คุณลิขิตมือใหม่ "แลกเปลี่ยนเรียนรู้การทำ KM หน่วยงานราชการ"

ครั้งที่ 2 ของการเป็นคุณลิขิตอย่างเป็นทางการ

" น้องรัก...เป็นคุณลิขิตให้พี่หน่อยซิ? "

พี่ที่เป็นวิทยากรที่ปรึกษาชวนหนูไปเป็นคุณลิขิตในงานแลกเปลี่ยนความรู้การทำ KM ของหน่วยงานราชการ 6 หน่วยงานซึ่งเป็นลูกค้าของสถาบัน ในวันที่ 2 สิงหา ตอนแรกหนูรับปากด้วยความมั่นใจเพราะเคยเป็นคุณลิขิตในงานมหกรรม KM แห่งชาติ ครั้งที่ 2 มาแล้ว และปกติก็รับหน้าที่เป็นเลขาของคณะทำงาน KM ของสถาบันอยู่แล้ว จึงคิดว่าไม่น่าจะมีอะไรยาก แต่พอใกล้วันจริงความกังวลก็มากขึ้น ยิ่งเมื่อได้เข้าร่วมประชุมเพื่อเตรียมงานครั้งนี้ ทั้งนี้เพราะความเชื่อมั่นของพี่ๆบวกกับไม่อยากทำให้สถาบันเสียชื่อ แม้ว่าจะเป็นพนักงานที่ทำงานอยู่ฉากหลังก็ตาม

การเตรียมตัวในการเป็นคุณลิขิตครั้งนี้ สิ่งที่คำนึงถึง.....

1. Why? วัตถุประสงค์ในการจัดงาน : เพื่อที่จะได้รู้ประเด็นที่จะต้องทำการ Capture ? และสิ่งที่จะต้องพิจารณาเมื่อต้อง AAR

ซึ่งในครั้งนี้เป็นการ share เพื่อทราบถึงความก้าวหน้า วิธีการในการทำ KM ให้แต่ละหน่วยงานได้รู้ว่าหน่วยงานอื่นทำอะไรกันบ้าง โดยที่วิทยากรของสถาบันได้กำหนดหัวข้อในการ share ในแต่ละช่วงเอาไว้แล้ว ซึ่งก็จะทำให้คุณลิขิตทราบได้ว่าในแต่ละช่วงเนื้อหาที่เราควรให้ความสำคัญจะเป็นเรื่องเกี่ยวกับอะไร จะบันทึกในรูปแบบไหนถึงจะเหมาะ

2. What? เนื้อหาความรู้ที่คาดว่าจะได้รับจากการ Sharing : เพื่อที่จะได้เตรียมรูปแบบ วิธีการในการบันทึก เพราะสามารถบันทึกได้หลายรูปแบบเหลือเกิน แต่ที่แน่ๆ รูปแบบไหนก็ได้ที่เราถนัด รูปแบบน่าสนใจอ่านเข้าใจง่าย เนื้อหาไม่หาย จัดเก็บสะดวก

วันนี้หนูเลือกที่จะใช้การทำ Mind Map ในการบันทึก เพราะว่าเราสามารถที่จะจัดกลุ่มขุมความรู้ที่สกัดออกมาได้เลย ทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ง่าย ได้รับประเด็นที่ตรงและชัดเจน สามารถตกแต่งใส่สีสันและรูปภาพได้ด้วย (เป็นการใช้ mind map ในการบันทึกเป็นครั้งแรกในชีวิตเลยค่ะ เรียนรู้แล้วก็ทำเลย เพราะทุกครั้งจะใช้การจดก่อนจนจบ แล้วค่อยกลับมาทำ ซึ่งทำให้เสียเวลาค่อนข้างมาก)  แต่ด้วยความที่เป็นมือใหม่ก็เลยใช้การพิมพ์บน word ควบคู่ไปกับการทำ mind map เพื่อลำดับความคิดก่อนว่า ความรู้ที่สกัดออกมา แบ่งออกเป็นหมวดหมู่ได้กี่หมวด กี่หัวข้อหลัก แล้วค่อยเอามาใส่ map ในช่วงพัก ซึ่งก็ใช้เวลาไม่นาน เพราะใช้การสกัดออกมาเป็นประโยคหลักตั้งแต่แรกแล้ว พอกลับมาอ่านดูคร่าวๆก็จะรู้ทันทีว่าควรแบ่งออกเป็นกี่หัวข้อหลัก

