งานธุรการและเทคโนโลยีเพื่อการศึกษา

การดำเนินงานธุรการและเทคโนโลยีเพื่อการศึกษา

       งานบริหารทั่วไปเป็นกลุ่มงานใหม่ กลุ่มงานเดิม คือ กลุ่มงานของอาคารสถานที่ งานธุรการ งานกิจการนักเรียน และกลุ่มงานความสัมพันธ์กับชุมชน นำมารวมกันแล้วจัดเป็นกลุ่มงานใหม่ชื่อกลุ่มงานนี้ว่า กลุ่มงานบริหารงานทั่วไป จากขอบข่ายงานทั้งหมดที่กล่าวมานั้น ทำให้เราทราบว่า งานเอกสาร หรืองานธุรการนั้นได้แทรกเข้าไปมีบทบาทกับงานอื่น ๆ ทุกงาน ตามขั้นตอนการดำเนินงานซึ่งต้องใช้การสื่อสารที่เป็นหนังสือราชการหรือการสื่อสารด้วยเอกสารอื่น ๆ เป็นต้น ซึ่งบุคลากรด้านที่รับผิดชอบงานธุรการย่อมมีบทบาทสำคัญในการบริหารงานในส่วนนี้และต้องมีความรู้เรื่องงานสารบรรณเป็นอย่างดีด้วย
“งานสารบรรณ” คือ งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่ การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บรักษา การยืม และการทำลายเอกสารซึ่งมีขอบข่ายดังนี้
        1.  การผลิตหรือจัดทำเอกสาร (พิจารณา-คิด-ร่าง เขียน ตรวจร่าง-พิมพ์ ทาน สำเนา-เสนอ-ลงนาม)
        2.  การส่ง (ตรวจสอบ-ลงทะเบียน-ลงวันเดือนปี-บรรจุซอง-นำส่ง)
        3.  การรับ (ตรวจ-ลงทะเบียน-แจกจ่าย)
        4.  การเก็บ รักษา และการยืม
        5.  การทำลาย

การปฏิบัติงานตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526
        ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 ซึ่งมีผลบังคับใช้ตั้งแต่วันที่ 1 มิถุนายน 2526 ระเบียบฯ นี้ใช้บังคับกับส่วนราชการอันได้แก่ กระทรวง ทบวง กรมหรือหน่วยงานอื่นของรัฐทั้งที่อยู่ในราชการบริหารส่วนกลาง(กระทรวง ทบวง กรม) ราชการบริหารส่วนภูมิภาค(จังหวัด อำเภอ) ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น(กรุงเทพมหานคร เทศบาล องค์การบริหารส่วนจังหวัด องค์การบริหารส่วนตำบล(อบต.) เมืองพัทยา)และส่วนราชการที่ประจำอยู่ในต่างประเทศด้วย แต่ไม่บังคับใช้กับรัฐวิสาหกิจ ทั้งนี้ ผู้รักษาการตามระเบียบฯ ดังกล่าว ได้แก่ ปลัดสำนักนายกรัฐมนตรี
        หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ 1) หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ 2) หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานภายนอกซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก 3) หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึง ส่วนราชการ 4) เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ 5) เอกสารที่ทาง ราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบหรือข้อบังคับ รวมถึง เอกสารที่ประชาชนทั่วไปมีมาถึง ส่วนราชการและเจ้าหน้าที่รับไว้เป็นหลักฐานก็จัดว่าเป็นหนังสือราชการด้วย
         หนังสือราชการมี 6 ชนิด คือ 1) หนังสือภายนอก 2) หนังสือภายใน 3) หนังสือประทับตรา 4) หนังสือสั่งการ 5) หนังสือประชาสัมพันธ์ และ 6) หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
                
