K-Sharing Day ครั้งที่ 6 เรื่องการสอนงานเพื่อผลงานที่มีประสิทธิภาพ(Coaching) สถาบันมะเร็งแห่งชาติ 8 ก.ย.2553

        การสอนงานหรือการCoaching นั้นหลายองค์กรมีปัญหามากมายหลายสาเหตุ การให้ความสำคัญกับการสอนงานจะทำให้องค์กรได้ประโยชน์อย่างมากอีกทั้งเกิดความเข้าใจระหว่างกันและกัน องค์กรเราก็เห็นถึงความสำคัญในเรื่องนี้จึงได้ส่งบุคลากรไปร่วมอบรมและนำความรู้มาแลกเปลี่ยนเรียนรู้กับบุคคลในองค์กร

 

 

  สรุปเนื้อหาการแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้

คุณพัชรี  การสอนงานเพื่อผลงานที่มีประสิทธิภาพหรือการCoaching นั้นมีวัตถุประสงค์เพื่อเพิ่มพูนความรู้และทักษะพัฒนาความสามารถและศักยภาพ บุคลากรระดับหัวหน้างาน หัวหน้าฝ่ายต่างๆในกรมการแพทย์ให้มีศักยภาพสูง ถ่ายทอดสู่ผู้ใต้บังคับบัญชา

การสอนงานหมายถึง การทำงานโดยมีพนักงานที่ชำนาญหรือผู้บังคับบัญชาเป็นพี่เลี้ยงสอนงานให้อย่างมีขั้นตอนแล้วให้พนักงานลงมือทำ มีการติดตามและประเมินผล เพื่อให้พนักงานมีการนำไปใช้ คิดเป็น ทำเป็น และแก้ปัญหาได้

เมื่อไหร่ที่เราจะสอนงาน 1) เมื่อลูกน้องเกิดปัญหา 2) เมื่อลูกน้องมีคำถาม 3) เมื่อลูกน้องทำผิดพลาด

 

คุณจีณฏา  ได้กล่าวถึงสิ่งที่ได้จากการเข้าร่วมอบรม ทำให้เกิดข้อสังเกตที่ว่า

-  การเกิดgapจากผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งก่อให้เกิดทัศนคติในแง่ลบที่มากขึ้น ยากที่จะแก้ไข ทำให้ประสิทธิภาพของงานลดลง ถ้าไม่มีการแก้ไขอย่างต่อเนื่อง

- ปัญหาทำให้เกิดความรุนแรงเงียบและเกิดความเบื่อหน่าย ซึ่งนำไปสู่การลาออก

- การเลือกใช้เครื่องมือซึ่งต้องเข้าใจความแตกต่าง เพื่อให้สอนงานอย่างเหมาะสมและดึงศักยภาพที่มีอยู่ของลูกน้องออกมาใช้ได้เต็มที่

 

คุณอนันทิยา   ได้ให้ผู้ร่วมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ลองเขียนว่าหัวหน้าเราเป็นอย่างไร โดยตั้งคำถามว่า

1. คุณเคยรู้ไหมว่าลูกน้องเรานินทาเราว่าเราเป็นคนอย่างไร?

2. ในระหว่างที่เรานั้นนินทาหัวหน้า ลูกน้องแต่ละคนไม่ชอบสไตล์ลูกน้องและหัวหน้าที่เป็นแบบไหน? จะสอนกันอย่างไร?

3. สิ่งที่ไม่ชอบแล้วหัวหน้าปฏิบัติต่อเราคืออะไร? และถ้าเราเป็นหัวหน้าก็อย่าทำกับลูกน้องอย่างนั้น

 

คุณอัญชลี  ได้เล่าถึงทักษะที่จำเป็นในการสอนงาน 3 ประเภท คือ

1) การฟังเพื่อให้เข้าใจปัญหา ค้นหาKey word ให้พบ

2) การตั้งคำถามและทวนคำตอบ

3) การสร้างบรรยากาศและความสัมพันธ์ที่เป็นมิตรในการสนทนา

 

          ลักษณะความแตกต่างของบุคคล 4 ประเภท (DISC) ที่ควรรู้จัก  ซึ่งในแต่ละคนอาจจะมีได้หลายแบบเช่น การยกตัวอย่างโดยการนำภาพบุคคลแต่ละชนิดมาให้ลองแยกชนิดของผู้นำดู ซึ่งจะเห็นว่าบางคนนั้นก็มีหลายแบบที่ผสมผสานกัน

