การพูดถึงจุดมุ่งหมายของงานที่ทำดูเป็นเรื่องยากสำหรับการพูดจากประสบการณ์ทำจริง เพราะเรายังคงติดกับตัวหนังสือที่อยู่ในเอกสาร ซึ่งในข้อนี้หลายคนก็ยอมรับว่าไม่เคยนึกว่าจะพูดไม่ได้ทั้งที่ทำเองมากับมือตลอด คงต้องกลับไปคิดถึงวิธีคิดของตัวเองกันใหม่
สัปดาห์ที่ผ่านมา (๓๑ ส.ค. ๕๓) หลังจากกลับจากการไปช่วยจัด Human KM ผมได้มีโอกาสอีกครั้งกับการถูกเชิญให้ไปช่วยทำ EE (Empowerment Evaluation) ให้กับอีกสำนัก คราวนี้เป็นการเชิญเจ้าหน้าจากสำนักงานเขต ซึ่งรับผิดชอบงานร่วมกับสำนักนี้มาด้วย ครั้งนี้ผมยังพบข้อจำกัดเดิมๆ นั่นคือ ผู้จัดที่เป็นเจ้าหน้าที่ (FA) ในสำนัก ต้องการให้จัดแบบ KM แต่ผู้บริหารยังคงต้องการแบบเดิมคือจัดแบบการประชุม ทำให้ต้องมีการจัดห้องประชุมเป็นแบบทางการในช่วงเช้าของวันดังกล่าว พอถึงช่วงบ่ายก็ต้องนำโต๊ะออก เพราะต้องการบรรยากาสแบบสบายๆ
ผมมีข้อจำกัดอีกอย่างคือเรื่องเวลา ผมเคยเขียนไว้ครั้งก่อนว่า การประเมินแบบเสริมสร้างพลังหรือ EE นี้ ขั้นตอนแรกคือการเตรียมคนเป็นเรื่องสำคัญที่สุด แต่เมื่อเวลาจำกัดผมก็ต้องหาวิธีเตรียมคนแบบจำกัดให้ได้ ซึ่งก็เป็นเรื่องที่ท้าทายดี ทุกครั้งที่ผมไปทำกิจกรรมมักต้องแก้ปัญหาแบบเฉพาะหน้าเกือบทุกครั้ง การแก้ปัญหาแต่ละครั้งผมก็จะได้ประสบการณ์มากขึ้น ครั้งนี้ผมโชคดีอยู่อย่างเจ้าหน้าที่ที่มาในครั้งนี้ส่วนใหญ่ก็เป็นคนเก่าๆ ที่รู้จักและทำงานกันมานานพอสมควร ดังนั้นเรื่องความสัมพันธ์ก็ไม่ต้องเริ่มต้นใหม่
ผมเริ่มด้วยกิจกรรมอุ่นเครื่องเล็กน้อยเพื่อกระตุ้นเรื่องการฟัง เช่น นับเลข สูตรคูณ ต่อด้วยกิจกรรมที่คิดขึ้นมาแบบกระทันหัน คือ กิจกรรมเป็ด เนื่องจากอยากกระตุ้นให้เห็นประโยชน์ของการทำงานเป็นทีม จากนั้นผมก็อธิบายเรื่อง EE ให้ฟังพอสังเขป ก็มีเพิ่มเติมจากประสบการณ์ครั้งแรกบ้าง ก่อนจะเริ่มแบ่งกลุ่มตามที่ผู้จัดเตรียมมา
สำหรับผมผลที่ได้จากการทำ EE ในครั้งนี้คือ
๑) การพูดถึงจุดมุ่งหมายของงานที่ทำดูเป็นเรื่องยากสำหรับการพูดจากประสบการณ์ทำจริง เพราะเรายังคงติดกับตัวหนังสือที่อยู่ในเอกสาร ซึ่งในข้อนี้หลายคนก็ยอมรับว่าไม่เคยนึกว่าจะพูดไม่ได้ทั้งที่ทำเองมากับมือตลอด คงต้องกลับไปคิดถึงวิธีคิดของตัวเองกันใหม่
๒) ในการประเมินกิจกรรมส่วนใหญ่จะพบว่ากิจกรรมที่ไม่สำคัญจะทำได้ดี ส่วนกิจกรรมที่สำคัญกลับทำได้ไม่ดี ซึ่งเมื่อใช้กระบวนการ EE ประเมินออกมา หลายคนในกลุ่มก็บอกว่าจริง ซึ่งก่อนหน้านี้ก็มองภาพไม่ออกว่าทำไมโครงการถึงให้ผลออกมาไม่ค่อยดี การนำ EE มาใช้ครั้งนี้ถือว่ามีประโยชน์มาก
๓) เช่นเดียวกันเราก็พบว่ากิจกรรมที่สำคัญและทำได้ดี เมื่อวิเคราะห์จุดแข็งจุดอ่อน กลับยังพบจุดอ่อนอีกมาก ซึ่งหากนำไปแก้ไขก็จะทำให้กิจกรรมนั้นดียิ่งขึ้นไปอีก
การทำกิจกรรม EE ครั้งนี้ต้องขอปรบมือให้กับผู้ร่วมกิจกรรมทุกท่าน ถึงแม้จะเป็นครั้งแรกสำหรับหลายๆ คน แต่ทุกคนก็ทำอย่างเต็มที่จนกระทั่งเสร็จ ซึ่งก็ใช้เวลาไปจนเกือบค่ำ เป็นการใช้กระบวนการอย่างมีประสิทธิภาพ ทุกคนร่วมมือร่วมใจกันแสดงความคิดเห็น การพูดเป็นไปในเชิงบวก จุดแข็งจุดอ่อนถูกนำไปสร้างข้อเสนอแนะในการพัฒนา เสียดายที่ผมไม่ได้อยู่ฟังการนำเสนอในอีกวันเพราะติดประชุม แต่ก็คิดว่าทั้งผมและผู้ร่วมกิจกรรมก็ได้แลกเปลี่ยนเรียนรู้ซึ่งกันและกัน สำหรับผมแล้วยังคงต้องใช้เวลาเรียนรู้อีกยาวไกล แต่ข้อหนึ่งที่ยืนยันได้คือการใช้กระบวนการ EE ในการทำงาน น่าจะดีกว่ากระบวนการประชุมรับฟังปัญหาและข้อเสนอแนะแบบเก่า หากดำเนินกระบวนการได้ถูกต้อง