"การสอนงาน (Coaching) กับระบบพี่เลี้ยง (Mentoring System)

ความเหมือนที่แตกต่าง"

 

           ในช่วงปีที่ผ่านมา  ระบบราชการไทยมีการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้นมากมาย  โดยเฉพาะอย่างยิ่งการบริหารทรัพยากรบุคคลแนวใหม่ที่มุ่งเน้นการพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กรให้เป็นผู้ที่มีความรู้รอบด้านมิใช่เพียงรู้ลึกในงานด้านใดด้านหนึ่งเพียงอย่างเดียว

           ความรอบรู้รอบด้านที่ว่านี้  คือ  การส่งเสริมให้มีการหมุนเวียนงาน (Job Rotation) ซึ่งข้อดีก็คือ  เปิดโอกาสให้คนในองค์กรได้เรียนรู้หาประสบการณ์จากงานใหม่ ๆ เปลี่ยนสภาพแวดล้อมการทำงานใหม่เป็นการกระตุ้นให้ได้พัฒนาศักยภาพของตนเองอย่างเต็มที่  อีกทั้งยังเป็นการเตรียมผู้นำในอนาคตที่มีความรู้และประสบการณ์เกี่ยวกับงานด้านต่าง ๆ ในองค์กร  ซึ่งจะช่วยให้การบริหารงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ  ตลอดจนพัฒนาไปสู่ความเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ (Learning Organization)  อย่างไรก็ดี  การหมุนเวียนงานอาจทำให้หลายคนเกิดความกังวลว่างานจะต้องเกิดการสะดุด ขาดความต่อเนื่อง  เนื่องจากการทำงานต้องใช้เวลาในการสั่งสมความชำนาญและโอกาสในการเรียนรู้งานใหม่ของแต่ละคนอาจจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสภาพแวดล้อมและวัฒนธรรมการทำงานของแต่ละหน่วยงานซึ่งยากจะคาดเดาได้ว่าการถ่ายทอดความรู้ที่จำเป็นในงานจะมีมากน้อยเพียงใด

              การสอนงานหรือระบบพี่เลี้ยง  จึงเป็นวิธีที่ช่วยปูพื้นฐานให้พนักงานใหม่หรือผู้ที่เปลี่ยนไปทำงานในตำแหน่งใหม่ หลายคนอาจจะสับสนว่าการสอนกับระบบพี่เลี้ยงเหมือนกันเพราะใช้ทักษะเดียวกัน  ได้แก่  ทักษะในการติดต่อสื่อสารและสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับบุคคลอื่น  แต่แม้ว่าจะทั้งสองกระบวนการจะใช้ทักษะเดียวกัน  แต่ก็มีความแตกต่างกัน  ซึ่งการเลือกใช้ให้เหมาะกับสถานการณ์และวัตถุประสงค์ก็จะเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาทรัพยากรบุคคลในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพและบรรลุตามเป้าหมายได้ดียิ่งขึ้น

              ผู้เขียนได้อ่านบทความเกี่ยวกับการสอนงานและระบบพี่เลี้ยงขององค์การด้านการบริหารทรัพยากรบุคคลหลายแห่งด้วยกัน  ซึ่งบทความต่าง ๆ ได้กล่าวถึงลักษณะที่แตกต่างกันไว้  โดยสรุปว่า  การสอนงาน (Coaching)  เป็นการพัฒนาความรู้และทักษะของบุคคลเพื่อให้มีผลการปฏิบัติงานที่ดีขึ้น  หรืออีกนัยหนึ่งการสอนงานมุ่งเน้นให้เกิดผลการปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพสูงและการทำงานได้ดีขึ้น ในการสอนงาน  หัวหน้างานหรือผู้ที่มีประสบการณ์ทำงานมากกว่าจะให้คำแนะนำวิธีปฏิบัติงานแก่ลูกน้องหรือพนักงานใหม่  โดยเป็นกระบวนการที่ใช้เวลาไม่นานและมักจะมีลักษณะเป็นการพูดคุยหารือกันเป็นครั้งคราว เพื่อปรับปรุงการทำงานในด้านใดด้านหนึ่งแบบมีเป้าหมายที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง  ดังนั้น  การสอนงานจะเป็นกระบวนการที่หัวหน้างานใช้ในการพัฒนาศักยภาพของลูกน้องให้มีความรู้ ทักษะ และพฤติกรรมในการทำงานให้บรรลุผลตามเป้าหมายที่ตั้งไว้  โดยเน้นผลการปฏิบัติงานหรือเนื้อหาของงานเป็นสำคัญ  โดยใช้การสื่อสารทั้งแบบเป็นทางการและไม่เป็นทางการ  เช่น  การสอบถามถึงปัญหาอุปสรรคในการทำงานและปรึกษาหารือเพื่อร่วมกันแก้ไขปัญหาต่าง ๆ เพื่อเปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงความคิดเห็นและรับรู้ถึงเป้าหมายและยุทธศาสตร์ขององค์กร