3. Who? ผู้เข้า How many? จำนวน : เนื่องจากจะได้คาดเดาจำนวน K-asset และคำถามที่จะเกิดขึ้นในการ Sharing จะได้ทราบว่าควรมีคุณลิขิตกี่คนจึงจะพอที่จะช่วยกันเก็บประเด็นที่ได้จากการ share เพราะถ้าคน share มากคน มีทั้งคนเล่า คนถาม คุณลิขิตก็งงได้นะค่ะ ถ้ามีผู้ช่วยเป็นคุณลิขิตมือ 2 ก็น่าจะดีกว่า

งานนี้มีคุณลิขิต 2 คนค่ะ ถึงแม้ว่าคนเข้าจะร่วมร้อย คนแชร์จะไม่ถึง 10 คน แต่ด้วยความที่เป็นมือใหม่ ประสบการณ์ในการบันทึกยังน้อง ประสบการณ์ในการทำ KM ก็น้อยด้วย คงไม่ทันและคงจะไม่สามารถเก็บประเด็นได้หมด แล้วเนื่องจากต้องนำเสนอตอนท้ายด้วย ต้องมีผู้ช่วยค่ะงานนี้

4. รูปแบบการจัดสถานที่ : เพราะถ้าเป็นการจัดในห้องประชุมที่มีขนาดใหญ่แล้วเราไม่ได้เป็นผู้ร่วม share เราควรจะอยู่ตำแหน่งไหนของห้อง และจะได้เตรียมอุปกรณ์ที่จะต้องใช้ให้เหมาะสม คือถ้าห้องเล็ก คนน้อย เราอาจจะนั่งอยู่ใกล้ๆ Fa หรือนั่งตรงข้ามกับ Fa ก็น่าจะดีกว่า แต่ถ้าห้องใหญ่อาจจะต้องนั่งแยกออกมา อยู่ด้ายข้าง ด้านหลังก็ว่ากันไปแล้วแต่ความสะดวก

5. มีการบันทึกภาพ / เสียงหรือไม่ : ถ้ามี หลังจากที่ capture ในห้องแล้วอาจจะตามเก็บประเด็นจากบันทึกนั้นก็ได้

6. เตรียมใจค่ะ ยึดคติว่า "กายพร้อม ใจพร้อม เราทำได้" แม้ว่าจะไม่มั่นใจเท่าไหร่

...เมื่อวันจริงมาถึง

เนื่องจากเป็นงานที่ค่อนข้างทางการ จัดในห้องประชุมขนาดใหญ่ เรื่องอากาศก็สำคัญนะค่ะ ถ้ารู้ว่าขี้หนาว ก็เตรียมเสื้อคลุมไปด้วยนะค่ะ หนูชอบไปก่อนเวลาเพื่อดูสถานที่ อุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการบันทึกและการนำเสนอผู้เข้าร่วม วันนี้การบันทึกเริ่มต้นตั้ง 9 โมงเช้า จนถึง บ่าย4 โมงเย็นกว่าๆ ยอมรับเลยค่ะว่าเหนื่อย แต่ก็ได้รู้อะไรเยอะเช่นเดียวกัน เราต้องตั้งใจฟัง มีสมาธิ จับประเด็น ลำดับความคิด เอาเป็นว่า สนใจและตั้งใจฟังมากกว่าผู้ที่มาร่วมวงก็ว่าได้  แต่เพราะเตรยมความพร้อมทั้งร่างกายและจิตใจมาเป็นอย่างดี ก็เลยพอไหวค่ะ

ในการจับประเด็นก็ต้องมีการลำดับเรื่องราวที่ผู้เล่าทำ เอาแบบจินตนาการให้เห็นภาพเลยนะค่ะ แล้วก็บันทึกสิ่งที่เขาเล่าออกมา หนูจะพยายามไม่เปลี่ยนแปลงคำพูด หรือประโยคเด็ดของเขา แต่ต้องเอาแต่เนื้อๆนะ ชิ้นเล็กชิ้นใหญ่เก็บไว้ด้วย  ถ้ามีช่วงพักก็ลองกลับมาดูสิ่งที่บันทึกไปว่ามีประเด็นไหนที่ขาดไป จะได้ให้ Fa ช่วยถามเพิ่มเติม

