัดลำดับความสำคัญของแผนเสียก่อน ถ้ามีข้อจำกัดเรื่องเวลา เราจะได้ทราบว่าควรจะทำแผน

ตามลำดับ ก่อน

- หลัง และจะช่วยเป็นข้อมูลให้กับเราในการปรับเพิ่มหรือลดงบประมาณของแต่ละ

แผนงานได้อีกด้วย

 3. การจัดทำแผนปฏิบัติการในการจัดทำแผนปฏิบัติการควรจะดำเนินการตามหัวข้อ ดังต่อไปนี้

ส่วนที่

1 : ข้อมูลทั่วไปของแผนปฏิบัติการ

 

 

ชื่อแผนงาน  ผู้รับผิดชอบแผนงาน  วัตถุประสงค์หลักของแผนงาน  ระยะเวลาในการดำเนินการโดยรวม

 ส่วนที่

 

2 : รายละเอียดของแผนปฏิบัติการขั้นตอนหลักการของแผนปฏิบัติการ กิจกรรมหลักในแต่ละขั้นตอนวันเดือนที่จะดำเนินการ (อาจจะกำหนดวันใดวันหนึ่งหรือเป็นช่วงเวลา

 

ถ้าผิดพลาดจะเกิดผลกระทบต่อแผนปฏิบัติการ โดยรวม) หรือปัญหาอุปสรรคที่อาจจะเกิดขึ้นแนวทางในการป้องกันแก้ไข (แผนสองรองรับ)

 

 ส่วนที่

 

3 : วิเคราะห์โอกาสความสำเร็จของแผนปฏิบัติการเวลานำเสนอแผนปฏิบัติการส่วนใหญ่ เรามักจะมุ่งเน้นการจัดทำแผน การสร้างความ

มั่นใจว่าจะทำให้ได้ตามแผนอย่างไร แต่ยังขาดส่วนที่จะสร้างความมั่นใจให้ผู้บริหารได้เห็นว่าถ้าแผนปฏิบัติการนี้ ประสบความสำ เร็ จจะส่ งผลกระทบต่อเป้ าหมายมากน้อยเพียงใด

ดังนั้น ในส่วนนี้จึงเป็นส่วนที่ผู้จัดทำแผนต้องสรุปในภาพรวมให้เห็นอย่างชัดเจนว่า ถ้าทำตามแผนปฏิบัติการตามที่กำหนดไว้แล้วจะเกิดอะไรขึ้นบ้าง จะช่วยให้เป้ าหมายที่กำหนดไว้บรรลุผลสำเร็จ

หรือไม่ มากน้อยเพียงใด เพราะอะไร

ดังนั้น

 

 จากการศึกษา และค้นคว้าเกี่ยวกับการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี จึงทำให้เราสามารถ

 1. ระยะเวลาอันจำกัดของระบบการบริหารจัดการจากหน่วยเหนือ เพราะระยะเวลาที่ให้

 2. ความหลากหลายของหน่วยงาน และความเป็นอัตลักษณ์ของแต่ละหน่วยงานทำให้การ

 3. ไม่ให้ความสำคัญในการจัดทำแผน

4. การไม่ปฏิบัติงานตามแผน ลักษณะการทำงานตามอำเภอใจจะเปลี่ยนแปลงเมื่อไหร่ อย่างไร

 5. เปลี่ยนแปลงแผนการดำเนินงานตามใจฉัน

 1. ควรจะมีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบเรื่องการจัดทำแผนโดยตรง เพราะแต่ละหน่วยงานก็มีอัตลักษณ์ 2. สร้างจิตสำนึกแก่ผู้รับผิดชอบและเห็นความสำคัญในการจัดทำแผนว่า แผน คืองานและหน้าที่

 3. ในการจัดทำแผนปฏิบัติการควรจะมีความยืดหยุ่น แต่ก็ไม่ควรที่จะตึงหรือหย่อนเกินไป 4. ควรมีการสรุปและประเมินแผนปฏิบัติการประจำปี เป็นรายเดือน รายไตรมาส และรายปี เพื่อ

 สรุป

การจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี

(Action Plan)

ประเด็นสำคัญอยู่ที่การได้มาซึ่งความจำเป็น

ในการจัดทำแผน การจัดทำแผน และการวิเคราะห์โอกาสผลสำเร็จที่เกิดจากแผนที่มีต่อเป้าหมายที่

