ในฐานะเครื่องมือทางการบริหาร เทคโนโลยีมีบทบาทสำคัญซึ่งจำแนกได้ ดังนี้
1. เป็นเครื่องมือในด้านการบริหารองค์กร เพื่อให้ดำเนินงานตามวิธีระบบและบรรลุวัตถุประสงค์ ซึ่งโดยทั่วไปแล้วจะจัดการเกี่ยวกับ
(1) การกำหนดจุดมุ่งหมายและนโยบายเกี่ยวกับ บทบาท วัตถุประสงค์ การเรียนการสอน ตัวผู้เรียน และการจัดทรัพยากรการเรียน ให้มีความเหมาะสมและสอดคล้องกัน
(2) การให้การสนับสนุน จะต้องมีการวางแผนการจัดหาทรัพยากร ตลอดจนสิ่งอำนวยความสะดวก รวมทั้งการวางแผนปฏิบัติงานและการประเมินผลงาน
(3) การจัดบริการที่มีประสิทธิภาพ
(4) การสร้างความประสานสัมพันธ์ให้มีการร่วมมือในการปฏิบัติงานของทุกหน่วยงานย่อยในองค์กร ตลอดจนวิธีการเผยแพร่ข่าวสารและการติดต่อสื่อสาร เพื่อให้การปฏิบัติงานดำเนินไปด้วยความเรียบร้อยและสำเร็จตามวัตถุประสงค์
2. การเป็นเครื่องมือด้านธุรการ ได้แก่ การผลิตเอกสาร การนัดหมาย การทำ ทะเบียนนักศึกษา ทะเบียนครุภัณฑ์ การทำบัญชีการเงิน และการควบคุมงบประมาณ
3. ด้านการบริหารงานบุคลากร เป็นการนำเทคโนโลยีมาใช้ด้านการบริหารงานบุคลากรเพื่อการแต่งตั้งบุคลากรเข้ารับตำแหน่งให้เหมาะสมกับหน้าที่ โดยสอดคล้องกับความสามารถของแต่ละบุคคล ทั้งนี้เพื่อให้การดำเนินงานขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากการแต่งตั้งแล้ว เทคโนโลยียังสามารถใช้ในการสรรหา การคัดเลือกบุคลากร การพัฒนาบุคลากร การนิเทศงาน การบำรุงขวัญการทำงาน สวัสดิการ และการประเมินผลการปฏิบัติงานของบุคลากร
4. การบริหารวิชาการ จะใช้เทคโนโลยีในการเก็บระเบียนผลการเรียน การวัดและการประเมินผล พร้อมทั้งการรายงานผลการเรียน
5. ด้านการเผยแพร่และประชาสัมพันธ์ โดยการผลิตสื่อต่าง ๆ เพื่อใช้ในการประชาสัมพันธ์กิจการของสถาบันการศึกษา และการสร้างความเข้าใจอันดีระหว่างสถาบันการศึกษากับชุมชน