1. Type D (Dominance)  เป็นผู้นำ ริเริ่ม เจ้าความคิด ใจร้อน ชอบควบคุม มีจุดยืน

2. Type I (Influence)  ชอบโน้มน้าว มีอิทธพล ปากหวาน มีเสน่ห์ เป็นนักเจรจาต่อรอง ทำให้ผู้อื่นมีความสุข

3. Type S (Steadiness)  คนซื่อ ไม่เห็นแก่ตัว ใจดี อ่อนโยน มั่นคงเป็นระบบ ทำงานเป็นทีม ปิดทองหลังพระ

4. Type C (Compliance)  ทำตามกฎ รอบคอบ ละเอียด คิดวิเคราะห์ เคารพผู้อื่น ปฏิบัติตามกฎ ชอบข้อมูลตัวเลข ขี้อาย ยึดมั่นกับรายละเอียด

 

 

ประโยชน์ที่ได้รับจากการเรียนรู้คนตามแบบDISC

1. รู้จักตนเองและเข้าใจพฤติกรรมของผู้อื่นอย่างลึกซึ้ง

2. อ่านคนเก่ง เข้าใจผู้อื่นมากขึ้น

3. ปรับตัวได้ จูงใจสร้างสัมพันธ์กับผู้อื่นได้ดี

4. รู้จักจุดแข็ง จุดอ่อนที่ต้องพัฒนา

 

แนวทางการปฏิบัติงานให้เหมาะสมกับผู้บังคับบัญชา

1. ลักษณะหัวหน้า D : นำเสนอปัญหา กระชับ ตรงประเด็น พร้อมวิธีแก้ไข พร้อมตัดสินใจได้ทันที

2. ลักษณะหัวหน้า I :   ถามความคิดเห็นการมีส่วนร่วม Vote

3. ลักษณะหัวหน้า S :   วางแผนหาข้อดี ข้อเสีย ตัวอย่างประกอบที่ทำแล้ว

4. ลักษณะหัวหน้า C :   หลักฐานเชิงประจักษ์ชัดเจน ข้อมูลแน่น กฏระเบียบชัด

 

แนวทางการสอนงานที่เหมาะสมกับผู้ใต้บังคับบัญชา

1. ลูกน้องลักษณะ D : สั้น กระชับ เปิดโอกาสให้ได้ตัดสินใจ

2. ลูกน้องลักษณะ I :  ชอบการเปลี่ยนแปลง อิสระ ต้องคอยติดตามงาน

3. ลูกน้องลักษณะ S : ชอบการทำงานเป็นทีม

4. ลูกน้องลักษณะ C : วางกรอบงานมีแนวปฏิบัติชัดเจน

 

        ความสำคัญของการสอนงานหรือการ Coaching   การสอนงานเป็นหนึ่งในกระบวนการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์และเป็นเทคนิคหนึ่งในการฝึกอบรมพนักงานที่มีประสิทธิผลและใช้กันอย่างแพร่หลายแทบทุกองค์กร การสอนงานเป็นการทำงานและเรียนรู้งานไปด้วยในตัว โดยผู้บังคับบัญชาสอนพนักงานให้มีความรู้ความชำนาญในการปฏิบัติงาน มีการชี้ให้เห็นถึงสิ่งที่ต้องทำและวิธีการปฏิบัติงาน ให้ข้อแนะนำต่างๆ โดยไม่ลืมที่จะติดตามผลและแก้ไขข้อผิดพลาด

        การจะใช้วิธีนี้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดต้องไม่เพียงสอนหรือแนะแนวทางในการทำงานเท่านั้น แต่จะต้องแนะวิธีการที่พนักงานจะใช้พัฒนาตนเอง เพื่อให้มีความเจริญก้าวหน้าในสายอาชีพได้ต่อไปในอนาคต  ซึ่งดร.เสรี วงษ์มณฑา กล่าวว่าหัวหน้างานที่ดีต้องใช้ 3 สิ่งในการบริหารงานคือ 1) ใช้หัว คิดสร้างสรรค์  2) ใช้มือ ทำงานกับลูกน้องตลอด  3) ใช้หน้า ยื่นไปรับผิดชอบทุกอย่าง  

           ผู้บังคับบัญชาทุกคน อาจจะไม่ใช่ผู้สอนงานที่ดี บางคนทำงานเก่ง แต่สอนคนอื่นไม่เป็นหรือไม่ต้องการส่งต่อความรู้ของตนเองให้กับผู้อื่น นอกจากนี้ยังมีปัญหาสำคัญคือความรู้และทักษะในการทำงานที่ผู้บังคับบัญชามีอยู่อาจจะล้าสมัยไปแล้ว เพราะโลกมีการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลาความรู้จึงไม่หยุดนิ่ง ผู้บังคับบัญชาที่มีอายุมากและทำงานมานานอาจจะไล่ตามเทคโนโลยีใหม่ๆในการทำงานไม่ทัน บางองค์กรแก้ปัญหานี้โดยการจัดฝึกอบรมเทคนิคการสอนงานให้กับผู้บังคับบัญชาหรือหัวหน้างาน เพื่อที่จะนำความรู้ไปถ่ายทอดให้กับลูกน้องได้อีกเป็นจำนวนมาก

 