กำหนดไว้ ดังนั้น ในปี ต่อไปทั้งผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานในสายงานต่างๆ ควรมีการปรึกษาหารือถึง

แนวทางในการจัดทำแผนปฏิบัติการควรจะเป็นอย่างไร จะได้ออกมาในแนวทางเดียวกัน รวมถึงทั้งสอง

ฝ่ายต้องมาหาข้อสรุปร่วมกันว่า สิ่งที่คาดหวังจากการนำเสนอแผนปฏิบัติการนั้นคืออะไร ไม่ใช่แค่เพียงมี

แผน ไม่ใช่แค่แผนดูดี นำเสนอเก่ง แต่จะต้องมีส่วนที่วิเคราะห์ผลกระทบของแผนที่มีต่อเป้าหมายที่

เกี่ยวข้องอีกด้วย ถ้าสามารถทำได้ครบถ้วนตามที่นำเสนอมานี้ รับรองได้ว่าโอกาสที่แผนปฏิบัติการ

จะเป็นเพียงกระดาษสำหรับการนำเสนอก็จะมีน้อยลง แผนปฏิบัติการก็จะกลายเป็นเครื่องมืออันทรง

ประสิทธิภาพให้ทั้งกับผู้บริหารและคนทำงานในทุกสายงานอย่างแท้จริง

 

 

อ้างอิง

เสนาะ ติเยาว

. 2543. หลักการบริหาร : การวางแผน. กรุงเทพฯ : โรงพิมพ์ มหาวิทยาลัยธรรมศวัฒนา วงศ์เกียรติรัตน์. 2540. การบริหารแผนงานเชิงกลยุทธ์ในหน่วยงานภาครัฐบาล. ภาควิชารัฐประศาสนศาสตร์ คณะรัฐศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

 

 

 

http://www.siamhrm.com/index.ph(ค้นเมื่อวันที่ 3 มิถุนายน 2552)

 http://www.hrcenter.co.th(ค้นเมื่อวันที่ 9 กรกฎาคม 2552)

 

 

 

 

 

เพราะถ้าแผนปฏิบัติการตึงเกินไป ก็จะทำให้เกิดความตึงเครียดในการดำเนินงาน และในทางตรงกันข้าม

แผนปฏิบัติการที่เปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลาก็จะสะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพของหน่วยงานหรือ

องค์กร ดังนั้นจึงควรปฏิบัติงานให้เป็นไปตามแผน และให้มีการเปลี่ยนแปลงแผนปฏิบัติการให้น้อยที่สุด

 

วิเคราะห์ผลการดำเนินงานของการปฏิบัติการ เพื่อที่จะได้ปรับปรุงและแก้ไขได้ทันตามสถานการณ์

ในแต่ละช่วงเวลา เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด

ที่แตกต่างกันไป และกำหนดช่วงเวลาในการจัดทำแผนให้ชัดเจน

 

ที่จะต้องปฏิบัติงานทั้งปี เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการวางแผน และเป็นทิศทางในการดำเนินงาน

ของหน่วยงาน

จากปัญหาข้างต้น จึงขอเสนอแนะแนวทางในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี ดังนี้

ก็ได้ โดยไม่คำนึงถึงหน่วยงานอื่นๆ ที่เกี่ยวข้องที่จะต้องร่วมรับผิดชอบ และเพิ่มภาระงาน และเสียเวลา

ในการบริหารจัดการ

 

ประสานและการรวบรวมแผนการปฏิบัติงานต้องใช้ระยะเวลาในการบริหารจัดการ

ดำเนินงานส่วนใหญ่ จะให้ดำเนินงานในช่วงระยะเวลาอันจำกัด

สรุปปัญหาที่พบจากการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปีได้ ดังต่อไปนี้

หน่วยงาน/บุคคลที่เกี่ยวข้องทรัพยากรที่ต้องการ เช่น งบประมาณ คน เครื่องมือ อุปกรณจุดวิกฤตที่สำคัญหรือข้อควรระวัง (

 

 

เพื่อให้เห็นภาพที่ชัดเจนยิ่งขึ้น จึงขอนำเสนอขั้นตอนในการจัดทำแผนปฏิบัติการประจำปี ดังนี้ คือ

 

6.

ยิ่งขึ้น เพราะทุกคนจะทราบว่าใครจะต้องทำอะไร เมื่อไหร่ อย่างไร