การระบุชั้นความเร็วของหนังสือราชการ
         หนังสือที่ต้องปฏิบัติให้เร็วกว่าปกติ เป็นหนังสือที่ต้องจัดส่งและดำเนินการทางสารบรรณด้วยความรวดเร็วเป็นพิเศษ แบ่งเป็น 3 ประเภท คือ
         1.  ด่วนที่สุด ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติในทันทีที่ได้รับหนังสือนั้น
         2.  ด่วนมาก ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติโดยเร็ว
         3.  ด่วน ให้เจ้าหน้าที่ปฏิบัติเร็วกว่าปกติเท่าที่จะทำได้
         ทั้งนี้ ให้ระบุชั้นความเร็วด้วยอักษรสีแดง ในกรณีที่ต้องการให้หนังสือส่งถึงผู้รับภายในเวลาที่กำหนด ให้ระบุคำว่า ด่วนภายในแล้วลง วัน เดือน ปี และกำหนดเวลาที่ต้องการให้หนังสือไปถึงผู้รับ ซึ่งระบุหน้าซองภายในเวลาที่กำหนดเรื่องราชการที่จะดำเนินการหรือสั่งการด้วยหนังสือไม่ทัน ให้ส่งข้อความทางเครื่องมือสื่อสาร เช่น โทรเลข วิทยุโทรเลข โทรพิมพ์ โทรศัพท์ วิทยุสื่อสาร วิทยุกระจายเสียงหรือวิทยุโทรทัศน์ เป็นต้น และให้ผู้รับปฏิบัติเช่นเดียวกับได้รับหนังสือ ในกรณีที่จำเป็นต้องยืนยันเป็นหนังสือ ให้ทำหนังสือยืนยันตามไปทันที
         หนังสือราชการลับ
         สำหรับหนังสือราชการลับ ในระเบียบงานสารบรรณไม่ได้กล่าวถึงแนวทางปฏิบัติในเรื่องนี้ เพราะระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ พ.ศ.2517 กำหนดให้ส่วน ราชการถือปฏิบัติอยู่แล้ว โดยเฉพาะที่เกี่ยวกับหนังสือราชการลับ ได้กำหนดชั้นความลับของหนังสือออกเป็น 3 ชั้น คือ ลับที่สุด ลับมาก และลับ
         การปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือราชการลับ
         1. การลงทะเบียนเอกสารลับ 
         2. การแสดงชั้นความลับของเอกสารที่เป็นความลับ 
         3. การบรรจุซอง 
          ก.เอกสารชั้นลับที่สุดและลับมาก จะต้องบรรจุซองหรือห่อทึบแสงสองชั้นอย่างมั่นคง
          ข.เอกสารชั้นลับ จะต้องบรรจุซองหรือห่อสองชั้นอย่างมั่นคง ซองหรือห่อชั้นนอกต้องทึบแสง
         4. การปิดผนึก 
         5. การส่งเอกสาร 
         6. การรับ เอกสาร
         หนังสือราชการภาษาอังกฤษ (ภาคผนวก 4 แห่งระเบียบฯ)
         หนังสือราชการภาษาอังกฤษ แบ่งออกได้เป็น 2 ประเภท คือ หนังสือที่ลงชื่อและหนังสือที่มิต้องลงชื่อ

          การรับหนังสือ
          การรับหนังสือ ได้แก่ การรับและเปิดซองหนังสือ ลงเวลา ลงทะเบียน และควบคุมจำหน่ายหนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก ไปให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานและติดตามเรื่อง
          ขั้นตอนในการรับหนังสือ
          1. ตรวจสอบหนังสือที่เข้ามา 
          2. แยกประเภทหนังสือ 
          3. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนเพื่อดำเนินการก่อนหลัง 
          4. เปิดซองและตรวจเอกสาร 
          5. ประทับตรารับหนังสือ 
          6. ลงทะเบียนรับหนังสือ
          7. ส่งหนังสือไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อดำเนินการ
    
          การส่งหนังสือ
          หนังสือที่จะส่งออกไปนอกหน่วยงาน ได้แก่ หนังสือที่หน่วยงานเจ้าของเรื่องทำเสร็จเรียบร้อยแล้ว และนำเสนอผู้บังคับบัญชาผู้มีอำนาจลงนามเพื่อดำเนินการส่งออก
          ขั้นตอนในการส่งหนังสือ
          1. หน่วยงานเจ้าของเรื่องตรวจสอบความเรียบร้อย เช่น ผู้บังคับบัญชาลงนามเรียบร้อยแล้ว เอกสารที่จะส่งไปด้วยครบถ้วน เมื่อตรวจสอบความเรียบร้อยแล้วให้ส่งเรื่องให้ หน่วยงานสารบรรณกลางเพื่อส่งออก
           2. ลงทะเบียนส่งหนังสือในทะเบียนหนังสือส่ง
           3. ลงเลขที่และวันเดือนปีในหนังสือที่จะส่งอออก และสำเนาคู่ฉบับให้ตรงกับเลขทะเบียนส่งและวันเดือนปีในทะเบียนหนังสือส่ง ตามข้อ 2
           4. ตรวจสอบความเรียบร้อย
           5. บรรจุซอง ปิดผนึกและจ่าหน้าซอง
           6. นำส่งผู้รับทางไปรษณีย์หรือโดยเจ้าหน้าที่นำสาร
           7. คืนสำเนาคู่ฉบับพร้อมต้นเรื่องให้หน่วยงานเจ้าของเรื่องหรือหน่วยเก็บ
           