เทคนิคการสอนงานอย่างมีประสิทธิภาพ

 1. ผู้สอนงานต้องมีความรู้ความเข้าใจในระบบงานอย่างละเอียด สามารถตอบคำถามของผู้ฝึกงานได้และเข้าใจถึงจุดหมายในการทำงาน เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายขององค์กร

2. ผู้สอนงานต้องเต็มใจที่จะเสียสละเวลาบางส่วนเพื่อการสอนงาน ซึ่งในบางครั้งอาจจะใช้เวลานานพอสมควร

3. ผู้สอนงานต้องเต็มใจที่จะให้ความรู้แก่ผู้ปฏิบัติงาน

4. ผู้สอนงานและผู้ฝึกงานต้องมีความเชื่อมั่นซึ่งกันแลกัน มั่นใจในแนวทางการสอนงาน       

      

 

สิ่งที่ได้จากการแบ่งปันและแลกเปลี่ยนเรียนรู้

1. คุณอนันทิยาได้กระตุ้นให้มีการเรียนรู้ร่วมกันในการคิดวิเคราะห์ลักษณะของผู้นำและนำกลับมาลองวิเคราะห์ผู้บังคับบัญชาในงานตัวเองว่าเป็นแบบไหน? และเราจะใช้วิธีไหน? ที่จะเรียนรู้ร่วมกันในการทำงานด้วยกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ในความแตกต่างระหว่างกันและกันที่มีอยู่

2. คุณพัชรีได้นำประสบการณ์จากการทำงานจริงที่เคยเป็นทั้งลูกน้องและผู้บังคับบัญชา โดยมีเทคนิคในการสอนงานแบบบัวไม่ให้ซ้ำ น้ำไม่ให้ขุ่น ว่าธรรมชาติของคนเรามักจะไม่ค่อยยอมรับความผิดของตัวเองดังนั้นต้องประเมินตัวเองด้วย เพราะทุกคนมีเหตุผลในตัวเอง ต้องรับฟังเหตุผลระหว่างกันโดยพร้อมรับฟังความคิดเห็นของเขาแล้วพยายามจับ key word ให้ได้แล้วใช้ key word นั้นย้ำกลับไปเพื่อช่วยแก้ปัญหาให้เขา

3. การที่ผู้บังคับบัญชานั้นไม่รู้จักความสามารถของลูกน้องและไม่รู้จักหยิบความเก่งของลูกน้องมาใช้อย่างไรและช่วยส่งเสริมให้เขาทำงานเต็มความสามารถที่มีอยู่ ซึ่งไม่ใช่ต่างคนต่างเก่ง ต่างคนต่างทำงาน ไม่เกิดความสัมพันธ์กันและกัน ทำให้คนทำงานเกิดความเบื่อหน่ายและเออรี่ไปพร้อมประสบการณ์ที่มีค่า ความรู้ที่มีอยู่ในตัวคนเป็นความรู้แบบฝังลึกนั้นอย่างน่าเสียดาย

4. จากการเกษียณก่อนกำหนดในหลายองค์กรนั้น เหตุผลส่วนหนึ่งคงปฏิเสธไม่ได้ว่ามาจากการที่เบื่อระบบการทำงานหรือการทำงานไม่สัมพันธ์กัน จึงมีการเสนอแนะให้ฝ่ายทรัพยากรบุคคลว่า ควรจะนำปัญหาเหล่านี้ไปแก้ไขด้วย เนื่องจากความผูกพันต่อองค์กรนั้นจะไม่มีความหมาย ซึ่งหากใครมีอะไรอยู่ในใจแล้วไม่ได้รับการแก้ไข ซึ่งถือว่าเป็นการกระทบความสัมพันธ์ระหว่างกันของบุคลากร

5. การเข้าใจซึ่งกันและกันระหว่างผู้บังคับบัญชากับลูกน้องในการทำงานและสอนงานที่มีการยืดหยุ่น มีเมตตาต่อลูกน้อง รวมถึงการเคารพความคิดและเหตุผลซึ่งกันและกันแล้ว จะส่งผลให้ทั้งความสัมพันธ์และงานนั้นจะมีประสิทธิภาพสูงสุด       

  

          ถ้าการสอนงานได้ผ่านการเข้าใจซึ่งกันและกัน ไม่ว่างานจะหนักขนาดไหน?ทุกคนก็จะช่วยกันฟันฝ่าไปได้ ไม่เกิดความท้อแท้ในการทำงานมีแต่กำลังใจและพลังสร้างสรรค์ โอกาสที่จะเกิดการสมองไหลหรือบุคลากรผู้ทรงค่าผ่านการทำงานมายาวนานมีทั้งความรู้ความสามารถคงจะอยู่จนครบวาระเกษียณและทำงานอย่างมีความสุข....แล้วองค์กรท่านล่ะ...มีการสอนงานแบบไหน?....