15-06-2554ภารกิจหลังจากได้รับการอนุมัติโครงการแล้ว

ทำอะไรอีกหลังจากโครงการได้รับการอนุมัติแล้ว

การจัดทำโครงการ มีคำถามต่อว่าหลังจากที่ได้รับการอนุมัติโครงการและแผน จาก สสอ. แล้ว จะทำอย่างไรต่อ คนทำงานใหม่ๆ คงมึนตึบ ไม่รู้ว่าจะเริ่มยังไง ใช่ไหมหล่ะครับ 

ไม่เป็นไร เรามาเรียนรู้ด้วยกัน

ขั้นตอนแรก คือ แยกกิจกรรมในโครงการออกมาวางแผนก่อนว่า เนื้องานจริงๆ มีอะไรและเกี่ยวข้องกับใครบ้าง ทำแบบตาราง GANTT CHART ก็ได้ครับ ตัวอย่างการจัดประชุม มีกิจกรรมคร่าวๆ ดังนี้

1.ประชุมผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง เช่นประชุม อสม. ผู้ประกอบการร้านค้ารายละเอียดของงานก็จะต้องมี

-  ก่อนจะประชุมจะต้องทำเรื่องยืมเงินโดยใช้แบบสัญญาการยืมเงินที่ทางอำเภอกำหนดให้ และเตรียมการดังนี้

- เตรียมเนื้อหา วาระการประชุม

- ประสานวิทยากรในการประชุม / ประสานผู้เข้าประชุม

- เตรียมสถานที่จัดประชุม ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่างไร ในส่วนของผ้าป้าย เนื้อหาในผ้าป้ายควรประกอบด้วย ชื่อโครงการ   วันเดือนปีที่จัดประชุม สถานที่จัดประชุม เตรียมเครื่องเสียง โปรเจคเตอร์

- เตรียมอาหารกลางวัน อาหารว่าง เครื่องดื่ม (ถ้ามี) ติดต่อประสานใคร อย่างไร

- ทำเรื่องขออนุมัติจัดซื้อวัสดุในการประชุม(ถ้ามี) ต้องทำล่วงหน้าก่อน 1  สัปดาห์

- เตรียมเอกสารการลงลายมือชื่อของผู้เข้าประชุม ประกอบด้วย หัวข้อเรื่อง ตารางการเข้าประชุม ประกอบด้วย ลำดับ ชื่อสกุล ที่อยู่ ลายมือชื่อ เช้า บ่าย  โดยจะนำมาประกอบในการเบิกจ่ายค่าอาหาร หรือ ถ้าเป็นค่าตอบแทนก็จะเป็นใบสำคัญรับเงินคนละ 1 แผ่น

- ทำหนังสือเชิญหัวหน้ามาเปิดการประชุม เชิญ ผอ. มากล่าวรายงาน

- ทำคำกล่าวรายงาน/คำกล่าวเปิด

- พิธีเปิดจะมีการจุดเทียนธูปหรือไม่ก็แล้วแต่ผู้จัด

- เข้าสู่กระบวนการประชุม

-  ในการเชิญวิทยากร จะต้องเตรียมใบสำคัญรับเงินค่าวิทยากรและหลักฐานของวิทยากรประกอบด้วย สำเนาบัตรประชาชนหรือบัตรข้าราชการของวิทยากร

- ในการประชุมบางครั้งต้องมีการมอบหมายงาน ให้มอบหมายงานให้เสร็จเรียบร้อยถ้ามีข้อสงสัยให้มีการเปิดเวทีสอบถาม อย่าให้ค้างคาใจ ถ้าจะต้องมีการส่งงาน แบบรายงานนั้นจะต้องได้รับการชี้แจงถึงรายละเอียดที่จะต้องกรอกและกำหนดวันส่งงานด้วย

- หลังจากประชุมเสร็จ ให้สรุปผลการประชุมเป็นเอกสารว่าในการประชุมนั้นมีมติที่จะต้องดำเนินการต่อ คือ อะไรบ้าง

-  การถ่ายภาพ มีความสำคัญมาก

-  ตรวจสอบหลักฐานหลังประชุมถ้าไม่เรียบร้อยให้หามาเพิ่มให้เรียบร้อย

เป็นยังไงบ้างครับ แค่เตรียมการประชุมเรื่องเดียวยังยุ่งยากขนาดนี้ยังมีเรื่องอื่นๆ อีกครับ  เช่น ในการประชุมจะต้องมีการขออนุมัติจัดซื้อวัสดุ ก็ให้ใช้แนวทางด้านล่างเป็นหลักครับ

การตรวจสอบหลักฐานประกอบการจัดทำขออนุมัติซื้อวัสดุ การจ้าง การเบิกจ่ายเงิน

ขออนุมัติชื้อ/จ้าง ต้องมีรายละเอียดประกอบดังนี้

          [     ]   บันทึกข้อความ ขออนุมัติซื้อ จ้าง

          [     ]   บันทึกข้อความ ใบสั่งซื้อ  จ้าง

          [     ]   เงื่อนไขการจ้าง

          [     ]   สำเนาทะเบียนพาณิชย์ หรือ   สำเนาบัตรประจำตัวผู้เสียภาษี

          [     ]   หนังสือรับรองการจดทะเบียนพาณิชย์

          [     ]   สำเนาบัตรประชาชน

          [     ]   สำเนาทะเบียนบ้าน

          [     ]   ประมาณการวัสดุก่อสร้าง / ประมาณการราคากลาง ((กรณีจัดจ้างก่อสร้าง)

          [     ]  แบบแปลนที่จะก่อสร้าง (กรณีจัดจ้างก่อสร้าง)

          [     ]   แผนประกอบ เช่น สำเนาแผนเงินบำรุง / แผนงบไทยเข้มแข็ง / แผนงานโครงการ

ส่วนขั้นตอนการเบิกจ่ายเงิน

ผอ. มีอำนาจในการอนุมัติเงินบำรุงตามแผนงานโครงการที่ได้ทำอยู่แล้ว อำนาจนี้ให้ ผอ. ไม่เกิน 50,000  บาท ต่อครั้ง ตัวอย่างเช่น การขออนุมัติเบิกจ่ายเงินค่าอาหารกลางวัน อาหารว่างและเครื่องดื่ม จำนวน  3,000 บาท  หลักฐานก็ประกอบด้วย ดังนี้

๑. บันทึกข้อความขออนุมัติเบิกจ่ายเงินค่าอาหารกลางวัน อาหารว่างและเครื่องดื่ม ซึ่งจะต้องมีรายละเอียดด้วยว่าจ้างใคร อย่างไร วงเงินเท่าไหร่ และระเบียบที่กำหนดเป็นอย่างไร

๒. ลายมือชื่อผู้เข้าประชุม ต้องเซ็นชื่อทั้ง เช้าและบ่ายด้วย

๓. สำเนาบัตรประชาชนผู้รับจ้างทำอาหาร

๔. สำเนาทะเบียนบ้านผู้รับจ้างทำอาหาร

๕. ใบสำคัญรับเงินค่าจ้างเหมาทำอาหาร

๖. โครงการและแผนปฏิบัติการ

ขั้นตอนต่อไปก็คือสรุปผลการประชุมหรือการทำงานเป็นรูปเล่ม งานถึงจะเสร็จสมบูรณ์เรียบร้อย

ยังมีต่ออีกนะครับ