           การเก็บหนังสือ
           แบ่งประเภทการเก็บออกเป็น 3 ประเภท คือ การเก็บระหว่างปฏิบัติ การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ และการเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว
            อายุการเก็บหนังสือ
            ระเบียบงานสารบรรณได้กำหนดอายุการเก็บหนังสือไว้ว่า โดยปกติให้เก็บหนังสือต่าง ๆ ไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี เว้นแต่หนังสือดังต่อไปนี้
            1. หนังสือต้องสงวนเป็นความลับ ให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยการรักษาความปลอดภัยแห่งชาติ
            2. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี สำนวนของศาลหรือของพนักงานสอบสวนหรือหนังสืออื่นใดที่ได้มีกฎหมายหรือระเบียบแบบแผนกำหนดไว้เป็นพิเศษแล้ว การเก็บให้เป็นไปตามกฎหมายและระเบียบแบบแผนว่าด้วยการนั้น
            3. หนังสือเกี่ยวกับประวัติศาสตร์ ขนบธรรมเนียมจารีตประเพณี สถิติ หลักฐานหรือเรื่องที่ต้องใช้สำหรับศึกษาค้นคว้า หรือหนังสืออื่นในลักษณะเดียวกัน ให้เก็บไว้เป็นหลักฐานทางราชการตลอดไป หรือตามที่กองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากรกำหนด
            4. หนังสือที่ได้ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว และเป็นคู่สำเนาที่มีต้นเรื่องจะค้นได้จาก ที่อื่นให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี
            5. หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญและเป็นเรื่องที่เกิดขึ้นเป็นประจำเมื่อดำเนินการแล้วเสร็จให้เก็บไว้ไม่น้อยกว่า 1 ปี
            6. หนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิ โดยปกติหนังสือทางการเงินต้องเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 10 ปี บางกรณีหรือบางเรื่องแม้จะครบกำหนด 10 ปีแล้ว อาจจะยังไม่สามารถขอทำลายได้ เนื่องจากยังต้องเก็บไว้เพื่อรอการตรวจสอบหรือเก็บไว้เป็นหลักฐาน อย่างไรก็ตาม ในกรณีหนังสือที่เกี่ยวกับการเงินซึ่งมิใช่เอกสารสิทธิ หากเห็นว่า ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ถึง 10 ปี ให้ทำความตกลงกับกระทรวงการคลังเพื่อขอทำลายได้
 
               การทำลายหนังสือ
                หนังสือราชการที่หมดความจำเป็นในการใช้งาน และเก็บไว้จนครบอายุการเก็บตามที่ระเบียบสารบรรณกำหนดแล้ว เพื่อมิให้เป็นภาระแก่ส่วนราชการ จำเป็นต้องนำออกไปทำลายเพื่อช่วยให้ส่วนราชการต่าง ๆ มีสถานที่เก็บหนังสือได้ต่อไป
                1. ภายใน 60 วัน หลังจากวันสิ้นปีปฏิทิน ให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในการเก็บหนังสือ สำรวจที่ครบกำหนดอายุการเก็บในปีนั้น จัดทำบัญชีหนังสือขอทำลายเสนอหัวหน้า ส่วนราชการระดับกรมเพื่อพิจารณาแต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ
                2. ให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการทำลายหนังสือ ประกอบด้วย ประธานกรรมการและกรรมการอีกอย่างน้อยสองคน โดยปกติให้แต่งตั้งจาก ข้าราชการ ตั้งแต่ระดับ 3 หรือเทียบเท่าขึ้นไป คณะกรรมการทำลายหนังสือมีหน้าที่ ดังนี้
               วิธีการทำลายหนังสือ
               1. โดยการเผา
               2. โดยวิธีอื่นที่จะไม่ให้หนังสือนั้นอ่านเป็นเรื่องได้ ซึ่งอาจทำได้หลายวิธี เช่น ฉีกเป็นชิ้นเล็ก ๆ หรือเข้าเครื่องย่อย หั่นเป็นฝอย ตัด หรือ ต้ม เป็นต้น