 .....ปัญหาที่พบ-วิธีแก้

- ตอนแรกกะว่าจะทำเป็น หัวข้อแล้วแบ่งเป็นข้อย่อย แต่อยู่ๆก็มีพี่ถามว่าทำ mind map ได้ไหม๊ ก็เลยลองเดี๋ยวนั้น เพราะเคยเล่นมาบ้างแต่ก้ไม่ชำนาญ แต่ก็ลองดูค่ะ พบว่าเร็วกว่ามาก แต่ถ้าให้ดีก็ควรจะลองให้แน่ใจว่าจะใช้อะไร เตรียมการให้ดีมาก่อนดีกว่า

- อยู่ดีๆก็ปวดหัว ตัวร้อน คงเป็นเพราะอากาศเย็น ประกอบกับตั้งใจฟังมากๆนานๆ ดีนะค่ะที่มียาติดไปด้วย

.....สิ่งที่ได้เรียนรู้

- ในการทำงานใดๆก็ตาม ควรมีการเตรียมการให้ดี เตรียมพร้อมร่างกายและจิตใจ พกพาความเชื่อมั่นไปด้วยเสมอ

- การเป็นคุณลิขิตหรือ historian ไม่ได้ยากอย่างที่คิด แล้วก็ไม่เหมือนกันการเป็นเลขาด้วย สามารถฝึกฝนได้ ยิ่งถ้าเป็นคนชอบเขียนชอบบันทึกก็จะยิ่งดี

- ในการจับประเด็น ถ้ามีประโยคเด็ด ไม่ควรนำไปดีความอีก เช่น "สร้างดาว สร้างคน"  "...ต้องรู้จักบริหารนาย..." เพราะจะทำให้คนอ่านจำได้ง่าย เข้าใจได้ตรงตามที่ผู้ส่งสารต้องการ แต่ถ้าจะอธิบายเพิ่มเติมบ้างก็ได้นะค่ะ

งานในครั้งนี้ทำให้หนูได้ประสบการณ์ในการเป็น "คุณลิขิต" ที่จะเอามาเล่าให้คนที่จะต้องมาเป็นคุณลิขิตมือใหม่คนอื่นๆฟังได้  ดีใจมากเลยค่ะ 

[Porjai]

ยินดีด้วยค่ะน้องรัก ที่ได้เข้ามาอย่างเต็มตัวซะที ได้ยินเสียงบ่นว่าไม่มีเรื่องจะเขียน แต่ก็ถ่ายทอดออกมาได้ดีทีเดียวค่ะ

ความสามารถในทักษะการเขียน ซึ่งต้องใช้หลักการเชิงวิเคราะห์ เพื่อให้สามารถถ่ายทอดออกมาให้ผู้อื่นรับรู้ได้  เป็นสิ่งที่สำคัญมาก โดยเฉพาะการที่ต้องฟัง คิด และเขียนไปพร้อมๆ กัน และน้องรักก็เป็นหนึ่งในผู้ที่ใช้ความสามารถได้อย่างชาญฉลาด  เป็นคุณลิขิตที่ทั้งสวยและเก่ง ถือว่าประสพความสำเร็จในเบื้องต้นไปขั้นหนึ่งแล้วนะคะ  คราวหน้าถ้ามีโอกาสต้องให้คำแนะนำพี่บ้างแล้วล่ะนะ

[โอ๋-อโณ]

คุณ Anocha เขียนได้ดีมากเลยค่ะ ลำดับความและเนื้อหา รวมทั้งสรุปแก่นให้คนอ่านได้ดี สมกับที่เป็น"คุณกิจด้านลิขิต"จริงๆค่ะ ขอชื่นชมและขอให้เขียนเล่าประสบการณ์ลักษณะนี้อีกนะคะ เป็นการจุดประกายและเป็นแบบอย่างการเขียนเล่าเรื่องที่ดีค่ะ จะนำไปใช้บ้าง ขอบคุณนะคะ

[ศิริ]

คุณ Anochy ค๊ะ ผู้เขียนชอบมากค่ะ และได้นำไปอ้างถึงที่นี่ค่ะ