             การสร้างวัฒนธรรมการสอนงานให้เกิดขึ้นในองค์กรจะเป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย  หัวหน้างานก็ได้ประโยชน์จากการสอนงานตรงที่ลูกน้องทำงานได้ถูกต้อง  ทันเวลา  รับรู้ถึงปัญหาอุปสรรคในการทำงานและความคาดหวังของลูกน้อง  สร้างสภาพแวดล้อมที่ดีในการทำงานและชมเชยให้กำลังใจการทำงานที่มีประสิทธิภาพของลูกน้อง  ส่วนลูกน้องก็จะได้รับรู้และเข้าใจเป้าหมายการทำงานขององค์การและความคาดหวังของหัวหน้า รู้จุดแข็งและจุดอ่อนในการทำงานของตนเองมีกำลังใจในการทำงาน เมื่อทั้งหัวหน้าและลูกน้องได้รับประโยชน์จากการสอนงาน  ผลการปฏิบัติงานขององค์กรก็จะบรรลุตามเป้าหมายที่วางไว้ได้ดียิ่งขึ้น  นอกจากนี้การสื่อสารสองทางที่เกิดขึ้นในการกระบวนการสอนงานยังช่วยเตรียมความพร้อมรับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ

                ส่วนระบบพี่เลี้ยง (mentoring system)  เป็นกระบวนการถ่ายทอดความรู้แบบตัวต่อตัว  แบบระยะยาวจากเพื่อนร่วมงานที่มีความรู้ประสบการณ์และความเข้าใจงานมากกว่า  ไปยังพนักงานใหม่หรือเพื่อนร่วมงานที่มีความรู้และประสบการณ์น้อยกว่า  ระบบพี่เลี้ยงอาจจะถือเป็นการฝึกงานรูปแบบหนึ่ง  เนื่องจากเป็นกระบวนการพัฒนาเชิงสนับสนุนและให้กำลังใจในระบบพี่เลี้ยง  อาจจะมีการนำประเด็นที่เป็นเรื่องส่วนตัว  มาปรึกษาหารือกันได้ด้วย  พี่เลี้ยงกับน้องเลี้ยงก็จะมีความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดกันมากกว่า  โดยพี่เลี้ยงไม่จำเป็นต้องเป็นหัวหน้างาน  แต่อาจจะเป็นเพื่อนร่วมงานที่มีตำแหน่งสูงกว่าและประสบการณ์มากกว่า  ซึ่งอยู่ในหน่วยงานเดียวกันหรือต่างหน่วยงานกันก็ได้  โดยทั่วไประบบพี่เลี้ยงจะใช้เวลาค่อนข้างนาน เพราะทั้งสองฝ่ายจะต้องสร้างความคุ้นเคย  ความสัมพันธ์และความเข้าใจซึ่งกันและกัน  นอกจากนี้พี่เลี้ยงยังเป็นที่ปรึกษาให้แก่ผู้อยู่ในความดูแลเมื่อมีปัญหาหรือเกิดความสับสนและที่สำคัญพี่เลี้ยงจะต้องเป็นแบบอย่างที่ดีทั้งในเรื่องพฤติกรรม  จริยธรรมและการทำงานให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กรด้วย  ดังนั้น  กิจกรรมต่าง ๆ ของระบบพี่เลี้ยงนั้นมีเป้าหมายทั้งในระดับองค์กรและระดับบุคคล