เทคโนโลยีใหม่ในการปฏิรูปและพัฒนาโครงสร้างงานธุรการในสถานศึกษา
              ในส่วนราชการยุคปัจจุบันซึ่ง ICT เข้ามามีบทบาทสำคัญในการดำเนินการเกี่ยวกับงานธุรการนั้น ทำให้งานสารบรรณมีการปรับเปลี่ยนบทบาทขั้นตอนไป ในหลายขั้นตอนก็ลดบทบาทลง หลายขั้นตอนก็ถูกตัดออกไป เนื่องจากการนำหนังสืออิเลคทรอนิกส์เข้ามาใช้แทนหนังสือราชการ ซึ่งเป็น โมเดลใหม่ในการปฏิรูปและพัฒนาโครงสร้างธุรการในสถานศึกษา ดังนี้
                1.  หนังสือเข้า   ธุรการแยกหนังสือที่เกี่ยวข้องและไม่เกี่ยวข้อง เลือกรับและลงทะเบียนรับ เฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้อง เนื่องจากหนังสือทาง e-officeนั้นเจ้าหน้าที่ผู้ส่ง(สพท.)ไม่แยกส่งมักส่งมาให้ทุกโรงเรียนในคราเดียวกัน(ทั้ง ๆ ที่คัดแยกผู้รับได้)
                2.  ธุรการเสนอผู้บริหาร  (หมายถึง ผ.อ.ร.ร.รวมหมายถึงผู้รักษาราชการแทนด้วย)ผู้บริหารวินิจฉัยสั่งการ(เกษียนหนังสือ)คืนธุรการ
                3.  ธุรการแจงเรื่องไปยังหัวหน้างานเพื่อดำเนินการจัดเก็บเพื่ออ้างอิงหรือโต้ตอบ/รายงานตามสั่งการในหนังสือ รวบรวมข้อมูลโต้ตอบรายงานคืนธุรการก่อนกำหนดที่แจ้งไว้
                4.   ธุรการจัดพิมพ์ข้อมูลรายงาน ร่างหนังสือเสนอผู้บริหารเห็นชอบลงลายมือชื่อ หากยังไม่สมบูรณ์ก็ให้ปรับเปลี่ยนแก้ไขแล้วลงทะเบียนส่งและนำส่งผู้เกี่ยวข้องต่อไป
               
การพัฒนาบุคลากรผู้รับผิดชอบงานธุรการโรงเรียน
              ปัจจุบัน ข้อมูลข่าวสาร อิเลคทรอนิกส์มีบทบาทสำคัญต่อการสื่อสารทางราชการ ทั้งเป็นการประชาสัมพันธ์ข้อมูลข่าวสารหน่วยงานต่าง ๆ หน่วยงานทางการศึกษาก็ได้เตรียมเครื่องมือ สื่ออุปกรณ์ในการสื่อสารด้าน ICT ดังนั้น สถานศึกษาจึงต้องพัฒนาบุคลากรเพื่อรองรับการใช้เครื่องมือสื่อเทคโนโลยีสมัยใหม่มาใช้ในงานสารบรรณและการประชาสัมพันธ์อื่น ๆ ซึ่งได้นำเสนอรูปแบบการพัฒนาบุคลากรในการรับการส่งหนังสือและการประชาสัมพันธ์อื่น ๆ ของโรงเรียนกับหน่วยงานทางหนังสืออิเลคทรอนิกส์ ในระบบของ e- 0ffice ซึ่งเป็นระบบที่สะดวกรวดเร็วเป็น รูปแบบการดำเนินการธุรการสมัยใหม่ยุค ICT(ควรมีเจ้าหน้าที่ธุรการประจำโรงเรียนโดยเฉพาะ)
              สรุปแล้ว งานธุรการในสถานศึกษา เป็นงานที่แทรกอยู่ในทุก ๆ งานของสถานศึกษา ผู้มีบทบาทเกี่ยวข้องต้องใส่ใจและตระหนักในความสำคัญและความจำเป็น ต้องมีการพัฒนาปรับปรุงระบบสำนักงานธุรการให้ทันต่อเหตุการณ์และสภาพปัจจุบันจะทำให้กระบวนการขับเคลื่อนพัฒนาของสถานศึกษาเป็นไปอย่างราบรื่น และสำเร็จตามวัตถุประสงค์ได้ในที่สุด