                การสร้างระบบพี่เลี้ยงในที่ทำงานจะเป็นประโยชน์ต่อทุกฝ่าย  ไม่ว่าจะเป็นพนักงานใหม่หรือพนักงานที่อยู่ในองค์กร พี่เลี้ยงและองค์กร  โดยน้องเลี้ยง (Mentee หรือ Protégé) ก็จะได้ปรับปรุงการทำงาน ได้รับความช่วยเหลือและคำแนะนำเพื่อสร้างความก้าวหน้าในอาชีพ (Career Path) โดยได้รับ Feedback  แบบรายบุคคล  สามารถกำหนดเป้าหมายทางอาชีพที่เป็นไปได้จริงและบรรลุเป้าหมายนั้น  ได้รับการฝึกภาวะความเป็นผู้นำ  เป็นโอกาสในการสร้างเครือข่ายและบทบาททั้งภายในและภายนอกหน่วยงาน  เข้าใจวัฒนธรรมและค่านิยมขององค์กรมากขึ้น  ได้ฝึกงานกับต้นแบบอย่างใกล้ชิด  มีโอกาสได้รับมอบหมายงานที่ท้าทายและได้รับการสนับสนุนให้ก้าวหน้าได้มากขึ้น  สำหรับพี่เลี้ยง (Mentor)  จะได้รับรู้มุมมองใหม่ ๆ พัฒนาภาวะผู้นำหรือการเป็นผู้บังคับบัญชาที่ดีและทักษะการสื่อสารและการสร้างสัมพันธภาพที่ดีกับบุคคลอื่น ขยายเครือข่ายความร่วมมือให้กว้างขวางขึ้น  เป็นต้นแบบที่ได้รับการยอมรับและชื่นชมจากทรัพยากรบุคคลในองค์กรในแง่ขององค์กร  การมีระบบพี่เลี้ยงเป็นกระบวนการสร้างกลุ่มคนที่มีศักยภาพในการทำงานสูงและรักษาคนเก่งคนดีไว้ในองค์กร  โดยสร้างบรรยากาศการเรียนรู้ที่ส่งเสริมให้กล้าแสดงความคิดเห็น  มีความคิดริเริ่มสร้างสรรค์  พร้อมรับความท้าทายใหม่ ๆ ที่จะเกิดขึ้น  นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์ที่ดีในองค์กร

                แม้ว่าการสอนงานกับระบบพี่เลี้ยงจะแตกต่างกัน  แต่ก็เป็นกระบวนการที่ช่วยพัฒนาและเพิ่มประสิทธิภาพของทรัพยากรบุคคลในองค์กรให้ทำงานได้อย่างเต็มศักยภาพและส่งเสริมให้เกิดองค์กรแห่งการเรียนรู้ที่พร้อมรับความเปลี่ยนแปลง  ดังนั้น  การใช้ระบบทั้งสองควบคู่กันไปในบริบทที่เหมาะสมจึงน่าจะเป็นทางเลือกที่ดีสำหรับองค์กรต่าง ๆ ในสภาวะปัจจุบันนี้...

แหล่งข้อมูลอ้างอิง

http:/www.ipma-hr.org/content.cfm?pageid=324

http:/www.cipd.co.uk

 

ที่มา  :  วรรณวรางค์  ทัพเสนีย์  หนังสือกระแสคน  กระแสโลก 

สำนักงาน ก.พ. หน้า 45 - 49 กันยายน  2553

(เปิดโลกความรู้  พัฒนาทุนมนุษย์)

เผยแพร่ในหนังสือพิมพ์มติชนสุดสัปดาห์  ฉบับประจำวันที่  20 - 26 มีนาคม 2552